Outlook là dịch vụ email nổi tiếng đến từ hãng phần mềm Microsoft. Trong bộ ứng dụng văn phòng, ứng dụng Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng được đánh giá cao cho phép chúng ta quản lý các email, lịch, ghi chú…
Trong bài hướng dẫn dưới đây, ThuThuatPhanMem.vn sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Microsoft Outlook cơ bản trên PC. Mời các bạn cùng theo dõi!
1. Thêm tài khoản vào Outlook
Bước 1: Các bạn vào menu File => Info => Add Account.
Bước 2: Các bạn thêm tài khoản e-mail bất kì vào ứng dụng Outlook rồi bấm Connect.
2. Thanh điều hướng nhanh [Nagivation]
Trên thanh điều hướng nhanh ở góc bên trái có các chức năng như kiểm tra hòm thư Inbox [1] cùng một số tiện ích khác [2] trong Outlook như Mail, Lịch [Calendar], Mọi người [People], Nhiệm vụ [Task], Ghi chú [Notes], Thư mục [Folder].
3. Soạn E-mail với Outlook
Bước 1: Trong giao diện Email, chúng ta click vào New Email.
Bước 2: Chúng ta chỉnh định dạng chữ như font, màu sắc, cỡ… ở mục [1]. Để thêm file đính kèm, chúng ta bấm vào mục Attach File [2]. Để chèn chữ ký, các bạn click vào Signature [3]. Tiếp theo, chúng ta chọn email người nhận [4], tạo bản sao và gửi cho người dùng khác [5], đặt tiêu đề [6] và viết nội dung Email [7]. Sau khi hoàn thành, bạn bấm Send [8] để gửi.
4. Trả lời Email
Bước 1: Các bạn chọn Email cần trả lời [1] và click vào Reply [2].
Bước 2: Trong giao diện Reply email, chúng ta nhập nội dung cần trả lời [1] và bấm Send [2].
5. Tạo cuộc hẹn trong Lịch [Calendar]
Bước 1: Các bạn chuyển sang mục Lịch [Calendar] [1] và chọn một ngày bạn muốn tạo cuộc hẹn [2] và chọn New Appointment [3].
Bước 2: Các bạn đặt tiêu đề [Subject] [1], ghi địa điểm cần nhớ [Location] [2], đặt thời gian bắt đầu [Start time] và thời gian kết thúc [End time] [3]. Nhập nội dung cuộc hẹn [4], sau đó chúng ta có thể chọn thời gian nhắc lại [5]. Xong xuôi, các bạn bấm Save & Close [6] để lưu.
6. Tạo danh bạ Outlook trong mục People
Bước 1: Các bạn chuyển sang mục Mọi người [People] [1] và chuyển sang mục New Contact [2].
Bước 2: Các bạn click vào ô [1] để chèn ảnh đại diện. Ở mục [2], chúng ta điền các thông tin như Họ tên [Full Name…], tên công ty [Company], Nghề nghiệp [Job title]. Mục [3] chúng ta thiết lập một số thông tin bổ sung như địa chỉ e-mail, websites. Mục [4], chúng ta lưu số điện thoại cá nhân vào. Sau đó bấm Save & Close [5] để lưu.
Với hướng dẫn sử dụng Outlook cơ bản cho người mới bắt đầu được chia sẻ trong bài viết, chúng ta có thể dễ dàng làm quen và thành thạo một vài chức năng cơ bản và hữu ích của Outlook trong vài thao tác. Các bạn hãy ghé thăm ThuThuatPhanMem.vn thường xuyên để cập nhật kiến thức, thủ thuật công nghệ mới nhất nhé!
1 Outlook là gì?
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.
Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.
Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí; bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.
2 Ưu điểm của Outlook
Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng mở
Đa số người dùng thường sử dụng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.
Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa [trong phạm vi và thời gian cho phép] ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.
Tính bảo mật và khả năng chống spam cao
Khả năng chống spam cao với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần [dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing] giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail. Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.
Đa dạng kết nối
Tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này. Tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype.
Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân/doanh nghiệp.
3 Cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu?
Đầu tiên, bạn cần tải Outlook về thiết bị của mình.
Tiếp theo, thiết lập tài khoản Outlook của bạn và sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ Outlook.
Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Thường thì như vậy là đủ nhưng nếu quá trình thiết lập tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không có thông tin đó, nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.
Tạo thư email mới
Từ bất kỳ thư mục thư nào [chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn], chọn Email Mới.
Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email
Trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời tất cả, hoặc Chuyển tiếp.
Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:
- Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.
- Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.
Lên lịch cuộc họp
Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới.
Như vậy, có nhiều cách đơn giản để chỉnh giãn dòng trong các phiên bản Word phải không nào. Nếu bạn biết thêm mẹo hay nào trong việc sử dụng word, hãy để lại chia sẻ dưới phần bình luận nhé!