Chuẩn bị cho team building như thế nào

Bạn đang lo lắng khi lần đầu tiên tham gia chương trình teambuilding và thắc mắc rằng mình cần phải chuẩn bị những gì để sẵn sàng tham gia và vui chơi hết mức có thể. Đừng quá căng thẳng, Đất Việt Tour sẽ giúp bạn giải quyết những lo lắng trên thông qua một vài lời khuyên sau đây.

Chuẩn bị tâm lý thoải mái và thái độ tự tin nhất

Khi tham gia teambuilding là bạn đang trải qua một khoảng thời gian vui vẻ và thú vị khi được cùng các thành viên khác trong công ty tham gia các hoạt động tập thể đầy ý nghĩa. Vì thế trước ngày diễn ra, bạn không nên suy nghĩ quá nhiều, giữ cho tâm trạng thật thoải mái và hãy xem như mình sắp được đi du lịch và nghỉ dưỡng cùng với bạn bè và đồng nghiệp. Bên cạnh đó, khi tham gia các trò chơi hãy luôn thật tự tin, chủ động và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình vì khi một cá nhân thành công sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho cả một tập thể.

Chuẩn bị về trang phục và hành lý

Vì chương trình teambuilding là một chuyến đi dài ngày kết hợp giữa du lịch và hoạt động vui chơi nên ngoài những bộ trang phục mặc khi đi tham quan và ngắm cảnh, thì bạn cũng cần mang theo những bộ đồ thể thao để tiện cho việc vận động nhiều. Nên lựa chọn những bộ đồ thể thao năng động, thật thoải mái, vừa dáng người, chất liệu co giãn và thấm hút mồ hôi tốt. Mũ nón và kem chống nắng cũng rất cần thiết nếu hoạt động teambuilding diễn ra ở ngoài trời hay trên bãi biển. Ngoài ra, hành lý mang theo cũng nên cân nhắc thật kỹ, gọn nhẹ tiện cho việc mang vác khi di chuyển.

Chuẩn bị về dụng cụ, tài liệu

Nếu bạn thuộc ban tổ chức chương trình teambuilding thì khâu chuẩn bị dụng cụ và các vật dụng tổ chức teambuilding là rất quan trọng. Bạn cần liệt kê thành một danh sách những thứ cần thiết và chuẩn bị chúng từ trước đó 2 – 3 ngày, xin thông tin của trưởng đoàn, hướng dẫn viên cũng như khách sạn, quán ăn nơi mình đến. Tham gia teambuilding cũng là một cách để học tập và phát triển kỹ năng nên một cuốn sổ tay để ghi chú lại những điều mới mẻ sẽ rất hữu ích cho bạn đấy! Máy ảnh cũng là vật không thể thiếu trong suốt chuyến hành trình teambuilding, lưu giữ lại những khoảnh khắc thật đáng nhớ bên cạnh bạn bè và đồng nghiệp.

Chuẩn bị sức khỏe thật tốt

Một trong những thứ rất quan trọng mà bạn cần chuẩn bị để chuyến du lịch teambuilding thật hoàn hảo đó là sức khỏe. Để phòng ngừa cảm mạo, say nắng, say tàu xe, đau bụng thì bạn nên mang theo thuốc và chú ý ăn uống ở những nơi hợp vệ sinh an toàn. Tránh uống rượu bia và ăn những món lạ dễ gây kích ứng da và niêm mạc dạ dày, sẽ ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và sức khỏe của bạn trong suốt chuyến đi.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn và cả công ty sẽ có một chuyến đi du lịch teambuilding thật thú vị và bổ ích. Hãy tận hưởng khoảng thời gian vui vẻ, sát cánh cùng các thành viên trong team nâng cao tinh thần đoàn kết nhằm xây dựng tinh thần làm việc tập thể và giúp công ty ngày một phát triển vững mạnh.

Được xem là giải pháp xây dựng và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, teambuilding đem đến rất nhiều giá trị cho doanh nghiệp: sự gắn kết, sức sáng tạo, khả năng bứt phá, tính kỷ luật, thử thách bản lĩnh… Việc bạn cần làm là xác định mục đích tổ chức team building của công ty, mong muốn đem đến giá trị gì cho đội ngũ nhân sự để xây dựng một chương trình phù hợp.

Chẳng hạn, những doanh nghiệp mới thành lập rất dễ xảy ra tình trạng “mệnh ai nấy làm”, khả năng teamwork kém, thiếu sự hòa nhập, cảm thông và chia sẻ. Cách tổ chức chương trình team building nên tập trung vào việc phá vỡ khoảng cách, giúp các thành viên thấu hiểu, gắn kết với nhau hơn.

Với các tập đoàn lớn, nhân viên thường chỉ biết đến phòng ban, bộ phận của mình. Mục đích tổ chức team building khi đó lại cần tạo được cơ hội giao lưu, phối hợp và thể hiện sức sáng tạo cho người chơi.

Còn với những chương trình team building kick-off đội ngũ để đạt được mục tiêu doanh số, cách tổ chức trò chơi team building phù hợp cần tập trung vào sự thay đổi, cải tiến, thử thách tốc độ, bứt phá giới hạn…

Các đặc điểm của đối tượng tham gia chương trình bạn cần xác định gồm: Giới tính (tỷ lệ nam/nữ), độ tuổi, tình trạng sức khỏe (hay thể lực), nghề nghiệp, một số vấn đề cá nhân họ đang gặp phải.

Chẳng hạn nếu người chơi có tỉ lệ nữ giới cao hơn, bạn cần thiết kế các trò chơi ít đòi hỏi thể lực, tập trung hơn vào sự khéo léo, cẩn trọng và tỉ mỉ. Người tham gia có độ tuổi trẻ trong khoảng 20-35 thích hợp với các trò chơi mang tính vận động cao, trong khi độ tuổi trung niên chỉ nên chơi những trò chơi nhẹ nhàng, ít phải vận động và di chuyển.

Nếu công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, các trò chơi liên quan đến tính liên hoàn, dây chuyền, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới sẽ rất phù hợp. Ngược lại, thiết kế kịch bản team building cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ nên ưu tiên các trò chơi mang lại bài học về sự tôn trọng, hết lòng phục vụ từ trái tim.

Ngoài ra, điều quan trọng nhiều người bỏ qua khi phân tích đặc điểm đối tượng tham gia đó là một số người chơi có thể gặp phải chứng sợ nước, sợ độ cao… Hãy lưu ý kỹ càng những đặc điểm này để đem lại trải nghiệm trọn vẹn cho người chơi. Điều đó cũng sẽ thể hiện bạn là người biết cách tổ chức team building chuyên nghiệp.

Tiếp theo, bạn lập bảng kê khai chi tiết các hạng mục cần chi trong chương trình. Ngoài những hạng mục có chi phí đã được fix cố định (vé máy bay, xe vận chuyển), hãy ước tính khoảng chi phí bạn dành cho các hạng mục khác như chi phí khách sạn, chi phí suất ăn/người, chi phí tổ chức team building, chi phí tổ chức gala dinner… Sau đó, bạn tiến hành chỉnh sửa, thêm bớt các hạng mục sao cho hợp lý với ngân sách và cân nhắc nhân viên công ty có cần đóng thêm hay không?

Chẳng hạn, nếu ngân sách dư dả, bạn có thể đặt lưu trú ở khách sạn/khu nghỉ dưỡng 5*, chi phí suất ăn 500k/người/bữa, các trò chơi team building chú trọng yếu tố hoành tráng, mới lạ. Ngược lại, nếu ngân sách có hạn, bạn chỉ nên lưu trú ở khách sạn 3*, chi phí suất ăn 200-300k/người, các trò chơi team building được tổ chức theo hình thức đơn giản hơn…

Luxevent mách bạn cách tổ chức team building chuyên nghiệp khi lập kế hoạch ngân sách: Luôn có một khoản chi phí dự trù cho các trường hợp phát sinh. Hơn 90% các tour du lịch team building đều phát sinh chi phí ngoài mức dự kiến ban đầu.

4. Thời gian tổ chức team building phù hợp

Team building thường được tổ chức kết hợp với các chuyến đi company trip, chương trình du lịch MICE hay các hoạt động dã ngoại ngắn ngày. Bạn sẽ cần có ít nhất 1 tháng để lập kế hoạch về việc ăn uống ngủ nghỉ như thế nào, cách thức tổ chức team building ra sao và kịp thời  giải quyết ổn thỏa mọi vấn đề phát sinh nếu có. Việc liên hệ đặt các dịch vụ từ sớm cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách hơn và tránh được tình trạng “cháy” dịch vụ.

Cần lưu ý rằng tổ chức du lịch team building vào ngày cuối tuần (từ thứ 6 đến chủ nhật) hoặc lễ Tết thì giá các dịch vụ lưu trú, vé máy bay… sẽ cao hơn so với các ngày trong tuần (từ thứ 2 đến thứ 5). Tùy theo đặc thù cũng như khối lượng công việc của công ty mà sắp xếp thời gian tổ chức vào ngày trong tuần hay cuối tuần cho phù hợp.

5. Địa điểm tổ chức team building ở đâu

Nếu địa điểm tổ chức team building ở trong nhà, chương trình của bạn sẽ tránh được những tác động của thời tiết. Tuy nhiên nếu tổ chức ở ngoài trời hoặc các bãi biển, khu du lịch, bạn cần tìm hiểu rõ về đặc điểm thời tiết, khí hậu của khu vực đó.

Chẳng hạn, nếu chọn vùng biển Đông Bắc (Cô Tô, Quan Lạn, Cát Bà), bạn chỉ nên đến đây vào khoảng tháng 3-5. Tuyệt đối không lựa chọn những địa điểm này để tổ chức team building vào tháng 7-8 vì thường xảy ra mưa bão lớn. Trong khi đó, thời điểm tổ chức team building Nha Trang đẹp nhất là vào tháng 1-9, từ tháng 10-12 là lúc mùa mưa kéo dài, bạn chỉ có thể ngồi trong nhà ngắm mưa rơi mà thôi.

Đối với các chương trình team building kick-off, dã ngoại ngắn ngày, địa điểm tổ chức lý tưởng là các khu du lịch, nghỉ dưỡng ở khu vực ngoại thành. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Tổ chức team building tại Hà Nội để nắm được thông tin về địa điểm, concept và những lưu ý trong quá trình tổ chức.

Ngoài ra, việc xác định địa điểm tổ chức trò chơi team building trong nhà, ngoài trời hay trên bãi biển cũng góp phần quan trọng trong việc hình thành ý tưởng, cách thức tổ chức trò chơi team building. Cụ thể, các trò chơi mang tính vận động cao phù hợp với không gian tổ chức ngoài trời. Các trò chơi thiên về trí tuệ phù hợp với không gian trong nhà. Trong khi địa hình sông hồ, bãi biển là nơi tuyệt vời để tổ chức các trò chơi liên quan đến yếu tố nước.

6. Phân công công việc cho các thành viên

Sau khi đã có được những thông tin sơ bộ, bạn thành lập một ban tổ chức và tiến hành phân công công việc cho các thành viên. Có thể chia nhóm theo các hạng mục công việc gồm:

– Nhóm Hậu Cần

Chịu trách nhiệm booking các dịch vụ: Đặt xe di chuyển, đặt vé máy bay, vé tham quan, đặt phòng khách sạn, đặt nhà hàng, thuê thiết bị, thuê MC, thuê hướng dẫn viên

– Nhóm Ý Tưởng

Chịu trách nhiệm thiết kế kịch bản trò chơi team building và gala dinner: Lên ý tưởng, chủ đề, concept, nội dung các trò chơi team building và chương trình gala dinner, chịu trách nhiệm lên maket, in ấn (background team building, backdrop gala dinner, thiệp mời, hộp quà tặng, áo thun team building, mũ đồng phục…) và truyền thông nội bộ

– Nhóm Điều Hành

Chịu trách nhiệm xây dựng lịch trình, vận hành tổ chức: Lên danh sách thành viên, xây dựng agenda chương trình, dự phòng rủi ro, giám sát, điều phối và vận hành tổ chức

Nên có một bản checklist chi tiết cho từng bộ phận để đảm bảo không có bất kỳ thiếu sót nào xảy ra.

7. Sáng tạo ý tưởng tổ chức team building

Chủ đề/slogan team building

Để tìm ra được một chủ đề/slogan team building phù hợp, ý nghĩa nhất (chưa cần hay), bạn hãy dựa vào mục đích tổ chức teambuilding. Bạn mong muốn người chơi rèn luyện được những kỹ năng như thế nào thông qua các trò chơi? Thông điệp bạn muốn truyền tải sau khi chương trình kết thúc? Sau đó chọn một câu trả lời có độ dài khoảng 10-15 từ.

Tiếp theo, để slogan trở nên ngắn gọn, xúc tích, ấn tượng và dễ nhớ, bạn hãy tìm cách thay đổi, biến tấu từ ngữ trong câu, hoặc chuyển hóa sang dạng ngôn ngữ khác (Việt sang Anh) với các cụm từ ấn tượng, dễ nhớ hơn mang ý nghĩa tương đồng. Một slogan chương trình team building dễ nhớ và dễ gây ấn tượng nên có độ dài dưới 8 từ. Bạn có thể tham khảo 65+ slogan team building hay nhất TẠI ĐÂY.

Concept team building

Sau khi có được slogan chương trình, hãy nghĩ ra những concept team building phù hợp nhất để thể hiện được thông điệp, ý nghĩa của slogan. Chắc hẳn bạn đã từng nghe hoặc từng tham gia các chương trình team building như Amazing Race (Cuộc đua kỳ thú), Champion Dash (Vượt chướng ngại vật), Color Me Run (Đường đua sắc màu) hay team building Quân Đội. Đây đều là những chương trình team building được thiết kế theo concept riêng rất độc đáo và lôi cuốn người chơi.

Việc thiết kế kịch bản chương trình team building theo concept có thể sẽ cần một khoản chi phí cao hơn liên quan đến trang phục, game tools… Tuy nhiên, hiệu quả đem lại về mặt ấn tượng, ghi nhớ, đặc biệt là hiệu ứng truyền thông sẽ lớn hơn nhiều so với một chương trình team building thông thường. Bạn có thể tham khảo concept team building Hào Khí Đông A do Luxevent tổ chức cho TC Motor Hyundai TẠI ĐÂY.

8. Cách xây dựng kịch bản tổ chức team building

Để tổ chức trò chơi team building, trước tiên bạn cần xây dựng một kịch bản trò chơi chi tiết. Ngoài kinh nghiệm tham gia nhiều trò chơi team building, bạn còn cần phải có chuyên môn để am hiểu về thiết bị, địa hình, cách vận hành một chương trình đảm bảo an toàn và không xảy ra những rủi ro, tai nạn đáng tiếc. Bên cạnh đó, bạn còn cần biết nắm bắt xu hướng để các trò chơi luôn mới lạ và sáng tạo, đem lại sự hào hứng cho người chơi.

Lợi thế khi bạn tự xây dựng kịch bản chương trình team building cho doanh nghiệp, tổ chức của mình đó chính là sự am hiểu về văn hóa của tổ chức, biết được những điểm mạnh, điểm yếu, thiếu sót… từ đó thiết kế một chương trình team building phù hợp và đem lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp.

Về thời lượng, một chương trình team building thường kéo dài từ 45-120 phút để đảm bảo phù hợp với thể lực của phần lớn người tham gia, tránh thời lượng quá dài dẫn tới tình trạng mất sức và mệt mỏi.

Một kịch bản trò chơi team building sẽ có 5 trạm game chính như sau:

Game 1: Khởi động

Đây là phần chơi nhằm khởi động tinh thần của các thành viên. Sau khi phân chia đội hình và sáng tạo bản sắc riêng, các đội sẽ nhận áo, nhận cờ đội và cùng tham gia một số hoạt động warm-up như xoa bóp cho nhau, lắc lư theo điệu nhạc.

Game 2: Phá băng

Trò chơi team building thứ hai thường mang tính chất vui vẻ, hài hước, nhằm phá vỡ “tảng băng” giữa các thành viên, giúp mọi người vui vẻ, cởi mở hơn, sẵn sàng tinh thần và thể lực để chơi hết sức mình trong những trò chơi kế tiếp.

Game 3: Vượt chướng ngại vật

Sau khi đã được khởi động và chuẩn bị kỹ càng ở hai trò chơi đầu tiên, người chơi sẽ bắt đầu bước vào cuộc đua thực sự ở trò chơi thứ ba này. Trong trò chơi có tính chất vượt chướng ngại vật, người chơi cần phải hỗ trợ nhau để cùng vượt qua thử thách. Mục đích của trò chơi này chính là kết nối các thành viên, xây dựng tinh thần đồng đội.

Game 4: Tăng tốc

Trong phần game tăng tốc, để hoàn thành thử thách, toàn bộ các thành viên trong đội phải thể sự đồng lòng, chung sức. Đồng thời, vai trò của người lãnh đạo/quản lý cũng được đề cao trong trò chơi này.

Game 5: Về đích

Trò chơi thứ 5 kết lại chuỗi trò chơi trong chương trình team building, cũng là trò chơi thể hiện thông điệp, chủ đề của chương trình. Trong trò chơi cuối cùng này, sức mạnh đoàn kết, ý chí chinh phục, vươn tới đỉnh cao sẽ được thể hiện rõ nét nhất.

Kết thúc chuỗi trò chơi là phần rút ra ý nghĩa, bài học và trao giải cho các đội chơi.

9. Truyền thông nội bộ

Mục đích cuối cùng của chương trình team building là sự gắn kết, vì vậy, hãy làm thật tốt công tác truyền thông nội bộ để 100% nhân viên công ty cùng háo hức tham gia.

Về kế hoạch truyền thông online, bạn hãy lập một group/fanpage của riêng công ty, cập nhật những thông tin mới nhất về chương trình để toàn thể nhân viên công ty cùng nắm được. Hôm nay hé lộ một chút về mẫu áo thun team building, ngày mai bật mí một chút về backdrop check-in, ngày kia là phần thưởng giá trị dành cho đội chiến thắng. Cứ như vậy, ai mà không ngóng từng ngày để tham gia chuyến đi cho được?

Với cách truyền thông offline, bạn hãy phát đi thông báo đến từng phòng ban, gửi thiệp mời tới từng cá nhân. Và đừng quên cập nhật tiến độ thực hiện kế hoạch tổ chức chương trình team building trong mỗi cuộc họp công ty đầu tuần.

10. Lập danh sách thành viên tham gia

Lập danh sách thành viên tham gia chi tiết sẽ giúp bạn thiết kế các trò chơi team building phù hợp, cũng như dễ dàng hơn trong việc booking dịch vụ sao cho chuẩn chỉnh, hợp lý và tiết kiệm ngân sách.

Bên cạnh tổng số lượng người đăng ký, bạn cần lưu ý đến số lượng thành viên nam bao nhiêu, nữ bao nhiêu, có người thân đi cùng hay không… Từ đó quyết định thuê xe bao nhiêu chỗ, đặt bao nhiêu vé máy bay, booking bao nhiêu phòng khách sạn, thuê nhà hàng sức chứa bao nhiêu người…

11. Booking các dịch vụ

11.1. Đặt vé máy bay, tàu xe

Những tín đồ ưa xê dịch đều biết rằng vé máy bay hay tàu xe càng được đặt sớm thì giá vé càng thấp. Vì vậy, ngay khi có danh sách người tham gia, việc đầu tiên bạn cần làm là tiến hành booking vé máy bay, tàu xe.

Theo kinh nghiệm của Luxevent, bạn nên chọn giờ khởi hành vào buổi sáng – thời điểm này đa phần các chuyến bay đều xuất phát đúng giờ. Thêm vào đó, ngay sau khi máy bay hạ cánh và ăn trưa xong, bạn có thể làm thủ tục check-in khách sạn để nghỉ ngơi.

11.2. Đặt phòng khách sạn, nhà hàng

Về khách sạn, bạn cần dựa vào số lượng nam/nữ, thành phần tham dự và nhu cầu của từng cá nhân (muốn ở riêng hay chung, ở cùng phòng với ai) để đặt phòng sao cho phù hợp. Ngoài ra, mỗi khách sạn đều có quy định giá phòng khác nhau cho người lớn và trẻ em. Bạn nên hỏi rõ các khuyến mãi của khách sạn để được sử dụng dịch vụ với ưu đãi tốt nhất.

Về nhà hàng, nếu tổ chức tour du lịch team building trên biển, việc bạn chọn thực đơn sẽ dễ dàng hơn với các món hải sản hấp dẫn. Trường hợp tổ chức team building tại các khu du lịch, nghỉ dưỡng ở ngoại thành, hãy tham khảo ý kiến của mọi người về việc lựa chọn thực đơn Á hay Âu, dùng set menu hay tiệc buffet. Theo kinh nghiệm của Luxevent, chơi team building xong sẽ rất mất sức và mọi người cần ăn nhiều hơn để bù đắp lại phần năng lượng đã tiêu hao. Vì vậy, bạn nên chọn thực đơn đầy đặn một chút để mọi người thoải mái thưởng thức nhé.

Tương tự như vé máy bay hay tàu xe, bạn càng đặt phòng khách sạn, nhà hàng sớm bao nhiêu càng có được giá tốt bấy nhiêu. Nên ưu tiên chọn những nhà hàng, khách sạn ở gần địa điểm tổ chức team building, hoặc các resort biển có sẵn bãi chơi team building nếu có đủ chi phí. Bởi sau khi chơi team xong, mọi người chỉ có một khoảng thời gian ngắn để trở về phòng nghỉ, sửa soạn và chuẩn bị cho chương trình gala dinner.

11.3. Thuê hướng dẫn viên, MC team building

Một tour team building sẽ thật tẻ nhạt nếu không có ai dẫn dắt, khuấy động và kết nối mọi người với nhau. Một hướng dẫn viên trên thông thiên văn, dưới tường địa lý sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức thú vị, đương nhiên không thể thiếu sự hài hước để tổ chức các trò chơi nho nhỏ, gắn kết mọi người ngay từ trên xe. Một MC team building chuyên nghiệp là cầu nối truyền đạt nội dung chương trình, là người biết tạo nhiệt và giữ nhiệt để thổi bùng ngọn lửa khí thế trong mỗi thành viên và cũng là người có khả năng xử lý mọi tình huống một cách thông minh, linh hoạt.

Lời khuyên của Luxevent là bạn nên tìm các đơn vị cung cấp và cho thuê hướng dẫn viên, MC dẫn team building có uy tín với đội ngũ chuyên nghiệp, tránh gặp phải tình trạng “dở khóc dở cười” khi nhân sự thiếu kinh nghiệm hoặc “bùng show”.

11.4. Thuê thiết bị team building

Như đã nói ở trên, bạn cần phải có sự am hiểu về cách sử dụng các thiết bị, dụng cụ team building để tổ chức một chương trình team building chuyên nghiệp. Nếu thiếu sự am hiểu, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm thiết bị team building phù hợp với kịch bản trò chơi, hoặc mất rất nhiều thời gian để thuê thiết kế hay sản xuất đồ chơi team building mới.

Để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp, cách tổ chức team building nhiều doanh nghiệp áp dụng là các công ty tổ chức team building uy tín lo toàn bộ phần team building từ lên ý tưởng, kịch bản trò chơi, cho đến phần gametools, MC, hỗ trợ viên trong chương trình.

11.5. Thuê dịch vụ quay phim, chụp ảnh team building

Nếu trong công ty có sẵn một tay máy cừ khôi, bạn có thể tận dụng phân công nhiệm vụ này cho họ để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, mục đích tổ chức team building là gắn kết nhân viên, và sẽ thật thiệt thòi khi họ không được tham gia vào các hoạt động của chương trình như bao thành viên khác. Hãy mạnh tay thuê một ekip chụp ảnh, quay phim team building chuyên nghiệp để ai cũng đc tham gia cuộc vui. Thêm vào đó, bạn còn có được những bức ảnh, video siêu đẹp để làm truyền thông đấy.

12. Cách xây dựng lịch trình tour team building

Tùy vào thời gian của chuyến đi, mỗi chương trình du lịch team building sẽ có một lịch trình khác nhau. Tuy nhiên, một lịch trình được xây dựng hợp lý sẽ giúp bạn trải nghiệm nhiều hoạt động nhất có thể mà không bị rơi vào tình trạng quá tải. Theo kinh nghiệm của Luxevent, lịch trình tour du lịch team building thông thường sẽ diễn ra như sau:

– Với chương trình team building 1 ngày

Sáng: Khởi hành – Ăn sáng – Nghỉ ngơi – Tổ chức team building

Trưa: Tổ chức gala lunch

Chiều: Tham quan, vui chơi tự do

XEM CHI TIẾT TẠI: Kịch bản chương trình teambuilding 1 ngày cho doanh nghiệp

– Với chương trình team building 2N1Đ:

Ngày 1: Khởi hành – Tham quan (thường là buổi sáng, chưa đến giờ check-in phòng khách sạn) – Ăn trưa –  Nhận phòng nghỉ ngơi – Chơi team building – Tắm rửa, thay đồ – Gala dinner – Ngủ nghỉ

Ngày 2: Ăn sáng – Tham quan, mua sắm – Check-out (Hoặc check-out rồi tham quan, mua sắm tùy thời gian cũng như cung đường di chuyển, bạn sắp xếp sao cho thuận tiện nhất)

– Với chương trình team building 3N2Đ:

Ngày 1: Khởi hành – Tham quan – Ăn trưa – Nhận phòng nghỉ ngơi – Tham quan/vui chơi tự do– Ăn tối

Ngày 2: Ăn sáng – Tham quan kết hợp chơi team building – Ăn trưa – Nghỉ ngơi – Tham quan/vui chơi tự do – Gala dinner – Ngủ nghỉ

Ngày 3: Ăn sáng – Tham quan, mua sắm – Check-out

– Với chương trình team building 4N3Đ:

Ngày 1: Khởi hành – Ăn trưa – Nhận phòng nghỉ ngơi – Tham quan/vui chơi tự do– Ăn tối

Ngày 2: Ăn sáng – Tham quan kết hợp chơi team building – Ăn trưa – Nghỉ ngơi – Tham quan/vui chơi tự do – Ăn tối – Ngủ nghỉ

Ngày 3: Ăn sáng – Tham quan/trải nghiệm – Ăn trưa – Nghỉ ngơi – Tham quan/vui chơi tự do – Gala dinner – Ngủ nghỉ

Ngày 4: Ngày 3: Ăn sáng – Tham quan, mua sắm – Check-out

Một số lưu ý trong quá trình lên kế hoạch timeline chương trình:

– Tình trạng giờ cao su chắc chắn sẽ xảy ra. Để khắc phục điều này, bạn sẽ phải nhắc nhở mọi người liên tục thông qua quá trình truyền thông nội bộ. Tần suất sẽ tăng dần khi gần đến ngày tổ chức.

– Với các tour du lịch team building có quãng đường di chuyển trên 60km, không nên tổ chức chơi team building khi vừa đặt chân đến địa điểm. Mọi người cần được nghỉ ngơi sau khi trải qua một hành trình dài.

– Thời gian tổ chức team building nên diễn ra vào đầu buổi sáng hoặc cuối buổi chiều. Đây là thời điểm không quá ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong chương trình như tiệc gala, hội thảo đào tạo, huấn luyện… Bên cạnh đó, thời tiết tại hai thời điểm này khá dễ chịu, không gây ảnh hưởng đến sức khỏe người chơi nếu bạn tổ chức chương trình ở ngoài trời.

– Gala dinner luôn được tổ chức vào buổi tối cuối cùng trước ngày trở về. Đây là buổi tổng kết giá trị, ý nghĩa của chuyến đi. Sau khi cùng nhau tham gia các hoạt động trong suốt chương trình, mọi người sẽ trở nên cởi mở hơn, gắn kết hơn và đêm gala chính là lúc họ được kết nối với nhau bằng những dư vị lắng đọng, khó quên nhất. 

13. Dự phòng các rủi ro trong quá trình tổ chức team building

99% các chương trình team building đều không tránh khỏi rủi ro trong quá trình tổ chức. Điểm khác biệt trong cách tổ chức team building của các công ty chuyên nghiệp chính là luôn lường trước rủi ro và dự phòng phương án xử lý, ứng phó trong mỗi tình huống. Một số rủi ro thường gặp trong tour team building:

13.1. Nhân sự thiếu kinh nghiệm

Trực tiếp tham gia vào quá trình vận hành và tổ chức, đội ngũ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của chương trình team building. Một MC giàu kinh nghiệm sẽ biết cách ứng phó và xử lý khéo léo với mọi tình huống. Ngược lại, nếu nhân viên âm thanh, ánh sáng thiếu kinh nghiệm sẽ rất khó để phối hợp ăn ý với những người trong team.

Cách ứng phó với các rủi ro về nhân sự:

– Lựa chọn nhân sự giàu kinh nghiệm, linh hoạt và trách nhiệm

– Trước chương trình, có sự trao đổi, làm việc thống nhất giữa hai bên về cách xử lý nếu có tình huống bất ngờ phát sinh trong chương trình

– Động viên tinh thần để nhân sự có tâm lý thoải mái và thái độ tích cực trong quá trình làm việc

13.2. Thời tiết xấu

Đây là một trong những yếu tố khách quan gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình tổ chức team building. Gió, bụi sẽ gây cản trở người chơi. Nắng nóng gay gắt sẽ khiến tinh thần họ hạ nhiệt. Và tệ hơn nữa khi trời mưa bão bạn sẽ không thể tổ chức được bất cứ hoạt động nào.

Biện pháp ứng phó với các rủi ro về thời tiết:

– Tìm hiểu kỹ càng đặc điểm thời tiết, khí hậu của địa điểm tổ chức

– Theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên để có những thay đổi hợp lý

– Chuẩn bị vật dụng che chắn: Mũ nón, phông bạt, áo mưa

13.3. Dụng cụ team building không đảm bảo

Thiếu dụng cụ, dụng cụ không đúng kích thước, chủng loại, chất lượng dụng cụ, thiết bị không đảm bảo… là một trong số những rủi ro thường gặp.

Cách xử lý rủi ro về dụng cụ chơi team building:

– Có checklist với thông tin chi tiết về số lượng, hình ảnh đạo cụ

– Kiểm tra chất lượng thiết bị khi nhận bàn giao từ đơn vị cho thuê đồ chơi team building

– Yêu cầu đơn vị cho thuê hướng dẫn cách vận hành và những lưu ý trong quá trình sử dụng dụng cụ để đảm bảo an toàn

13.4. Sự an toàn của người chơi tem building

Ngoài rủi ro về sự an toàn trong quá trình sử dụng thiết bị team building, người chơi còn có thể gặp rủi ro liên quan đến địa hình tổ chức, những xung đột trong quá trình chơi…

Một số biện pháp bảo đảm sự an toàn cho người chơi:

– Sử dụng trang phục, dụng cụ bảo hộ cho người chơi như gang tay, đệm gối, mũ bảo hiểm

– Tránh chọn các địa hình chơi team building dễ bị thương như nền gạch cứng, cẩn trọng với địa hình ao hồ sông biển

– MC cần dẫn dắt và xử lý tình huống khéo léo để tránh xảy ra xích mích, xung đột

– Dự phòng hộp thuốc y tế

13.5. Rủi ro về timeline chương trình

Bạn dự định khởi hành lúc 7h nhưng quá nhiều nhân viên cao su thời gian nên phải tới 7h45, cả đoàn mới có thể xuất phát. Điều này kéo theo sự chậm trễ của tất cả các hoạt động khác trong cả một ngày. Một rủi ro khác những người chưa có kinh nghiệm tổ chức team building chuyên nghiệp thường gặp phải là thiếu khả năng ước lượng thời gian cho từng hoạt động trong chương trình, dẫn đến phải hủy bỏ một số hoạt động trong dự định.

Để khắc phục những vấn đề trên, giải pháp Luxevent đưa ra giúp bạn:

– Lên kế hoạch với timeline chi tiết cho từng hoạt động, bao gồm cả quá trình di chuyển, thời gian chuẩn bị, thời gian set up địa điểm tổ chức…

– Xác định thứ tự ưu tiên cho từng hạng mục. Không nên sắp xếp lịch trình quá dày đặc dễ dẫn đến sự chồng chéo.

– Luôn thông báo, nhắc nhở người tham gia các hoạt động tiếp theo trong chương trình để họ có sự chuẩn bị

14. Vận hành tổ chức chương trình team building

Kịch bản, timeline chương trình đã xây dựng chi tiết. Giờ là lúc bạn hiện thực hóa bản kế hoạch tổ chức team building của mình. Hãy thể hiện mình là người biết cách tổ chức team building chuyên nghiệp với những lưu ý sau:

– Vai trò người lãnh đạo: Sẽ thật khó khăn khi bạn vừa tham gia các hoạt động, vừa phải có cái nhìn bao quát tổng thể toàn bộ chương trình để có những quyết định và điều chỉnh hợp lý. Nhưng hãy cố gắng nhé, thành quả sau chương trình sẽ là sự đền đáp xứng đáng cho những nỗ lực của bạn.

– Vai trò người truyền lửa: Trong vai trò người tổ chức, bạn chính là linh hồn của chương trình. Nếu bạn mất tinh thần, các thành viên khác cũng sẽ sớm nhận ra điều đó và không còn tâm trí tham gia nữa. Hãy là người tạo lửa và truyền lửa để thúc đẩy tinh thần và kết nối thành viên trong cả đoàn nhé.

– Vai trò người giải cứu: Bạn thấy đấy, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong một chương trình team building. Nhiều khi có thể lường trước, đôi khi không. Vì vậy, hãy xung trận trong tâm thế người giải cứu để sẵn sàng ứng biến kịp thời trước mọi tình huống.

15. Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm

Chúng ta luôn trưởng thành sau những bài học. Kết thúc chương trình, bạn hãy tổng kết những gì mình đã làm được và chưa làm được. Kết hợp với ý kiến đánh giá của toàn bộ nhân viên công ty để đúc rút kinh nghiệm cho những lần sắp tới. Chẳng ai biết cách tổ chức team building chuyên nghiệp ngay từ lần đầu. Người ta tổ chức mãi thì thành chuyên nghiệp thôi!

16. Truyền thông sau chương trình team building

Chúng ta có thể lãng quên kỷ niệm trong một vài khoảnh khắc, nhưng những bức ảnh và video clip sẽ giúp chúng ta lưu giữ và nhớ mãi về hành trình ấy.

Bạn hãy:

– Chọn lọc và tạo một album với những bức ảnh đẹp nhất, đáng nhớ nhất đăng trên fanpage/group truyền thông của chương trình

– In một vài bức ảnh đẹp để trưng bày trong văn phòng

– Lưu ảnh ở thư mục chung của công ty để mọi người có thể xem và sử dụng bất kỳ lúc nào

Đây cũng là cách làm vô cùng hiệu quả để thúc đẩy nhân viên hưởng ứng và tham gia các chương trình tổ chức teambuilding cũng như hoạt động văn hóa nội bộ tiếp theo của công ty!

Trên đây là hướng dẫn cách tổ chức team building chuyên nghiệp từ công ty tổ chức team building 10 năm kinh nghiệm Luxevent. Chúc bạn có một chương trình thành công và sớm trở thành một chuyên gia tổ chức team building thực thụ nhé!