Thứ năm, 13/01/2022 17:07
[có 3 đánh giá]
Văn phòng công chứng là gì? Cơ cấu tổ chức như thế nào? Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công chứng. Tất cả sẽ có trong bài viết ngày hôm nay.
>> Phòng công chứng và Văn phòng công chứng khác nhau như thế nào?
>> Những điều kiện để mở Văn phòng công chứng
>> Danh sách văn phòng công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng hay gọi đúng theo quy định của pháp luật là tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức dịch vụ thay mặt nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch; có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng các nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Cơ cấu tổ chức văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Theo quy định của pháp luật về công chứng, hiện nay không có quy định cụ thể nào về cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng mà chỉ có quy định Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn [căn cứ theo khoản 1 điều 22 luật công chứng năm 2014]. Như vậy, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng sẽ do văn phòng đó tự cơ cấu, sắp xếp và chỉ cần đảm bảo quy định của pháp luật.
Thông thường, một Văn phòng công chứng sẽ được tổ chức bao gồm các bộ phận như sau:
– Trưởng văn phòng công chứng
– Phó trưởng văn phòng công chứng
– Các công chứng viên 1, 2, 3, 4…
– Bộ phận hành chính – văn thư
– Bộ phận chuyên viên
– Bộ phận dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Tùy vào từng văn phòng công chứng có thể sẽ có những các tổ chức văn phòng khác nhau và họ không bị bó buộc vào một khung cơ cấu tổ chức nào.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được pháp luật quy định cụ thể về thành lập, hoạt động cũng như các quyền và nghĩa vụ cụ thể. Theo quy định của Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng có quyền và nghĩa vụ như sau:
+ Quản lý công chứng viên hành nghề tại đơn vị mình trong việc tuân thủ các quy định củ pháp luật và quy tắc hành nghề công chứng.
+ Chấp hành chế độ về lao động, thuế, tài chính, thống kê theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện chế độ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
+ Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy, phí công chứng, thù lao công chứng…
+ Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và bồi thường thiệt hại theo quy định.
+ Tiếp nhân, đào tạo và tạo những điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng.
+ Tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm.
+ Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về kiểm tra, thanh tra, báo cáo, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
+ Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ.
+ Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng với tài sản có liên quan.
Bên cạnh đó, theo Điều 32 Luật Công chứng quy định về quyền của Văn phòng công chứng như sau:
1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
2. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
4. Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Hy vọng thông tin sẽ hữu ích cho các bạn. Đừng quên đánh giá 5 sao cho bài viết và 1 share ủng hộ nhé.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm thì hãy truy cập vào NhanLucNganhLuat.vn để ứng tuyển ngay nhé!
Nhân Lực Ngành Luật
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email .
Cập Nhật: 5/9/2021 | 6:14:38 PM
Công chứng có vai trò rất quan trọng trong đời sống. Nhiều người lựa chọn văn phòng công chứng là nơi tin tưởng để thực hiện dịch vụ này. Nhưng bản chất thực sự của nó là gì?
Trong điều kiện kinh tế - xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, hoạt động công chứng càng có vai trò quan trọng hơn trong các giao dịch dân sự, đời sống xã hội. Văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, là bằng chứng hữu hiệu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, tránh sự tranh chấp của các tổ chức, cá nhân. Đồng thời, những người làm nghề công chứng cũng phải xác định rõ bản chất của hoạt động này. Điều đó giúp họ biết mình là ai, đang làm công việc tại văn phòng công chứng vì mục đích gì, tạo ra những hành vi, thái độ đúng chuẩn mang lại chất lượng và hiệu quả cao trong công việc. Vậy, bản chất công chứng là gì?
Luật công chứng 2006 được ban hành thì công chứng được coi như là một ngành nghề.
1. Công chứng là nghề nghiệp
Trong nhiều văn bản pháp luật trước đây, công chứng viên chưa được coi là một nghề, chỉ được xem như là một chức danh trong cơ quan nhà nước và thực hiện nhiệm vụ công chứng. Nhưng đến khi Luật công chứng 2006 được ban hành thì công chứng mới được coi như là một ngành nghề cho đến nay.
Nhìn nhận theo góc độ pháp lý, đây là cơ sở để xây dựng các quy định, chính sách liên quan đến nghề nghiệp đó, được quản lý theo định hướng của Nhà nước, phù hợp với nhu cầu và sự phát triển của xã hội. Mặt khác, trong khuôn khổ pháp luật, nghề công chứng cũng được phát triển một cách chính danh, từ đó người làm nghề sẽ được bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng.
Theo thực tiễn đời sống, khi nhắc đến nghề nghiệp, người ta thường nghĩ đến đặc thù, quy tắc, danh dự và đạo đức khi làm nghề. Muốn tồn tại lâu dài và phát triển, người hành nghề bắt buộc phải hiểu rõ quy định của pháp luật, bản chất về nghề nghiệp của mình, giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dân và không xảy ra sai sót trong khi tác nghiệp.
2. Công chứng là nhu cầu thiết yếu
Khi nhắc đến văn phòng công chứng là gì, hầu hết mọi người đều nghĩ ngay đến đây là nơi diễn ra hoạt động công chứng bằng cách sao y bản chính giấy tờ. Sau đó thực hiện việc làm thủ tục cần thiết khi muốn sang tên tài sản [nhà đất, ô tô, xe máy] hay thế chấp dùng để vay tiền ngân hàng.
Nhiều người nghĩ rằng công chứng là một thủ tục bắt buộc, rắc rối, không làm không được. Nhưng quan trọng hơn, nó giúp xác minh giấy tờ không phải là giả, tránh gặp trục trặc hay mất an toàn khi giao dịch mua bán tài sản lớn.
Với Nhà nước, công chứng là biện pháp, công cụ để thực hiện các mục tiêu như: chuẩn hóa các giao dịch, phòng ngừa những rủi ro pháp lý giúp tránh xảy ra các hậu quả tiêu cực, duy trì trật tự xã hội, giảm tải áp lực cho hệ thống cơ quan quản lý và cơ quan xét xử.
3. Công chứng là dịch vụ hay thủ tục
Tại các nước có nền tư pháp phát triển, công chứng tại phòng công chứng hay văn phòng công chứng tư nhân đều là một dịch vụ pháp lý tương tự như luật sư. Một số quốc gia trong hệ thống xã hội chủ nghĩa trước đây thì công chứng được thực hiện bởi cơ quan nhà nước và coi như một thủ tục hành chính.
>>>>> Chỗ ngồi làm việc giá rẻ TPHCM
Công chứng tại phòng công chứng công hay tư nhân đều là một dịch vụ pháp lý tương tự như luật sư
Về bản chất, dù là dịch vụ hay thủ tục, công chứng vẫn là hoạt động thu thập và lưu giữ lại các chứng cứ.
Nếu công chứng được hiểu là thủ tục, nghĩa là pháp luật sẽ ưu tiên vào những yếu tố quản lý, kiểm soát và đảm bảo trật tự xã hội của Nhà nước. Công chứng là một dịch vụ thì pháp luật hướng đến sự đảm bảo về an toàn pháp lý đối với công dân.
Tuy nhiên, đáp ứng nhiệm vụ của Nhà nước hay phục vụ nhu cầu của người dân đều quan trọng. Vì vậy, ở hầu hết các nước hiện nay, công chứng được quy định, cân bằng, hài hòa giữa cả hai và là một dịch vụ cơ bản thiết yếu nhằm phục vụ cho lợi ích của người dân, nhưng vẫn phải bảo đảm lợi ích chung cho toàn xã hội.
4. Công chứng là dịch vụ công
Theo Điều 3, Luật Công chứng 2014, công chứng đã chính thức được công nhận là một loại hình dịch vụ công. Thế nhưng, nếu không không so sánh, đối chiếu quy định cụ thể trong Luật, sẽ dễ tạo ra cách hiểu lệch lạc, mang nặng tính hành chính, coi “dịch vụ công” mang tính công quyền và được nhà nước ủy nhiệm, chuyển giao quyền lực cho công chứng viên.
Vậy nên, nghề công chứng cần phải hiểu rõ rằng yếu tố ‘công’ trong dịch vụ công có nghĩa là ‘công cộng’ chứ không mang nghĩa ‘công ích’ hay ‘công quyền’. Điều này được tạo ra với mục đích đưa dịch vụ công chứng đến gần với người dân hơn, tạo sự thuận tiện, dễ dàng cho họ khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc rủi ro pháp lý trong xã hội được giảm thiểu, hạn chế, tránh gây thiệt hại cho xã hội.
Khi đề cao hai yếu tố “công cộng” và “dịch vụ”, những người hành nghề công chứng phải biết đặt mình vào vị trí của người phục vụ, luôn mang lại chất lượng cao. Đó cũng là điều cơ bản nhưng không kém phần quan trọng để ngành công chứng phát triển đúng với quy luật vận hành của toàn bộ nền kinh tế thị trường.
5. Văn phòng công chứng tư nhân là tổ chức kinh tế
Nghị định 99/2016/NĐ-CP ra đời chính là cơ sở pháp lý đầu tiên khẳng định văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế và được quy định tại Khoản 14, Điều 3.
Việc xác định này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong cách thức vận hành hoạt động. Tổ chức kinh tế hoạt động với mục đích lợi nhuận phải tiến hành theo quy luật và bị tác động thị trường, dịch vụ công chứng lúc này được coi như sản phẩm dịch vụ do nơi đó cung cấp.
Về mặt địa vị pháp lý, văn phòng công chứng tư nhân cũng bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác trong một số quy định chung như: có thể có nhiều hơn một con dấu, cách thức hạch toán và nộp thuế, chính sách với người lao động, chính sách ưu đãi khi thành lập và hoạt động ở những địa bàn có điều kiện kinh tế khó khăn,…
>>>>> Văn phòng chia sẻ TPHCM
Văn phòng công chứng tư nhân cũng bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác.
Tóm lại, những người hành nghề công chứng dù thuộc phòng công chứng hay văn phòng công chứng đều cần phải xác định và nhớ rõ đây là một dịch vụ để hoạt động bền vững. Chính vì vậy, người yêu cầu công chứng chính là khách hàng và tổ chức công chứng phải đề cao chất lượng, hiệu quả đem lại cho người sử dụng dịch vụ của mình. Từ đó, nâng cao hình ảnh, uy tín giúp thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu.