Bạn cảm thấy “sấp mặt” trước hàng loạt deadline? Bạn có một núi công việc phải hoàn thành nhưng không biết nên bắt đầu khi nào và từ đâu? Bạn không biết nên ưu tiên hoàn thành đầu việc nào trước? Bạn hoang mang không biết nên dự trù kinh phí và sắp xếp kế hoạch từng bước triển khai công việc như thế nào? Nếu đây là những câu hỏi thường xuyên ám ảnh bạn mỗi lần ngồi vào bàn làm việc, thì 5W1H, 5W2H và 5W1H2C5M chính là những phương pháp có thể cứu cánh cho bạn trong tình huống này.
Mô hình 5W1H
5W1H là viết tắt của: Who, What, Where, When, Why, How
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên làm gì [What], tại sao cần làm điều này [Why], ai làm [Who], khi nào làm [When], làm ở đâu [Where], và làm như thế nào [How]. Cụ thể hơn:
– Xác định 1W [why]: mục tiêu, yêu cầu công việc là gì? Tại sao tôi phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi? Nếu tôi không thực hiện điều này, hậu quả có thể xảy ra là gì?
Khi bạn bắt tay vào một công việc, điều đầu tiên bạn nên xem xét chính là Why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu, bạn sẽ biết hướng trọng tâm các đầu việc vào mục tiêu để đảm bảo hiệu quả cuối cùng.
– Xác định 1W [what]: nội dung công việc là gì? Để hoàn thành nó, cần triển khai những đầu việc nào? Hãy đảm bảo sắp xếp các đầu việc theo đúng trình tự, bước sau là sự phát triển của bước trước, để quá trình triển khai được diễn ra mạch lạc và suôn sẻ.
– Xác định 3W [where, when, who], trong đó:
+ Where: [ở đâu?] có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v…
+ When: [khi nào?] Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
+ Who: [ai?] bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hỗ trợ
- Ai chịu trách nhiệm,…
– Xác định 1H [how]: triển khai cụ thể như thế nào?
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì [cách thức thực hiện từng bước trong kế hoạch công việc]?
- Tiêu chuẩn để triển khai là gì?
- Nếu cần đến sự hỗ trợ của máy móc thì cách thức vận hành chúng như thế nào?
Mô hình 5W2H
Đây là mô hình mở rộng của 5W1H, tức là nó cũng bao gồm Who, What, Where, When, Why, How và bổ sung thêm 1 chữ H nữa, đại diện cho How much/ How many
How much/ How many ở đây có nghĩa là khâu dự trù kinh phí, cụ thể: Bạn Cần Bao Nhiêu Tiền [Chi Phí] Để Làm Công Việc Này
Câu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.
MÔ HÌNH 5W1H2C5M
Cũng là một mô hình mở rộng của 5W1H, mô hình “đồ sộ” này sẽ giúp bạn lên kế hoạch chi tiết đến cả quá trình kiểm tra tiến độ và đo lường hiệu quả công việc.
2C có nghĩa là Xác Định Phương Pháp Kiểm Soát [Control] và Xác Định Phương Pháp Kiểm Tra [Check], trong đó:
Cách thức kiểm soát [Control] sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
Phương pháp kiểm tra [Check] liên quan đến các nội dung sau:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên [nếu vậy thì bao lâu một lần?].
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
– Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto [20/80], tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
5 chữ M để xác định nguồn lực thực hiện công việc: Man, Money, Material, Machine, Method
+ Man = nguồn nhân lực [Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?]
+ Money = Kinh phí triển khai
+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng [Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu? Tiêu chuẩn nhà cung ứng? Phương pháp và thời hạn giao hàng?]
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = phương pháp làm việc.
Hy vọng những nguyên tắc trên sẽ là công cụ đắc lực để hỗ trợ bạn lập kế hoạch công việc sao cho hiệu quả nhất. Để cập nhật những bài viết mới nhất, đừng quên truy cập //blog.topcv.vn/ hoặc fanpage: //www.facebook.com/topcv.vn/ để follow TopCV nhé! 5W1H
Trong lĩnh vực nhân sự, việc lập kế hoạch công việc rõ ràng có ý nghĩa quan trọng đối với việc định hướng chiến lược phát triển của công ty. Vì thế, các nhà quản lý cần có những cách thức phù hợp để làm thế nào xây dựng được hệ thống tổ chức công việc chặt chẽ gắn với các quy trình được vận hành một cách khoa học nhất.
Bài viết dưới đây, TopDev sẽ giúp bạn hiểu thêm về một phương pháp giúp xác định rõ nội dung công việc một cách hiệu quả. Đó là nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M.
Hiểu một cách đơn giản, lập kế hoạch công việc là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện và các phương pháp làm việc.
Việc hoạch định được những đầu công việc một cách chỉn chu, bài bản sẽ giúp người quản lý nhân sự:
1. Có nền tảng dữ liệu để tư duy hệ thống giúp dự đoán được các sự việc có thể xảy ra.
2. Tạo sự gắn kết giữa các nguồn lực của tổ chức nhằm giải quyết các công việc hiệu quả hơn.
3. Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ của môi trường nhân sự.
Chúng ta thử giả thiết rằng những gì đang nảy sinh trong nhận thức của con người tại một thời điểm nhất định hoặc những mong muốn được một cá nhân/doanh nghiệp nào đó đề xuất nhưng chưa có sự liên kết chặt chẽ với nhau gọi là những mục đích đang còn lạc lối. Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M được sinh ra để kết nối và giúp định hình được mục tiêu kế hoạch dài hạn thông qua việc xây dựng bản kế hoạch quản trị công việc nhân sự.
Nguyên tắc trên cho phép liệt kê và phân tích ra từng công việc cụ thể nào cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hữu hiệu.
Phương pháp này bao gồm các bước như sau:
- Why: Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện,
- What: Xác định nội dung công việc cụ thể là gì?
- Where, When, Who: Xác định những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc.
- How: Cách thức để thực hiện nhiệm vụ.
- Control: Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động.
- Check: Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất.
- 5M: Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ.
Why giúp bạn đặt ra những thắc mắc đầu tiên trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Đây cũng được xem là rào cản và cũng là thách thức mà bạn cần vượt qua.
Hãy trả lời các câu hỏi sau đây để tự nhận định rằng mình có mục tiêu rõ ràng hay chưa:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào đối với bộ phận, tổ chức của bạn?
- Nếu không thực hiện, nó có dẫn đến những ảnh hưởng nào hay không?
Nhiều người gặp khó khăn và đã thất bại trong khi trải nghiệm Why. Điều này dễ hiểu vì bản thân họ chưa biết họ muốn điều gì. Vì thế, các bạn hãy thật sự tập trung để xác định mục tiêu, yêu cầu công việc một cách cụ thể. Điều này có ý nghĩa lớn vì nó sẽ là kim chỉ nam giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu đồng thời việc đánh giá kết quả đạt được sẽ chính xác hơn.
Tham khảo thêm:
- việc làm scala
- tuyển dụng data engineer
- tuyển dụng spring boot
Sau khi đã vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, bước tiếp theo là bạn sẽ lên những nội dung hoạt động cụ thể hơn.
Chằng hạn, khi xác định được mục tiêu là cần đạt được 300 CV trong vòng 1 tuần, bạn sẽ chia nhỏ ra những đầu công việc ứng với từng nhiệm vụ. Đó có thể là thông tin về vị trí ứng tuyển, tìm kiếm khai thác và khoanh vùng những ứng viên tiềm năng, lập hồ sơ liên hệ và trao đổi với các đối tác để có nguồn dữ liệu về các ứng viên đủ tiêu chí,…Và một điều quan trọng là đừng quên bám sát vào mục tiêu đề ra, tránh đi lạc hướng so với những dự định ban đầu.
Mỗi tiêu chí đều rất quan trọng và tùy thuộc vào từng đặc thù, mô hình hoạt động của mỗi tổ chức/doanh nghiệp, người quản lý nhân sự sẽ có những cách xác định và thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, có thể khái quát việc xác định các tiêu chí như sau:
Where: Công việc này sẽ được thực hiện ở đâu? Có những bộ phận nào chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra? Việc phân bổ các thiết bị hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ được diễn ra tại địa điểm nào?
When: Công việc được thực hiện vào thời điểm nào? Khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc?
Who: Ai chịu trách nhiệm xử lý công việc này? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ thực hiện.
Ở bước này, hiểu đơn giản là người lập kế hoạch nhân sự cần chỉ ra được những cách thức thực hiện công việc.
Cụ thể, cần thông tin cho những cộng sự về các nguồn tài liệu có liên quan, thiết bị nào cần được trang bị nhằm phục vụ tốt quá trình thực hiện công việc, cách vận hành các thiết bị, máy móc hoặc đề ra những tiêu chuẩn đánh giá về chất lượng công việc.
Bất kỳ một công việc nào khi thực hiện cũng cần phải được tiến hành kiểm soát và đo lường. Chính vì vậy, để việc theo dõi và đo lường phạm vi hoạt động hiệu quả, bạn cần đề cập đến một số yếu tố sau:
- Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?
- Những thông số khoa học nào phản ánh đầy đủ khả năng và phạm vi hoạt động của công việc?
- Vấn đề nào/Điều gì cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt?
Đây là một bước khá quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, 80% sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh.
5 lưu ý để viết đánh giá hiệu suất của bạn
Để công đoạn kiểm tra và đánh giá quá trình đạt được hiệu quả như mong muốn, người quản lý cần xác định những nội dung như sau:
- Những bước nào cần tiến hành kiểm tra, theo dõi
- Tần suất kiểm tra là bao lâu? [dựa vào tính quan trọng của từng giai đoạn thực hiện]
- Những điểm nào là trọng yếu trong quá trình đánh giá
Tham khảo thêm:
- graphic design tuyển dụng
- tuyển dụng designer
- tuyển dụng mysql
Nhiều kế hoạch công việc thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại quên đi vấn đề nguồn lực. Họ nên hiểu rằng nguồn lực là yếu tố quyết định việc một dự án, một kế hoạch công việc có thành công hay không. Hay nói cách khác, nguồn lực đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ kế hoạch.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố sau:
Man – Nguồn nhân lực: Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí về: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất,…
Money – Ngân sách: Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu?
Material – Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng cho việc là gì?
Machine – Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…
Method – Phương pháp làm việc: Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?
Nguyên tắc 5W – H – 2C – 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và trên thực tế khi áp dụng, với kinh nghiệm vốn có của mình, nhà quản lý sẽ linh hoạt sao cho nguyên tắc này đảm bảo được tính hiệu quả nhất cho tổ chức của mình.
Có thể bạn quan tâm:
Xem thêm Top Việc làm Developer trên TopDev