Công việc trợ lý giám đốc hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến nhanh chóng trong sự nghiệp và có thêm nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích trong tương lai.
Một trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong những công việc hàng ngày cụ thể như sau:
– Thực hiện các kế hoạch cho các phòng ban trong công ty.
– Làm việc với giám đốc điều phối và theo dõi sát sao những hoạt động hàng ngày của nhân viên công ty.
– Luôn thực hiện công việc theo đúng nội quy và các chính sách của nội bộ doanh nghiệp.
– Rà soát và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
– Hỗ trợ phòng nhân sự thực hiện những công việc có liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,… nhân viên.
– Hỗ trợ bộ phận kế toán lập dự toán ngân sách cho công ty.
– Luôn nắm rõ những kế hoạch sự kiện và trở thành người phát ngôn đại diện của công ty trong một số trường hợp cần thiết.
– Xây dựng bản báo cáo và trình giám đốc hay trưởng phòng ban trong công ty xem xét, phê duyệt.
– Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của giám đốc quản lý trực tiếp.
Công việc trợ lý giám đốc đòi hỏi người đảm nhiệm phải đạt những yêu cầu và kỹ năng sau:
– Có kiến thức vững hoặc học các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh, Marketing hay một số lĩnh vực có liên quan khác.
– Đã có kinh nghiệm ở những công việc có tính chất người quản lý.
– Đã có kinh nghiệm trong việc quản lý và vận hành công việc đạt hiệu quả.
– Có kiến thức sâu rộng về những quy định liên quan đến chất lượng và pháp luật kinh tế Việt Nam.
– Thành thạo các ứng dụng văn phòng và những phần mềm quản lý dữ liệu được sử dụng phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp.
– Kỹ năng giao tiếp và trình bày quan điểm trước đám đông tốt.
– Có khả năng tổ chức và lãnh đạo một cách toàn diện.
– Giải quyết vấn đề nhanh chóng và chịu được áp lực công việc cao.
– Cơ hội nghề nghiệp của công việc trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc là một vị trí đáng mơ ước của nhiều bạn trẻ hiện nay. Có thể nói đây là công việc chỉ dưới 1 người và trên vạn người. Không chỉ như vậy, được tiếp xúc và học hỏi kinh nghiệm từ một người giám đốc có thể mang đến cho bạn nhiều kỹ năng và kiến thức bổ ích.
Vì vậy, đây chắc chắn là một môi trường làm việc vô cùng lý tưởng mà nhiều bạn trẻ và cố gắng rèn luyện kỹ năng để đạt đến được.
Nếu bạn là một người có năng lực cùng vốn kiến thức sâu rộng, sau khoảng 4 – 5 năm trải nghiệm ở vị trí này, bạn có thể được thăng tiến lên một công việc ca hơn như vị trí giám đốc của doanh nghiệp. Đây là con đường ngắn nhất để bạn đạt đến vị trí ước mơ trên con đường sự nghiệp của mình.
Công việc trợ lý giám đốc sẽ là một trải nghiệm vô cùng thú vị cho những bạn trẻ mong muốn có thêm nhiều kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp từ những nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Đây chắc chắn là một ví trí mà bạn sẽ phải không ngừng nỗ lực và phấn đấu để đạt được thành công ở công việc này.
Tham khảo các bài viết “dành riêng” cho người quản lý:
– 15 cách để cải thiện kỹ năng lãnh đạo của bạn
– 7 kỹ năng hợp tác cần thiết cho doanh nhân
– Danh sách website tuyển dụng
Thư ký trợ lý giám đốc là một nghề nghe có vẻ “sang”, mức thu nhập hấp dẫn nên thu hút được sự chú ý của rất nhiều bạn trẻ. Nhưng song song với những hấp dẫn đó chính là những khó khăn, thử thách mà không phải ai cũng có thể vượt qua được. Song nghề này vẫn là điều hấp dẫn với nhiều người. Tại sao vậy?
1. Thư ký trợ lý giám đốc – vị trí không thể thiếu
Có thể nói với các sếp thì thư ký, trợ lý chính là người vô cùng quan trọng bởi họ chính là người nắm bắt được toàn bộ mọi công việc và lịch làm việc của các sếp. Hãy tưởng tượng đến một ngày nếu các sếp không liên hệ được với trợ lý của mình sẽ ra sao. Chắc chắn mọi thứ sẽ rồi tung lên. Nên với cương vị là một thư ký, trợ lý, bạn sẽ có vị trí chắc chắn cũng như vô cùng quan trọng với các sếp.
2. Có quyền lựa chọn ưu tiên
Tại sao có rất nhiều phòng ban hay nhân viên muốn kết thân với các trợ lý giám đốc? Không phải xu nịnh đâu nhé. Bởi các trợ lý được các sếp tin tưởng cho việc sắp xếp sẽ ưu tiên họp với bộ phận nào trước. Tuy nhiên, cũng phải nói thêm là thư ký trợ lý cũng sẽ là người hứng chịu mọi chỉ trích thay cho sếp của mình.
3. Là người có nhiều mối liên hệ nhất
Khi làm thư ký văn phòng bạn thường xuyên phải thay mặt sếp giao dịch với khách hàng, giải quyết các công việc gấp nên có thể nắm trong tay những mối quan hệ với nhiều người quan trọng ở các lĩnh vực khác nhau không có điều gì lạ. Với các mối quan hệ này bạn có thể thiết lập cho mình nhiều mối quan hệ vững chắc hơn, công việc cũng thuận lợi hơn.
4. Là người hiểu các nhân viên
Khi trở thành trợ lý nhiều khi bạn phải thay sếp xử lý các công việc nội bộ nên cơ hội để bạn tiếp xúc các nhân viên là thường xuyên. Bạn sẽ nắm bắt được những ưu nhược điểm của từng nhân viên, tạo lập các mối quan hệ thân thiết với họ. Đôi khi chính những điều đó đã tạo nên cho bạn có nhiều người bạn tốt trong cuộc sống.
5. Được tiếp xúc với cuộc sống của sự giàu có và nổi tiếng
Với vai trò là thư ký trợ lý nên những người bạn tiếp xúc là những người nổi tiếng hoặc giàu có. Bạn thường xuyên thay mặt sếp lựa chọn các món quà, cách món đồ có giá trị để sếp đi tặng. Bên cạnh đó bạn thường xuyên cùng sếp đến các bữa tiệc sang trọng mà chỉ có những người giàu có mới dám bước tới.
Những lý do trên đã đủ thuyết phục bạn theo học nghề trợ lý giám đốc chưa? Trợ lý là một công việc tưởng chừng như đơn giản và thường tiếp xúc với những điều hào nhoáng nhưng đừng ngồi và chờ mong được hưởng thụ. Người trợ lý chính là người có những kỹ năng chắc chắn, khéo léo để xử lý được các công việc nên hãy trau dồi kiến thức, kỹ năng cho bản thân thường xuyên nhé!
Chúc bạn thành công!
Mặc dù chưa có trường đại học nào đào tạo chuyên ngành trợ lý, thư ký nhưng nhu cầu nhân sự cho ngành này cũng rất cao. Được coi là “người giúp việc” cho lãnh đạo, thư ký không chỉ là những cô gái chân dài mà còn phải hiểu biết, năng động, khéo léo trong ứng xử.
Nghề “không được đào tạo”
Thư kí là người gần gũi nhất với các lãnh đạo trong một nội bộ một công ty, tổ chức hay tập toàn. Cũng chính vì lý do ấy, thu nhập của nghề này luôn luôn ở mức “đáng ngưỡng mộ” với các sinh viên trẻ mới ra trường.
Thu nhập khởi điểm cho những thư kí mới bước chân vào nghề hiện nay là từ 5 triệu VND tới 7 triệu VND. Ở một số công ty, thư kí và trợ lý giám đốc được hiểu là tương đương nhau vì thế nghiễm nhiên trợ lý giám đốc được nằm trong cơ chế Ban Giám đốc, ngoài khoản lương hàng tháng, các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm sức khỏe, nghỉ lễ, các khoản thưởng hàng kì hàng tháng cũng rất cao. Bởi vậy có thể khẳng định thu nhập của một thư kí có năng lực không dưới 10 triệu/tháng. Hơn nữa mức thu nhập này còn tiếp tục tăng theo thâm niên làm việc.
Ngoài lợi ích rõ ràng nhất về khoản thu nhập, thư kí cũng là nghề hứa hẹn nhiều mối quan hệ thú vị. Thông thường thư kí/trợ lý giám đốc là người thay mặt giám đốc liên lạc và tiếp các vị khách hàng quan trọng, tham dự các cuộc hội thảo và thiết đãi tại những khách sạn lớn. Ngoài ra, đối với các công ty xuất nhập khẩu hay hợp tác với nước ngoài, cơ hội xuất ngoại dành cho “cánh tay phải” của lãnh đạo là không hiếm.
Lý do nghề thư kí không được đào tạo thành một ngành nghề nhất định bởi lẽ nghề này yêu cầu rất nhiều kĩ năng, kiến thức tổng hợp. Tùy theo hoàn cảnh cụ thể của từng công ty mà yêu cầu giành cho từng vị trí thư kí cũng khác nhau. Ví dụ như thư kí cho các công ty xuất nhập khẩu phải am hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh để đảm bảo không có sai sót trong việc kí hợp đồng – tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty. Thư kí cho các tổ chức nước ngoài lại phải có kinh nghiệm về các thủ tục ngoại giao, qui trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.
Với một yêu cầu công việc đa dạng như vậy, thư kí có cơ hội được học tập và nâng cao kiến thức ở nhiều mảng. Thậm chí sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhiều người đã mở được công ty riêng chính bởi thời gian “học việc lương cao” với vị trí trợ lý/thư kí.
Áp lực trở thành người “hoàn hảo”
Ngoài những lợi ích trước mắt, nghề thư kí cũng là một nghề yêu cầu rất khắt khe và không ít stress. Trước tiên, vì đây là một vị trí cao trong nội bộ công ty/tổ chức nên áp lực làm việc lớn. Khối lượng công việc đối với nghề này thật sự nhiều, từ những việc đối nội như quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện cho công ty tới những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.
Với khối lượng công việc nhiều như vậy, khả năng mắc sai sót là không hiếm – nhất là đối với những tân cử nhân chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm sống. Nhưng một khi đã đặt vào vị trí lãnh đạo, các thư kí lại phải là chuẩn mực để các nhân viên khác trong công ty nhìn vào, có như vậy mới có khả năng thuyết phục và hoàn thành tốt được trách nhiệm của một cánh tay phải cho các lãnh đạo.
Nguyên Ngọc – trợ lý giám đốc một công ty dược phẩm – cho biết: “Đa số các nhân viên trong công ty đều đáng tuổi cô chú mình nhưng ở cương vị trợ lý giám đốc mình lại là người quản lý hết tất cả. Áp lực về tuổi tác và kinh nghiệm làm việc là rất lớn, nhiều khi mình nói không ai nghe vì trong mắt họ mình vẫn còn ‘trẻ ranh’.”
Cũng chính vì lý do nhỏ tuổi mà mỗi việc Ngọc làm đều bị super soi bởi toàn thể nhân viên công ty. Cái khó nhất dưới cương vị một “phó tướng” chính là việc đối nhân xử thế trong công ty.
Như đã nói ở trên, nghề thư kí yêu cầu kiến thức về nhiều mặt mà thông thường các sinh viên chỉ được đào tạo về một chuyên ngành nhất định nên để nắm bắt được công việc ngay là một thử thách lớn.
Kim Ngân – cử nhân loại giỏi ĐH Ngoại Ngữ Hà Nội – được tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc cho một công ty xuất nhập khẩu đã trải qua thời gian nửa năm ngày thì làm việc, đêm thì học thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Yêu cầu cho công việc của Ngân là phải thành thạo ngoại ngữ vì đa số công ty làm việc với các đối tác nước ngoài nhưng bên cạnh đó các kiến thức chuyên ngành về hoạt động kinh doanh cũng cần được đảm bảo.
Bởi vậy áp lực trở nên “hoàn hảo” đã khiến Ngân không ít lần có ý định bỏ cuộc: “Mới ra trường, lại bước chân ngay vào một ví trí rất áp lực như thế này, suốt một tháng đầu tiên lúc nào mình cũng cảm thấy công việc đang rượt chạy không kịp”.
Nghề dành những người năng động
Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư kí còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng câu từng chữ. Kinh nghiệm xương máu cho Kim Ngân từ những ngày đầu vào làm là việc “dùng từ” trong trao đổi kinh doanh.
Đối với trường hợp chưa đạt được thỏa thuận về giá đối với khách hàng mới thư từ email phải có ngôn ngữ kiên định. Đối với trường hợp tiếp tục phát triển mối quan hệ với khách hàng thân thiết lại có một lối xưng hô mềm mỏng, thân thiện. Chính vì không có kinh nghiệm trong việc đối đãi với từng khách hàng trong những buổi đầu nhận việc, Ngân đã khiến cho công việc càng thêm phần rắc rối vì những yêu cầu “trên trời” của các vị khách khó tính.
Chính thức hiện nay chưa có một trường đại học nào đào tạo chuyên ngành “trợ lý/thư kí” nên việc lựa chọn nhân sự cho vị trí này cũng rất rộng. Đa số các công ty đều đặt yêu cầu giỏi ngoại ngữ bởi vậy cơ hội cho các tân cử nhân chuyên ngành ngoại ngữ là rất cao.
Bên cạnh đó, thư kí cũng yêu cầu một hệ kiến thức tổng hợp nên tùy theo từng ngành mà nhận các cử nhân khác nhau. Ví dụ như sinh viên các khối kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty nước ngoài hoặc các công ty hợp tác với nước ngoài. Trong khi sinh viên các khối xã hội lại phù hợp với yêu cầu của các tổ chức phi chính phủ, các dự án.
Là một nghề tổng hợp nên yêu cầu cho nghề cũng vô cùng đa dạng nhưng nhìn chung yêu cầu chính đối với các thư kí chính là sự hoạt bát, năng động và khéo léo trong ứng xử. Đây là một nghề thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.
[Nguồn: VnMedia]