Quy trình kiểm soát trong quản trị học

Khóa học Thạc sĩ Tài chính Doanh nghiệp và Quản trị Kiểm soát của Viện SaigonISB – Đại học Ngân hàng liên kết với Đại học Toulon [CH Pháp] khai giảng vào tháng 1/2021, chỉ kéo dài 12 tháng, cung cấp các kiến thức chuyên sâu về tài chính doanh nghiệp và quản trị kiểm soát trong các tổ chức.

Hoạt động quản trị doanh nghiệp đòi hỏi thực hiện 4 chức năng cơ bản: chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Nếu 3 chức năng trước phục vụ cho việc lên kế hoạch, triển khai và thực hiện thì chức năng kiểm soát là chức năng giúp rà soát, kiểm tra từng bước một, giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro, sai sót không đáng có, đồng thời kịp thời có giải pháp điều chỉnh, khắc phục.

Quản trị kiểm soát là gì?

Là một trong 4 chức năng quan trọng nhất của quản trị doanh nghiệp, kiểm soát là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức dựa trên các tiêu chuẩn đề ra. Hệ thống quản trị kiểm soát là công cụ chiến lược để tổ chức quản lý có trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm về hiệu suất và hiệu quả của công việc. Hệ thống cũng là công cụ nhàm phản hồi thông tin cho các nhà quản lý về phương pháp đạt được các mục tiêu đề ra.

Dù có những ý tưởng phù hợp với chiến lược triển khai rõ ràng, hoạt động của doanh nghiệp cần được kiểm soát định kỳ, theo dõi thường xuyên để nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch để kịp thời có sự điều chỉnh.

Vai trò của kiểm soát

Củng cố việc ra quyết định quản lý: Hoạt động kiểm soát giúp thu thập thông tin về những thay đổi trong tình hình xã hội, kinh tế và diễn biến của những thay đổi đó để đưa ra quyết định đối với hoạt động hay việc đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà quản lý bổ sung, hoàn thiện nhằm đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Kịp thời ngăn chặn các sai phạm: Quản trị kiểm soát có nhiệm vụ giữ cho tổ chức đi theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra. Điều này cũng đồng nghĩa với việc đánh giá những hoạt động theo định kỳ, so sánh với kế hoạch, chiến lược triển khai ban đầu và có những điều chỉnh kịp thời, tránh khả năng xảy ra những sai phạm lớn, cũng như tiết kiệm được những khoản chi phí có thể phải bỏ ra cho sai phạm.

Hoàn thiện, nâng cấp quy trình hoạt động: Thông qua việc định kỳ rà soát hoạt động theo từng bước, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ chuẩn hóa được các quy trình, phương pháp hoạt động, mục tiêu của tổ chức, qua đó có được các giải pháp giúp cải tiến, nâng cấp lại bộ máy hoạt động, quy trình. Những thay đổi về kinh tế, xã hội diễn ra liên tục khiến doanh nghiệp cũng phải tăng cường độ rà soát, bổ sung và sửa đổi. Tuy nhiên, đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp nắm được xu thế, mang về nhiều lợi nhuận hơn.

Công cụ kiểm soát quản trị

Hệ thống dữ liệu: Các dữ liệu thu được từ quá trình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp [lãi, lỗ, chi phí, doanh thu,…] cùng các dự đoán của doanh nghiệp [khả năng thu hồi vốn, tình hình sản xuất sản phẩm,…] sẽ thể hiện rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp, từ đó có thể dễ dàng tính toán, đưa ra dự đoán về xu hướng hoạt động trong tương lai, cũng như khắc phục được những điểm hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Ngân sách: Thông qua hệ thống ngân quỹ, nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính kế tiếp, cũng như nguồn lực phân bổ để thực hiện được dự toán. Mục tiêu của các bộ phận trong doanh nghiệp là hoàn thành được các mục tiêu với khối lượng ngân sách được phê duyệt. Từ việc so sánh kết quả thực hiện trong thực tế và mức dự toán ban đầu, nhà quản lý có thể tính toán được chi phí hợp lý hơn cho năm tài chính tiếp theo.

Sơ đồ kiểm soát thời gian: Các sơ đồ kiểm soát thời gian giúp nhân viên và các nhà quản trị theo dõi chi tiết quá trình thực hiện dự án để khắc phục kịp thời nếu có các hạng mục bị chậm tiến độ. Đồng thời, một sơ đồ đủ chi tiết sẽ giúp các bộ phận cùng nắm bắt, phối hợp triển khai, rút ngắn thời gian và tiết kiệm công sức khi phải tổ chức các cuộc họp nội bộ.

Bổ sung kiến thức, quản trị kiểm soát hiệu quả

Chương trình Thạc sĩ chuyên ngành Tài chính Doanh nghiệp và Kiểm soát Quản trị do Viện Saigon ISB liên kết cùng Đại học Toulon [Pháp] có được lợi thế khác biệt so với các chương trình liên kết đào tạo thạc sĩ khác là nhờ tính chuyên sâu trong đào tạo lĩnh vực tài chính doanh nghiệp và kiểm soát quản trị, đáp ứng nhu cầu nhân lực chất lượng cao cho hệ thống ngân hàng, doanh nghiệp, công ty kiểm toán và các tổ chức khác.

Đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm từ Pháp và Đại học Ngân hàng sẽ truyền đạt các kiến thức về lý thuyết kinh doanh, cũng như đi sâu phân tích các tình huống thực tiễn, xây dựng các kỹ năng cần thiết cho bản thân và công việc.

Ban biên tập SaigonISB

Viện Đào tạo Quốc tế – Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM

  • Địa chỉ: 39 Hàm Nghi, P. Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
  • Điện thoại: [028] 3821 4660 | Hotline: 0967 189 199
  • Website: saigonisb.buh.edu.vn/thacsi
  • Email:

Kiểm soát [Control] là gì? Kiểm soát tiếng Anh là gì? Khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát? Vai trò của kiểm soát? Một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát?

Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra hay kiểm soát thường mang ý nghĩa tiêu cực, kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Nhiều nhân viên hay khách hàng thường không bằng lòng với những hoạt động kiểm tra, kiểm soát bởi vì chúng ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá nhân. Vì lý do này, kiểm soát thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách trong tổ chức. Tuy nhiên, kiểm soát là cần thiết và hữu ích. Kiểm soát hiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn. Vậy, kiểm soát là gì, khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát.

1. Kiểm soát là gì?

Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng.

Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản trị không thể thật sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đã đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.

Theo khoa học quản trị thì thường có hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp là: Kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý công ty và kiểm soát của người quản lý công ty đối với toàn bộ hoạt động trong phạm vi mình quản lý.

Một hệ thống kiểm soát hiệu quả phải đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo đúng những phương pháp mà có thể đạt được như mục tiêu của tổ chức đề ra. Hệ thống kiểm soát hữu hiệu là một hệ thống mà ở đó mọi người đều phải làm việc hết mình và không ai dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trên con đường hướng đến mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Mọi cơ chế và quy chế mà doanh nghiệp đưa ra và xây dựng đều hướng đến một hệ thống kiểm soát như vậy. Mất mát tài sản chỉ là một chuyện rất nhỏ trong chuyện làm bậy đó thôi. Lúc đó thiệt hại có thể còn cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần tài sản thất thoát do làm bậy.

2. Kiểm soát tiếng Anh là gì?

Kiểm soát tiếng Anh có nghĩa là: Control.

Control is a process of monitoring activities to ensure that they are carried out according to plan and to correct significant deviations.

3. Khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát:

* Khái niệm

Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.

* Mục đích

Xem thêm: Nguyên tắc tuân thủ đối với quy hoạch xây dựng

– Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định

– Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu

– Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra

– Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức

– Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm

– Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp

– Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị

* Nguyên tắc kiểm soát

Xem thêm: Nguyên tắc lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất theo Luật đất đai

Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:

– Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.

Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.

– Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.

Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.

– Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.

Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.

– Việc kiểm soát phải khách quan.

Xem thêm: Nguyên tắc và các loại điều chỉnh quy hoạch xây dựng

Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.

– Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.

Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.

– Việc kiểm soát phải tiết kiệm.

Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.

– Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động.

Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.

4. Vai trò của kiểm soát:

Kiểm soát nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện, căn cứ vào đó mà nhà quản trị xác định được thứ tự ưu tiên để từ đó có tác động điều chỉnh.

Xem thêm: Yêu cầu và nguyên tắc tuân thủ đối với quy hoạch xây dựng

Dự đoán được chiều hướng hoạt động chính của từng bộ phận hay của toàn bộ hệ thống quản trị.

Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót, căn cứ vào đó mà xác định trách nhiệm, quyền hạn, chức năng để có sự điều chỉnh kịp thời.

Đáp ứng được yêu cầu báo cáo cụ thể và chính xác những con số đáng tin cậy lên những nhà quản trị cấp cao để đối chiếu với mục tiêu kế hoạch đề ra.

Là những căn cứ để nhà quản trị ra quyết định cần thiết, kịp thời và chính xác nhằm giảm đến mức thấp nhất tổn thất, để đem lại hiệu quả cao nhất.

5. Một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát:

Kiểm soát thị trường: Là một cách tiếp cận về kiểm soát trong đó sử dụng cơ chế thị trường bên ngoài như cạnh tranh giá cả, thị phần tương đối, để thiết lập nên tiêu chuẩn sử dụng trong hệ thống kiểm soát. Phương thức này thường được sử dụng bởi các tổ chức mà trong đó các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty rất rõ ràng và khác biệt và ở đó sự cạnh tranh trên thị trường là đáng kể. Trong những điều kiện đó, các phân bộ của một công ty thường được chuyển thành những trung tâm lợi nhuận và được đánh giá bởi tỷ lệ phần trăm trong tổng lợi nhuận chung thu được mà mỗi phân bộ đó đóng góp.

Kiểm soát hành chính: là phương pháp tiếp cận tập trung vào quyền hạn dựa trên các quy định hành chính, luật lệ, thủ tục và các chính sách. Cách kiểm soát này dựa trên việc tiêu chuẩn hóa các hoạt động, bản mô tả công việc chi tiết, và các cơ chế hành chính khác như ngân quỹ đảm bảo rằng các nhân viên thể hiện cách cư xử đúng mực và đạt được các tiêu chuẩn hoạt động.

Kiểm soát nhóm: điểu chỉnh hành vi của nhân viên bằng các giá trị chia sẻ, các chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin và các khía cạnh khác của văn hóa tổ chức. Hình thức này được sử dụng bởi các tổ chức trong đó các nhóm hay tổ đội được sử dụng và công nghệ thay đổi nhanh chóng.

Hầu hết các tổ chức, công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào một trong những cách kiểm soát trên khi thiết kế một hệ thống kiểm soát phù hợp. Thay vì vậy, ngoài việc sử dụng các biện pháp kiểm soát thị trường, các tổ chức lựa chọn việc lựa chọn kiểm soát hành chính hoặc kiểm soát nhóm. Điều then chốt là thiết kế một hệ thống để giúp cho các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và hiệu suất.

Kiểm soát là hoạt động hết sức quan trọng. Việc hoạt động có thể được hoàn thành, cấu trúc tổ chức có thể tạo nên sự thuận tiện hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu, và nhân viên có thể được khuyến khích bởi các nhà lãnh đạo giỏi, nhưng vẫn không có sự đảm bảo nào các hoạt động sẽ được thực hiện như kế hoạch và có thể đạt được đúng như mục tiêu mà các nhà quản trị theo đuổi trong thực tế hay không. Do đó, hoạt động kiểm soát rất quan trọng vì nó là sự kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị. Đó chính là cách duy nhất để các nhà quản trị có thể biết được mục đích của tổ chức đề ra có được thực hiện hay không. Gía trị căn bản nhất của chức năng kiểm soát, tuy nhiên phụ thuộc vào các hoạt động hoạch định và ủy quyền. Một nhà quản trị giỏi cần phải theo dõi để đảm bảo rằng những gì người khác phải làm sẽ được làm trong thực tế, và đảm bảo rằng các mục tiêu đang được thực hiện. Trên thực tế, hoạt động kiểm soát là một tiến trình liên tục và các hoạt động kiểm soát các hoạt động cung cấp một sự kết nối quan trọng với việc hoạt động. Nếu các nhà quản trị không kiểm soát, họ không thể biết được các mục tiêu và các kế hoạch họ đề ra có đạt được như mong muốn hay không và hành động tiếp theo cần làm là gì.

Một lý do khác để nói việc kiểm soát là quan trọng là việc các nhà quản trị ủy thác quyền hạn và ủy quyền nhân viên. Rất nhiều nhà quản trị miễn cưỡng giao quyền cho nhân viên của họ vì họ sợ rằng nhân viên của họ sẽ làm sai và người gánh trách nhiệm lại chính là họ. Do đó, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc một mình để tránh ủy quyền hoặc trao quyền. Tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể làm giảm bớt nếu các nhà quản trị xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả. Một hệ thống kiểm soát như vậy có thể cung cấp thông tin và phản hồi về hoạt động của nhân viên. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát hiệu quả là quan trọng bởi vì các nhà quản trị cần phải ủy thác trách nhiệm và ủy quyền cho nhân viên ra các quyết định. Nhưng vì các nhà quản trị là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các kết quả hoạt động, họ cũng cần một cơ chế phản hồi mà hệ thống kiểm soát có thể cung cấp cho họ.

Kiểm soát là một hệ thống phản hồi. Công việc kiểm soát quản trị về cơ bản là một hệ thống nối ngược thông tin để kiểm soát. Vòng liên hệ ngược kiểm soát quản trị trình bày một cách toàn diện và hiện thực hơn quá trình kiểm soát cơ bản. Để thực hiện sự điều chỉnh cần thiết họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm đi đến kết quả mong muốn.

Các quyết định của nhà quản trị trong tiến trình kiểm soát: Các tiêu chuẩn được xây dựng dựa trên các mục tiêu được phát triển trong quá trình hoạch định. Các mục tiêu cung cấp cơ sở cho tiến trình kiểm soát, đó là một dòng liên tục giữa việc đo lường, so sánh và tiến hành các hoạt động quản trị.

Tùy theo kết quả so sánh, các quyết định của một nhà quản trị về chuỗi hành động có thể thực hiện, có thể là không làm gì, điều chỉnh tiêu chuẩn hoặc điều chỉnh hoạt động.

Video liên quan

Chủ Đề