Tài liệu hướng dẫn sử dụng Jira pdf

1. Giới thiệu Jira – Một số tính năng chính

1.1. Jira là gì:

• Jira là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để theo dõi và quản lý lỗi hay các vấn đề phát sinh trong mỗi dự án của tổ chức. 
• Đây là phần mềm được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Australia. 
• Mặc dù Jira ban đầu được thiết kế cho các nhóm Công nghệ thông tin, nhưng hiện nay nhiều nhóm bao gồm marketing, nhân sự, sale, … đều đang sử dụng phần mềm này do khả năng quản lý và tuỳ chỉnh mạnh mẽ của nó.
• Ví dụ: Bạn có thể sử dụng nó để điều hành một doanh nghiệp kinh doanh áo thun, thiết lập quy trình công việc có thể quản lý các quy trình nội bộ của bạn như quy trình thiết kế, quy trình bán hàng, quy trình sản xuất và thậm chí kiểm soát kho hàng của bạn.

1.2. Người dùng Jira là ai?

• Người dùng JIRA Core có thể được chia thành 3 nhóm:

1.3. Chức năng chính:

• Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án
• Quản lý lỗi, tính năng, công việc, những cải tiến hoặc bất kỳ vấn đề gì
• Tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JIRA Query Language
• Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu của từng dự án
• Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác [như Email, Excel, RSS…]
• Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu

1.4. Các thành phần chính:

• Roles: Xác lập các role của dự án, Mục này xác nhận ai tham gia vào dự án, những người add vào role thì mới có thể tạo Resource Allocation và project team sau này. Nhiều người có thể vào 1 role.
• Issue: là các tasks, các bugs, các features hay bất kỳ các type khác của project work
• Project: Chức năng này dùng để phân quyền approve worklog cho thành viên của dự án. Ai là team lead của group nào thì sẽ được approve worklog cho member của group đó. Project management được quyền approve cho toàn bộ thành viên dự án.
• Component là sản phẩm của dự án. Ở đây sẽ nhập tất cả sản phẩm của dự án lấy từ file kế hoạch doanh số. Nếu dự án làm theo Scrum thì sẽ là Product của Sprint tương ứng.
• Workflow: Là một quản trị JIRA, bạn có thể cấu hình gây nên quy trình làm việc, điều kiện, xác nhận, và sau chức năng. Trang này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và các bước cơ bản cho từng phần của công việc của bạn
• Priority: Là mức độ ưu tiên của một defect. Có 4 mức, chọn theo datalist
• Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề trong workflow
• Resolution

2. Ưu nhược điểm – So sánh với một số nền tảng khác tương tự:

2.1. Ưu điểm:

Jira là một công cụ quản lý công việc và dự án được sử dụng rộng rãi giữa các nhóm phát triển trong lĩnh vực CNTT. Tuy nhiên các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô khác nhau trong mọi ngành nghề đều có thể sử dụng phần mềm này do nó có khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ.

• Hỗ trợ các yêu cầu về lộ trình

Jira có các công cụ cho phép người dùng phác thảo bức tranh toàn cảnh, truyền đạt các kế hoạch và kết nối các mục tiêu lộ trình dự án lớn hơn với các nhiệm vụ hàng ngày của nhóm. Các nhóm có thể hoàn thành công việc của mình cho những mục tiêu lớn hơn, theo dõi bức tranh toàn cảnh, nắm được các sự phụ thuộc [dependency] và lập kế hoạch với năng lực của cả nhóm

• Phù hợp với các nhóm Agile

Phần mềm cung cấp một chế độ xem duy nhất cho tất cả các user stories và có thể tạo ra các báo cáo cần thiết cho các sprint khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ burndown, sprint velocity [tổng số story point được hoàn thành trong mỗi Sprint] và các báo cáo khác. Ngoài ra, người dùng có thể sắp xếp các ticket thành các sprint và phát hành trong khi họ theo dõi khối lượng công việc và phân công nhiệm vụ của nhóm.

• Tích hợp có sẵn

Phần mềm Jira có rất nhiều phần mềm tích hợp có sẵn. Ví dụ: tích hợp với Hipchat và Slack giúp bạn dễ dàng trao đổi các vấn đề và phản hồi các thông báo. Hơn 3.000 ứng dụng có sẵn tại Atlassian Marketplace để mở rộng các tính năng của phần mềm.

• Có khả năng tùy chỉnh cao

Jira cho phép người dùng tạo bất kỳ loại vấn đề/tác vụ nào. Họ có thể tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với bất kỳ yêu cầu nào của một công ty cụ thể. Người dùng có thể tạo và tùy chỉnh các phần tử khác nhau, chẳng hạn như bảng, biểu mẫu, tiến trình, báo cáo và trường.

• Có thể sử dụng với nhiều ngành nghề khác nhau

Người dùng Jira bao gồm các chuyên gia CNTT, quản lý dự án, kỹ sư, nhân viên ngân hàng, viễn thông và nhiều ngành nghề khác. Người dùng trong các ngành áp dụng giải pháp Jira để đạt được nhiều mục tiêu khác nhau, từ quản lý dự án, đến ngân sách, công việc… thậm chí đến những dự án lớn như du hành vào không gian của NASA và xây dựng những đổi mới trong tương lai.

• Các tính năng bảo mật mạnh mẽ

Jira có các tính năng bảo mật mạnh mẽ không cản trở khả năng sử dụng.Bạn có thể dễ dàng hạn chế thông tin mà một thành viên trong nhóm có thể xem. Mỗi người có thể nhận được thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả trong khi bạn giảm thiểu rủi ro bảo mật với quyền truy cập tùy chỉnh.

2.2. Nhược điểm: 

• Chi phí cao

Jira cho phép bạn dùng thử dịch vụ trong 30 ngày. Sau đó tùy vào dự án và nhân lực sử dụng mà Công ty phải trả khoản phí tương ứng.

Xem giá

• Tích hợp và di chuyển phức tạp

Người dùng phải tích hợp hoặc di chuyển từ các hệ thống quản lý vòng đời ứng dụng [ALM] khác sẽ gặp khó khăn với Jira. Ví dụ, di chuyển một dự án từ Microsoft Team Foundation Server vào Jira liên quan đến việc di chuyển thủ công từng hiện vật sang Jira, việc này sẽ tốn thời gian và cần hỗ trợ từ chuyên gia.

• Tải lên kích thước tệp giới hạn

Giới hạn kích thước tệp mặc định là 10MB. Kích thước tệp đính kèm tối đa cho mỗi tệp có thể được đặt cao hơn, những điều này yêu cầu đặc quyền của Quản trị viên cũng như xem xét dung lượng lưu trữ tối đa có sẵn cho gói của người dùng.

• Quy trình làm việc phức tạp đòi hỏi phải tìm hiểu kỹ lưỡng
• Ngôn ngữ tiếng Anh với nhiều thuật ngữ khó sử dụng. Đội nhóm của bạn cần có một vốn tiếng Anh nhất định khi sử dụng.
• Phù hợp với các dự án lớn: Tốn thời gian và công sức để setup nên chỉ phát huy tối ưu hiệu quả với dự án lớn, không phù hợp với dự án vừa và nhỏ [dưới 3 tháng].

3.1. Đăng ký / Đăng nhập:

• B1: Truy cập trang Đăng ký / Đăng nhập của Jira:

• B2: Chọn đăng nhập với [ Google, Microsoft, Apple,…] tài khoản bạn muốn dùng để quản lý dự án >> Chọn Create your Account

• B3: Nếu có xuất hiệu các câu hỏi định danh doanh nghiệp bạn, bạn chọn tùy chỉnh phù hợp với mục đích sử dụng Jira của mình rồi chọn Finish. [Hoặc truy cập: tại đây để điền hoàn tất thông tin]

3.2. Tạo một dự án mới:

Sau khi hoàn tất các công việc phía trên bạn sẽ được dẫn tới trang tạo dự Dự án mới: 

B1: Nhập tên >> chọn template >> Create project

B2: Chọn kết nối tới nền tảng của công ty bạn đang dung hoặc chọn Skip

B3: Nhập email các thành viên trong team để cùng tham gia dự án

Chọn Continue: bạn sẽ tạo thành công 1 không gian để quản lý dự án:

3.3. Tạo tác vụ và giao nhiệm vụ cho các thành viên

• Tạo tác vụ:

Bạn có thể tạo tác vụ đơn giản bằng cách chọn Roadmap >> nhập nhiệm vụ cần phân công, hoặc vào Board >> Create issue:

Bạn có thể giám sát quá trình phát triển qua Board, với các giai đoan được phân chia rõ ràng:

Hoặc giám sát, quản lý thông qua Checklist:

• Giao việc cho các thành viên:

Tại Roadmap sau khi tạo xong Epic >>  Click vào công việc cụ thể >> chọn Assignee >> Chọn người muốn giao việc

4.4. Các thuật ngữ cần lưu ý: 

Nhìn chung sau khi tạo xong project, phần giao diện của Jira sẽ rất tường mình để bạn tương tác, nếu không tiện sử dụn tiếng anh bạn có thể chuyển sang giao diện tiếng Việt nhờ công cụ dịch của Google: 

• B1: Chọn một nơi trống trên trang Jira >> Click chuột phải
• B2: Chọn Translate to tiếng Việt

Để dễ dàng hơn trong việc sử dụng Jira, BAC sẽ gửi đến bạn một số thuật ngữ thường sử dụng bạn cần phải nắm: 

• Backlog – đây chính là danh sách các công việc cần làm. Thông thường, backlog trong Jira sẽ chức danh sách các story, issue và user story cho một sản phẩm hoặc sprint. 
• Board – bảng biểu: Công cụ mà các nhóm sử dụng để hình dung các đơn vị công việc đang được thực hiện trong quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể được điều chỉnh cho các phong cách phát triển phần mềm theo Agile khác nhau [ví dụ: bảng Scrum hiển thị các mục công việc chuyển từ product backlog sang sprint backlog trong khi bảng Kanban thường có quy trình làm việc ba bước: To do, In Progress và Done].
• Burndown chart – Biểu đồ Burndown: cho thấy khối lượng công việc thực tế và ước tính phải thực hiện trong một sprint.
• Control chart – Biểu đồ kiểm soát: Biểu đồ kiểm soát có thể hiển thị thời gian chu kỳ hoặc thời gian dẫn đầu cho sản phẩm, phiên bản hoặc sprint của bạn.
• Cycle time: Thời gian chu kỳ: Thời gian chu kỳ là thời gian dành cho việc giải quyết một issue [vấn đề] – thường là thời gian tính từ khi bắt đầu giải quyết một vấn đề đến khi hoàn thành công việc, nhưng cũng bao gồm bất kỳ thời gian nào khác dành cho việc giải quyết vấn đề. Ví dụ: nếu một vấn đề được mở lại, khắc phục và hoàn thành một lần nữa, thì thời gian cho công việc bổ sung này được thêm vào thời gian chu kỳ.
• Daily stand-up – họp hàng ngày – Daily là một cuộc họp nhỏ kéo dài 15 phút mỗi ngày để các nhóm đồng bộ các công việc đang được thực hiện.
• Epic: Epic ghi lại một khối lượng lớn công việc cần được chia nhỏ thành một số story nhỏ hơn. Có thể mất vài sprint để hoàn thành một epic. Hệ thống phân cấp cho các đơn vị công việc trong phần mềm Jira như sau: Project > Epics/Components > Stories > Tasks > Subtasks.

• Filter – Bộ lọc: Bộ lọc xác định những gì hiển thị trên mỗi bảng của bạn. Sử dụng trình tạo truy vấn đơn giản [JQL – Jira Query Language] của Jira, bạn có thể tùy chỉnh chính xác vấn đề [issue] nào được hiển thị trên bảng của bạn.
• Issue: Một issue chỉ đơn giản là một đơn vị công việc trong Jira sẽ được theo dõi thông qua một quy trình làm việc, từ khi được tạo đến khi hoàn thành. Nó có thể bao gồm đại diện cho một đơn vị công việc, như một nhiệm vụ đơn giản hoặc một bug, đến một hạng mục công việc lớn hơn [parent work] cần được theo dõi, như một story hoặc một epic.

• Kanban: Kanban là một hệ thống để hình dung luồng công việc và giới hạn công việc đang thực hiện. Kanban không được định hướng theo hướng sprint, giống như phương pháp luận phát triển Scrum, vì nó theo hướng tiếp diễn liên tục.
• Scrum: Scrum là một phương pháp luận phát triển Agile trong đó sản phẩm được xây dựng trong một chuỗi các lần lặp có độ dài cố định được gọi là sprint. Nó cung cấp cho các nhóm một khuôn khổ để vận chuyển phần mềm theo nhịp đều đặn.
• Scrum of Scrums: Scrum of Scrums là một phương tiện mở rộng Scrum tới các dự án lớn, nhiều nhóm. Một kỹ thuật để mở rộng quy mô Scrum, các dự án đa đội – theo truyền thống gọi là program management.
• Sprint: là một khoảng thời gian ngắn [lý tưởng là từ hai đến bốn tuần] trong đó nhóm phát triển triển khai và cung cấp một phần của sản phẩm hoặc một chức năng có thể sử dụng được.
• Sprint planning: Một cuộc họp lập kế hoạch nhóm xác định những gì cần hoàn thành trong sprint sắp tới.
• Sprint retrospective: Cuộc họp nhằm xem xét lại những gì đã làm, đánh giá tốt hoặc không tốt cùng với các kế hoạch hành động để làm cho sprint tiếp theo tốt hơn.
• Story: Story hoặc User story là một yêu cầu hệ thống phần mềm được thể hiện bằng một vài câu ngắn, lý tưởng là sử dụng ngôn ngữ phi kỹ thuật.
• Story point: Story point là một ước tính về mức độ phức tạp tương đối của một story.
• Swimlane: Phân loại các công việc để xem xét công việc nào nên tiến hành trước.
• Subtask: Một nhiệm vụ phụ có thể là “tập con” của bất kỳ loại vấn đề nào, tùy thuộc vào Issue Type Scheme [Sơ đồ loại issue] của dự án.
• Task: Một task [tác vụ] là một loại issue có sẵn trong Jira. 
• Velocity: Velocity là thước đo mức độ công việc mà nhóm có thể xử lý trong một khoảng thời gian cụ thể, tức là nhóm có thể hoàn thành bao nhiêu product backlog của sản phẩm trong một lần sprint. Velocity có thể được tính toán dựa trên story point, giá trị kinh doanh, giờ, số lượng issue hoặc bất kỳ trường số [numeric field] nào bạn chọn.
• Workflow – quy trình làm việc là logic thúc đẩy chuyển động của một story / subtask dọc theo hành trình phát triển của chúng trên bảng scrum hoặc kanban.

Nhằm giúp các bạn có thể dễ dàng thực hiện được các thao tác làm việc trên Jira, BAC mời các bạn xem hướng dẫn chi tiết qua video sau:

Hy vọng rằng bài viết này của BAC có thể cung cấp cho bạn về những thông tin bổ ích về Jira Software. Đón xem những nội dung mới được cập nhật trên BAC's Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.