Theo quy định Điều 34 Luật Thương mại 2005 quy định về giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:
Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa
1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng.
2. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này.
Như vậy, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa [hay còn gọi là biên bản bàn giao hàng hóa] nhằm xác thực, chứng minh bên bán đã giao đúng, giao đủ số lượng hàng hóa và bên nhận đã kiểm tra, nhận số hàng hóa đó.
Ngoài ra, biên bản giao nhận hàng hóa là chứng từ pháp lý giao nhận hàng hóa nhằm bảo vệ quyền lợi các bên khi tham gia hợp đồng cũng như khi có tranh chấp xảy ra.
Tổng hợp các mẫu biên bản giao nhận phổ biến nhất hiện nay? [Hình từ Internet]
Thời điểm nào giao biên bản giao nhận hàng hóa?
Theo quy định Điều 42 Luật Thương mại 2005 quy định về giao chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:
Giao chứng từ liên quan đến hàng hoá
1. Trường hợp có thỏa thuận về việc giao chứng từ thì bên bán có nghĩa vụ giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua trong thời hạn, tại địa điểm và bằng phương thức đã thỏa thuận.
2. Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn, địa điểm giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua thì bên bán phải giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua trong thời hạn và tại địa điểm hợp lý để bên mua có thể nhận hàng.
3. Trường hợp bên bán đã giao chứng từ liên quan đến hàng hoá trước thời hạn thỏa thuận thì bên bán vẫn có thể khắc phục những thiếu sót của các chứng từ này trong thời hạn còn lại.
4. Khi bên bán thực hiện việc khắc phục những thiếu sót quy định tại khoản 3 Điều này mà gây bất lợi hoặc làm phát sinh chi phí bất hợp lý cho bên mua thì bên mua có quyền yêu cầu bên bán khắc phục bất lợi hoặc chịu chi phí đó.
Thông qua quy định trên, thời điểm giao biên bản giao nhận hàng hóa được quy định như sau:
- Trường hợp có thỏa thuận về việc giao biên bản giao nhận hàng hóa thì bên bán có nghĩa vụ giao biên bản cho bên mua trong thời hạn, tại địa điểm và bằng phương thức đã thỏa thuận.
- Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn, địa điểm giao biên bản giao nhận hàng hóa cho bên mua thì bên bán phải giao biên bản cho bên mua trong thời hạn và tại địa điểm hợp lý để bên mua có thể nhận hàng.
- Trường hợp bên bán đã giao biên bản giao nhận hàng hóa trước thời hạn thỏa thuận thì bên bán vẫn có thể khắc phục những thiếu sót của biên bản trong thời hạn còn lại.
Thời hạn giao hàng hóa phải được đảm bảo như thế nào?
Căn cứ theo quy định Điều 37 Luật Thương mại 2005 quy định về thời hạn giao hàng. Theo đó, thời hạn giao hàng hóa phải được đảm bảo như sau:
- Bên bán phải giao hàng vào đúng thời điểm giao hàng đã thoả thuận trong hợp đồng.
- Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho bên mua.
- Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn giao hàng thì bên bán phải giao hàng trong một thời hạn hợp lý sau khi giao kết hợp đồng.
Tổng hợp các mẫu biên bản giao nhận phổ biến nhất hiện nay?
Trên thực tế, việc lập biên bản giao nhận không chỉ thực hiện trong hoạt động mua bán hàng hóa mà còn được lập trong một số trường hợp như giao tài liệu, giao hóa đơn, chứng từ,....nhằm tránh những tranh chấp không đáng có sau này.
Việc giao hàng trước xuất hóa đơn sau không phải là hiếm gặp trong thực tế. Theo quy định của pháp luật, hàng về trước hóa đơn về sau có bị phạt không, cùng theo dõi bài viết sau để có câu trả lời.
Hàng về trước hóa đơn về sau có bị phạt không?
Giao hàng trước xuất hóa đơn sau là hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm và sẽ bị xử phạt tùy thuộc vào mức độ vi phạm theo Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Đối với hoạt động bán hàng hóa [gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia], thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa [theo khoản 1 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP].
Trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa được giao tương ứng.
Đồng thời, theo khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, đây cũng là thời điểm xác định thuế GTGT.
Do vậy, việc giao hàng trước xuất hóa đơn sau sẽ bị xử phạt về hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm tùy mức độ vi phạm theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP như sau:
Stt
Hành vi
Mức phạt
Căn cứ
1
Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ
Cảnh cáo
điểm a khoản 1 Điều 24
2
Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế
03 - 05 triệu đồng
khoản 3 Điều 24
3
Lập hóa đơn sai thời điểm [trừ 2 trường hợp trên]
04 - 08 triệu đồng
điểm a khoản 4 Điều 24
Như vậy, hàng về trước hóa đơn về sau là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị xử phạt, do đó, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Thực tế, không phải lúc nào hàng và hóa đơn cũng cùng về, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như hóa đơn về trước hàng về sau, hàng về trước hóa đơn về sau, hàng bán thẳng không qua kho…
Trong đó, trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau là phổ biến hơn cả. Để chứng minh giao dịch diễn ra thật và đúng thực tế, kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Hợp đồng/Thỏa thuận với các bên, các phiếu nhập, xuất kho, chứng từ chuyển tiền…
- Trong Hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường [bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT].
Và đương nhiên, cần phải đối chiếu hàng hóa đó với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê, tạo phiếu nhập kho.