Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của nó như thế nào? nhiều người nghĩ rằng, kế hoạch không quan trọng, quan trọng là chúng ta làm như thế nào, và kết quả ra sao? nhưng nếu không có một kế hoạch chi tiết, người làm sẽ không biết mình đã làm đến đâu, khi nào mình đã hoàn thành.
Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của kế hoạch
Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một nội dung và là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp. Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.
Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại của ta tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.
Tầm quan trọng của kế hoạch hóa bắt nguồn từ những căn cứ sau đây:
- Kế hoạch hóa là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp.
- Kế hoạch hóa làm cho các sự việc có thể xảy ra theo dự kiến ban đầu và sẽ không xảy ra khác đi. Mặc dù ít khi có thể dự đoán chính xác về tương lai và các sự kiện chưa biết trước có thể gây trở ngại cho việc thực hiện kế hoạch, nhưng nếu không có kế hoạch thì hành động của con người đi đến chỗ vô mục đích và phó thác may rùi, trong việc thiết lập môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ, không có gì quan trọng và cơ bản hơn việc tạo khả năng cho mọi người biết được mục đích và mục tiêu của họ, biết được những nhiệm vụ để thực hiện, và những đường lối chỉ dẫn để tuân theo trong khi thực hiện các công việc.
- Những yếu tố bất định và hay thay đổi khiến cho công tác kế hoạch hóa trở thành tất yếu. Chúng ta biết rằng tương lai thường ít khi chắc chắn, tương lai càng xa, tính bất định càng lớn. Ví dụ, trong tương lai khách hàng có thể hủy bỏ các đơn hàng đã ký kết, có những biến động lớn về tài chính và tiền tệ, giá cả thay đổi, thiên tai đến bất ngờ... Nếu không có kế hoạch cũng như dự tính trước các giải pháp giải quyết những tình huống bất ngờ, các nhà quản lý khó có thể ứng phó được với những tình huống ngẫu nhiên, bất định xảy ra và đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn. Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch hóa vẫn là cần thiết, bởi lẽ kế hoạch hóa là tìm ra nhũng giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu đề ra.
- Kế hoạch hóa sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu, vì kế hoạch hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn hệ thống. Nếu muốn nỗ lực của tập thể có hiệu quả, mọi người cần biết mình phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể nào.
- Kế hoạch hóa sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao, bởi vì kế hoạch hóa quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nếu không có kế hoạch hóa, các đơn vị bộ phận trong hệ thống sẽ hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây ra những rối loạn và tốn kém không cần thiết.
- Kế hoạch hóa có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cả hệ thống nói chung cũng như các bộ phận trong hệ thống nói riêng.
Nguồn tin: Internet
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.
Phương pháp xác định công việc 6-2-5 được coi như xương sống để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch đó.
Khi thực hiện phương pháp này, bạn có được:
- Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với bộ phận khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
Nội dung chính
- Phương pháp 6-2-5
- Đầu tiên là 6 câu hỏi quan trọng
- Tiếp theo là xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra
- Cuối cùng là xác định nguồn lực
- Áp dụng phương pháp 6-2-5
Phương pháp 6-2-5
Đầu tiên là 6 câu hỏi quan trọng
1. Why – Xác định mục đích, yêu cầu công việc
Trước khi làm bất cứ công việc nào, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
Tại sao bạn phải làm công việc này?
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận và cá nhân bạn?
Nếu không làm thì sao?
Để mục đích và mục tiêu có thể thực hiện được, bạn cần áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMARTER
2. What – Xác định nội dung công việc
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?
3. Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, người quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho mỗi câu hỏi này.
Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…
4. How – Xác định phương pháp thực hiện công việc
Ở bước này, người lập kế hoạch cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…
Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì [cách thức thực hiện từng công việc]?
Tiêu chuẩn là gì?
Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
Tiếp theo là xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra
1. Control – Xác định phương pháp kiểm soát
Bất cứ công việc nào khi thực hiện cũng cần có bước kiểm soát, đo lường. Một số yếu tố có thể đề cập đến như:
Công việc đó có đặc tính gì?
Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
2. Check – Xác định phương pháp kiểm tra
Đây là một bước khá quan trọng, bạn có thể thực hiện theo nguyên lý Pareto: chỉ kiểm ra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.
Ngoài nguyên lý Pareto, bạn có thể tìm hiểu thêm phương pháp thực thi theo vòng tròn của Taiichi Ohno của người Nhật Bản vốn nổi tiếng về kỷ luật trong sản xuất.
Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:
Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
Tần suất kiểm tra là bao lâu?
Người thực hiện kiểm tra là ai?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Cuối cùng là xác định nguồn lực
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
Man [nguồn nhân lực]: Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không…
Money [tài chính]: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
Material [nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng]: Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
Machine [máy móc/công nghệ]: Áp dụng những tiểu chuẩn và công nghệ nào để thực hiện công việc?…
Method [phương pháp làm việc]: Công việc được thực hiện bằng những cách nào?…
Áp dụng phương pháp 6-2-5
Với hướng dẫn về phương pháp 6-2-5 này, bạn hoàn toàn có thể áp dụng hiệu quả trong việc lập kế hoạch cho cá nhân cũng như kế hoạch cho tổ chức, đội nhóm.
Khi đã có bản kế hoạch, bạn có thể sắp xếp các công việc theo Bảng STARS triển khai công việc như bên dưới đây.
Bảng STARS bao gồm các yếu tố:
Steps – các bước thực hiện công việc, bạn liệt kê các đầu mục công việc tại cột này.
Timing – thời hạn, bạn ghi thời gian bắt đầu & thời hạn cần kết thúc của đầu mục công việc.
Assignment – bạn ghi thông tin của người thực hiện công việc.
Responsibility – bạn ghi tên người chịu trách nhiệm, giám sát & kiểm tra tiến độ & kết quả công việc.
Success Criteria – bạn ghi rõ ràng tiêu chí thành công mà công việc cần hoàn thành, tiêu chí cần cụ thể và rõ ràng.
Vậy là với công thức 6-2-5 kết hợp với Bảng STARS triển khai công việc, bạn có thể tự tin lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả hơn.
Chúc bạn thành công với việc lập và triển khai kế hoạch cho tổ chức và bản thân.