Quản lý thủ công, công việc chưa thực sự hiệu quả, cạnh tranh thị trường khiến rất nhiều trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở ra và thất bại. Tuy vậy vẫn có hàng ngàn trung tâm ngoại ngữ đang hoạt động với mô hình tự phát bị động. Việc vận hành chưa tốt dẫn đến chưa thực sự tập trung và hiệu quả kết quả kinh doanh lẹt đẹt mãi không phát triển được.
Vấn đề khi vận hành trung tâm quy mô dù nhỏ hay lớn cũng đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng, tất cả hành động của nhân sự, phòng ban và phần mềm quản lý đều phải được quy trình hóa từ đầu. Dưới đây là 4 checklist giúp bạn quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả và thành công.
#1 – Tối ưu quy trình làm việc.
Quy trình làm việc tại trung tâm hiếm khi được quy định rõ ràng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều đang xử lý các sự vụ phát sinh trong hiện tại. Nghĩa là khi có công việc phát sinh bất ngờ, quản lý trung tâm và nhân sự thường bị động xử lý. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như zalo, email, tin nhắn, messenger,… ít khi được ghi chép rõ ràng. Điều này có thể thuận tiện trước mắt và nhanh chóng nhưng đến khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Quản lý khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của từng nhân viên. Dẫn đến khó khăn khi đánh giá nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào chưa tốt, và cần điều chỉnh vấn đề gì.
Quy trình làm việc tối ưu phải rõ ràng
Một quy trình làm việc tối ưu nghĩa là như thế nào?
Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.
Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin đến fanpage hoặc trang web của trung tâm thì ai là người trả lời? Kịch bản trả lời sẽ ra sao trong trường hợp khách hàng có câu hỏi gì, nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng anh hay có nhu cầu báo giá học phí… Đồng thời khi học viên đặt lịch học và test trình độ sẽ do ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí sẽ do ai chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu… Những công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh ai chịu trách nhiệm, quyền hạn đến đâu, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào?..v..v…
Những đầu việc tưởng chừng đơn giản chỉ cần vận hành thủ công, làm việc tự nhiên cũng có thể xử lý xong việc. Nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có từ 30~40 học viên đến test bài [hoặc nhiều hơn], trên website mỗi ngày có từ 150~500 tin nhắn học viên từ Facebook, Website, Hotline hay các nguồn traffic marketing khác? Đến khi đó nếu quy trình làm việc không tối ưu phân công rõ ràng dễ dẫn tới “vỡ trận” và trung tâm không thể phát triển mở rộng quy mô lên được.
#2 – Xếp lớp, xếp lịch học khoa học
Sắp xếp lịch học hợp lý thông minh là vấn đề chính yếu các chủ trung tâm quan tâm bậc nhất. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi rất nhiều yếu tố mà không phải trung tâm nào cũng có thể làm được. Từ cơ sở vật chất, năng lực học tập, thời gian phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp chính xác được lớp cho một học viên mới đôi khi phải mất cả giờ đồng hồ lọc và lựa chọn.
Tuy nhiên còn khó hơn nữa khi học viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất thường..v..v… Mỗi khi thông báo thay đổi nhỏ về lịch cũng khiến trung tâm ngoại ngữ “quay như chong chóng” để set up lại một loạt vấn đề phát sinh.
Xếp lớp phù hợp giúp nâng cao tới 60% hiệu quả học tập của học viên
#3 – Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm
Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều. Không chỉ kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là thang chấm điểm chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Trung tâm đào tạo tốt hay không được đánh giá qua những kết quả này. Chất lượng đào tạo chính là yếu tố hàng đầu để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định theo học tại trung tâm.
Theo quan điểm của các phụ huynh, Trung tâm đào tạo tốt là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều con em sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả “nhìn thấy cầm tay được”: Con điểm cao hơn, con nói tiếng anh tốt hơn, con tự tin hơn, con năng động hơn… Những kết quả này là thước đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với trung tâm của đối thủ gần đó.
Cho dù quản lý trung tâm hoàn toàn ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo đếm được những hiệu quả ấy và “show” ra như một bằng chứng thuyết phục cho khách hàng. Điểm số đơn thuần là không đủ, phụ huynh và học sinh cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ hơn và chi tiết hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm,
#4 – Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh
Như đã nói tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học, tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh là việc vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, marketing cho trung tâm được tốt hơn, tương tác giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến.
Hiện nay các trung tâm đang sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để thông báo để nhắn tin cho học viên của mình. Tuy vậy đây chưa phải cách tốt nhất. Một phần vì những tin nhắn trên các nền tảng xã hội rất dễ bị “trôi” và “lạc lõng” trong quá nhiều tin tức từ quảng cáo, từ bạn bè, từ người xung quanh. Việc tương tác chỉ mang tính thủ tục thông báo một chiều mà không đem lại hiệu quả nhiều.
Tương tác hiệu quả với khách hàng là chìa khóa cho các trung tâm tiếng anh trở nên khác biệt và nâng tầm hơn đối thủ. Sau khi kiểm tra đủ và thực hiện tốt các checklist như trên, trung tâm sẽ hoàn toàn có thể tự động hoá quy trình. Đây là điểm khác biệt giữa trung tâm quy mô nhỏ và trung tâm có nhiều cơ sở.
Hiệu quả không ngờ nhờ tương tác hiệu quả với học viên
Về bản chất – mỗi cơ sở đào tạo chính là một trung tâm riêng biệt. Khi quy trình được tự động hóa và vận hành trơn tru thì việc mở rộng và nhân bản mới có thể thực hiện được. Nếu bạn là một chủ trung tâm mong muốn phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa, đồng thời vẫn kiểm soát và quản lý tốt hiệu quả kinh doanh. Hãy áp dụng ngay giải pháp quản lý trung tâm của Easy Edu.
Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh Easy Edu giúp tối ưu và tự động hóa quy trình làm việc của trung tâm đào tạo. Giúp chủ trung tâm ngoại ngữ tin học có nền tảng vững chắc cho sự phát triển trung tâm mình. Tham khảo ngay Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu tại đây – hoặc – Tải về ứng dụng Easy Edu dành cho điện thoại.
Bạn ấp ủ dự định thành lập trung tâm ngoại ngữ của riêng mình và đang bắt đầu lên kế hoạch thực hiện dự án này? Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn những bước để thành lập, vận hành và quản lý trung tâm ngoại ngữ một cách chi tiết và rõ ràng nhất.
Đảm bảo điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ
Khi thành lập một trung tâm ngoại ngữ, bạn cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Có thị trường tuyển sinh thường xuyên, ổn định.
- Đội ngũ nhân viên, quản lý trung tâm ngoại ngữ theo quy định.
- Đội ngũ giảng viên đạt tiêu chuẩn, đủ khả năng giảng dạy, số lượng nhằm đảm bảo cho các lớp hoạt động liên tục.
- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc xây dựng chương trình giảng dạy, đáp ứng nhu cầu học tập của học viên.
- Có nguồn tài chính đủ để trung tâm hoạt động ổn định trong một năm đầu.
- Đáp ứng quy định về phòng cháy chữa cháy, vấn đề vệ sinh, y tế, an ninh.
Đặt tên cho trung tâm
Tên trung tâm sẽ song hành với sự phát triển, bền vững của trung tâm nên đây là yếu tố cực kỳ quan trọng. Việc đặt tên cho trung tâm thường dựa theo công thức sau:
Trung tâm + Tên loại hình + Tên riêng
- Không được trùng lặp với các tên trung tâm đã được thành lập.
- Không được quyền sử dụng những từ ngữ, ký hiệu trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của đất nước Việt Nam.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh khi thành lập trung tâm
Đây là bước không thể thiếu trong việc giúp trung tâm phát triển lâu dài. Những giá trị to lớn mà bản đề án kinh doanh tạo ra là: phác họa một bức tranh tổng thể, đánh giá và nghiên cứu tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp, miêu tả và phân tích các viễn cảnh trong tương lai.
Một số bước để thành lập một đề án kinh doanh:
- Lên ý tưởng kinh doanh.
- Thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng
- Chọn lọc ý tưởng dựa trên cơ sở các dữ liệu đã tổng hợp.
- Phác thảo mô hình kinh doanh bằng cách tự đặt ra và trả lời những câu hỏi như “cái gì?”, “ở đâu?”, “tại sao?”, “như thế nào?”.
- Lập bản kế hoạch chi tiết nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc,tạo điều kiện dễ dàng trong công đoạn làm việc với đối tác hay các nhà đầu tư.
Đầu tư cơ sở vật chất cho trung tâm ngoại ngữ
Những yếu tố như: địa điểm, số phòng học, bàn ghế, hệ thống âm thanh,… có ảnh hưởng không kém phần quan trọng đến chất lượng, hiệu quả giảng dạy. Thành lập trung tâm ngoại ngữ cần phải đáp ứng tối đa những nhu cầu của người dạy và người học.
Cơ sở vật chất đóng vai trò rất quan trọng khi thành lập trung tâm ngoại ngữ
Ví dụ như: sự yên tĩnh, thoáng mát, khu phòng học, phòng vệ sinh sạch sẽ, bãi để xe rộng rãi. Phòng học cần phải đảm bảo diện tích tối thiểu 1,5m2/học viên, độ ánh sáng lớn hơn 300 Lux. Mỗi phòng học cần trang bị đầy đủ hệ thống loa, máy tính phục vụ cho quá trình học tập.
Tuyển chọn nhân sự cho trung tâm ngoại ngữ
+ Đội ngũ giáo viên tại trung tâm ngoại ngữ
Đội ngũ giáo viên có vai trò lớn trong việc đưa ra các phương pháp dạy học hiệu quả giúp quyết định chất lượng đào tạo, các trung tâm có giáo viên bản ngữ thường sẽ thu hút học viên hơn.
Tuy nhiên, chất lượng dạy và học không hoàn toàn phụ thuộc vào giáo viên bản ngữ, bên cạnh đó, chi phí thuê giáo viên bản ngữ cũng khá tốn kém. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng vấn đề này. Điều quan trọng là hình thức tuyển chọn đầu vào và chương trình đào tạo giáo viên.
+ Nhân viên marketing, chăm sóc khách hàng
Bộ phận marketing sẽ đóng vai trò lớn trong công tác chiêu sinh, giúp giới thiệu các khóa học của trung tâm đến mọi người. Vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm, khả năng sáng tạo, giao tiếp tốt, có vốn ngoại ngữ lưu loát, tự tin.
Ngoài ra, các trung tâm cũng không thể thiếu bộ phận chăm sóc khách hàng. Công việc chính của họ là tư vấn cho khách hàng các chương trình đào tạo ở trung tâm; hướng dẫn ghi danh, theo dõi và hỗ trợ học viên trong suốt khóa học.
+ Nhân viên trợ giảng
Nhằm bổ trợ cho công việc giảng dạy của giáo viên được hiệu quả, bạn cần lập kế hoạch đào tạo và xây dựng một đội ngũ trợ giảng ngay khi thành lập trung tâm. Công việc chính của họ là hỗ trợ quá trình dạy và học trong lớp, liên kết giáo viên và học viên, phối hợp với giáo viên đánh giá kết quả học tập.
Những sinh viên có trình độ ngoại ngữ tốt, năng động, hoạt bát chính là các ứng cử viên sáng giá cho vị trí này.
Quảng bá thương hiệu của trung tâm ngoại ngữ
Dựa vào điều kiện, hoàn cảnh mà bạn có thể thiết kế chiến lược quảng bá thương hiệu phù hợp cho trung tâm. Ví dụ như thiết kế pano quảng cáo, phát tờ rơi, quảng cáo qua TV, báo chí, qua các trường học. Marketing online cũng là phương pháp quảng cáo hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để chiến lược xây dựng thương hiệu đem lại hiệu quả tốt nhất, ngoài việc đầu tư cho công tác quảng bá, bạn còn cần chú trọng chất lượng đào tạo tại trung tâm.
Tối ưu quy trình làm việc
Quy trình làm việc tại trung tâm thường ít được chú trọng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều tập trung xử lý các trường hợp phát sinh ở hiện tại. Nghĩa là khi có sự cố bất ngờ, quản lý trung tâm ngoại ngữ và nhân sự trung tâm ngoại ngữ thường xử lý một cách bị động. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như email, tin nhắn, messenger,… ít có ghi chép rõ ràng.
Điều này có thể thuận tiện và nhanh chóng nhưng khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Việc quản lý trung tâm ngoại ngữ khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của nhân viên, dẫn đến khó khăn khi đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.
Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin cho fanpage của trung tâm thì ai sẽ trả lời? Kịch bản trả lời thế nào khi khách hàng có nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng Anh hay có nhu cầu xin bảng giá học phí,… Khi học viên đặt lịch học và test trình độ thì ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí thì ai là người chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu,… Phân công nhân sự phù hợp cho các công việc chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh, quy định quyền hạn thế nào, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào,…?
Xếp lớp, xếp lịch học, khóa học của trung tâm
Sắp xếp lịch học hợp lý cũng một trong những điều đáng quan tâm. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi nhiều yếu tố, từ cơ sở vật chất, trình độ học tập, thời gian biểu phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp được lớp cho một học viên mới đôi khi mất đến cả giờ đồng hồ chọn lọc và xác định.
Bên cạnh đó, khi học viên xin nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất chợt,… cũng khiến các trung tâm ngoại ngữ gặp khó khăn khi phải xử lý hàng loạt những vấn đề phát sinh.
Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm ngoại ngữ
Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều, không chỉ ở kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là nấc thang đo lường chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Chất lượng đào tạo tốt hay không sẽ được đánh giá qua những kết quả này. Hiệu quả đào tạo chính là yếu tố tiên quyết để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định đăng ký học tại trung tâm.
Theo quan điểm của một số phụ huynh, trung tâm đào tạo tốt sẽ là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều học viên sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả rõ ràng như: điểm số cao hơn, bé nói tiếng anh tốt hơn, bé tự tin và năng động hơn,… Những kết quả này là thang đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với những đối thủ cạnh tranh.
Mặc dù chủ trung tâm ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo lường được những hiệu quả ấy và thể hiện ra như một bằng chứng thuyết phục khách hàng. Điểm số thôi vẫn chưa đủ, phụ huynh và học viên cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ lưỡng và cụ thể hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm.
Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh
Tương tác với học viên và phụ huynh là điều vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, quảng bá trung tâm được hiệu quả hơn, nó còn giúp khách hàng gắn bó lâu dài với thương hiệu của trung tâm và thậm chí giới thiệu trung tâm cho bạn bè của họ.
Hiện nay các trung tâm thường sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để giúp cho quá trình tương tác với học viên được thuận lợi, đạt kết quả nhanh chóng và hiệu quả.
Các vấn đề về tối ưu quy trình làm việc, tối ưu thời khóa biểu – xếp lịch học lịch dạy và tối ưu hiệu quả hoạt động của trung tâm bạn có thể tham khảo thêm các hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ để vận dụng cho các chi nhánh trung tâm của mình.
Kết luận
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn có được cái nhìn chi tiết về việc thành lập, điều hành và quản lý trung tâm ngoại ngữ và có thể áp dụng hiệu quả cho những dự án trong tương của mình.