1.1. Khái niệm báo cáo
a. Khái niệm
Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.
Ví dụ: Từ bảng điểm trong CSDL SODIEM_GV, giáo viên có thể tạo một báo cáo thống kê từng loại điểm thi học kì [mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm].
b. Chức năng của báo cáo
Báo cáo thường được dùng để:
- Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
- Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
c. Chuẩn bị tạo báo cáo
– Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:
- Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
- Thông tin từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
- Dữ liệu được nhóm như thế nào?
– Để làm việc với báo cáo: chọn Reports
– Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:
- Dùng thuật sĩ.
- Dùng chế độ thiết kế sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.
1.2. Cách tạo báo cáo bằng thuật sĩ
Bước 1: Nháy đúp chuột vào Create report by using Wizard
Bước 2: Trong Report Wizard chọn thông tin đưa vào báo cáo
- Chọn bảng [mẫu hỏi] ở: Table/queries
- Chọn trường từ Available Fieids sang ô Selected Fieidls: nháy đúp vào tên trường.
- Nháy next để sang bước tiếp theo.
Bước 3: Chọn trường cần đưa vào báo cáo: Nháy đúp chuột vào tên trường gộp nhóm. Nháy Next.
Bước 4: Chỉ ra trường để sắp xếp và các yêu cầu thống kê:
- Sắp cếp tên theo bảng chữ cái
- Chọn hàm tính toán trong Summary Options bằng cách đánh dấu vào cần dùng tương ứng với trường, Nhấn OK rồi nhấn Next.
Bước 5: Chọn cách bố trí báo cáo và kiểu trình bày, nháy Next để tiếp tục.
Bước 6: Trong màn hình cuối của thuật sĩ báo cáo:
- Đặt tên cho báo cáo
- Chọn: Xem hoặc sửa báo cáo
- Nháy Finish.
2. Bài tập minh họa
Câu 1: Dựa vào mẫu báo cáo dưới đây và cho biết: Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
Hướng dẫn giải
Báo cáo trên được tạo ra để kết xuất thông tin số học sinh nam và số học sinh nữ
Câu 2: Tạo báo cáo thực hiện yêu cầu sau: Cho biết điểm môn Tin cao nhất của mỗi tổ
Hướng dẫn giải
Bước 1. Mở đối tượng báo cáo
-
Trong cửa sổ CSDL, nháy chọn đối tượng Report;
-
Nháy đúp chuột vào Create report by using Wizard.
Bước 2. Chọn bảng hoặc mẫu hỏi
Bước 3. Chọn trường cần đưa vào báo cáo
Bước 4. Chọn trường để gộp nhóm
Bước 5. Chọn trường để sắp xếp các bản ghi
Bước 6. Tìm điểm môn Tin cao nhất
Bước 7. Chọn cách bố trí báo cáo
Bước 8. Chọn kiểu trình bày báo cáo
Bước 9. Đặt tên và kết thúc việc tạo báo cáo
3. Luyện tập
3.1. Bài tập tự luận
Câu 1: Hãy nêu những ưu điểm của báo cáo.
Câu 2: Tại sao phải kiểm tra lại báo cáo trước khi in?
3.2. Bài tập trắc nghiệm
Câu 1: Khi cần in dữ liệu theo một mẫu cho trước, cần sử dụng đối tượng:
A. Báo cáo
B. Bảng
C. Mẫu hỏi
D. Mẫu hỏi
Câu 2: Báo cáo thường được sử dụng để:
A. Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
B. Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định
C. A và B đều đúng
D. A và B đều sai
Câu 3: Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi gì?
A. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào?
B. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Tạo báo cáo bằng cách nào?
C. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Hình thức báo cáo như thế nào?
D. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
Câu 4: Để làm việc với báo cáo, chọn đối tượng nào trong bảng chọn đối tượng?
A. Tables
B. Forms
C. Queries
D. Reports
Câu 5: Để tạo nhanh một báo cáo, thường chọn cách nào trong các cách dưới đây:
A. Người dùng tự thiết kế
B. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo
C. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo và sau đó sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên
D. Tất cả các trên đều sai
4. Kết luận
Qua bài học này, các em cần nắm được những nội dung sau:
- Khái niệm, chức năng của báo cáo
- Chuẩn bị tạo báo cáo
- Cách tạo báo cáo bằng thuật sĩ.
Bài 6 Tin học lớp 12: Biểu mẫu. Giải câu 1, 2, 3 trang 54 . Hãy cho biết sự khác nhau giữa chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế của biểu mẫu…
Câu 1: Hãy cho biết sự khác nhau giữa chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế của biểu mẫu
Sự khác nhau giữa chế độ biểumẫu và chế độ thiết kế:
– Chế độ biểu mẫu: có thể xem, sửa, thêm bản ghi [thao tác như trên bảng] nhưng chủ yếu là để nhập dữ liệu [thường được thiết kế nhập cho từng bản ghi].
– Chế độ thiết kế: dùng để tạo hoặc sửa cấu trúc của biểu mẫu như chọn các trường cần đưa vào biểu mẫu, chọn vị trí hợp lí của chúng trên màn hình giao diện [thường giống các tài liệu chứa dữ liệu nguồn], tạo một số nút lệnh thực hiện một số thao tác.
Câu 2: Hãy nêu thứ tự các thao tác tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ
Thao tác tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ:
Bước 1: Nháy đúp Create form by using wizard;
Bước 2: Trong hộp thoại Form Wizard;
– Chọn bảng [hoặc mẫu hỏi] từ ô Tables/Queries;
– Chọn các trường đưa vào biểu mẫu từ ô Available Fields;
– Nháy Next để tiếp tục.
Bước 3: Chọn bố cục [layout] biểu mẫu, kiểu dáng [style] biểu mẫu, tên biểu mẫu.
Bước 4: Có thể đánh dấu chọn Open the form to view or enter information để xem hay nhập dữ liệu hoặc chọn Modify the form’sdesign để chuyển sang chế độ thiết kế cho phép tiếp tục sửa biểu mẫu.
Câu 3: Hãy nêu các bước tạo biểu mẫu để nhập và sửa thông tin cho mỗi học sinh
Các bước tạo biểu mẫu để nhập và sửa thông tin cho mỗi học sinh:
Bước 1: Có thể dùng thuật sĩ trước, thứ tự thao tác như câu 2. Áp dụng cụ thể:
– Nháy đúp Create form by usingwizard;
– Trong hộp thoại Form Wizard;
+ Chọn bảng HOC_SINH từ ô Tables/Queries;
+ Chọn các trường của bảng đưa vào biểu mẫu từ ô Available Fields bằng cách nháy vào nút >> ;
+ Nháy Next để tiếp tục.
– Chọn bố cục [layout] biểu mẫu là Columnar , kiểu dáng [style] biểu mẫu là Standard , tên biểu mẫu: NHAP THONG TIN HOC SINH.
– Chọn Modify the form’s design để chuyển sang chế độ thiết kế cho phép tiếp tục sửa biểu mẫu.
Bước 2: Thiết kế thêm cho phù hợp
– Thay đổi nội dung các tiêu đề;
– Sử dụng phông chữ tiếng Việt: Chọn ô nhãn có chứa tên trường,nháy nút phải chuột để xuất hiệnbảng chọn tắt, nháy Properties , trong cửa sổ thuộc tính nhãn, chọn Font Name là Times New Roman , trong ô nhãn, gõ lại tên trường bằng chữ Việt.
– Thay đổi kích thước ô nhãn [hiện tên trường] và ô nhập dữ liệu [của Text Box]. Thực hiện khicon trỏ có dạng mũi tên hai đầu.
– Di chuyển vị trí các trường. Thực hiện khi con trỏ có dạng bàn tay.
– Sau khi thay đổi, nháy nút Save để lưu biểu mẫu.
Report là một đối tượng cơ sở dữ liệu giúp đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt các thông tin trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Ví dụ: Bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản cho xem doanh thu bán hàng theo từng quý trong năm 2015 của công ty
Reports có thể được hiển thị theo 4 chế độ sau:
Design View: Chế độ Design View cung cấp cho bạn với cấu trúc của báo cáo. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hay xóa các thành phần của report. Nhưng bạn không thể thao tác dữ liệu trong nhiều bảng được kết hợp với báo cáo.
Report View: Report View cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng nhưng không thay đổi cách bố trí của báo cáo.
Layout View: Chế độ này cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng và có thể thêm, chỉnh sửa, xóa các thành phần của báo cáo.
Print Preview: Print Preview cho phép bạn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in ra.
Để thay đổi chế độ xem báo cáo, kích vào nút View trên tab Home như hình bên.
Các bước thiết kế một Report trong Access:
>Một cách cơ bản để thiết kế môt report trong access chính là Report Wizard và hôm nay Top Thủ Thuật sẽ hướng dẫn cac buoc thiet ke mot report trong access
Bước 1: Trên tab Create, kích nút Report Wizard
Bước 2: Chọn Tables/Queries làm dữ liệu nguồn cho báo cáo
Bước 3: Chọn các trường bạn muốn cho lên báo cáo rồi ấn nút > [nếu bạn chọn từng trường] hoặc ấn nút >> [nếu bạn chọn tất cả các trường]. Và nhấn next để sang bước tiếp theo
Bước 4: Chọn cách sắp xếp cho báo cáo
Bước 5: Chọn cách bố trí [Layout] và kiểu trang in quay ngang hay dọc [Orientation] cho báo cáo và nhấn next qua bước tiếp theo
Bước 6: Chọn cách bạn muốn mở báo cáo để xem [Preview the report] hoặc chỉnh sửa báo cáo [Modify the report’s design]. Nhấn Finish để kết thúc các bước tạo một report trong access
Như vậy Top Thủ Thuật đã hướng dẫn một cách cơ bản các bước để tạo một report trong access