Pivot Table là một công cụ có thể sắp xếp, tính toán, tóm tắt, thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này của Excel cho phép bạn xem các kết quả, so sánh và thấy được xu hướng có trong dữ liệu của mình. Pivot Table biến một tập hợp dữ liệu với khối lượng lên đến hàng chục megabyte trở thành những con số hay bảng tóm tắt cực kỳ trực quan và dễ hiểu, qua đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quát, hiểu biết và nắm bắt được các thông tin để có thể quyết định xem bước tiếp theo sẽ làm gì.
Xem thêm: Microsoft Access là gì? Lý do bạn nên sử dụng Microsoft Access
Lợi ích khi sử dụng Pivot Table
Pivot Table rất mạnh mẽ và được ứng dụng rất nhiều trong thực tế vì những lợi ích mà công cụ này mang lại, cụ thể:
- Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, thực hiện các phép tính theo yêu cầu của bạn.
- Mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo các cấp độ từ tổng quát đến chi tiết tùy thuộc vào việc bạn cần tập trung phân tích, đào sâu kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu.
- Linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại.
- Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định giúp người dùng tập trung vào thông tin và truyền đạt với người khác dễ dàng hơn
- Kết hợp với Pivot Chart tạo nên các biểu đồ thể hiện trực quan, cung cấp các thông tin hữu ích.
- Kết hợp với Slicer và Pivot Chart có thể tạo ra được Dashboard, tương tác linh hoạt với filter để phát hiện ra những thông tin đáng giá.
Xem thêm: 2 cách tra cứu mã số thuế cá nhân chính xác nhất tại Tổng Cục Thuế
Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu
Bạn chỉ có thể sử dụng Pivot Table khi bạn có dữ liệu được đưa vào từ ban đầu. Bạn cũng có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu trong vùng dữ liệu ban đầu, tuy nhiên, Pivot Table sẽ không tự động cập nhật, bạn sẽ phải cập nhật thủ công bằng cách sử dụng lệnh Refresh.
Bước 1: Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Pivot Table.
Bước 2: Hộp thoại Pivot Table hiện ra:
- Trong vùng Select a table or range: chọn vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện Pivot Table.
- Trong vùng Choose where you want the PivotTable to be placed:
- New Worksheet: Pivot Table sẽ được đặt ở một sheet được tạo mới.
- Existing Worksheet: Nếu bạn muốn chủ động chọn vị trí để đặt Pivot Table, bạn có thể chọn vị trí đó ở ô Location.
Cuối cùng, bạn nhấn OK.
Bước 3: Pivot Table sẽ hiện ra tại vị trí bạn chọn hoặc trong một sheet mới.
- Vùng PivotTable chính là vị trí mà Pivot Table của bạn được đặt.
- Vùng PivotTable Fields sẽ chứa các thiết lập để bạn có thể tùy chỉnh cho Pivot Table của mình.
- Phần phía trên chứa các trường dữ liệu [Field] chính là các cột trong vùng dữ liệu của bạn.
- Ở phía dưới là các ô để bạn kéo các trường dữ liệu vào để thiết lập cho Pivot Table:
- Filters: chứa bộ lọc theo trường dữ liệu bạn muốn hiển thị.
- Columns: trường dữ liệu sẽ hiển thị theo cột.
- Rows: trường dữ liệu sẽ hiển thị theo dòng.
- Values: trường dữ liệu sẽ hiển thị giá trị các phép tính toán.
Bước 4: Thiết lập Pivot Table tùy theo cách thức bạn muốn tổng hợp, thống kê để có được cái nhìn tổng quát về dữ liệu của mình.
Bước 5: Để tùy chỉnh Pivot Table hiển thị theo định dạng bạn muốn, trong thẻ PivotTable Analyze, chọn Options. Hộp thoại PivotTable Options sẽ hiện ra. Tại đây bạn có thể thiếp lập các tùy chỉnh như: Layout & Format, Totals & Filters, Display, Printing, Data và Alt Text.
Bước 6: Bạn cũng có thể thay đổi giá trị tính toán bằng cách trong ô Values, click vào trường dữ liệu, chọn Value Field Setting… Hộp thoại Value Field Settings sẽ hiện ra.
Tại đây, bạn có thể thay đổi giá trị tính toán trong thẻ Summarize Values By bao gồm Sum, Count, Average, Max, Min,… Trong thẻ Show Values As, bạn có thể tính toán lại giá trị hiển thị của Values như: % of Grand Total, % of Column Total, % of Row Total,…
Như vậy là mình đã chia sẻ cho các bạn về Pivot Table, những lợi ích khi sử dụng Pivot Table cũng như hướng dẫn các bạn thiết lập một Pivot Table trong Microsoft Excel. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn có thể sử dụng được công cụ này ứng dụng vào công việc của mình.
Nếu các bạn có thêm những hiểu biết gì về Pivot Table, đừng ngần ngại chia sẻ chúng ở dưới phần bình luận. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm:
Pivot Table là gì? Một trong những công cụ thống kê dữ liệu xuất sắc nhất trong Excel đặc biệt là khi bạn muốn xuất báo cáo trong một file tài liệu cực lớn. Hãy cùng excel.net.vn tìm hiểu thêm về công cụ Pivot Table này nhé.
- 1. Tác dụng của Pivot Table
- 2. Cách dùng Pivot Table
1. Tác dụng của Pivot Table
Tác dụng của Pivot Table có thể khái quát trong vài chữ đó là “thống kê dữ liệu”.
Thử tưởng tượng khi bạn có trong tay một bảng dữ liệu với rất nhiều thông tin, rất nhiều cột và dòng dữ liệu nhưng bạn phải báo cáo cho cấp trên của mình về thông tin của một số mục nhất định nằm trong đống dữ liệu lớn đó.
Bạn không thể làm nó một cách nhanh chóng nếu cứ mở ra và dò tìm rồi đếm từng cột từng hàng được.
Trong những trường hợp như vậy, Pivot Table sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho bạn để thống kê một cách nhanh chóng nhất.
Ở những phần tiếp theo excel.net.vn sẽ cùng các bạn nói về cách sử dụng Pivot Table và những ứng dụng xung quanh nó.
2. Cách dùng Pivot Table
Bước đầu tiên, bạn cần phải chọn mảng dữ liệu cần thống kê.
Bạn có thể bôi đen toàn mảng dữ liệu cần chọn hoặc nếu nó quá rộng thì chỉ cần chọn vào một ô nằm trong bảng dữ liệu đó là được.
Tiếp theo, bạn mở ribbon Insert ra. Trong ribbon này ở mục Tables có biểu tượng PivotTable rất dễ thấy.
Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt là Ctrl N V.
Sau khi bạn click vào PivotTable, ô cửa sổ chức năng Create PivotTable sẽ xuất hiện, hãy tham khảo thêm hình ở bên dưới. Có hai điều bạn cần chú ý trong ô cửa sổ này:
- Choose the date that you want to analyze: Phần này là dữ liệu nguồn, chính là mảng dữ liệu bạn đã chọn ở trên để thống kê. Có một chức năng thú vị ở đây đó là Use an external data source, bạn không chỉ có thể thống kê Pivot Table cho dữ liệu trong file Excel hiện tại mà còn có thể dùng nguồn dữ liệu từ những file Excel khác.
- Choose where you want the PivotTable report to be placed: Phần này là mục thống kê đầu ra cho mảng dữ liệu bạn đã chọn. Bạn cần phải chọn một địa chỉ để Excel có thể xuất bảng báo cáo thống kê mà bạn cần.
Nếu bạn chọn New Worksheet, một sheet làm việc mới sẽ được tạo ra ngay phía trước sheet nguồn [xem hình dưới].
Còn chọn Existing Worksheet thì bạn sẽ được tự do lựa chọn một vị trí nằm trong file Excel để xuất file thống kê.
Bây giờ bạn đã có thể thấy giao diện của Pivot Table ở phía bên tay phải.
Choose fields to add to report: Chọn những mục để thêm vào bản báo cáo.
Đây chính là phần quan trọng nhất của Pivot Table, giúp bạn chọn lọc các thông tin cần lấy trong mảng dữ liệu đã chọn.
Theo ví dụ như trong hình, chúng ta muốn biết các bàn thắng của đội tuyển Việt Nam thông qua mỗi Vòng, chỉ cần tích dấu vào Vòng và Bàn thắng.
Kết quả cho thấy ở ngay bảng bên cạnh, với vòng Bán Kết ghi 4 bàn, vòng Bảng A ghi 8 bàn và vòng Chung kết ghi 3 bàn.
Hiện tại chúng ta tích thêm dấu vào Đội đối thủ và Bàn thua để biết tổng số bàn thắng và bàn thua ghi được qua các vòng với từng đội.
Bạn có thể thay đổi cấu trúc cột và hàng bằng cách kéo các giá trị di chuyển giữa bốn ô trống khác nhau ở phần Drag fields between areas below bên dưới.
- Filters: Bộ lọc
- Columns: Cột
- Rows: Hàng
- Values: Dữ liệu
Lưu ý là vị trí sắp xếp của các giá trị sẽ biểu đạt mức cấp độ trong bảng. Ví dụ nếu như ta cho giá trị Vòng xếp trên Values [bao gồm Tổng Bàn thắng và Tổng Bàn thua] thì ta sẽ có bảng báo cáo sau:
Như bạn thấy các Bàn thắng và Bàn thua sẽ được thống kê ra theo từng bảng.
Nhưng nếu các bạn để Vòng xếp dưới Values [bao gồm Tổng Bàn thắng và Tổng Bàn thua] thì bảng báo cáo của các bạn sẽ đổi thành dạng này [xem hình dưới].
Chức năng lọc của Filters cũng là một chức năng đáng lưu ý trong Pivot Table.
Kéo một giá trị vào ô Filters, lưu ý là bạn nên chọn một giá trị có nhiều lựa chọn cần lọc. Ví dụ như trong ảnh ta chọn giá trị Vòng để chỉ xem xét Bàn thắng và Bàn thua từng Vòng.
Bạn có thể click vào hình cái phễu đại biểu cho chức năng lọc Filters ở trong bảng để chọn các Vòng khác nhau.
Ngoài ra bạn còn có thể chỉnh sửa cách thức hiển thị của các hàng các cột.
Mở ribbon Design, chọn Report Layout trong mục Layout. Có 3 form các bạn có thể lựa chọn cho bảng báo cáo của mình:
- Show in Compact Form: Hiển thị ở dạng nhỏ gọn
- Show in Outline Form: Hiển thị trong mẫu phác thảo
- Show in Tabular Form: Hiển thị ở dạng bảng
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của excel.net.vn về Pivot Table trong Excel. Chúc các bạn có thêm nhiều kiến thức hơn về tin học văn phòng.