Excel được đánh giá là một bộ công cụ đầy hữu ích cho việc thống kê và tính toán. Tuy nhiên trải qua nhiều năm không sử dụng nhiều đến Excel, hẳn là đã có một số người quên đi các kỹ năng, cách sử dụng cơ bản của công cụ này. Và cách lưu file Excel sẽ dễ dàng quên mất nếu bạn không dùng tới nhiều. Và sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một hướng dẫn như một bài học mở đầu về cách lưu file trong excel sao cho nhanh chóng và đơn giản nhất có thể.
Bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel để làm việc, lưu lại file để giữ lại dữ liệu là điều cần thiết. Điều này giúp bạn có thể chỉnh sửa theo ý vào những lúc rảnh rỗi cũng như mang đến một kết quả tốt nhất cho công việc. Vậy bạn đã biết những cách lưu file nào? Liệu có giống với những cách chúng tôi sẽ mang lại sau đây?
Lệnh Save được đánh giá có tác dụng khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tin. Khi lưu bạn chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu cho lần đầu tiên và sau đó chỉ cần chọn Save để lưu lại bảng Excel đó.
XEM THÊM: WhatsApp là gì? Chi tiết cách sử dụng WhatsApp cho người mới
Còn lệnh Save As lại có chức năng lưu một file đang tồn tại với một cái tên mới, có thể gồm cả kiểu dữ liệu cũng như vị trí khác. Sử dụng lệnh này giúp bạn lưu trực tiếp file excel vừa làm việc xong. Và nhờ đó mọi dữ liệu đều được bảo vệ và lưu lại.
Cách thực hiện rất đơn giản theo các bước dưới đây.
Bước 1: Người dùng click vào biểu tượng File trên thanh công cụ Quick Access Toolbar.. Và tại thẻ này bạn tìm đến dòng chữ Save As. Nếu bạn lưu tệp excel này lần đầu tiên thì sẽ xuất hiện chế độ Backstage view.
Bước 2: Khi hộp thoại mới hiện ra, bạn cần chọn nơi để lưu tệp và đặt tên cho tệp excel đó. Nếu bạn muốn lưu vào máy tính của mình thì hãy nhấn chọn Computer, tiếp đó nhấn chọn Browse. Bên cạnh đó bạn hoàn toàn có thể chọn vị trí nào mà mình yêu thích để lưu lại.
Bước 3: Khi Save As xuất hiện, bạn chọn nơi muốn lưu tệp tin của mình. Sau đó nhập tên cho bảng tính và nhấn chọn Save để lưu lại tệp tin này.
Bước 4: File excel lúc này đã được lưu lại. Khi muốn làm việc bạn chỉ cần mở ra và lưu lại những thay đổi đó bằng cách nhấn Save cho lần đó.
Đây là cách thông dụng và đơn giản được nhiều người sử dụng nhất, và bạn có thể dễ dàng thực hiện được.
Thay vì dùng chuột và kích vào File để lưu file excel, bạn hoàn toàn có thể kết hợp các phím để tạo thành một tổ hợp phím lưu file dễ dàng. Người dùng khi cần lưu giữ file hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.
Sử dụng cách này vừa giúp bạn lưu được file vừa tiết kiệm thời gian. Và khi đã lưu vào máy tính, bạn có thể truy cập vào thư mục lưu file để mở file sử dụng cũng như tiếp tục làm việc.
Để lưu file excel sang định dạng pdf, bạn có thể sử dụng mẹo sau đây để hữu ích hơn trong một số trường hợp chỉ yêu cầu file pdf.
Bước 1: Người dùng bật file Excel đã hoàn thành và đang muốn lưu chuyển đổi sang định dạng File PDF. Tiếp đó, bạn dùng chuột click chọn File trên thanh ribbon.
Bước 2: Người dùng nhấn chọn Export, sau đó nhấn chọn dòng chữ Create PDF/ XPS Document.
Bước 3: Trong cửa sổ này, bạn tiếp tục chọn click tiếp vào Create PDF/XPS để chuyển đổi File Excel thành dạng file PDF .
Bước 4: Người dùng chọn vị trí trên máy tính để lưu file mới, có thể tích vào Open file after publishing máy tính tự động bật File PDF sau khi đã Save, hay có thể bỏ chọn cũng không vấn đề.
XEM THÊM: [Hướng dẫn] Cách tải Itunes trên máy tính chi tiết, đơn giản
Bước 5: Tiếp đó, người dùng hãy tích vào Standard [Publishing online and printing]. Rồi nhấn Publish để Save File cần lưu với định dạng PDF lại là hoàn thành.
Và như vậy bạn đã lưu file excel thành định dạng PDF nhanh chóng và dễ dàng, có thể mở ở mọi phần mềm đọc file PDf nào mà bạn muốn.
Có thể thấy, Excel là một công cụ làm việc hữu ích, đang ngày càng phổ biến và được áp dụng rộng rãi nhất là trong các công việc văn phòng. Và cách lưu file excel là một bước vô cùng quan trọng và đáng lưu ý. Với bài viết trên đây, chúng tôi vừa ôn lại cho bạn kỹ năng này, hãy ghi nhớ để áp dụng tốt vào công việc, học tập bạn nhé!
Tiếp theo: 3. Quản lý dữ liệu trong Trang tính Có nhiều cách để làm việc với tệp Microsoft Excel. Bạn có thể: Nếu nhóm của bạn sử dụng Microsoft Excel® và Trang tính, thì sau đây là một số phương pháp hay nhất khi sử dụng mỗi sản phẩm. Mở một tệp Excel trên Drive và chỉnh sửa tệp đó trong Trang tính. Mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu ở định dạng Excel gốc. Chỉ Trình duyệt Chrome Bản xem trước của tệp mở ra.
2.2 Sử dụng Excel và Trang tính cùng nhau
Chuyển đổi bảng tính Excel hiện có thành tệp Trang tính nếu:
Tiếp tục làm việc trong bảng tính Excel hiện có nếu:
2.3 Chỉnh sửa tệp Excel trong Trang tính
Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ, xem lịch sử phiên bản, cộng tác theo thời gian thực với người khác và nhiều hoạt động khác. Mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu vào tệp Microsoft Office gốc.
2.4 Nhập dữ liệu Excel vào Trang tính
Bạn có thể nhập dữ liệu trong một tệp Excel vào tệp Trang tính mới [hoặc hiện có]. Tệp Excel của bạn sẽ không thay đổi, ngay cả khi bạn thay đổi tệp Trang tính.
- Trong Trang tính, hãy tạo bảng tính mới hoặc mở bảng tính hiện có.
- Nhấp vào TệpNhập.
- Chọn tệp Excel rồi nhấp vào Chọn.
- Chọn một tùy chọn nhập:
- Tạo bảng tính mới
- Chèn [các] trang tính mới
- Thay thế bảng tính
- Nhấp vào Nhập dữ liệu.
- Nếu được nhắc, hãy nhấp vào Mở ngay.
2.5 Chuyển đổi tệp Excel thành tệp Trang tính
Thay vì nhập dữ liệu, bạn có thể chuyển đổi một tệp Excel thành tệp Trang tính và tiếp tục làm việc với tệp đó trong Trang tính. Tệp Excel của bạn sẽ không thay đổi.
- Mở Drive rồi nhấp đúp vào tệp Excel.
Một bản xem trước của tệp sẽ mở ra.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Mở bằng Google Trang tính.
- Nhấp vào TệpLưu dưới dạng Google Trang tính.
Cách tự động chuyển đổi tất cả các tệp Office tải lên trong tương lai sang Google Trang tính:
- Trong Drive, ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Cài đặt.
- Bên cạnh mục Chuyển đổi nội dung tải lên, hãy bật tùy chọn Chuyển đổi các tệp đã tải lên sang định dạng của trình biên tập Google Tài liệu.
Lưu ý: Các tệp đã tải lên trước đó sẽ không được chuyển đổi.
Trong Drive, bạn sẽ thấy tệp Excel và tệp Trang tính mới. Bạn có thể giữ tệp Excel hoặc xóa tệp đó. Nếu giữ tệp Excel thì để tránh nhầm lẫn, bạn có thể đổi tên tệp thành [Đã lưu trữ] My doc.xls.
Mẹo: Hãy dùng các biểu tượng sau đây để phân biệt nhanh tệp Trang tính và tệp Excel trong Drive:
Trang tính Excel
2.6 Chia sẻ bản sao của một tệp Trang tính ở định dạng Excel
Bạn có thể làm việc với một bảng tính trong Trang tính, rồi gửi một bản sao qua email dưới dạng tệp Excel [hoặc PDF].
- Trong Trang tính, hãy mở tệp.
- Nhấp vào TệpGửi qua email dưới dạng tệp đính kèm.
Trong mục Đính kèm dưới dạng, hãy chọn Microsoft Excel.
- Nhập địa chỉ email, tiêu đề và thư.
- [Tùy chọn] Chọn hộp Gửi một bản sao cho chính tôi.
- Nhấp vào Gửi.
Bạn cũng có thể tải một bản sao của tệp Trang tính xuống ở định dạng Excel, PDF, CSV, ODS hoặc các định dạng khác.
- Trong Trang tính, hãy nhấp vào TệpTải xuống dưới dạng.
- Chọn định dạng tệp bạn muốn tải xuống.
Quay lại đầu trang
Google, Google Workspace, nhãn và các biểu trưng liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả tên công ty và sản phẩm khác là nhãn hiệu của các công ty liên kết với các nhãn hiệu đó.
Thông tin này có hữu ích không?
Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?