Việc một người sở hữu một hoặc hai tài khoản Gmail không phải là chuyện quá lạ lẫm. Nếu những ai sử dụng Gmail làm phương thức chính để trao đổi công việc hoặc đăng ký các dịch vụ và gửi thông tin về Gmail, thì số lượng thư hàng ngày mà bạn nhận được sẽ khá nhiều. Nếu bạn đang cảm thấy rối mắt về lượng thư email thì nên sử dụng tính năng lọc thư có sẵn trên Gmail. Người dùng có thể thiết lập chế độ lọc thư dựa trên tiêu đề, người gửi,... và email mới sẽ tự động được sắp xếp theo những gì mà chúng ta sẽ thiết lập. Nếu bạn chưa biết cách thiết lập hay sử dụng bộ lọc thư Gmail, hãy theo dõi bài hướng dẫn dưới đây của Quản trị mạng.
Bước 1:
Trước hết, bạn đăng nhập tài khoản Gmail cá nhân của mình. Tại giao diện chính trên Gmail, bạn nhấn chọn vào biểu tượng hình răng cưa, rồi chọn Settings [Cài đặt].
Bước 2:
Sang giao diện tiếp theo, chúng ta lựa chọn tab Filters and Blocked Addresses [Bộ lọc và địa chỉ bị chặn].
Bước 3:
Ở giao diện mới này, chúng ta sẽ nhấn vào nút Create a new filter [Tạo bộ lọc mới].
Bước 4:
Ngay sau đó xuất hiện một cửa sổ Filter [Bộ lọc]. Người dùng có thể chọn cách mà bạn muốn lọc thư, như chọn từ khóa trong chủ đề [Subject] hoặc toàn bộ mail [Has the words]. Hoặc lựa chọn chọn lọc thư theo kích thước [Size].
Chẳng hạn tôi sẽ lọc thư theo mục Has the words [từ khóa lọc thư] với từ khóa quản trị mạng, rồi nhấn nút Create filter with this search [Tạo bộ lọc với tìm kiếm này].
Bước 5:
Tiếp đến chúng ta sẽ được chuyển sang giao diện mới như hình dưới đây. Tại đây, chúng ta có thể tùy chọn các mục sau:
- Skip the Inbox [Archive it]: Bỏ qua hộp thư đến [Lưu trữ thư] thư cần lọc không xuất hiện tại hộp thư đến mà được chuyển vào thư mục bạn tạo mới.
- Mark as read: Đánh dấu đã đọc nếu muốn thư cần lọc không quan trọng và muốn bỏ qua.
- Star it: Gắn dấu sao nếu muốn email được lọc đều gắn dấu sao quan trọng.
- Delete it: Xóa cuộc hội thoại nếu thư cần lọc không quan trọng và muốn xóa chúng.
- Never send it to Spam: Không bao giờ gửi thư này tới Spam nếu không muốn những thư quan trọng đang lọc tự động gửi vào mục Spam.
- Always mark it as important và Never mark it as important: Luôn hoặc không đánh dấu là quan trọng nếu muốn thư cần lọc được hoặc không đánh dấu quan trọng. Gmail có tính năng tự động đánh dấu một mail nào đó quan trọng hay không dựa trên tiêu chí người nhận, người gửi, file đính kèm,... Chúng ta có thể tùy chỉnh khi tích chọn mục này.
Chẳng hạn tôi tích chọn vào mục Skip the Inbox [Archive it], rồi tích vào mục Apply the label, click chuột trái vào Choose label [Chọn nhãn] rồi chọn New label [Nhãn mới].
Bước 6:
Ở giao diện New label [Nhãn mới], chúng ta sẽ đặt tên nhãn cho các email có chứa từ khóa tại mục Please enter a new label name [ Hãy nhập tên cho nhãn mới]. Chẳng hạn ở đây tôi sẽ đặt tên nhãn cho các thư có chứa từ "quản trị mạng" là "Công việc".
Nếu bạn muốn lọc thư chi tiết hơn thì có thể nhấn vào mục Nest label under [nhãn lồng trong], như Việc biên dịch, Việc biên tập,... Cuối cùng nhấn Create [Tạo].
Bước 7:
Quay trở lại giao diện đầu tiên, chúng ta sẽ nhấn vào mục Create filter [Tạo bộ lọc]. Nếu người dùng muốn áp dụng bộ lọc cho những đoạn thư trước đó thì tích chọn vào Also apply filter to 15 matching conversations [Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp], tùy theo email của bạn có bao nhiêu cuộc hội thoại.
Ngay sau đó chúng ta sẽ nhận thông báo bộ lọc thư đã được tạo. Bạn cũng có thể nhấn chọn vào mục Edit để chỉnh sửa hoặc Delete để xóa bộ lọc khi không có nhu cầu.
Trên đây là từng bước hướng dẫn cách tạo bọ lọc thư trên Gmail. Nhờ vào bộ lọc này, người dùng sẽ dễ dàng quản lý thư đến hơn, từ đó sẽ tìm ngay được thư mình cần.
Đa số mọi người đều có chung tình trạng đó là Gmail có khá nhiều email và rất lộn xộn, không sắp xếp nên khó trong việc quản lý được chặt chẽ. Chính vì vậy mà nhiều người dễ bị bỏ lỡ những Email quan trọng vì có quá nhiều thư rác, thư quảng cáo,... Giải pháp để khắc phục tình trạng này đó là lọc email một cách khoa học bằng cách tạo bộ lọc trong Gmail, Cùng theo dõi FPT Shop thông qua bài viết dưới đây.
Cách áp nhãn dán trên Gmail
Để quá trình lọc email bạn được chuyên nghiệp và thuận tiện thì bạn có thể tạo nhãn dán trước. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào Gmail và chọn Cài đặt ở góc trên bên phải > Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 2: Chọn vào mục Nhãn > Kéo xuống chọn Tạo nhãn mới.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo nhãn mới bằng cách chọn vào Danh sách mở rộng [Mũi tên đưa xuống] > Chọn mục Tạo nhãn mới dưới cùng.
Bước 3: Nhập tên nhãn mà bạn muốn tạo, chọn danh mục và chọn Tạo để hoàn tất.
Bước 1: Đăng nhập vào Gmail và chọn Cài đặt ở góc trên bên phải > Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 2: Chọn vào mục Bộ lọc và địa chỉ bị chặn.
Bước 3: Nếu bạn đã tạo bộ lọc và chặn trước đó, thì lúc này các tài khoản sẽ được hiển thị tại đây. Phía dưới bạn nhấp chọn Tạo bộ lọc mới.
Bước 4: Nhập địa chỉ gmail bạn muốn lọc vào ô Từ > Nhấn chọn Tạo bộ lọc.
Bước 5: Bạn chọn những hạng mục phù hợp. Sau đó nhấn chọn Tạo bộ lọc.
Ví dụ:
- Nếu bạn chọn lọc là các thư quan trọng, thì bạn có thể chọn các hạng mục sau: Gắn dấu sao, Áp dụng nhãn, Luôn đánh dấu là quan trọng,....
- Nếu bạn chọn lọc là các thư rác, thì bạn có thể chọn các hạng mục sau: Bỏ qua hộp thư đến, Đánh dấu là đã đọc, Không bao giờ đánh dấu là quan trọng, Phân loại: Quảng cáo và Áp dụng nhãn: Quảng cáo.
Lúc này, bạn đã hoàn thành việc tạo nhãn dán và đưa các thư gửi đến có cùng địa chỉ gửi đến trong cùng bộ lọc giúp các bạn tìm kiếm nhanh hơn.
Trên đây là hướng dẫn cách áp nhãn dán và cách tạo bộ lọc trong Gmail giúp bạn sử dụng và quản lý nền tảng này tốt hơn. Hãy chia sẻ cho bạn bè và người thân cùng biết nhé, chúc bạn thành công!