Chữ ký số là phương tiện được sử dụng để xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc của người ký tài liệu và để đảm bảo một điều chắc chắn rằng nội dung gốc của tin nhắn hoăc tài liệu đã gửi sẽ không bị thay đổi. Chữ ký số dễ dàng chuyển giao , không thể bắt chước bởi vì bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số có năng lực đảm bảo tài liệu gốc sẽ được gửi tới nơi và cả người gửi cũng không dễ để không công nhận nó sau này.
XEM THÊM: Hồ sơ, thủ tục bán chứng khoán ra công chúng của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó nhập vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số. Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo bình yên, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu phung phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…
Một chữ ký điện tử có thể được sử dụng với bất kỳ loại tài liệu nào nếu nó được mã hóa hay không, đơn giản là người nhận có thể chắc chắn danh tính người gửi là ai và tin nhắn đó sẽ tới tận nơi nhưng mà không bị ai động chạm.
Đây là các danh sách các nhà hỗ trợ chữ ký số được Bộ TT&TT cấp giấy phép hỗ trợ dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, gồm nhiều tính năng như hỗ trợ chứng thư số [dạng như chữ ký đặc trưng của người nào đó] cho cơ quan, tổ chức, cá nhân; Chứng thư số SSL[chứng thư số dành cho website] và Chứng thư số CodeSigning[chứng thư số dành cho ứng dụng sử dụng cho các nhà sản xuất phần mềm để chứng thực và đảm bảo tính toàn vẹn của sản phẩm], xác thực chữ ký trong các giao dịch điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Tựu chung lại thiết thực và trọng yếu nhất đó là 3 tính năng kê khai thuế trực tuyến, BHXH trực tuyến và khai hải quan điện tử. Thông thường bạn sẽ mua các thương hiệu chữ ký số này thông qua các đại lý chữ ký số.
Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token và được gắn duy nhất với một khách hàng. Khi nhấn nút trên Token một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện [gồm 6 chữ số xuất hiện trên màn hình phía trên Token] và thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian nhất định [30 giây hoặc 60 giây]. Mỗi một mã số của USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch tại một thời điểm nhất định và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số được tạo ra theo thuật toán rất phức tạp nhưng mà cho tới nay chưa có trường hợp nào bẽ khóa thành công.
Hiện nay, có các nhà hỗ trợ dịch vụ Chữ ký số được Nhà nước cấp phép là VINA – CA, FPT, Viettel, VNPT, Bkav, Nacencomn,… Tùy theo nhà hỗ trợ Chữ ký số nhưng mà mã pin được thiết đặt mặc định ban sơ. Ví dụ: với VINA-CA thì mã pin là 12345678, với VNPT thì mã pin là 12345678, với Viettel thì mã pin là viettel-ca,… Tuy nhiên, khi nhận bàn giao vũ trang USB Token, các bạn nên thay đổi mã pin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, nếu nhập sai mã pin 5 lần, USB Token sẽ bị khóa. Các bạn cần liên hệ với Tư vấn Chữ ký số hoặc Nhà hỗ trợ Chữ ký số để được hỗ trợ setup lại mã pin mặc định cho doanh nghiệp mình tiếp tục sử dụng.
“Chữ ký điện tử” là thông tin đi kèm theo dữ liệu [hình ảnh, văn bạn dạng, video…] nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Để hình dung dễ hơn thì bạn dùng nó để xác nhận lời hứa hay cam kết của mình và sau đó không thể rút lại được. Chữ ký điện tử không thưởng thức phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào một bạn dạng cam kết nào đó.
“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự chuyển đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban sơ và khoá công khai của người ký có thể xác định được đúng mực. Đơn giản nó như là một con dấu để xác nhận văn bạn dạng này là của của Doanh nghiệp sử dụng để ký vào những thông báo, văn bạn dạng nhưng mà Doanh nghiệp giao dịch khác nhau là với Cơ quan thuế, Hải Quan và Bảo Hiểm.
XEM THÊM: Con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Chính là chữ ký số chỉ là tên gọi khác nhau nhưng mà thôi.
Chữ ký số tiếng anh là digital signature , đừng nhầm lẫn với chữ ký điện tử là electronic signature , mặc dù thường được dùng thay thế nhau nhưng không hoàn toàn cùng nghĩa.
Tóm lại sử dụng chữ ký số chỉ cần USB token này
USB token là vũ trang phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và bí hiểm cũng như lưu giữ khóa bí hiểm của khách hàng. Các bạn có thể dùng USB token để ký điện tử cho các giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải Quan, Ngân Hàng Điện Tử…
+ Khóa công khai [Public Key]: đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
+ Khóa riêng [Private Key]: đây là thông tin bí hiểm của khách hàng, được dùng để tạo rachữ ký số. Bạn dạng chất của việc sử dụng vũ trang USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.
Khái niệm tương tự như trên.
Không có khái niệm khác biệt với chữ ký số chỉ là sử dụng nó để khai hải quan điện tử nhưng mà thôi.
Là hình thức khai hải quan bằng phần mềm cài trên máy tính, sau đó truyền dữ liệu tờ khai hải quan qua mạng internet tới cơ quan hải quan để tiến hành thông quan hàng hóa.
Cụm từ này được sử dụng để phân biệt với hình thức khai báo hải quan bằng giấy như trước đây. Khi đó, người khai hải quan điền tay vào mẫu tờ khai in sẵn, rồi lấy bộ tờ khai cùng chứng từ liên quan [tờ khai trị giá, invoice, packing list, hợp đồng thương mại, chứng thực xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép…] lên cơ quan hải quan để làm thủ tục thông quan.
Không có khái niệm khác biệt với chữ ký số chỉ là sử dụng nó để kê khai BHXH điện tử nhưng mà thôi.
Không có khái niệm khác biệt với chữ ký số chỉ là sử dụng nó để kê khai thuế qua mạng nhưng mà thôi.
Đơn giản chỉ là quá trình kéo dài thêm thời hạn sử dụng chữ ký số của bạn, chủ yếu để việc kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội không bị gián đoạn, tôi đọc có nhiều nguồn tin nói rằng doanh nghiệp sẽ giảm được phung phí đầu tư khi gia hạn chữ ký số, ở đây có đúng và có sai vì đối với các thương hiệu chữ ký số giá rẻ thì phí usb token chỉ xuất hiện ở gói nhỏ nhất là 6 tháng nhưng mà thôi [thông thường đối với các thương hiệu này người ta thường mua gói 1 năm trở lên để tiết kiệm hơn nữa], các thương hiệu đắt hơn như FPT, VNPT, Viettel, Bkav, VINA…. thì có thể tính ở các gói cao hơn.
Mỗi chữ ký số có 1 số seri dùng để phân biệt nhau, khi thay đổi chữ ký số sẽ ký hồ sơ không được vì số seri không trùng nhau. Do đó phải cập nhật lại trên trang thuế.
Ad chưa nghe tới khái niệm này, có nhầm lẫn hay diễn tả không đúng mực thuật ngữ các bạn nhỉ ? Có khi các bạn muốn tìm sổ tay hướng dẫn sử dụng chữ ký số chăng.
Là các phần mềm hỗ trợ nộp tờ khai thuế, khai hải quan điện tử hay khai bảo hiểm xã hội sơ lược như sau :
- Phần mềm java
- Phần mềm HTKK
- Phần mềm itaxviewer
- Dot net Frameword
- Phần mềm đầu cuối của Hệ thống VNACCS/VCIS
- Java sử dụng cho VNACCS
- Team view [để nhân viện hỗ trợ từ xa qua mạng]
- Bộ thiết đặt chữ ký số
XEM THÊM: Quyền hạn của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các doanh nghiệp sau: VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA… Các nhà hỗ trợ này được phép hỗ trợ chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Với kinh nghiệm của Anpha, nhà hỗ trợ chữ ký số Viettel hiện tại là đơn vị uy tín và hỗ trợ chứng thư số nhiều nhất trên thị trường, dù giá chữ ký số cao hơn nơi khác. Viettel cũng hỗ trợ tốt mỗi khi phát sinh lỗi trong bảo mật thông tin doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ chữ ký số của đơn vị này nếu thấy thích hợp.
#Hình ảnh chữ ký số #Chữ ký số, doanh nghiệp #Kinh nghiệm mua chữ ký số #Sử dụng chữ ký số như thế nào #Giá chữ ký số #Mẫu chữ ký số #Cách sử dụng chữ ký số
#Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
Chữ ký số là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng chữ ký số không? Đây là những vướng mắc và quan tâm của rất nhiều tổ chức/cá nhân trong giai đoạn các doanh nghiệp Việt đang chuyển dịch theo xu hướng chuyển đổi số và hội nhập kinh tế quốc tế. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết hơn chữ ký số là gì và những điều doanh nghiệp CẦN BIẾT về chữ ký số.
CHỮ KÝ SỐ LÀ GÌ?
1. Khái niệm/định nghĩa về chữ ký số
Định nghĩa về chữ ký số theo quy định của pháp luật:
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
[Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và Dịch vụ chứng thực chữ ký số]
Định nghĩa chữ ký số là gì theo tính ứng dụng và cấu thành của chữ ký số:
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số đóng vai trò như một chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, được thừa nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử như: ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính…
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử.
2. Cấu tạo của chữ ký số
RSA là một thuật toán mật mã hóa khóa công khai. Đây là thuật toán đầu tiên phù hợp với việc tạo ra chữ ký điện tử đồng thời với việc mã hóa. Nó đánh dấu một sự tiến bộ vượt bậc của lĩnh vực mật mã học trong việc sử dụng khóa công cộng. RSA đang được sử dụng phổ biến trong thương mại điện tử và được cho là đảm bảo an toàn với điều kiện độ dài khóa đủ lớn.
Dựa trên công nghệ RSA Chữ ký số gồm một cặp khóa được mã hóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng: một khóa công khai [Public Key] và một khóa bí mật [Private Key]. Trong đó:
| ✅Khóa bí mật: | ⭐Dùng để tạo chữ ký số |
| ✅Khóa công khai: | ⭐Dùng để thẩm định, kiểm tra chữ ký số và xác thực người dùng. Nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa. |
| ✅Người ký: | ⭐Nghĩa là thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình. |
| ✅Người nhận: | ⭐Là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan. |
| ✅Ký số: | ⭐Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó. |
Hình mẫu các loại chữ ký số
Chữ ký số hợp lệ là khi bấm vào chữ ký số trên văn bản sẽ hiển thị thông tin chi tiết như sau:
Chữ ký số được nhận định là chữ ký điện tử an toàn khi nó được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai. Doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân muốn tạo chữ ký số thì cần có chứng thư số trước tiên.
3. Đối tượng sử dụng chữ ký số
3.1 Chữ ký số của tổ chức
| 1. Mô tả |
|
| 2. Quản lý/ sử dụng |
|
| 3. Giá trị pháp lý | Pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì được ký bởi chữ ký số của cơ quan tổ chức |
| 4. Ngữ cảnh sử dụng | Dùng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức |
| 5. Cách sử dụng | Hiện nay chưa có quy định cụ thể về việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, đối với HCSN thì có quy định tại thông tư 41/2017/TT-BTTTT , Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn thì:
Theo nghị định 130/2018/NĐ-CP thì quy định: Hồ sơ nào có yêu cầu đóng dấu thì dùng chữ ký số của tổ chức |
3.2 Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức
| 1. Mô tả |
|
| 2. Quản lý/ sử dụng | |
| 3. Giá trị pháp lý | Pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì ký bằng chữ ký số của cá nhân |
| 4. Ngữ cảnh sử dụng | Dùng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức
Khuyến nghị: Đối với các giao dịch của tổ chức nên sử dụng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức để đảm bảo tính chính xác/trung thực về chức danh của người ký |
| 5. Cách sử dụng | Hiện nay chưa có quy định cụ thể về việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, đối với HCSN thì có quy định tại thông tư 41/2017/TT-BTTTT , Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn thì:
Theo nghị định 130/2018/NĐ-CP thì quy định: Hồ sơ nào có yêu cầu đóng dấu thì dùng chữ ký số của tổ chức |
3.3 Chữ ký số của cá nhân
| 1. Mô tả |
|
| 2. Quản lý/ sử dụng | |
| 3. Giá trị pháp lý | Pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì ký bằng chữ ký số của cá nhân |
| 4. Ngữ cảnh sử dụng | • Dùng trong giao dịch của cá nhân • Hoặc/và dùng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chứcKhuyến nghị: Đối với các giao dịch của tổ chức nên sử dụng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức để đảm bảo tính chính xác/trung thực về chức danh của người ký |
| 5. Cách sử dụng | Các hồ sơ điện tử yêu cầu phải ký số |
4. Đặc điểm của chữ ký số
– Khả năng xác định nguồn gốc: Có thể xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
– Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã khóa, đảm bảo tính bảo mật và không bị đánh cắp thông tin bởi hacker.
– Tính toàn vẹn: Đảm bảo chỉ có người nhận văn bản/tài liệu đã ký số mới có thể mở văn bản/tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản/tài liệu điện tử trong môi trường điện tử.
– Tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.
5. Chữ ký số và chứng thư số
Chứng thư số là dạng chứng minh thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của cá nhân/ tổ chức, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
Chứng thư số đóng vai trò như một chứng minh thư hoặc hộ chiếu để xác nhận danh tính cá nhân/tổ chức thực hiện ký số. Nếu cá nhân hoặc tổ chức muốn sử dụng chữ ký số thì phải được chứng thực chứng thư số từ cơ quan nhà nước.
Nội dung của chứng thư trong chữ ký số của doanh nghiệp gồm các thông tin cơ bản sau:
| ✅ Tên thuê bao | ⭐Tên chủ thể sở hữu chứng thư số |
| ✅ Số seri | ⭐Số seri trong chứng thư số |
| ✅ Tên đơn vị chứng thực | ⭐Tên đơn vị chứng thực chữ ký số cho DN |
| ✅ Chữ ký số | ⭐Chữ ký số được chứng thực của đơn vị chứng thực |
| ✅ Mục đích và hạn chế | ⭐Mục đích và hạn chế phạm vi sử dụng chứng thư số |
| ✅ Trách nhiệm | ⭐Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số |
| ✅ Thuật toán mật mã | ⭐Thuật toán mật mã xác định chứng thư số |
| ✅ Thông tin khác | ⭐Các thông tin cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông |
> Xem thêm: Chứng thư số là gì? Phân biệt chứng thư số và chữ ký số
6. Mô hình hoạt động của chữ ký số
- Thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa và sử dụng khóa cá nhân để bảo mật, một mã khóa công khai để người dùng có thể đăng nhập vào thiết bị máy tính để ký số.
- Khi mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân, tổ chức đó sẽ có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý gọi là USB Token.
- Người dùng sử dụng USB Token thực hiện ký lên các văn bản khi đó chữ ký đó được gọi là chữ ký số.
7. Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số
Nội dung tại Điều 8, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
- Trường hợp các văn bản cần có chữ ký theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số [với điều kiện chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP]
- Trường hợp các văn bản cần được đóng dấu cơ quan tổ chức theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan [với điều kiện chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP]
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam: Có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
>> Xem chi tiết: Quy định và giá trị pháp lý chữ ký điện tử và chữ ký số
CHỮ KÝ SỐ DÙNG ĐỂ LÀM GÌ?
1. Ứng dụng của chữ ký số
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như cho chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp/tổ chức trong các giao dịch điện tử trực tuyến và thủ tục hành chính của doanh nghiệp như:
| ỨNG DỤNG CỦA CHỮ KÝ SỐ | ||
| Chữ ký số dùng cho cá nhân | Chữ ký số trong doanh nghiệp/tổ chức | Chữ ký số cho cá nhân thuộc tổ chức |
| – Mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin
– Kê khai, quyết toán thuế TNCN
– Giao dịch ngân hàng, tín dụng
– Chứng khoán điện tử
– Mua bán trực tuyến
– Mua bán, thanh toán qua mạng
– Ký hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế – Ký email, ký kết văn bản điện tử… |
– Kê khai thuế điện tử
– Hóa đơn điện tử
– Khai hồ sơ BHXH điện tử
– Khai báo Thống kê điện tử
– Nộp thuế điện tử
– Dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước
– Hải quan điện tử
– Giao dịch ngân hàng điện tử
– Đăng ký doanh nghiệp
– Mua bán, thanh toán qua mạng, thương mại điện tử B2B
– Ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, văn bản điện tử – Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, báo cáo quản trị… |
Giao dịch nghiệp vụ trong nội bộ tổ chức hoặc đại diện tổ chức thực hiện giao dịch với bên ngoài khi được ủy quyền:
– Nghiệp vụ nội bộ: Ký xác nhận văn bản điện tử, email, login hệ thống bảo mật công ty; Ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi… – Giao dịch được tổ chức ủy quyền: Giao dịch/ thanh toán thương mại điện tử, ký kết văn bản điện tử, ngân hàng điện tử… |
– Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số như một cam kết đồng ý về các điều khoản nội dung/thông điệp trên văn bản, hợp đồng, chứng từ hoặc các giao dịch điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, vẹn toàn và bảo mật dữ liệu cho các thông điệp nội dung trên văn bản đã ký.
– Sử dụng chữ ký số là yêu cầu bắt buộc trong một số giao dịch hành chính theo quy định của Cơ quan nhà nước như sau:
| Giao dịch hành chính | Nội dung quy định | Văn bản pháp luật |
| Kê khai Thuế qua mạng |
– DN, tổ chức đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc phải giao dịch, kê khai, nộp thuế qua mạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Để tiến hành các bước đăng ký kê khai thuế qua mạng, bắt buộc DN phải có CKS được cấp phép bởi đơn vị có thẩm quyền. |
Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 |
| Sử dụng hóa đơn điện tử |
– Bắt buộc triển khai hóa điện tử từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022 đối với các doanh nghiệp tại 6 tỉnh, thành phố bao gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định. Toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước phải triển khai hóa đơn điện tử từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022.
– Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán. |
– Nghị định số 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC
– Điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC |
| Khai Bảo Hiểm Xã Hội điện tử |
– Bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
– Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH cần có chữ ký số. |
Quyết định 838/QĐ-BHXH |
– Sử dụng chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức, cá nhân được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo pháp lý.
>> Xem thêm: BẮT BUỘC 100% Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số?
2. Lợi ích của chữ ký số
Tính cấp thiết trong việc sử dụng chữ ký số không chỉ được thể hiện thông qua những chức năng, công dụng của chữ ký số kể trên, mà còn do lợi ích thiết thực mà chữ ký số mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân:
| Rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm thời gian và công sức |
| Thay vì phải mất thời gian, công sức để in tài liệu giấy, chờ đợi chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải đến các cơ quan nhà nước để làm thủ tục và ký tay các giao dịch… thì giờ đây chữ ký số đã giúp người dùng loại bỏ tất cả những bất cập đó.
Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và giao chuyển tài liệu qua internet mà không cần có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp. Bên cạnh đó, với loại chữ ký số từ xa người dùng còn có thể thực hiện ký nhiều tài liệu cùng lúc ngay cả trên mobile, thiết lập luồng ký kết, phân quyền xem và ký kết cho các phòng ban, đối tượng cụ thể… |
| Tiết kiệm chi phí hiệu quả |
| Nhu cầu điện tử hóa việc ký và lưu trữ văn bản, tài liệu của các Tổ chức/doanh nghiệp ngày càng tăng theo xu hướng công nghệ mới. Theo đó, doanh nghiệp/tổ chức sẽ không còn phải tốn chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, tài liệu giấy theo cách truyền thống nữa. Giờ đây mọi hoạt động ký kết và lưu trữ chứng từ, tài liệu, hợp đồng, báo cáo toán,… sẽ được điện tử hóa nhanh chóng với chữ ký số. |
| Đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối |
| Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa công nghệ cao giúp đảm bảo không bị rò rỉ thông tin của người dùng. Đồng thời đảm bảo thông tin của văn bản, hợp đồng đã ký khi chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không bị tác động bởi bên thứ 3. |
| Đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử |
| Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị và tính minh bạch của các văn bản/tài liệu. Khi có tranh chấp xảy ra, các bên tham gia ký số đều phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với nội dung/thông điệp trong tài liệu đã ký bằng chữ ký số tương đương như tài liệu giấy được ký tay hay đóng dấu. |
| Loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký |
| Trong khi chữ ký tay có khả năng bị giả mạo rất lớn [từ 55-70%] thì việc giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi. |
| Giúp xác định tính toàn vẹn cũng như nguồn gốc của một tài liệu |
| Chữ ký số cho phép xác định danh tính của người ký, đồng thời đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản gốc. Văn bản/tài liệu sau khi ký số sẽ không thể thay đổi, chỉnh sửa. Trong trường hợp văn bản/tài liệu đã ký số nhưng bị tác động chỉnh sửa sẽ dẫn đến dữ liệu bị vô hiệu hóa, văn bản/tài liệu đó sẽ không còn giá trị giao dịch. |
>>Tìm hiểu chi tiết về lợi ích khi sử dụng chữ ký số tại bài viết: 5 lợi ích hàng đầu của chữ ký số không phải ai cũng biết
CÁC LOẠI CHỮ KÝ SỐ PHỔ BIẾN HIỆN NAY
Hiện nay, đang có 4 loại chữ ký số sử dụng nhiều nhất trên thị trường đó là: Chữ ký số USB token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa.
1. Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó là loại chữ ký số cần dùng đến thiết bị phần cứng tích hợp – USB Token [dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân]. Người dùng khi ký số bằng chữ ký số USB Token cần cắm USB vào máy tính để thực hiện ký tài liệu điện tử.
2. Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.
Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.
3. Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký. T
Trong đó HSM [Hardware Security Module] là một thiết bị vật lý được dùng để quản lý cũng như bảo vệ các cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng xử lý mật mã và có tính xác thực mạnh. HSM có hình thức dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.
4. Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa [Remote Signature] hay còn được biết với một số cách gọi khác như: Chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số không cần USB, chữ ký số di động, chữ ký số online… là loại chữ ký số kiểu mới và được đánh giá là loại chữ ký số có công nghệ, tính năng và tính ứng dụng mạnh mẽ nhất.
Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây [cloud-based] để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.
Chữ ký số từ xa khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của chữ ký số USB Token, khi cho phép người dùng ký số mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị điện tử [mobile, PC, tablet…] mà không phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng.
CHỮ KÝ SỐ CÁ NHÂN VÀ CHỮ KÝ SỐ DOANH NGHIỆP
Chữ ký số doanh nghiệp
Chữ ký số doanh nghiệp là một thiết bị chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, dùng để xác nhận thay cho chữ ký của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Về phần thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp sẽ bao gồm:
- Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
- Số hiệu của chứng thư số [số seri]
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số [Ví du: MISA eSign]
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
- Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
- Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
Chữ ký số cá nhân
Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số.
Chứng thư số cá nhân có tác dụng xác thực danh tính của người ký, có giá trị tương đương với chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi người để giải quyết các vấn đề giao dịch của cá nhân trong môi trường Internet.
Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:
- Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: Hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn…
- Tham gia các giao dịch trực tuyến: Kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…
Nội dung thể hiện trên chữ ký số cá nhân bao gồm:
- Tên của cá nhân là chủ thể chứng thư số đó
- Tên của công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số.
MUA CHỮ KÝ SỐ Ở ĐÂU TỐT NHẤT?
Hiện nay có hơn 15 tổ chức được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số. Chữ ký số của nhà cung cấp nào cũng đều tốt cả, tính năng sử dụng như nhau, quan trọng là bạn có chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ [hay còn gọi là Đại lý/CTV chữ ký số] tốt hay không.
|
MISA là đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế [T-VAN],… cho gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử eSign giúp doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động. Phần mềm chữ ký số điện tử eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký:
|
Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số
| Chữ ký số có bắt buộc phải sử dụng không? |
| Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ, Doanh nghiệp mới thực hiện được các hoạt động đó. Tìm hiểu chi tiết TẠI ĐÂY |
| Chữ ký số có giá trị pháp lý không? |
| Theo điều 24 Luật giao dịch điện tử, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định thì chữ ký số có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, để một chữ ký số được coi là hợp pháp thì chữ ký số đó phải đảm bảo đầy đủ an toàn theo các điều kiện cụ thể. Các bạn có thể tìm hiểu chi tiết TẠI ĐÂY |
| Sử dụng chữ ký số với mục đích chính là gì? |
| Không phải ai cũng tận dụng được hết những công dụng của chữ ký số. Thông thường các doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số cho những mục đích cụ thể sau: Kê khai thuế, hải quan, BHXH, DVC,… điện tử, Phát hành hóa đơn điện tử, Đấu thầu qua mạng, Ký văn bản, hợp đồng điện tử, Phục vụ chứng khoán, ngân hàng điện tử. Bạn có thể tham khảo chi tiết về những mục đích chính của doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số TẠI ĐÂY |
| Chữ ký số sử dụng có an toàn không? |
| Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng chữ ký số. Bởi đây là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác, có tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao, là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cá nhân/cơ quan/tổ chức yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình. |
| Mua chữ ký số ở đâu? |
| Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số từ đại lý chữ ký số của MISA, Viettel, VNPT, BKAV, FPT…Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Các bạn có thể tham khảo top 10 nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất hiện nay TẠI ĐÂY |