Một tính năng thường bị bỏ qua của Excel là công cụ Phân tích[Analysis] Điều gì xảy ra cho phép bạn khám phá các tình huống khác nhau mà không thay đổi các giá trị trong bảng tính của bạn. Chức năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên ngành kinh tế và quản lý cũng như chủ doanh nghiệp vì bạn có thể xem các giá trị khác nhau ảnh hưởng đến mô hình, công thức và lợi nhuận dự kiến như thế nào.
Công cụ phân tích điều gì xảy ra trong Excel
Giả sử[Suppose] bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ bán vật dụng và bạn đã xác định rằng bạn sẽ kiếm được 10 đô la lợi nhuận cho mỗi vật dụng bạn bán. Để tính toán lợi nhuận của bạn từ việc bán các vật dụng này, bạn tạo một trang tính trong Excel trông giống như sau:
Lưu ý[Notice] rằng hình trong ô A3 đại diện cho số lượng vật dụng đã bán và hình trong B3 đại diện cho lợi nhuận trên mỗi vật dụng đã bán. Hình trong C3 được tính theo công thức sau:
=A3*B3
và đại diện cho lợi nhuận từ việc bán 1 phụ tùng với lợi nhuận $ 10.
Tuy nhiên, bạn có thể quan tâm đến tổng lợi nhuận của mình ở các số lượng vật dụng được bán khác nhau. Ví[Suppose] dụ, giả sử bạn muốn biết lợi nhuận của mình sẽ là bao nhiêu nếu bạn bán được 100, 200 hoặc 300 vật dụng.
Một cách để làm điều này là thay đổi hình trong A3 cho từng tình huống mà chúng ta đã xác định ở trên. Nói cách khác, bạn có thể thay đổi A3 thành 100 và ghi nhận sự thay đổi lợi nhuận trong C3. Sau đó, bạn có thể làm tương tự cho 200 và 300. Tuy nhiên, chức năng Phân tích Điều gì xảy ra[What-If Analysis] trong Excel được thiết kế chỉ dành cho một trường hợp như vậy.
Để sử dụng công cụ Phân tích Điều gì xảy ra[What-If Analysis] trong Excel , hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào tab Dữ liệu trên [Data]Ruy-băng[Ribbon] và định vị nút công cụ Phân tích Nếu xảy ra trong phần [What-If Analysis]Công cụ Dữ liệu[Data Tools] . Nhấp[Click] vào nút Phân tích nếu xảy ra[What-If Analysis] và chọn Trình quản lý tình huống[Scenario Manager] từ danh sách các tùy chọn.
Bây giờ bạn sẽ nhìn vào cửa sổ Trình quản lý tình huống . [Scenario Manager]Nhấp[Click] vào nút Thêm[Add] và Excel yêu cầu bạn đặt tên cho tình huống đầu tiên. Bạn có thể chọn bất kỳ tên nào bạn muốn nhưng cần thận trọng nếu chọn một tên mô tả được kịch bản mà bạn đang tạo. Đối với ví dụ của chúng tôi ở đây, hãy đặt tên cho kịch bản 100 Widget[100 Widgets] .
Trong hộp Thay đổi Ô, nhập A3 rồi bấm vào nút OK .
Trong cửa sổ Giá trị tình huống[Scenarios Values] mở ra, nhập 100 và nhấp vào nút OK . Về cơ bản những gì bạn đã làm là tạo một kịch bản giả như mới sẽ tính toán tổng lợi nhuận nếu số lượng vật dụng được bán trong A3 là 100.
Hoàn thành[Complete] các bước trên để tạo thêm hai kịch bản, một cho 200 tiện ích[200 widgets] và một cho 300 tiện ích[300 widgets] . Khi hoàn tất, cửa sổ Trình quản lý tình huống[Scenario Manager] sẽ giống như sau:
Nhấp vào kịch bản có nhãn 100 Widget[100 Widgets] và sau đó nhấp vào nút Hiển thị[Show] . Lưu ý[Notice] rằng ô A3 thay đổi thành 100 và ô C3 thay đổi thành 1.000 đô la. Bây giờ, hãy nhấp vào kịch bản có nhãn 200 Widget[200 Widgets] và sau đó nhấp vào nút Hiển thị[Show] . Lưu ý[Notice] rằng ô A3 thay đổi thành 200 và ô C3 thay đổi thành 2.000 đô la. Thực hiện tương tự đối với trường hợp có nhãn 300 Widget[300 Widgets] .
Kịch bản What-If[What-If Scenario] cũng cho phép bạn xem cùng một lúc bản tóm tắt của tất cả các tình huống bạn đã tạo trong các bước trước đó. Bấm[Click] vào nút Tóm tắt[Summary] và nhập C3 vào ô Kết quả.
Nhấp vào OK và Excel sẽ tạo một trang tính mới hiển thị tất cả các tình huống của bạn trong một bản tóm tắt thuận tiện.
Mặc dù đơn giản, nhưng ví dụ này cho thấy hàm Phân tích Nếu-Nếu[What-If Analysis] của Excel có thể mạnh mẽ như thế nào . Bằng cách sử dụng trang tính chứa đầy dữ liệu và công thức, bạn có thể dễ dàng tạo các tình huống Phân tích Nếu xảy[What-If Analysis] ra hữu ích với Excel để giúp bạn không gặp rắc rối khi chỉnh sửa các ô riêng lẻ để xem những thay đổi này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các giá trị trong các ô khác. Vui thích!
One often overlooked featurе of Excel is thе What-If Analysis tool thаt allows yoυ to explorе different scenarios withоut changing the values in your sprеadshеet. This function is particυlarly useful for eсonomics and management majors as well as business owners because you can see how dіfferent vаlues affect models, formulas, and projеcted profits.
Excel’s What-If Analysis Tool
Suppose you own a small business selling widgets and you have determined that you will make a $10 profit for each widget you sell. To figure your profit from selling these widgets, you create a worksheet in Excel that looks like this:
Notice that the figure in cell A3 represents the number of widgets sold and the figure in B3 represents the profit per widget sold. The figure in C3 was calculated with the following formula:
=A3*B3
and represents the profit from selling 1 widget at a $10 profit.
However, you may be interested in your total profit at different numbers of widgets sold. Suppose, for example, you want to know what your profit would be if you sold 100, 200, or 300 widgets.
One way to do this is to change the figure in A3 for each of the scenarios we identified above. In other words, you could change A3 to 100 and note the change in profit in C3. You could then do the same for 200 and 300. However, Excel’s What-If Analysis function was designed for just such an occasion.
To use Excel’s What-If Analysis tool, begin by clicking on the Data tab on the Ribbon and locating the What-If Analysis tool button under the Data Tools section. Click on the What-If Analysis button and choose Scenario Manager from the list of options.
You should now be looking at the Scenario Manager window. Click on the Add button and Excel asks you to name the first scenario. You can choose any name you want but it would be prudent to choose one that is descriptive of the scenario you are creating. For our example here, name the scenario 100 Widgets.
In the Changing Cells box, type in A3 and then click the OK button.
In the Scenarios Values window that opens, type in 100 and click the OK button. Essentially what you have done is created a new what-if scenario that will calculate the total profit if the number of widgets sold in A3 were 100.
Complete the steps above to create two more scenarios, one for 200 widgets and one for 300 widgets. When done, the Scenario Manager window should look like this:
Click on the scenario labeled 100 Widgets and then click the Show button. Notice that cell A3 changes to 100 and cell C3 changes to $1,000. Now, click on the scenario labeled 200 Widgets and then click the Show button. Notice that cell A3 changes to 200 and cell C3 changes to $2,000. Do the same for the scenario labeled 300 Widgets.
The What-If Scenario also lets you see at one time a summary of all of the scenarios you created in the previous steps. Click on the Summary button and type C3 into the Results Cell box.
Click OK and Excel creates a new worksheet displaying all of your scenarios in one convenient summary.
Although simple, this example shows how powerful Excel’s What-If Analysis function can be. Using a worksheet filled with data and formulas, you can easily create useful What-If Analysis scenarios with Excel to save you the trouble of editing individual cells to see how these changes will affect the values in other cells. Enjoy!