Hóa đơn điện tử được phân chia thành những loại nào? Thế nào là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế? Trong bài viết này, Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn đọc năm được các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Nội dung bài viết
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại là hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
1.1 Thế nào là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực riêng biệt dựa trên thông tin hóa đơn của doanh nghiệp.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm: số giao dịch là một dãy số duy nhất do cổng thông tin của ngành thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cổng thông tin của ngành thuế mã hóa dựa trên thông tin trên hóa đơn điện tử.
1.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?
Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua nhưng trên hóa đơn không có dòng mã hóa được cấp bởi cơ quan thuế.
\>>> Xem thêm: Quy định mới về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:
a, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán. [Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế]
b, Doanh nghiệp thuộc đối tượng nêu tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. [Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2021/TT-BTC]
c, Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế
Doanh nghiệp, tổ chức thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã được quy định tại khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và xác định thuộc đối tượng có rủi ro cao về thuế quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/05/2021 thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử [chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sang hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế]. [Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC]
d, Hộ, cá nhân kinh doanh
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật Quản lý thuế 2019 và các trường hợp xác định doanh thu thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng được điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nhưng cần có hóa đơn giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh và phải khai thuế nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp người nộp thuế phát hành hóa đơn điện tử dễ dàng và nhanh chóng. Hệ thống phần mềm truyền dữ liệu trực tiếp đến cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế. Nếu người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được trả ngay lập tức kể từ khi người nộp thuế thao tác phát hành hóa đơn trên hệ thống.
Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Dưới đây là hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế đơn giản, chính xác nhất để doanh nghiệp tham khảo.
1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế
Điều 91, Luật quản lý thuế năm 2019 quy định, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế bao gồm: - Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ [trừ doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu]. Tuy nhiên, doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, điện lực, bưu chính, nước sạch, bảo hiểm, kinh doanh TMĐT, siêu thị… nếu có rủi ro cao về thuế và được Cơ quan thuế yêu cầu sử dụng thì phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
- Hộ cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ cá nhân kinh doanh mặc dù không đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng, hoặc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được Cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì sẽ được cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi Cơ quan thuế cấp.
2. Chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế
Theo quy định tại Điều 5, Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 trường hợp có thể chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế:
- Trường hợp 1: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin theo hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã [kinh doanh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm…] nếu thuộc trường hợp xác định rủi ro cao về thuế và được Cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã.
Lưu ý: Người nộp thuế cần thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo thông báo của Cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc [kể từ ngày Cơ quan thuế phát hành thông báo]. Sau 1 năm kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã, thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế căn cứ theo quy định để đánh giá, quyết định về việc chuyển đổi này. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế
Trường hợp 1: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh không phải trả tiền dịch vụ HĐĐT có mã của Cơ quan thuế. Bước 1: Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký với Cơ quan thuế để lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ. Bước 2: Ký số hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn cho Cơ quan thuế cấp mã. Sau đó, hệ thống cấp mã sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cho người gửi. Bước 3: Doanh nghiệp gửi hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế cho khách hàng.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Bước 1: Truy cập website của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử [Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng truy cập: //einvoice.com.vn/], hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp để lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ. Bước 2: Ký số hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để Cơ quan thuế cấp mã. Sau đó, hệ thống cấp mã của Tổng cục thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả. Bước 3: Gửi hóa đơn đã được cấp mã cho khách hàng.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là khối doanh nghiệp FDI với những tên tuổi lớn tại Việt Nam như: Coca Cola, AEON MALL, Go! [Big C], KFC, Golden Gate, Grab, Lazada…
Phần mềm E-invoice tuân thủ chặt chẽ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sử dụng, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin với công nghệ Blockchain và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
Mã hóa đơn là gì?
Mã nhận hóa đơn là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu nhằm xác thực thông tin hóa đơn. Mã nhận hóa đơn được in trên hóa đơn hoặc được gửi qua email cho người mua.
Hóa đơn bán hàng là gì?
Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp ghi nhận doanh thu, chi phí và các thông tin khác liên quan đến giao dịch mua bán và là căn cứ để kê khai, nộp thuế và làm chứng từ kế toán.
Mã số trên hóa đơn là gì?
“a] Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn điện tử có tác dụng gì?
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; - Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn; - Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.