Có nhiều lý do dẫn đến mong muốn xin bổ sung nhân sự, có thể kể đến như:
- Quy mô của các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp được mở rộng;
- Bổ sung cho các công việc, nhiệm vụ mà doanh nghiệp đang cần thêm nhân sự;
- Giúp duy trì lực lượng nhân sự phòng khi có lao động nghỉ việc.
- Thông thường, tờ trình xin nhân sự được gửi lên ban lãnh đạo đột xuất. Với ban lãnh đạo, họ không mong muốn nhận được văn bản này. Lý do là tờ trình này phản ánh quá trình quy hoạch nhân sự diễn ra chưa tốt hoặc quá trình tuyển dụng nhân sự thiếu hiệu quả.
2. Cách viết tờ trình xin nhân sự
Hình thức của tờ trình
Về mặt hình thức, một tờ trình luôn có những yếu tố sau:
- Quốc hiệu - tiêu ngữ: Đây là hai mục quan trọng nhất, được đặt ở phía trên cùng, chính giữa của văn bản.
- Phần quốc hiệu: [“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”] sẽ được viết in hoa, bôi đậm với cỡ chữ dao động từ 11-13.
- Phần tiêu ngữ: [“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”] được viết in hoa các chữ cái đầu tiên của mỗi từ, bôi đậm và phân cách bởi dấu gạch ngang, cỡ chữ dao động từ 12-14 [trình bày với kích thước lớn hơn cỡ chữ quốc hiệu 1 cỡ].
- Tên văn bản: [“TỜ TRÌNH…”] phải được viết hoa.
- Phần trích yếu nội dung văn bản [“Bổ sung nhân sự đột xuất”] được viết in hoa chữ cái đầu câu, bôi đậm và nằm sau cụm từ “Về việc” hoặc “V/v”.
Nội dung của tờ trình
- Phần “Kính gửi”: ghi tên lãnh đạo công ty hoặc ghi phòng Hành chính - Nhân sự.
- Phần lý do: sẽ trình bày tại sao cần bổ sung nhân sự vào bộ phận hoặc phòng ban đó.
- Các vị trí cần tuyển dụng: ghi rõ vị trí cần tuyển dụng
- Mục thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng cần có đủ một số thông tin như:
- Số lượng nhân sự doanh nghiệp cần bổ sung
- Những yêu cầu, tiêu chuẩn của nhân viên
- Mức lương dự kiến
- Công việc cần làm
- Thời gian dự kiến để nhân sự tham gia làm việc
Sau khi hoàn thành nội dung phía trên, người viết đơn cần ký và ghi rõ họ tên. Tiếp theo, cần nộp đơn đến ban lãnh đạo hoặc bộ phận tiếp nhận Hành chính - Nhân sự để chờ được phê duyệt. Nếu được phê duyệt, ban lãnh đạo sẽ ký và đóng dấu xác nhận cho văn bản để được thông qua.
3. Lưu ý khi viết tờ trình xin bổ sung nhân sự
Khi nào được xem xét bổ sung nhân sự?
Khi viết tờ trình xin bổ sung nhân sự, sẽ có những trường hợp được xem xét để bổ sung nhân sự, có thể kể đến dưới đây:
- Tình trạng công việc tại công ty bị quá tải
Trình trạng quá tải công việc [overtime - OT] có xảy ra tại công ty của bạn hay không?
Nhân viên có gặp khó khăn trong việc giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày hay không? Hiệu quả trong công việc có bị ảnh hưởng không?
Khi doanh nghiệp có những dự án, công việc lớn đột xuất cần triển khai, thật khó để tránh khỏi việc bị quá tải. Tuy nhiên, với lực lượng nhân viên có sẵn, phải chịu một lượng công việc quá lớn trong thời gian dài với tần suất lớn, nhân viên sẽ không thể xử lý trơn tru tất cả công việc.
- Công ty thường phải thuê nguồn lực từ bên ngoài
Doanh nghiệp của bạn đã từng phải sử dụng nguồn lao động tạm thời, những nhà thầu phụ hay những cộng tác viên tự do? Nếu phải sử dụng phương pháp này thường xuyên, đã đến lúc bạn cần xem xét để bổ sung lực lượng nhân viên toàn thời gian cho công việc tại công ty. Để có thể tìm ra phương án phù hợp nhất với doanh nghiệp, nên cân nhắc những yếu tố dưới đây:
- Nếu doanh nghiệp thuê nhà thầu phụ hay cộng tác viên tự do, có thể không phát sinh bất cứ chi phí nào khi không cần sử dụng đến họ.
- Lực lượng nhân viên của công ty sẽ hiểu rõ hơn về tình hình vận hành, hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa việc thuê nguồn nhân lực từ bên ngoài thường sẽ tốn chi phí hơn nếu so với nhân viên trong doanh nghiệp.
- Cần phân tích kỹ những chi phí bao gồm chi phí ẩn cũng như chi phí nhìn thấy. Điều này giúp doanh nghiệp có thể cân bằng tài chính phù hợp hơn.
- Nhà quản lý không có đủ thời gian cho tất cả các công việc. Việc tuyển dụng nhân sự nhằm đảm nhiệm vai trò trợ giúp sẽ giúp cho các nhà quản lý có thêm thời gian tập trung vào nhiệm vụ chính, giúp doanh nghiệp vận hành tốt.
Khi nào không được xem xét bổ sung nhân sự?
Bên cạnh những yếu tố cần thiết cho việc bổ sung nhân sự, cần lưu ý một số các vấn đề có thể mắc phải nếu bổ sung nhân sự trong bối cảnh không phù hợp, có thể dẫn đến một số hậu quả không nhỏ:
- Lựa chọn sai người cho vị trí cần bổ sung;
- Lãng phí thời gian cũng như nguồn lực của doanh nghiệp cũng như của người lao động.
Do đó, không nên bổ sung nhân sự trong một số trường hợp dưới đây:
- Khối lượng công việc trong doanh nghiệp thay đổi theo từng đợt. Khi đó, hãy xem xét việc sử dụng nhân viên thời vụ.
- Thành viên trong công ty chỉ xin nghỉ phép ngắn ngày vì lý do cá nhân
- Nhân sự phàn nàn về lượng công việc. Khi đó đừng vội thực hiện quá trình tuyển dụng nhân sự mà hãy kiểm tra kỹ tình hình quản lý thời gian của họ.
4. Một số mẫu tờ trình bổ sung nhân sự phổ biến hiện nay
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất
Mẫu đơn đề xuất nhân sự
Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự
Qua bài viết này, hy vọng rằng những hướng dẫn của chúng tôi đã giúp cho bạn có thể soạn thảo được tờ trình bổ sung nhân sự nhanh chóng và dễ dàng. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn hỗ trợ về phần mềm quản trị nhân sự G-Office, giúp cho việc quản lý các mẫu văn bản hành chính một cách dễ dàng hơn.