Trước khi bắt đầu xuất Hoá đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện cách tra cứu thông báo phát hành hoá đơn của mình trực tuyến để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của Hoá đơn được phát hành. EFY Việt Nam xin hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức quy trình và các lưu ý khi phát hành hoá đơn, tra cứu thông báo phát hành hoá đơn trực tuyến.
Cách tra cứu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
1. Thời điểm nộp Thông báo phát hành Hoá đơn điện tử
Hiện nay, hồ sơ phát hành Hoá đơn điện tử lần đầu vẫn căn cứ theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC áp dụng từ 12/06/2017 quy định. Doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý thực hiện đúng các nội dung sau:
- Thời gian nộp Thông báo phát hành hoá đơn và Hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý chậm nhất 2 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hoá đơn.
- Trường hợp hồ sơ Thông báo phát hành của tổ chức không đảm bảo, sai sót thì trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan Thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức để nộp thông báo phát hành mới.
- Hoá đơn mẫu và Thông báo phát hành hoá đơn được niêm yết rõ ràng tại tổ chức sử dụng.
2. Hồ sơ Thông báo phát hành Hoá đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hoá đơn điện tử qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Quyết định và Hoá đơn mẫu được scan bản gốc có dấu và đưa vào 1 file định dạng word có ký số.
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Thông báo phát hành được nộp dưới dạng XML.
- Hoá đơn mẫu được xuất từ phần mềm Hoá đơn điện tử của nhà cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử.
3. Nộp Thông báo phát hành Hoá đơn điện tử
Tổ chức nộp Thông báo phát hành Hoá đơn điện tử tại website nhantokhai.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer
4. Tra cứu kết quả trực tuyến tình trạng Thông báo phát hành Hoá đơn điện tử
Sau 2 ngày kể từ thời điểm nộp hồ sơ Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, nếu doanh nghiệp, tổ chức không nhận được văn bản nào của cơ quan Thuế thì thực hiện tra cứu kết quả trực tuyến trước khi bắt đầu sử dụng.
Quy trình tra cứu bao gồm bước:
Bước 1: Truy cập vào website //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
Tại mục Thông tin thông báo phát hành => Chọn Hoá đơn => Chọn Tổ chức, cá nhân
Bước 2: Nhập Mã số thuế; Thời gian tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước 3: Doanh nghiệp, tổ chức click chuột vào ô Ngày phát hành để tra cứu nội dung Thông báo phát hành hoá đơn đã được duyệt.
Nếu toàn bộ thông tin đã chính xác, doanh nghiệp được phép bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử theo đúng quy định.
Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn cho số lượng cấp mới.
Để được tư vấn tốt nhất về hồ sơ Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, thiết kế mẫu hoá đơn tự động, phần mềm Hoá đơn điện tử iHOADON tốt nhất hiện nay, vui lòng liên hệ trực tiếp với EFY Việt Nam.