Theme trong Event là gì

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆNTrước khi đi vào tìm hiểu “Quy trình Tổ chức sự kiện” thìchúng ta phải hiểu được “SỰ KIỆN” là gì và nghề “ TỔ CHỨC SỰKIỆN” có gì trước đã.1, Khái niệm “SỰ KIỆN”Sự kiện [Event] là một hoạt động có chủ đích diễn ra tạimột thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trungý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác địnhnào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượngtham gia.Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạtđộng Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáodục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm,thương hiệu trên thị trường.2, Tổ chức sự kiện là gì ?Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện cácphần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hìnhthành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnhvực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thôngqua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễhội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà ngườilàm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem nhưmột ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thốnglý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.3, Quy trình tổ chức sự kiệnBao gồm 6 bước trong quy trình tổ chức sự kiện:Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên [Briefing]Thông qua bước nhận thông tin từ cấp trên [đối với nhữngngười làm Event cho chính công ty mình[In house Event] hayKhách hàng [đối với Event Agency], người làm Event có đượcnhững thông tin cơ bản như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện,thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầuđối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việctổ chức sự kiện của mình.Bước 2: Hình thành Concept và ThemeConcept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thườngđược người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bướchình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã cóConcept, người ta sẽ phát triển được Theme [Chủ đề củaEvent], những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụngtrong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao chophù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếuConcept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event.Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event.Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên cácthông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm,văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêutruyền thông của sự kiện.Bước 3: Viết kế hoạch [Planning proposal]Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng [Idea],tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo làConcept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người taphác thảo kế hoạch [proposal] dựa trên Ý tưởng đó.Bước 4: Thuyết trình kế hoạch [Proposal Presentation]Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toánngân sách cho việc tổ chức sự kiện, chúng ta bắt đầu cho bướcGặp khách hàng/Cấp trên để Present [thuyết trình] kế hoạchcủa mình. Thông qua việc thuyết trình, chúng ta phải làm chongười nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ nhưthế nào, mức độ khả thi ra sao. Nếu sự kiện mà chúng ta thuyếttrình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mứcđộ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho ta tiến hành.Bước 5: Tổ chức triển khai [Execution]Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi taphải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty,chúng ta cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗtrợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi sẽ phải thuê ngoàiđể có người hỗ trợ thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳnđã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụtrách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụtrách khách hàng [Account], bộ phận Thiết kế [Design], Bộphận Ý tưởng [Creative], Bộ phận Sản xuất [Production], Bộphận Tài chánh [Finance], Bộ phận truyền thông đối ngoại [PRMedia]...Trước sự kiện [Pre-Event] sẽ có rất nhiều hạng mục cầnphải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế,sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắpđặt [set up], truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mờikhách, phương tiện đi lại, [nếu có], tổng duyệt [rehearsal]... vàsẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài racòn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biệnpháp ứng biến phù hợp nữa.Trong sự kiện [At-Event], với vai trò Trưởng dự án, bạnsẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽbiết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại mộtEvent làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi côngviệc cần giải quyết ngay sau Event [Post-Event]: Ngay tạihiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm chochủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhàcung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event [Event team] ănmừng sau khi tổ chức thành công.Bước 6: Đánh giá, tổng kết và báo cáo [Evaluation andReport]Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởibáo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán vớicông ty: Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tínhtoán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình. Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đolường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự,bao nhiêu người đăng ký mua hàng [nếu có], phản hồi củahọ Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đãđược treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, baonhiêu bài PR đã được đưa lên báo... Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèmTrong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinhnghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rấtquan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiệntheo chiều hướng tốt hơn.Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trongviệc tổ chức một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làmcho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy,mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể.

Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản. Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau:

1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên [Briefing]

Thông qua bước nhận Brief hay RFP [Request for proposal] từ cấp trên [đối với những người làm Event cho chính công ty mình[In house Event] hay Khách hàng [đối với Event Agency], người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

2. Hình thành Concept và Theme

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như “linh hồn của Event” cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme [Chủ đề của Event], những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là “Linh hồn” thì Theme là “Diện mạo” của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event.

Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là “Luôn tràn đầy năng lượng sống”, còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng lượng”đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster…, qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.

3. Viết kế hoạch [Planning proposal]

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều ý tưởng [Idea], tuy nhiên các ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch [proposal] dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu [backdrop], tờ rơi, phối cảnh sân khấu… Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn [nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn].

Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí [nếu làm cho công ty], hay Báo giá [làm cho khách hàng].

4. Thuyết trình kế hoạch [Proposal Presentation]

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present [thuyết trình] kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

5. Tổ chức triển khai [Execution]

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng [Account], bộ phận Thiết kế [Design], Bộ phận Ý tưởng [Creative], Bộ phận Sản xuất [Production], Bộ phận Tài chánh [Finance], Bộ phận truyền thông đối ngoại [PR-Media]…

Nhiệm vụ của bạn – một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, [checklist], tiến độ [schedule] có các thời hạn [deadline] cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước sự kiện [Pre-Event] sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt [set up], truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, [nếu có], tổng duyệt [rehearsal]… và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong sự kiện [At-Event], với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event [Post-Event]: Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event [Event team] ăn mừng sau khi tổ chức thành công [thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu].

6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo [Evaluation and Report]

Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:

• Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
• Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng [nếu có], phản hồi của họ
• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…
• Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm

Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm.

Xem thêm: Một số thuật ngữ tiếng Anh cho nghề sự kiện

Nguồn: EventChannel