Excel có thể giúp bạn làm được nhiều thứ hơn là chỉ xử lý những phép tính phức tạp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ tổ chức [Flowchart] một cách rất dễ dàng, đẹp mắt với hai chức năng: SmartArt và Scratch trong Excel.
Cách tạo Sơ đồ tổ chức trong Excel với SmartArt
Cách dễ nhất để tạo Sơ đồ tổ chức [tên tiếng anh là Flowchart] trong Excel là sử dụng đồ họa SmartArt. Để bắt đầu tạo flowchart trong Excel với đồ họa SmartArt, bạn cần mở một bảng tính.
Xem thêm khóa học tin học văn phòngChinh phục MOS EXCEL 2013 cùng Nimbusđể thành thạo hơn nữa kỹ năng sử dụng Excel, chinh phục ngay lập tức nhà tuyển dụng với chứng chỉ MOS có giá trị trọn đời do chínhMicrosoft trực tiếp cấp.
Cách tạo flowchart trong Excel bằng Scratch
Mặc dù tạo flowchart bằng cách sử dụng thiết kế SmartArt rất dễ dàng nhưng đôi khi bạn sẽ cần một loại thiết kế flowchart cụ thể. Để làm điều này, bạn cần mở một bảng tính trước khi chèn bất kỳ hình dạng nào. Sau đó, bạn có thể tự do thiết kế một sơ đồ phù hợp với tình huống chính xác của mình.
Thiết lập lưới flowchart trong Excel
Khi tạo flowchart trong Excel, lưới bảng tính dùng để định vị và định kích thước các phần tử flowchart của bạn. Để tạo lưới, chúng ta cần thay đổi chiều rộng của tất cả các cột bằng với chiều cao hàng mặc định. bảng tính sẽ giống như giấy kẻ ô vuông.
Bạn nên thiết lập bố cục trang cho flowchart của mình để bạn biết ranh giới trước khi đặt flowchart. Ví dụ: nếu bạn định chèn flowchart vào tài liệu Word thì nên đặt lề trong Microsoft Excel giống với lề với tài liệu Word. Như vậy, bạn sẽ tạo một sơ đồ lớn bằng kích thước các trang trong tài liệu Word của mình.
Để thiết lập các mục như margins, page orientation [hướng trang] và page size [kích thước trang], hãy nhấp vào tab Page Layout. Sử dụng các nút trong phần Page Setup để thay đổi cài đặt cho các tùy chọn bố cục khác nhau.
Bạn đã thiết lập bảng tính cho flowchart, bây giờ hãy tạo một flowchart như sau.
Thêm hình dạng vàoflowchart
Để thêm hình dạng đầu tiên vào flowchart, hãy chuyển đến tab Insert và nhấp vào Shapes trong phần Illustrations. Một menu thả xuống hiển thị một thư viện bao gồm nhiều loại hình dạng khác nhau như hình dạng cơ bản, đường thẳng và mũi tên.
Sau khi bạn vẽ và chọn hình dạng đầu tiên, một tab Format đặc biệt sẽ khả dụng. Bạn có thể sử dụng tab này để thêm và định dạng nhiều hình dạng khác nhau vào flowchart.
Một thư viện thả xuống sẽ hiển thị giống như khi bạn click vào Shapes trong phần Illustrations trên tab Insert. Chọn hình dạng bạn muốn thêm và vẽ nó trên bảng tính.
Bạn cũng có thể nhấp đúp vào một hình dạng trên menu thư viện để thêm vào bảng tính. Để thay đổi kích thước hình dạng, hãy chọn hình dạng đó và kéo một trong các chốt handle dọc theo các cạnh.
Để di chuyển hình dạng, hãy di chuyển con trỏ qua lại cho đến khi con trỏ trở thành hình chữ thập có mũi tên. Sau đó, nhấp và kéo hình dạng đến nơi bạn muốn.
Thêm văn bản và các đường nối vào Flowchart
Để thêm văn bản vào hình dạng, bạn chỉ cần chọn hình dạng và bắt đầu nhập.
Trong Microsoft Excel, để thêm văn bản vào các đường kết nối, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Sử dụng Callout để thêm ghi chú
Bạn cũng có thể sử dụng các hộp văn bản để thêm ghi chú vào flowchart giống như cách bạn đã sử dụng để thêm văn bản vào các đường kết nối. Bạn cũng có thể sử dụng một đường nối để trỏ đến khu vực liên quan đến ghi chú. Tuy nhiên, điều này có thể gây nhầm lẫn vì nó giống như một bước trong sơ đồ. Để làm ghi chú trở nên khác biệt, bạn nên sử dụng chú thích.
Cách định dạng flowchart trong Excel
Excel có nhiều tùy chọn định dạng nhưng tôi sẽ chọn lọc và hướng dẫn bạn một số điều cơ bản để bạn có thể định dạng các hình dạng, văn bản và đường nối của mình. Một cách định dạng hình dạng và văn bản trong hình dạng vô cùng đơn giản là sử dụng Theme Styles.
Bạn có thể định dạng văn bản trong hình dạng và hộp văn bản giống như cách bạn thường định dạng văn bản trong các ô. Đầu tiên, chúng ta sẽ định dạng các hình dạng.
Định dạng mặc định trên các đường kết nối hơi mỏng nên chúng ta sẽ làm cho chúng dày hơn.
Khi chỉnh sửa flowchart trên công cụ thiết kế SmartArt, sự khác biệt chính nằm ở tab Design. Mặc dù bạn có thể chọn riêng tất cả các hình dạng và đường nối để định dạng, còn tab Design cho phép bạn sửa đổi flowchart chung bằng cách chọn toàn bộ đồ họa.
Tab Design cho phép bạn thêm hình dạng, thay đổi cách bố trí của sơ đồ, thay đổi toàn bộ màu sắc của đồ họa, vv... Cách hoạt động tương tự như tab Format nhưng các thay đổi xảy ra chủ yếu thông qua một lần nhấp chuột duy nhất. Đây là sự lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang muốn chỉnh sửa flowchart nhanh chóng mà không phải cá nhân hóa flowchart nhiều lần.
Nếu bạn chuyển đổi đồ họa SmartArt thành các Shapes sẽ hoạt động như thể bạn đã tạo flowchart từ đầu và bạn chỉ được phép sử dụng tab Format.
Hy vọng với hướng dẫn này, bạn đã biết cách tạo sơ đồ tổ chức [flowchart] nhanh chóng trong Excel. Bên cạnh đó, đừng quên tham gia Gitiho ngay hôm nay để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác.