Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, hợp đồng, phiếu lương, thông báo để soạn nội dung hàng loạt với những nội dung giống nhau mà bạn không cần phải nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và thao tác thực hiện. Tính năng trộn email có trên tất cả các phiên bản Word từ Word 2007 đến Word 2019. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách dùng tính năng mail merge trong Word.
- Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge Word 2016
Hướng dẫn dùng mail merge trong Word
Trước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư.
Bước 1:
Tại giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Bước 2:
Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages: Email.
- Envelopes: Phong thư.
- Labels: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next.
Bước 3:
Trong bước này, bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư đang mở.
- Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word.
- Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.
Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4:
Ở bước này chúng ta chọn dữ liệu được lấy từ file Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel.
Lúc này hiển thị giao diện trong Word với các sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng rồi nhấn OK để tiếp tục.
Lúc này sẽ hiển thị đầy đủ nội dung các cột có trong file Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5:
Trong bước này sẽ có tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã viết hoàn chỉnh thì bỏ qua bước này, nhấn vào Next để tiếp tục.
Bước 6:
Ở bước này bạn nhấn vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người.
Lúc này sẽ hiển thị tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, nhấn vào mũi tên tại Recipient để thay đổi các mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người muốn điền vào danh sách.
Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở bên dưới để điền thông tin, chúng ta cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đây là chức vụ. Sau đó sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên bên trên như file Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường thay đổi ngay sau đó.
Lúc này bạn có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.
Cuối cùng nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư trong Word.
Bước 7:
Sau khi đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở bên dưới.
Sau đó bạn điền nội dung email muốn gửi rồi nhấn OK để tiến hành mở Outlook trên máy tính và gửi email qua Outlook. Trong trường hợp dùng Gmail thì bạn phải lưu lại thành file doc riêng lẻ rồi gửi email.
Trộn thư trong Microsoft Word là tính năng rất hữu ích đối với người dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng đều biết đến thủ thuật wordnày. Hãy cùng Điện máy XANH tìm hiểu cách trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016.
1Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
Cách trộn thư trong Word 2007 sẽgiốngvới cách trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016.
Bước 1:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
- Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.
- Step 2 of 6:Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
- Step 3 of 6:Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.
Bước 3:Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.
Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạncó thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xóa các trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Khi hoàn tất bạn chọn OK.
Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xóa dòng.
- Find: Tìm kiếm.
Sau đó chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.
Bước 7:Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:
- Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.
- Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
- Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
- Validate adress: Xác nhận địa chỉ.
Bạn chọnOK.
Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
- Step 4 of 6: Chọn More items.
Bước 9:
- Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> Chọn Database Fields.
- Chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Inserttại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.
Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
- Trên thanh công cụ bạn vào tabMailings.
- Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
- Xuất hiện khung Merge to New Document >> All >> OK.
2Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng File Excel
Cách xử lý này sẽ khác với "Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn" đôi chút:
Bước 1:
- Bạn thực hiện tương tự Bước 1 - Bước 2 của hướng dẫn"Cách trộn thư trong Wordbằng cách tạo mới danh sách chèn".
- Tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse.
- Chọn vào file Excel có dữ liệubạn cần >> Chọn Open.
Bước 2: Trong file Excel sẽ có nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Chọn OK.
Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên, bên trên và bên dưới không được cócác ô trống. Nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống. Để không xảy ra trường hợp như vậy, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.
Bước 3: Bạn thực hiện lại Bước 7 - Bước 11 theohướng dẫn"Cách trộn thư trong Wordbằng cách tạo mới danh sách chèn".
Bạn hay tham khảo laptop được bày bán tịa các cửa hàng Điện máy XANH:
Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016. Mong rằng bạn có thể tạo cho mình các biểu mẫu ưng ý và không mất nhiều thời gian. Mọi thắc mắc hay liên hệ đặt mua sản phẩm bạn hãy bình luận bên dưới bài viết.