Sử dụng chữ ký số như thế nào
Ngày nay, việc áp dụng các giải pháp công nghệ đã hỗ trợ đáng kể cho các Doanh nghiệp khi kinh doanh xuyên biên giới. Một trong những giải pháp nổi bật thúc đẩy việc kinh doanh của nhiều công ty quốc tế hiện nay là áp dụng chữ ký điện tử/chữ ký số thông qua các phần mềm tạo chữ ký điện tử thay cho chữ ký giấy thông thường. Show
Là một giải pháp mới, có tính đột phá cao, song nhiều Doanh nghiệp vẫn đang phân vân về các vấn đề xoay quanh chữ ký điện tử/chữ ký số như:
Hãy để Global Link Asia Consulting làm rõ những nghi vấn kể trên của Doanh nghiệp và mang tới hướng dẫn thiết thực nhất để lựa chọn cho công ty phần mềm chữ ký số hoàn hảo. 1. Chữ ký điện tử (E - signature) là gì? Chữ ký số (Digital Signature) là gì? Hai loại chữ ký này có gì khác nhau?Hiện nay, mặc dù “ký PDF trực tuyến” không còn là một khái niệm - hành động xa vời với các Doanh nghiệp, nhưng số người có thể hiểu kĩ bản chất giữa hai khái niệm tưởng chừng rất giống nhau là chữ ký điện tử và chữ ký số vẫn còn rất ít, thậm chí đánh đồng hai khái niệm này là một. Xét về bản chất, hai loại hình chữ ký điện tử và chữ ký số này có ý nghĩa kỹ thuật lẫn pháp lý hoàn toàn khác nhau. Hãy cùng Global Link Asia Consulting tìm hiểu sự khác nhau này thông qua các phân tích chi tiết bên dưới. 1.1. Chữ ký điện tử là gì?Về bản chất, chữ ký điện tử (E-Signature) đơn giản là một biểu tượng (hình ảnh chữ ký, bản scan chữ ký thật, ký hiệu, v.v.), cho phép Doanh nghiệp ký tài liệu trực tuyến (bằng cách đính kèm biểu tượng này vào văn bản) mà không cần in ra. Về bản chất, miễn là hợp đồng hoặc tài liệu có sự xác nhận - chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp được ký kết (thông qua biểu tượng, hình ảnh đính kèm) thì hợp đồng đã có thể coi là có hiệu lực pháp lý. Ví dụ: Khi công ty có một đơn hàng DHL và nhân viên giao hàng nhờ Doanh nghiệp ký chữ ký trên IPAD của họ, hình ảnh chữ ký hiện trên IPAD chính là chữ ký điện tử. Hoặc khi Doanh nghiệp đính kèm một hình ảnh chữ ký sống chụp bằng điện thoại vào file tài liệu, hình ảnh này cũng chính là chữ ký điện tử. Một số đặc điểm cần nắm rõ của chữ ký điện tử như:
1.2. Chữ ký số (digital signature) là gì?Khác với chữ ký điện tử, chữ ký số (Digital Signature) là một giải pháp kỹ thuật số, áp dụng thuật toán để xác minh danh tính loại văn bản được ký, danh tính của người ký, và có thêm một lớp bảo mật bổ sung bằng cách sử dụng hệ thống mật mã. Chữ ký số chứa dữ liệu được mã hóa của người dùng và bảo vệ tài liệu khỏi những thay đổi trái phép. Ví dụ: Chữ ký số không có giao diện dễ nhìn như chữ ký điện tử, thực tế, chữ ký số chủ yếu nhằm mục đích xác nhận nguồn văn bản, đảm bảo văn bản không bị “chỉnh sửa” và xác thực danh tính người ký. Do đó, Cá nhân/Doanh nghiệp thường thấy chữ ký số trong các giao dịch mã hóa với ngân hàng hoặc khi thanh toán trực tuyến. Tóm lại, chữ ký số mang lại cho Doanh nghiệp sự bảo mật, an toàn và độ tin cậy cao hơn rất nhiều lần khi sử dụng chữ ký điện tử. 1.3. Ứng dụng chữ ký điện tử/chữ ký số cho công ty SingaporeSingapore là quốc gia công nhận hiệu lực pháp lý của cả chữ ký điện tử và chữ ký số. Vì thế mà ứng dụng của chúng vô cùng rộng rãi và hữu ích, cụ thể như sau:
1.4. Làm sao để phân biệt chữ ký điện tử (e-signature) và chữ ký số (digital signature)?Tóm lại, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử - loại chữ ký này có tính bảo mật cao hơn, có thể chứa nhiều thông tin hơn và có thể bảo vệ tài liệu trước sự thay đổi trái phép từ người khác. Danh mục Chữ ký điện tử Chữ ký số Định nghĩa Chữ ký điện tử cà phiên bản số hóa của chữ ký viết tay.
Ưu điểm
2. Chữ ký điện tử và chữ ký số mang đến lợi ích gì cho Doanh nghiệp?So với chữ viết tay thông thường, việc áp dụng chữ ký điện tử sẽ giúp Doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhờ các lợi ích: Khi sử dụng chữ ký tay thông thường, các Doanh nghiệp phải chi trả một khoản tiền không nhỏ cho việc mua giấy và in ấn, cho chi phí vận chuyển giấy tờ trong và ngoài nước, nhất là khi chi phí vận chuyển quốc tế đang tăng cao trong thời buổi dịch COVID-19 bùng phát. Tuy nhiên, các chi phí kể trên có thể được cắt giảm đáng kể khi Doanh nghiệp áp dụng chữ ký điện tử vào quy trình kinh doanh. Với các thiết bị điện tử và mạng internet, chủ Doanh nghiệp có thể gửi chữ ký điện tử đến bất cứ đối tác/ khách hàng nào ở bất cứ đâu mà không cần lo đến chi phí giấy tờ, vận chuyển bưu điện. 3. Chữ ký điện tử và chữ ký số có hiệu lực pháp lý như thế nào?Chữ ký điện tử và chữ ký số có giá trị pháp lý ràng buộc ở hầu hết mọi quốc gia, và ngay cả các quốc gia đang phát triển cũng đang bắt đầu ban hành luật về chữ ký điện tử. Một số quốc gia có nền kinh tế phát triển và hệ thống tài chính vững mạnh đang áp dụng rộng rãi chữ ký điện tử và chữ ký số là Singapore, Hồng Kông, Mỹ, v.v. Đặc biệt, chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến cho tất cả các loại giao dịch ở Singapore và việc sử dụng chúng ngày càng tăng do các công ty địa phương sử dụng rộng rãi. Tại Singapore, việc sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số an toàn được quy định trong . Vậy nên, các Doanh nghiệp thành lập công ty tại Singapore có thể tin tưởng 100% vào hiệu lực pháp lý của Chữ ký điện tử/Chữ ký số khi hoạt động kinh doanh tại Singapore. Khi kinh doanh quốc tế, hầu như các Doanh nghiệp đều áp dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. Cùng điểm qua cả ưu và nhược điểm trong cách các Doanh nghiệp đang sử dụng hai giải pháp này, từ đó rút ra được chiến lược chữ ký số/ chữ ký điện tử một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí. 4.1. Ưu - nhược điểm của chữ ký điện tử/chữ ký sốCó nhiều Doanh nghiệp chưa hiểu sâu về bản chất của chữ ký điện tử - chữ ký số thì đa phận sẽ sử dụng các cách sau:
Ưu điểm của các cách làm này là dễ sử dụng, dễ làm, không tốn chi phí. Tuy nhiên, nhược điểm là: Tuy nhiên, nhược điểm là
4.2. Giải quyết các nhược điểm bằng cách áp dụng giải pháp từ chuyên giaVới kinh nghiệm tư vấn cho các khách hàng khi kinh doanh quốc tế, Global Link Asia Consulting đề xuất các Doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nên đầu tư vào một phần mềm tạo và quản trị chữ ký điện tử kết hợp công nghệ chữ ký số chuẩn quốc tế cho phép Doanh nghiệp ký với các khách hàn, đối tác trên toàn cầu.
Hiện nay, Global Link Asia Consulting tự hào là đối tác chính thức làm việc trực tiếp với phần mềm chữ ký điện tử công nghệ chữ ký số Signnow được thiết kế và phát triển bởi AirSlate Mỹ. Phần mềm này đảm bảo:
5. Global Link Asia Consulting hỗ trợ Doanh nghiệp đăng ký sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử chuẩn quốc tế như thế nào?Với kinh nghiệm hỗ trợ Cá nhân, Doanh nghiệp thành lập và quản trị công ty thành công dài lâu trên trị trường quốc tế, Global Link Asia Consulting sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp
Tư vấn với chuyên gia ngay! 6. Câu hỏi hường gặp về chữ ký số, chữ ký điện tửCác phần mềm chữ ký số, chữ ký điện tử uy tín, phổ biến hiện nay bao gồm phần mềm nào? Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử trong các trường hợp nào? Trong các trường hợp nào thì việc sử dụng chữ ký điện tử/chữ ky số là không được phép? Cần làm gì nếu phát hiện có bên thứ ba sử dụng trái phép chữ ký điện tử của công ty? Global Link Asia Consulting cung cấp dịch vụ domain, hosting, thiết kế website, logo trọn gói cho doanh nghiệp quốc tế:
Top 10 Thương hiệu Châu Á Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website Global Link Asia Consulting lần đầu vào ngày 05 tháng 11 năm 2020. Bài viết, nhãn hiệu và hình ảnh đi kèm đã được Global Link Asia Consulting đăng ký sở hữu trí tuệ, thuộc sở hữu trí tuệ và bản quyền của Globlal Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Chữ ký số dụng với mục đích gì?Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số như một cam kết đồng ý về các điều khoản nội dung/thông điệp trên văn bản, hợp đồng, chứng từ hoặc các giao dịch điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, vẹn toàn và bảo mật dữ liệu cho các thông điệp nội dung trên văn bản đã ký. Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào?Chữ ký số: Được xem như “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và dùng để xác định người ký. Chữ ký điện tử: Được tạo bởi các loại phương tiện điện tử, được đính kèm cùng với tài liệu như một hình thức nhằm thể hiện sự chấp thuận của người ký đối với tài liệu. Khi nào cần dùng đến chữ ký số?Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… mà doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai, đóng dấu. Bên cạnh đó, chữ ký số cũng được các doanh nghiệp sử dụng để kí hợp đồng với các đối tác qua internet mà không cần phải gặp nhau. Ai có thể sử dụng chữ ký số?Đối tượng sử dụng chữ ký số là các cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dùng cho mục đích kinh doanh, hợp ký hay giao dịch điện tử. |