Công văn thu hồi hàng hóa hết date năm 2024

Bạn đang tìm kiếm mẫu quyết định tiêu hủy hàng hóa để đảm bảo quá trình này diễn ra theo đúng quy định pháp luật? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một mẫu quyết định chi tiết và hữu ích để bạn có cái nhìn rõ ràng về vấn đề pháp lý này. Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong quá trình tiêu hủy hàng hóa?

I. Lập hồ sơ hàng hóa hết hạn hoặc bị hư hỏng để được khấu trừ thuế TNDN, GTGT

Căn cứ tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 có nêu:

“b, Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Nhằm đạt được quyền khấu trừ thuế TNDN và thuế GTGT theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập hồ sơ chi tiết về hàng hóa đã hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng để giải trình với cơ quan thuế. Hồ sơ này bao gồm các thành phần chính như sau:

1. Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng:
   • Phải mô tả chi tiết về giá trị hàng hóa bị hư hỏng.
   • Xác định nguyên nhân gây hư hỏng, chủng loại, số lượng.
   • Ghi rõ giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có).
   • Đính kèm bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng, được xác nhận bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2. Hồ sơ bồi thường thiệt hại từ cơ quan bảo hiểm:
   • Nếu có, điều này cần được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường.
3. Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường của tổ chức và cá nhân (nếu có):
   • Nếu có các tổ chức hoặc cá nhân phải chịu trách nhiệm, hồ sơ này cần mô tả rõ trách nhiệm của họ.

Lưu ý rằng tất cả các tài liệu chứng minh về tình trạng hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng của hàng hóa không cần phải được nộp cho cơ quan thuế trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định trước đó. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ hồ sơ này tại địa điểm kinh doanh và sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu, theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015.

II. Thủ tục, biên bản tiêu hủy hàng hóa hết hạn hoặc hư hỏng

Khi doanh nghiệp đối diện với số hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng, quy trình lập hồ sơ là quan trọng để đảm bảo quyền khấu trừ thuế. Nếu có khả năng thanh lý, doanh nghiệp cần lập hồ sơ liên quan. Trong trường hợp tiêu hủy, hồ sơ cần bao gồm đầy đủ các loại Biên bản tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng. Mục tiêu là ghi chép chi tiết về hàng hóa và quá trình tiêu hủy, đảm bảo tuân thủ quy định và chuẩn bị cho giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết. Thành phần hồ sơ tiêu hủy hàng hóa hết hạn, hư hỏng bao gồm:

2.1. Biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn sử dụng

Việc kiểm kê hàng hóa hết hạn đòi hỏi sự chính xác để tránh tổn thất cho doanh nghiệp. Quá trình kiểm kê cần có biên bản chi tiết, bao gồm chủng loại, số lượng, ngày nhập và ngày hết hạn. Điều này đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác. Biên bản kiểm kê phải có chữ ký của các bộ phận liên quan, tạo cơ sở cho việc trình bày trước hội đồng tiêu hủy. Nó là tư cách cơ bản để đề xuất và nhận quyết định tiêu hủy từ người đứng đầu doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy trình và ngăn chặn rủi ro thiệt hại.

Nhấn để tải Bien-ban-kiem-tra-hang-ton-kho-het-han-su-dung

2.2. Giấy đề nghị hủy hàng tồn kho đã hết hạn sử dụng

Từ biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn trước đó, người phụ trách cần gửi giấy đề nghị tiêu hủy tới người đứng đầu doanh nghiệp. Việc tiêu hủy hàng hóa hết hạn chỉ thực hiện khi lãnh đạo doanh nghiệp đã ban hành Quyết định chấp thuận tiêu hủy. Điều này đảm bảo rằng quá trình tiêu hủy diễn ra theo quy định và được quản lý chặt chẽ, ngăn chặn rủi ro và thiệt hại cho doanh nghiệp. Quyết định này thường là kết quả của việc xem xét biên bản kiểm kê và đảm bảo tính minh bạch và quyết đoán trong quá trình quản lý hàng hóa hết hạn.

Nhấn để tải Giay-de-nghi-huy-hang-ton-kho-da-het-han-su-dung

2.3. Quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Quyết định về việc thành lập hội đồng tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng (HĐTH) đặt ra như một bước quan trọng, tương tự như quá trình tiêu hủy tài liệu không còn giá trị. Mục tiêu chính của việc thành lập HĐTH là đảm bảo rằng quá trình xem xét danh mục hàng hóa đề xuất tiêu hủy diễn ra một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Thành phần của HĐTH thường bao gồm lãnh đạo của các phòng ban liên quan đến số lượng hàng hóa hết hạn. Điều này giúp đảm bảo sự chắc chắn và minh bạch trong quyết định tiêu hủy, đồng thời tăng cường sự đồng thuận và tính chuyên nghiệp trong quá trình này.

2.4. Quyết định tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Quyết định tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng là trách nhiệm của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm. Quyết định này được đưa ra sau quá trình họp hội đồng, trong đó diễn ra sự nhất trí và tán thành ý kiến của lãnh đạo các phòng ban liên quan. Quyết định tiêu hủy đồng thời là kết quả của việc xem xét kỹ lưỡng và cân nhắc đầy đủ về danh mục hàng hóa hết hạn. Bằng cách này, quyết định được đưa ra một cách chặt chẽ, đồng thuận và đảm bảo rằng quá trình tiêu hủy diễn ra một cách minh bạch và có tính hiệu quả.

Nhấn để tải Mẫu quyết định tiêu hủy hàng hóa

2.5. Biên bản về việc tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Quá trình tiêu hủy hàng hóa đòi hỏi sự chặt chẽ và triệt để để đảm bảo hủy hết số hàng hóa như đã ghi trong biên bản kiểm kê. Sau khi hủy, cần tiến hành kiểm tra đối chiếu cẩn thận để tránh hủy sót, một tình huống có thể tạo cơ hội cho kẻ xấu đưa hàng hóa không an toàn ra thị trường. Điều này có thể ảnh hưởng đến người tiêu dùng và uy tín của doanh nghiệp. Biên bản tiêu hủy hàng hóa hết hạn hoặc hư hỏng là bằng chứng chứng minh việc doanh nghiệp đã tuân thủ đúng quy định. Đồng thời, biên bản cần có đầy đủ chữ ký của người chứng kiến giám sát, lãnh đạo doanh nghiệp và bên tiêu hủy (nếu có), tạo nền tảng cho tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình tiêu hủy.

III. Hướng dẫn soạn thảo mẫu quyết định tiêu hủy hàng hóa

Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết:

Phần Đầu Biên Bản:

• Ghi rõ quốc hiệu và tiêu ngữ liên quan đến ngành hàng hoặc loại hàng hóa.
• Xác định tên và địa chỉ của công ty thực hiện hủy hàng hóa.
• Chỉ định tên của biên bản: “Biên bản Hủy Hàng Hóa Hết Hạn Sử Dụng.”

Phần Nội Dung Chính:

• Ghi ngày tháng và địa điểm thực hiện biên bản.
• Liệt kê chi tiết đầy đủ về các bên tham gia, bao gồm họ và tên, chức vụ, và bộ phận tham gia.
• Mô tả chi tiết về từng mặt hàng bị hủy, bao gồm số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, ngày nhập và ngày hết hạn sử dụng.

Phần Cuối Biên Bản:

• Tạo không gian cho các bên tham gia ký và ghi rõ họ tên của họ lên biên bản.
• Đảm bảo thông tin được xác nhận bởi sự chấp thuận của tất cả các bên liên quan.

Tùy thuộc vào tình hình cụ thể, các điều chỉnh và thêm sửa có thể được thực hiện để phản ánh đúng trạng thái của quá trình hủy hàng hóa hết hạn sử dụng.

IV. Câu hỏi thường gặp

1. Câu hỏi: Tại sao doanh nghiệp cần lập biên bản kiểm kê khi tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng?

Trả lời: Biên bản kiểm kê cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình tiêu hủy, làm cơ sở cho quyết định và bảo đảm tuân thủ quy định thuế.

2. Câu hỏi: Ai chịu trách nhiệm trong quy trình tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng?

Trả lời: Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm ra quyết định và ký kết quyết định tiêu hủy, đảm bảo tính pháp lý và chuyên nghiệp trong quá trình này.

3. Câu hỏi: Tại sao quá trình kiểm tra sau khi tiêu hủy là quan trọng?

Trả lời: Kiểm tra sau khi tiêu hủy đối chiếu cẩn thận giúp ngăn chặn tình trạng hủy sót, bảo vệ khỏi rủi ro phát sinh và giữ vững uy tín của doanh nghiệp.

4. Câu hỏi: Biên bản tiêu hủy có vai trò gì trong quá trình giải trình với cơ quan thuế?

Trả lời: Biên bản tiêu hủy là bằng chứng chứng minh việc doanh nghiệp đã tiêu hủy đúng quy định, đóng vai trò quan trọng khi giải trình với cơ quan thuế và bảo vệ quyền lợi về thuế cho doanh nghiệp.