Các chi phí không có hóa đơn nhưng vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lệ thường bao gồm một số khoản chi dưới đây. Tham khảo để chuẩn bị hồ sơ hợp lệ nhé!

1/ Các chi phí được lập mẫu 01/TNDN

Về cơ bản, mẫu này có thể hiểu là 1 chứng từ thay thế cho hóa đơn trong các trường hợp bên bán không phải là đối tượng xuất được hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.

Tải về tại: //manaboxvietnam.com/mau-01-tndn-song-ngu/

Cụ thể, xem tại bài viết

Cách lập mẫu 01/TNDN và các trường hợp cần lưu ý

2/ Trường hợp chi phí thuê cá nhân kinh doanh

Ngày 10/6/2019, Tổng Cục thuế có công văn số 2355/TCT-DNNCN hướng dẫn rõ trường hợp chi phí thuê cá nhân kinh doanh. Theo đó:

Trường hợp Điều kiện chi phí được trừ Thuế của cá nhân Ký hợp đồng lao động với cá nhân kinh doanh Tương tự chi phí tiền lương [Có hợp đồng lao động, chứng từ chi lương…] Khấu trừ theo diện tiền lương, tiền công Ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân kinh doanh cùng ngành nghề Nếu doanh thu của cá nhân kinh doanh từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: Mẫu 01/TNDN kèm hồ sơ liên quan [Hợp đồng, chứng từ thanh toán…] Không chịu thuế TNCN, GTGT, môn bài Nếu doanh thu của cá nhân kinh doanh trên 100 triệu đồng/năm: Hóa đơn kèm hồ sơ liên quan [Hợp đồng, chứng từ thanh toán…] Cá nhân kinh doanh tự kê khai thuế của hoạt động kinh doanh

Doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế

Tham khảo công văn 2355/TCT-DNNCN: Căn cứ các quy định, hướng dẫn nêu trên:

– Trường hợp Công ty TNHH Manabox Việt Nam-TP Hà Nội [Công ty] ký hợp đồng lao động với cá nhân thì Công ty thực hiện các quy định về khấu trừ Thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và thực hiện quyết toán Thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân theo quy định, không phân biệt cá nhân là chủ hộ kinh doanh hay không phải là chủ hộ kinh doanh.

– Trường hợp Công ty ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân đáp ứng tác điều kiện là thương nhân như: có đăng ký kinh doanh cùng ngành nghề hoặc có đăng ký thuế theo hình thức hộ kinh doanh cùng ngành nghề với hợp đồng dịch vụ, thì Công ty không khấu trừ thuế TNCN mà cá nhân [hộ kinh doanh] phải cấp hóa đơn [nếu thuộc diện được sử dụng hóa đơn] hoặc lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu số 01/TNDN [nếu không thuộc diện được sử dụng hóa đơn].

Trường hợp Công ty ký hợp đồng với cá nhân khác với trường hợp nêu trên thì Công ty thực hiện khấu trừ theo quy định về tiền lương, tiền công theo thuế suất 10% trước khi trả cho cá nhân.

Hồ sơ thuê khoán và xử lý chi phí nhân công – Tax documents for labor cost

Ngoài ra, nếu như trước đây, việc mua hàng hóa dịch vụ từ các cá nhân cũng đều cần có hóa đơn liên quan thì từ năm 2014, trên tinh thần đơn giản hóa thủ tục hành chính và cũng hạn chế hành vi lạm dụng hóa đơn cho các mục đích không hợp pháp, không phải giao dịch mua hàng hóa dịch vụ nào doanh nghiệp cũng cần có hóa đơn như trước, việc ghi nhận một giao dịch căn cứ không phải chỉ theo hình thức hóa đơn mà dựa theo thực tế từng trường hợp và các chứng từ chứng minh khác đi kèm như biên bản nghiệm thu [dịch vụ], biên bàn bàn giao [hàng hóa], hợp đồng…

Hiện nay nhiều doanh nghiệp thường phải đi mua hàng của người dân, thuê tài sản, dịch vụ của các cá nhân nhưng để đưa khoản chi phí đó vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể nắm rõ. Dưới đây là một số hướng dẫn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các chi phí đầu vào không có hóa đơn.

1. Chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình

Khi đi thuê nhà sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp số tiền thuê có giá trị > 8,4 triệu đồng/tháng hoặc > 100 triệu đồng/năm: Thì cá nhân cho thuê nhà sẽ phải ra cơ quan thuế để nộp thuế [thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài]. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp cho cá nhân cho thuê đó 1 hóa đơn bán lẻ, cá nhân chuyển hóa đơn này cho DN đi thuê. Và đây là căn cứ để DN đi thuê hạch toán chi phí đầu vào theo quy định.
• Trường hợp ngược lại, tức số tiền thuê nhà từ 8,4 triệu đồng/tháng trở xuống hoặc từ 100 triệu đồng/năm trở xuống. Thì cá nhân cho thuê không phải đi nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Đồng nghĩa với việc DN đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào đối với loại chi phí này. [Cá nhân cho thuê vẫn phải nộp thuế môn bài].

Khi đó, để khoản chi này được là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Thì kế toán phải tập hợp đủ bộ hồ sơ như sau: - Hợp đồng thuê nhà; - Chứng minh nhân dân phô tô của chủ nhà; - Chứng từ thanh toán.

2. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn

• Trường hợp có mức doanh thu dưới 100 triệu/năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

- Hợp đồng mua bán - Chứng từ thanh toán - Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ - Bảng kê mua hàng không có hóa đơn mẫu 01/TNDN Trường hợp với mức doanh thu dưới 100 triệu/năm nên doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế. Do vậy cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ

• Trường hợp có mức doanh thu từ 100 triệu trở lên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

- Hợp đồng mua bán - Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ - Hóa đơn bán hàng - Chứng từ thanh toán ngân hàng [vì có hóa đơn]

3. Chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, kế toán cần lưu ý:

• Trường hợp nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ [thuê xe ôm..]

Đối với trường hợp này kế toán sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa doanh nghiệp với cá nhân vận chuyển [hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng]. Có 2 trường hợp xảy ra: - Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng. Thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau: + Hợp đồng lao động thời vụ đã ký; + Chứng minh nhân dân phô tô của cá nhân thuê vận chuyển; + Chứng từ thanh toán [có đủ chữ ký] + Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ. - Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng trở lên. Thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên, đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương [có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm].

• Trường hợp chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…

Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển: kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau: + Hợp đồng giao khoán + Biên bản nghiệm thu công việc; + Chứng minh thư nhân dân phô tô của cá nhân vận chuyển; + Chứng từ thanh toán; + Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp. [Đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khi cá nhân đó đi nộp thuế, và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho DN]

Như vậy, để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN buộc kế toán cần linh động để tập hợp đủ bộ hồ sơ trình cơ quan thuế cho từng trường hợp cụ thể.

• 2

Anh Lê Bão Sơn và các anh chị đi ngang thấy bài của em xin cho em hỏi vấn đề này với ạ:

- Năm 2017 cty em bắt đầu thành lập. Cty em thuê nhà của chủ nhà do cá nhân làm chủ, ông chủ này còn có 1 dãy 4 phòng trọ cho thuê, tất cả vp bên em thuê, dãy phòng trọ và nhà của chủ nhà đều trên cùng 1 địa chỉ vì đất chủ nhà rất rộng.

Năm 2017 ông chủ nhà đồng ý ký hợp đồng thuê nhà đứng tên công ty em và hàng tháng đều ký 1 phiếu chi khi nhận tiền [tiền thuê 1 tháng 7tr500] 2017 bên em cũng đã nộp cho thuế 1 bản hợp đồng thuê nhà đứng tên doanh nghiệp,

nhưng sang năm 2018 [tiền thuê 1 tháng 7tr500] ông chủ nhà này không đồng ý ký hợp đồng bằng tên cty nũa mà đòi ký hợp đồng với chủ công ty tức ký với cá nhân,sau khi thuyết phục thì ông chủ nhà vẫn không chịu và xếp em cũng đã đồng ý ký hợp đồng là cá nhân xếp,và hàng tháng từ 2018 đến nay cty vẫn đều đặn làm phiếu chi khi giao tiền cho chủ nhà, "phiếu chi của công ty có dấu tròn công ty và chủ doanh nghiệp ký tên" [Ông chủ này lạ ở chỗ nữa là chỉ đòi nhận tiền mặt không chịu chuyển khoản]

Sang năm 2019 [tiền thuê 1 tháng tăng lên là 10tr] và hợp đồng thuê nhà vẫn đứng tên chủ công ty là xếp em.