Mục lục giúp người dùng có thể nắm bắt được toàn bộ khung và nội dung mà tài liệu đó cung cấp cho người đọc. Và làm mục lục trong Word là công việc cần thiết để tạo và định dạng một văn bản. Tuy nhiên không phải ai cũng biết được cách thực hiện.
Chính vì thế trong bài viết sau, Hoamitech.com sẽ chia sẻ đến bạn cách làm mục lục trong Word đơn giản và nhanh chóng nhất 2022. Cùng tìm hiểu nhé!
Lợi ích của việc làm mục lục trong Word
- Giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian soạn thảo và định dạng. Thể hiện trình độ sử dụng Word thuần thục, chuyên nghiệp.
- Giúp cho văn bản đạt được những quy chuẩn về hình thức của các mẫu báo cáo, tài liệu.
Vì sao cần làm mục lục trong word
- Dễ phân chia nội dung từng phần rõ ràng, mạch lạc.
- Có được các nhìn tổng quan cho nội dung bạn đang trình bày.
- Tạo sự trang trọng, đẹp mắt trong khi viết bài.
- Người đọc có thể dễ hiểu hơn, nắm rõ được mục chính và mục phụ.
Hầu hết các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 đều có các bước tạo mục lục tự động giống nhau. Dưới dây là một số thủ thuật mà Hoamitech muốn chia sẻ để bạn có thể làm mục lục tự động cho Microsoft Word:
Để làm mục lục tự động bạn cần phải xác định rõ những tiêu đề chính và phụ. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents
Bước 1: Chọn phần nội dung cần có trong mục lục
Bước 2: Chọn Tab References -> Add Text -> Level [hãy chọn mức level phù hợp nhất]
- Những tiêu đề chính nên chọn level 1
- Những tiêu đề phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4
Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều.
Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục. Đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.
Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…
- Nếu bạn không tìm thấy Style bạn muốn, hãy click vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
- Nếu style bạn muốn không xuất hiện, click tiếp vào Save Selection as New Quick Style
Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục [thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu]. Có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.
Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Tại đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn [Automatic Table] hoặc tự tạo theo ý muốn của mình [Custom Table of contents.]
- Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn bạn có thể chọn lên website của Office là Office.com gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn thêm mẫu.
- Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader [kiểu dạng khi bấm Tab] và None [không có gì].
- Format: Định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo
Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, trong trường hợp bạn tiến hành thực hiện các chỉnh sửa lên nội dung. Hãy cập nhật lại bảng bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung và chọn Update Table
Một điểm cần lưu ý là phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng Heading 1 là đề mục lớn, Heading 2 là đề mục phụ và tiếp tục như vậy với Heading 3,… Nếu bạn muốn đưa cả đề mục chính và phụ vào bảng mục lục. Bạn phải định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.
Với phiên bản word 2003, một phiên bản tương đối cũ, hiện ít được sử dụng đến. Thế nên quá trình tạo mục lục lại có chút khác biệt. Bạn có thể tạo mục lục bằng 2 cách: sử dụng khi soạn thảo văn bản và sử dụng tạo mục lục tổng hợp.
Bước 1: Tạo Heading
Lưu ý: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục. Sau đó chọn Heading bằng việc nhấn chuột vào Format hoặc sử dụng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3“. Trong trường hợp bạn muốn lựa chọn style tùy chỉnh hãy thực hiện thao tác chọn Format -> Style and Formatting.
Bước 2: Để mục lục tự hiển thị theo định dạng
Khi đã lập chỉ mục xong, bạn hãy nháy đúp chuột tại trang muốn hiển thị mục lục. Truy cập vào trình đơn Insert -> Reference -> Index and Table -> Table of Contents… [lựa chọn] -> OK.
Áp dụng với những văn bản có lượng nội dung quá lớn như giáo trình, tài liệu, sách, luận văn, công trình nghiên cứu… Các bước cần thực hiện như sau:
Bước 1: Vào View -> Outline -> Outline Level -> chọn Level mình muốn
Bước 2: Chọn văn bản hiển thị dạng Outline đặt chuột tại những tiêu đề bạn muốn hiển thị. Thiết lập level cho nó. Phần nội dung của tiêu đề thiết lập Body text.
Bước 3: Sau khi thiết lập level xong cho các tiêu đề bạn cần tạo ra những menu cho văn bản. Đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word. Vào References → Table of Contents → chọn mẫu bạn muốn.
Bước 4: Chọn Print layout/ View -> Print Layout để xem thành quả
Menu sau khi bạn đã hoàn thành xong những bước cơ bản phía trên đây:
Mời bạn xem video hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong word:
Thay đổi nội dung mục lục trong Word
Nếu bạn thêm hoặc xóa các Heading. Mục lục có thể được cập nhập bởi:
- Áp dụng các Heading hoặc đánh dấu các mục như đã nói ở trên
- Kích tab References trong nhóm Ribbon
- Kích Update Table, ở đây có 2 tùy chọn cập nhật mục lục:
- Update page numbers only: Chọn khi sửa tên heading, thêm trang là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ. Nếu bạn không sửa tên của các Heading. Mà chỉ chỉnh sửa văn bản dẫn đến thay đổi số trang thì chỉ cần chọn cập nhật số trang [Update page numbers only] là được.
Cách xóa mục lục trong Word
Để xóa mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:
- Kích tab References trên nhóm Ribbon
- Kích Table of Contents
- Kích Remove Table of contents.
Các lỗi thường gặp trong quá trình làm mục lục trong Word
Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục
Bạn vào cài đặt mục lục bằng cách: nhấp vào tab References > Table of Contents > Custom Table of Contents:
Trong Tab Leader > chọn …. > OK
Mục lục chỉ hiện 3 cấp [level]?
Bạn cũng vào cài đặt mục lục như trên, sau đó, trong phần Show levels. Bạn chọn các cấp mục lục muốn hiện, tối đa là 9. Và phải đảm bảo rằng, bạn đã đánh dấu các heading đủ theo cấp đã chọn thì nó mới hiện nhé.
Lời kết
Vừa rồi là bài viết hướng dẫn bạn cách làm mục lục trong Word mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích nhất 2022 giúp bạn thực hiện thao tác làm mục lục thanh công nhanh chóng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận phía dưới nhé!
Hồng Nhung – Tổng hợp và Edit