Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp kiến thức về vấn đề này để bạn đọc có thể hiểu rõ hơn nhé.
1. Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là loại văn bản được dùng để truyền đạt những nội dung, những yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc là để bày tỏ những ý kiến nguyện vọng của cá nhân, của tập thể tới các cơ quan và những người có quyền hạn để giải quyết.
Văn bản hành chính được chia thành 02 loại chính đó là:
– Văn bản hành chính cá biệt;
– Văn bản hành chính thông thường.
2. Cách căn chỉnh lề trong các loại văn bản hành chính
Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư quy định về căn lề chuẩn trong văn bản hành chính theo đó:
Văn bản sẽ được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Đồng thời, văn bản sẽ được định lề trang văn bản theo quy chuẩn sau:
- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm [3cm – 3.5cm].
- Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5cm – 2cm].
3. Hướng dẫn căn lề chuẩn đối với văn bản hành chính trên Word
Bước 1: Nhấn vào mục Layout trên thanh công cụ. Sau đó nhấn tiếp vào biểu tượng Margins.
Bước 2: Hiển thị giao diện mới, nhấn tiếp vào Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong văn bản.
Bước 3: Hộp thoại Page Setup xuất hiện, trong thẻ Margins, ta bấm vào từng ô để tùy chỉnh các thông số để căn lề theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
Top: Lề trên nhập giá trị 2cm.
Bottom: Lề dưới nhập giá trị 2cm.
Left: Lề trái nhập giá trị 3cm.
Right: lề phải nhập giá trị 1.5cm.
Bước 4: Sau khi tùy chỉnh các thông số ở các vị trí Lề trên, Lề dưới, Lề trái, Lề phải, nếu muốn thiết lập kích thước lề này làm chuẩn trong Word, bạn nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu Word hiện tại.
Trên đây là toàn bộ nội dung về "Hướng dẫn cách căn chỉnh lề đúng quy chuẩn khi soạn thảo các loại văn bản hành chính” mà chúng tôi muốn mang đến cho bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC, chúng tôi sẽ hỗ trợ và giải đáp một cách tốt nhất.
Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư quy định về căn lề chuẩn trong văn bản hành chính theo đó:
Văn bản sẽ được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Đồng thời, văn bản sẽ được định lề trang văn bản theo quy chuẩn sau:
- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm [3cm – 3.5cm].
- Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5cm – 2cm].
Cách căn chỉnh lề đúng, chuẩn khi soạn thảo văn bản hành chính đối với Word 2003?
Để thực hiện căn, chỉnh lề theo đúng chuẩn khi soạn thảo văn bản hành chính đối với Word 2003 bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1:
Mở thẻ File trên thanh công cụ bên trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng như sau:
giao diện page setup như sau sẽ hiện ra:
Bước 2:
Nhấn chọn tại mục thẻ Margins, các tùy chọn canh lề sẽ lần lượt là lề trên [Top], lề dưới [Bottom], lề trái [left], lề phải [Right]. Để thực hiện căn chỉnh lề, bạn cần nhấn trực tiếp vào các mục để nhập số liệu cho phù hợp theo quy chuẩn tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Sau khi đã nhập đầy đủ các số liệu tại các lề cần sửa, để chọn kích thước này làm kích thước căn lề chuẩn cho các văn bản tiếp theo bạn chỉ cần nhấn Set As Default và sau đó chọn Yes và chọn OK.
Hướng dẫn cách căn chỉnh lề đúng quy chuẩn khi soạn thảo các loại văn bản hành chính trong Word? [Hình từ internet]
Tải trọn bộ các văn bản về căn chỉnh lề văn bản hành chính hiện hành: Tải về
Cách căn chỉnh lề đúng, chuẩn khi soạn thảo văn bản hành chính đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019?
Để thực hiện căn, chỉnh lề theo đúng chuẩn khi soạn thảo văn bản hành chính đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019 bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Để căn lề, trước hết bạn phải mở Page Setup lên. Bạn nhấn chọn vào mục PAGE LAYOUT, sau đó chọn Page Setup và giao diện sẽ hiện lên như sau:
Sau khi giao diện Page setup hiện ra bạn cần nhập các số liệu theo quy chuẩn tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và thực hiện tương tự đối với Word 2013.
Ngoài ra bạn có thể nhấn chọn vào biểu tượng Margins, chọn vào Custom Margins ở dưới cùng và thực hiện căn chỉnh lề theo số liệu tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP tương tự như bên trên.
Như vậy, khi bạn muốn căn chỉnh lề chuẩn sát, chuyên nghiệp nhất thì bạn cần thực hiện theo các hướng dẫn bên trên.