Chẳng hạn, các nền văn hóa có không gian tiếp xúc cá nhân không giống nhau. Con người ở một số nền văn hóa như Ả Rập và các nước châu Á thích đứng sát nhau khi đối thoại, trong khi người Bắc Âu hay Hoa Kỳ quen đối thoại với khoảng cách vừa phải.
Có thể đạt sự hiểu biết tốt hơn trong truyền thông liên văn hóa bằng sự phân biệt giữa văn hóa ngữ cảnh thấp và ngữ cảnh cao.
Trong các nền văn hóa ngữ cảnh thấp, người ta chuyển tải thông điệp và ý nghĩa chủ yếu qua lời nói. Các nền văn hóa ngữ cảnh thấp như Đức, Thụy Sĩ, Bắc Mỹ, Vương quốc Anh kỳ vọng con người truyền đạt chính xác ý nghĩa dự định nói.
Tuy có được chú ý đến, thông điệp ngôn ngữ cơ thể vẫn là thứ yếu so với ngôn ngữ viết và nói. Hợp đồng pháp lý với thuật ngữ chính xác được xem là quan trọng.
Trong các nền văn hóa ngữ cảnh cao, con người chú ý rất nhiều đến những thông điệp phi ngôn ngữ và tinh tế trong tình huống truyền thông với người khác. Địa vị, vị thế trong xã hội, uy tín của một người thể hiện rất nhiều về quyền lợi, nghĩa vụ và mức độ đáng tín nhiệm của người ấy.
Trong các nền văn hóa này, như Nhật Bản, Ả Rập, Trung Quốc, Hàn Quốc, người ta thường không nói về các yếu tố “hiển nhiên”. Trong văn hóa ngữ cảnh cao của Nhật Bản, nghi thức trao đổi danh thiếp có tính thiết yếu về mặt xã hội và việc không đọc danh thiếp đã được trao tặng là bất lịch sự, vì công ty và chức vụ của đối tác sẽ xác định điều gì sẽ nói và nói thế nào.
Theo các chuyên gia truyền thông quốc tế, quá trình củng cố quan hệ trong kinh doanh đóng vai trò khá quan trọng. Đối với người Nhật, các vòng hội họp và quan hệ xã hội thật cần thiết để thu thập thông tin ngữ cảnh, là cơ sở để đánh giá đặc điểm của đối tác.
Ở một góc độ khác, có quan điểm xem thời gian như ngôn ngữ thầm lặng của văn hóa. Thời gian đơn nhịp [monochronic time] là cảm nhận về thời gian như một đường thẳng được chia thành các đơn vị tiêu chuẩn như ngày, giờ, phút, giây.
Trong các nền văn hóa đơn nhịp [Bắc Mỹ, Bắc Âu], người ta giả định như theo cùng nhịp đồng hồ, và thời gian được xem như tiền bạc. Quy tắc tổng quát là sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất, đặc biệt là đúng giờ.
Thời gian đa nhịp [polychronic time] là cảm nhận thời gian có tính linh hoạt và đa chiều. Các nhà quản trị trong các nền văn hóa đa nhịp [Mỹ Latin, Ả Rập, Mexico] không thấy có vấn đề gì với thời biểu lỏng lẻo, các cuộc gặp gỡ trùng lắp.
Quản trị trong bối cảnh đa văn hóa
Lý thuyết về quản trị không thể áp dụng chung như nhau, mà cần thích nghi theo đặc điểm văn hóa quốc gia. Nghiên cứu về quản trị so sánh, một lĩnh vực còn tương đối mới, là việc nghiên cứu về hành vi tổ chức và thực tiễn quản trị khác biệt thế nào qua các nền văn hóa.
Nhà quản trị trong môi trường quốc tế phải hoạt động đồng thời trên một số nền tảng, bắt nguồn từ văn hóa xuất xứ, văn hóa địa phương hoặc văn hóa của tổ chức họ làm việc. Trong mỗi nền văn hóa, các khái niệm thẩm quyền, sự quan liêu, sự sáng tạo, tình đồng nghiệp, sự xác nhận, trách nhiệm được trải nghiệm theo những cách thức khác nhau.
Có rất nhiều yêu cầu đặt ra cho một nhà quản trị thành công trong môi trường toàn cầu hóa. Kỹ năng ngoại ngữ là cánh cửa đầu tiên mở ra sự hiểu biết liên văn hóa [cross – cultural].
Phiên dịch không thể thay thế hoàn toàn cho người đàm phán. Kỹ năng ngoại ngữ giúp cho người làm việc ở môi trường quốc tế nâng cao tính tự chủ, tự tin, thể hiện sự tôn trọng đối với chủ nhân hay khách nước ngoài trong công việc, cũng như giúp xây dựng mối quan hệ và sự tín nhiệm.
Nắm vững ngoại ngữ còn giúp nhà quản trị nâng cao hiểu biết về các nền văn hóa, giảm thiểu những cú sốc về văn hóa, đồng thời cải thiện xác suất thành công khi mở doanh nghiệp ở nước ngoài.
Việc đào tạo về lĩnh vực liên văn hóa rất quan trọng, nhằm giúp con người sống và làm việc thoải mái trong một nền văn hóa khác.
Ngoài rèn luyện kỹ năng đàm thoại ngoại ngữ, các chương trình và tài liệu về lịch sử, văn hóa, các thể chế, địa lý và kinh tế học đóng vai trò quan trọng trong việc hấp thu nền văn hóa khác biệt.
Một số phương pháp đáng lưu ý bao gồm học cách thích nghi thông qua tiếp xúc các sự kiện liên văn hóa hay các tình huống điển hình, các bài tập trải nghiệm về nhận biết tác động từ hành động của một người lên người khác, cũng như tiếp xúc với văn hóa sắc tộc hay văn hóa nước ngoài để nâng cao sự nhận biết và cảm thông.
Thanks to the rise of freelancer platforms such as FreeeUp, solopreneurs have unprecedented access to a worldwide pool of talented experts ready, willing, and able to help them reach their business goals. You can be working from your home office in a small town in mid-America and employ a VA located thousands of miles away in somewhere like Manila, Philippines. The cultures are, of course, very different, but in ways you might not expect…
Sometimes, it’s not only distance and time zones that separates us. How we view and manage our time is very personal, but it can also be dictated by the place we are from. Some cultures have an approach to time which is polychronic while others are more monochronic. Being aware of these cultural differences can be the key to a successful remote business relationship.
What Does Polychronic Mean?
The dictionary definition of polychronic is, “Performing elements of different tasks concurrently [as opposed to sequentially]”. Polychronic cultures tend to do many things simultaneously, so it’s basically a culture built on multitasking!
If your freelancer is from Latin America, Southern Europe or the Middle East then you may find them writing an email, having a Skype call and working across multiple screens, apps, and programs and for different projects all at the same time.
Generally speaking, people from polychronic cultures manage interruptions well and are more flexible when it comes to change.
Let’s say some unexpected business comes up and you’d like your freelancer to shift focus quickly, if they are from a polychronic culture then they are more likely to take it in their stride.
Polychronic cultures also value long term relationships. This can be great for solopreneurs looking to hire someone for projects that need stability over longer periods of time.
Polychronic Cultures and Time Management
In a polychronic culture, time is a more fluid, free-flowing thing which changes according to the situation. Often the focus will be on the task at hand rather than the timeframe of the task.
So, if you have a Hangout meeting with your freelancer and they are a few minutes late, it’s not because they don’t care but simply that their priority is the meeting itself and not necessarily the timing.
I used to get frustrated with freelancers who, to me, seemed very laid back when it came to deadlines! But being aware of cultural differences has been the first step towards a better understanding.
Don’t just assume that your freelancer experiences time in the same way you do. Having a conversation about timing expectations before starting a new project will avoid any miscommunications or missed deadlines!
Based on Morden, 1999; Kotabe and Helsen, 2001
What About Monochronic Cultures?
Monochronic cultures prefer to focus on one thing at a time and without distractions or interruptions. Schedules and sticking to them is hugely important, as are previous commitments. Once a plan is made, it’s followed through and changes to those plans will be taken very seriously and viewed as an inconvenience.
If you live in the US, Canada or Northern Europe, you’ll likely be nodding your head with this. You can already see how the singular focus and time structure of monochronic cultures may have some difficulties when working with multi-focus, more relaxed time of polychronic cultures!
Monochronic Cultures and Time Management
For a person living and working in a monochronic culture, time is a more rigid, stable thing. If a time is set for a meeting, they will likely be early and if you’re late, then it will be noted and won’t be appreciated!
If you are working with a monochronic freelancer, keep in mind that they like to work on one task at a time. For them, switching back and forth between tasks will not only be incredibly frustrating but they also will struggle to do their best work. It’s not that they aren’t capable or don’t have the skills necessary for the task, but rather the way they regard time and how they focus needs different parameters.
Monochronic CulturesPolychronic CulturesThey prefer doing one thing at a timeThey prefer doing many things at the same timeThey concentrate on their tasks and try not to disturb othersInterruptions aren’t really interruptions, they can still carry on with what they’re doing now or laterTime is linear, they take deadlines and time schedules seriouslyTime is spatial. Deadlines and time schedules can be kept to, if possibleTheir communication is low contextTheir communication is high contextThey need explicit informationThey don’t usually need explicit information, because that is what their network is for, to keep them informed up to the minuteThey’re task orientedThey’re relationship orientedThey do their work swiftly and promptlyHow swiftly and promptly they work depends completely on how good the relationship isThey make plans and keep to themThey make plans and change them with the greatest ease and flexibilityConclusion
Time and timing are relative. We all experience it, but how we experience and how we function in it differs from person to person and across cultures. What is every day and normal for one, may seem chaotic or even rude to another. Set in stone schedules, hugely important for some, will seem meaningless to others. So, as you go about your business with your remote freelancers, keep in mind their perception of time and your own!