California gần đây đã ban hành luật minh bạch về tiền lương mang tính bước ngoặt yêu cầu người sử dụng lao động tiết lộ mức lương trong các bài đăng công việc, cùng với ngày càng có nhiều tiểu bang và thành phố áp đặt các yêu cầu như vậy nhằm cải thiện sự công bằng trong trả lương. Nhưng ngoài các yêu cầu về thang lương, Dự luật Thượng viện [SB] 1162, được Thống đốc Gavin Newsom ký vào tháng 9 năm 2022, tiếp tục tạo ra bước đột phá mới trong việc mở rộng các quy trình và yêu cầu báo cáo dữ liệu lương cho các chủ lao động ở California, và do đó làm tăng gánh nặng tuân thủ của các chủ lao động
Bắt đầu từ năm 2023 cho năm báo cáo 2022, SB 1162 yêu cầu người sử dụng lao động báo cáo dữ liệu nhân khẩu học và lương mới, đồng thời áp đặt các nghĩa vụ báo cáo mới liên quan đến công nhân của nhà thầu. Dưới đây là tổng quan về một số nghĩa vụ báo cáo quan trọng đối với người sử dụng lao động theo luật mới
nghĩa vụ báo cáo
Luật yêu cầu người sử dụng lao động có một trăm nhân viên trở lên nộp báo cáo dữ liệu lương hàng năm cho Bộ Dân quyền California [CRD], trước đây được gọi là Bộ Nhà ở và Việc làm Công bằng [DFEH]. Các báo cáo phải cung cấp “[w]itrong mỗi loại công việc, đối với mỗi sự kết hợp của chủng tộc, dân tộc và giới tính, tỷ lệ trung bình và trung bình theo giờ. ” Đây là một thay đổi lớn vì nó sẽ buộc người sử dụng lao động phải cung cấp so sánh trực tiếp về mức lương giữa các nhóm chủng tộc/sắc tộc và giới tính khác nhau. Mặc dù người sử dụng lao động có thể lập luận rằng bản chất rộng lớn của các danh mục công việc được sử dụng trong các báo cáo—bắt nguồn từ các danh mục được sử dụng bởi U. S. Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng—làm cho những so sánh mức lương theo giờ này trở nên vô nghĩa, những so sánh này sẽ cho thấy rõ ràng sự khác biệt về tiền lương giữa các nhóm nhân viên khác nhau
Theo SB 1162, người sử dụng lao động được bảo hiểm hiện được yêu cầu gửi báo cáo của họ cho CRD bất kể họ có nộp báo cáo Thông tin Người sử dụng lao động liên bang [EEO-1] hay không. Hơn nữa, các báo cáo EEO-1 không còn có thể được sử dụng để đáp ứng yêu cầu báo cáo dữ liệu thanh toán của California
Theo luật báo cáo trước, được ký vào tháng 9 năm 2020, người sử dụng lao động chỉ được yêu cầu chuẩn bị một báo cáo phân tích thông tin cho các địa điểm khác nhau cho người sử dụng lao động. SB 1162 yêu cầu người sử dụng lao động chuẩn bị và nộp báo cáo cho từng địa điểm riêng lẻ
Luật mới tiếp tục đẩy thời hạn nộp hồ sơ từ ngày 31 tháng 3 hàng năm sang ngày thứ Tư thứ hai của tháng Năm hàng năm. Vào năm 2023, hạn chót sẽ là ngày 10 tháng 5
Báo cáo nhà thầu
Theo SB 1162, các chủ doanh nghiệp tư nhân có từ một trăm nhân viên trở lên được tuyển dụng thông qua các nhà thầu lao động trong năm dương lịch trước đó phải nộp một báo cáo dữ liệu lương riêng bao gồm các nhân viên của nhà thầu. Người sử dụng lao động cũng phải tiết lộ trong báo cáo dữ liệu thanh toán tên của tất cả các nhà thầu lao động được sử dụng để cung cấp nhân viên. Luật định nghĩa “[l]nhà thầu phá thai” là “một cá nhân hoặc tổ chức cung cấp, có hoặc không có hợp đồng, cho chủ lao động khách hàng với người lao động để thực hiện lao động trong quá trình kinh doanh thông thường của chủ lao động khách hàng. ”
Các nhà thầu lao động được yêu cầu cung cấp tất cả dữ liệu trả lương cần thiết cho người sử dụng lao động để người sử dụng lao động có thể gửi báo cáo cho CRD. Nếu người sử dụng lao động không thể gửi báo cáo đầy đủ và chính xác vì nhà thầu lao động đã không cung cấp tất cả các thông tin cần thiết, tòa án có thể phân bổ một số tiền phạt thích hợp cho nhà thầu lao động
Tuy nhiên, nghĩa vụ báo cáo của nhân viên nhà thầu mới theo SB 1162 để lại một số câu hỏi chưa được trả lời, bao gồm
- Một báo cáo của nhà thầu lao động sẽ đáp ứng các nghĩa vụ báo cáo hay các báo cáo riêng biệt sẽ cần được nộp cho từng địa điểm làm việc?
- Báo cáo sẽ giống với báo cáo tiêu chuẩn hay báo cáo của nhà thầu sẽ yêu cầu thông tin bổ sung ngoài báo cáo tiêu chuẩn?
- Liệu ngưỡng tuyển dụng theo thẩm quyền đối với một trăm nhân viên của nhà thầu sẽ tập trung vào việc thuê nhà thầu lao động trên khắp Hoa Kỳ hay chỉ ở California?
hình phạt
SB 1162 quy định rằng CRD có thể tìm kiếm một lệnh yêu cầu người sử dụng lao động tuân thủ các yêu cầu báo cáo và sẽ có quyền thu hồi các chi phí liên quan đến việc tìm kiếm lệnh đó. CRD cũng có thể yêu cầu tòa án áp dụng hình phạt dân sự đối với chủ lao động không tuân thủ số tiền “không vượt quá một trăm đô la [$100] cho mỗi nhân viên” đối với vi phạm lần đầu. Đối với những lần không nộp báo cáo sau đó, hình phạt dân sự có thể tăng lên 200 đô la cho mỗi nhân viên. Đây là một thay đổi quan trọng vì trước đây biện pháp khắc phục khả dụng duy nhất là tìm kiếm lệnh của tòa án yêu cầu người sử dụng lao động nộp báo cáo của họ
Chìa khóa rút ra
SB 1162 mở rộng nghĩa vụ báo cáo dữ liệu thanh toán cho người sử dụng lao động và khiến người sử dụng lao động phải chịu các hình phạt dân sự tốn kém nếu không tuân thủ. Luật tiếp tục mở rộng các yêu cầu báo cáo để bao gồm các nhân viên của nhà thầu và yêu cầu các nhà thầu lao động cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng lao động để họ có thể đáp ứng các nghĩa vụ báo cáo của mình. Một số thay đổi, bao gồm loại bỏ việc nộp hồ sơ EEO-1 làm cơ sở pháp lý, không còn cho phép sử dụng bất kỳ hồ sơ EEO-1 nào để đáp ứng yêu cầu báo cáo và thêm yêu cầu báo cáo của nhà thầu lao động, cho thấy rằng California đang rời bỏ EEO-1 . Người sử dụng lao động có thể muốn xem lại các chính sách thông tin việc làm của họ để đảm bảo rằng họ sẽ có thể tuân thủ các nghĩa vụ báo cáo mới này. Người sử dụng lao động có thể muốn xem xét thêm các hợp đồng và thỏa thuận với các nhà thầu lao động và cơ quan nhân sự của họ
Ogletree Deakins sẽ tiếp tục theo dõi và báo cáo về các diễn biến liên quan đến luật minh bạch dữ liệu thanh toán của California và sẽ đăng thông tin cập nhật trên blog California và Pay Equity của công ty. Thông tin quan trọng dành cho nhà tuyển dụng cũng có sẵn thông qua các chương trình podcast và hội thảo trực tuyến của công ty