I. Thông tin chung
Tên phòng: Phòng Công tác học sinh sinh viên
Địa chỉ: Phòng 303, Khoa Quốc tế, Nhà C, Làng Sinh viên HACINCO, 99 Ngụy Như Kon Tum, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 04.35575992 [máy lẻ 22, 23]
Email:
Vị trí chức năng
Phòng Công tác học sinh sinh viên là đơn vị trực thuộc Khoa Quốc tế - ĐHQGHN có chức năng tham mưu, giúp Chủ nhiệm Khoa trong công tác tư vấn tuyển sinh đại học, sau đại học, tuyển sinh sinh viên quốc tế và công tác sinh viên, cựu sinh viên.
Trưởng phòng: TS. Nguyễn Trung Hiển
Phó trưởng phòng: ThS. Ngô Trí Trung
Phó trưởng phòng: ThS. Đào Thị Thanh Hoa
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng chiến lược hoạt động hàng năm và các kế hoạch trung hạn về công tác tư vấn tuyển sinh đại học, sau đại học, tuyển sinh sinh viên quốc tế, công tác sinh viên của Khoa, trình Chủ nhiệm Khoa phê duyệt.
2. Thực hiện các báo cáo, thống kê, tổng hợp, phân tích liên quan đến công tác tư vấn tuyển sinh đại học, sau đại học, tuyển sinh sinh viên quốc tế, công tác sinh viên thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy định của cơ quan quản lý cấp trên và của Chủ nhiệm Khoa.
3. Tư vấn tuyển sinh đại học, sau đại học, tuyển sinh quốc tế
a] Đầu mối triển khai tư vấn tuyển sinh đại học, sau đại học, tuyển sinh sinh viên quốc tế tại Khoa Quốc tế, bao gồm công tác truyền thông, tư vấn tuyển sinh, thu hút người học, chăm sóc người quan tâm, quản lý việc bán và thu hồ sơ tuyển sinh, đầu mối hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện tuyển sinh quốc tế, hỗ trợ quá trình đăng ký học và học tập của sinh viên quốc tế tại Khoa;
b] Tổ chức tập huấn kỹ năng tư vấn tuyển sinh và chăm sóc ứng viên cho cán bộ, sinh viên tham gia công tác tư vấn tuyển sinh;
c] Đầu mối phối hợp, liên kết với các trung tâm đào tạo, đối tác tuyển sinh trong và ngoài nước nhằm phối hợp thực hiện công tác tuyển sinh cho Khoa và triển khai giới thiệu các chương trình đào tạo, thông tin về tuyển sinh của Khoa;
d] Chịu trách nhiệm hoàn thành chỉ tiêu tuyển sinh và thu hút người học được giao của Khoa theo quy định;
đ] Tham gia Thường trực và các Tiểu ban của Hội đồng tuyển sinh và thực hiện các nhiệm vụ của Hội đồng, của Tiểu ban theo quy định; Chủ trì các hoạt động liên quan đến tiếp nhận sinh viên, học viên nhập học;
e] Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị đầy đủ thủ tục, điều kiện và văn bản ký kết hợp đồng tuyển sinh với các đơn vị đào tạo liên thông, theo nhu cầu xã hội, liên kết đào tạo trong và ngoài nước.
4. Công tác sinh viên
a] Công tác quản lý sinh viên, thông tin sinh viên
- Triển khai các thủ tục tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào Khoa sau các kỳ thi tuyển sinh hằng năm;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhập học; phối hợp với Phòng Đào tạo triển khai công tác hậu kiểm, xây dựng hồ sơ nguồn, cấp mã sinh viên, công nhận sinh viên chính thức; bàn giao dữ liệu người học và cho Phòng Đào tạo;
- Cấp thẻ sinh viên, thẻ học viên; cấp email của Khoa Quốc tế và email của Đại học Quốc gia Hà Nội; cấp tài khoản bạn đọc của Trung tâm Thông tin Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, phối hợp Phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác phát triển lập dữ liệu sinh viên lập tài khoản bạn đọc của Thư viện Khoa Quốc tế;
- Thống kê, tổng hợp dữ liệu, quản lý hồ sơ sinh viên theo phân cấp. Cập nhật và quản lý dữ liệu hồ sơ, các quyết định [khen thưởng, kỷ luật, xử lý học tập theo quy chế công tác học sinh sinh viên] của Khoa có liên quan đến sinh viên, lý lịch sinh viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh của các đơn vị chức năng liên quan;
- Thực hiện việc xác nhận, chứng thực các loại giấy tờ liên quan đến sinh viên theo danh mục ủy quyền của Chủ nhiệm Khoa;
- Tổ chức công tác hướng dẫn, khám và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho người học; phối hợp với Phòng Đào tạo triển khai giáo dục quốc phòng cho sinh viên.
b] Công tác chính trị, tư tưởng
- Tổ chức học tập chính trị đầu năm cho sinh viên, học viên cao học; thực hiện và tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các quy định của Bộ Giáo dục - Đào tạo và của địa phương trong công tác sinh viên. Tổ chức triển khai công tác giáo dục tư tưởng, rèn luyện phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống cho sinh viên;
- Tiếp nhận và giải quyết mọi đơn từ, khiếu nại, khiếu tố liên quan đến sinh viên để giải quyết hoặc báo cáo Chủ nhiệm Khoa. Tổ chức đối thoại với sinh viên và định kỳ tổ chức tọa đàm giữa Chủ nhiệm Khoa với sinh viên;
- Tổ chức và quản lý về an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội đối với sinh viên trong thời gian học tập tại Khoa; phối hợp với chính quyền và công an địa phương trên địa bàn Khoa đặt trụ sở và nơi sinh viên tạm trú xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho sinh viên, giải quyết các vụ liên quan đến sinh viên;
- Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tham gia hoạt động của tổ chức Đảng và đoàn thể trong Khoa; phối hợp với Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, các tổ chức chính trị, xã hội khác có liên quan trong các hoạt động phong trào của sinh viên, hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao, tạo điều kiện cho sinh viên có môi trường rèn luyện, phấn đấu.
c] Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá rèn luyện, xét học bổng
- Tổ chức thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với sinh viên, tập hợp và đề nghị Khoa khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo Quy chế Công tác học sinh sinh viên của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của ĐHQGHN và các quy định của Khoa; Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật sinh viên;
- Phối hợp triển khai thực hiện việc đánh giá ý thức học tập và rèn luyện của sinh viên theo quy chế, hướng dẫn và quy trình phối hợp triển khai hiện hành;
- Đầu mối thực hiện hướng dẫn và tổ chức xét cấp học bổng cho sinh viên theo quy định hiện hành; hỗ trợ sinh viên thông tin, các thủ tục và tư vấn để tiếp cận các học bổng ngoài ngân sách.
d] Hợp tác doanh nghiệp, tư vấn hướng nghiệp, cơ hội thực tập, việc làm
- Đầu mối triển khai các hoạt động hợp tác, kết nối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong và ngoài nước về cơ hội thực tập, việc làm, thăm quan doanh nghiệp cho sinh viên; mời chuyên gia tham gia đào tạo kỹ năng mềm tư vấn nội dung bài giảng cho các chương trình đào tạo của Khoa;
- Kêu gọi tài trợ cho các hoạt động sinh viên;
- Tổ chức các hoạt động, sự kiện hướng nghiệp, ngày hội việc làm, phát triển kỹ năng nghề nghiệp;
- Tham mưu, đề xuất các chương trình, sáng kiến nhằm hỗ trợ thúc đẩy, khuyến khích sinh viên tham gia các hoạt động khởi nghiệp, khởi sự kinh doanh;
- Phối hợp trong công tác theo dõi và quản lý và hỗ trợ hoạt động các câu lạc bộ nghề nghiêp, khởi nghiệp của sinh viên.
e] Phát triển kỹ năng, dịch vụ tư vấn, giao lưu sinh viên quốc tế
- Đầu mối triển khai chương trình đào tạo đào tạo kỹ năng mềm gắn với nội dung môn học bắt buộc trong các chương trình đào tạo của Khoa, các khóa học mở rộng đáp ứng nhu cầu của sinh viên trong và ngoài Khoa.
- Tham mưu, đề xuất các chương trình, sáng kiến nhằm hỗ trợ thúc đẩy, khuyến khích sinh viên tham gia các cuộc thi, câu lạc bộ về nghiên cứu, học thuật, chuyên môn, kỹ năng mở rộng ở trong và ngoài Khoa Quốc tế
- Hỗ trợ sinh viên tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển kỹ năng nghiên cứu, các cuộc thi Olympic và các hoạt động khuyến khích học tập khác; thành lập, theo dõi và quản lý và hỗ trợ hoạt động các câu lạc bộ học thuật của sinh viên.
- Đầu mối triển khai các hoạt động, dịch vụ tư vấn về học tập, tâm lý, hướng nghiệp, đời sống và phát triển kỹ năng cho sinh viên.
- Đầu mối phối hợp với các đơn vị thuộc Khoa tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngoài đến học tập tại Khoa; tổ chức các hoạt động trao đổi học tập, trải nghiệm nghề nghiệp, giao lưu văn hóa cho sinh viên Khoa tại các cơ sở giáo dục, các diễn đàn quốc tế trong và ngoài nước.
f] Chuyển tiếp sinh viên tới các trường Đại học đối tác
- Đầu mối tham mưu, đề xuất, xây dựng chính sách, quy trình chuyển tiếp sinh viên đang học tại Khoa tới học tại các trường Đại học đối tác; trình Chủ nhiệm Khoa phê duyệt thực hiện.
- Đầu mối tư vấn, tiếp nhận đăng ký chuyển tiếp của các sinh viên đang theo học tại Khoa; phối hợp các phòng ban liên quan triển khai hỗ trợ sinh viên trong quá trình chuyển tiếp theo quy trình đã được thống nhất tại Khoa.
5. Công tác cựu sinh viên
a] Đầu mối phối hợp với các đơn vị thuộc Khoa tổ chức các hoạt động kết nối, phát triển mạng lưới cựu sinh viên
b] Cập nhật và quản lý thông tin cựu sinh trên hệ thống cơ sở dữ liệu.
c] Tổ chức các hoạt động phát triển kỹ năng, kiến thức chuyên môn, sự kiện kết nối mạng lưới nghề nghiệp cho cựu sinh.
d] Triển khai các hoạt động điều tra và báo cáo việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp.
6. Các nhiệm vụ và quyền hạn khác
a] Đầu mối triển khai truyền thông trên các kênh thông tin của Khoa cho các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
b] Quản trị các kênh truyền thông như website tuyển sinh, website và Facebook của công tác sinh viên, ứng dụng điện thoại [mobile app] trong tuyển sinh và công tác sinh viên.
c] Xây dựng các sản phẩm truyền thông phục vụ công tác sinh viên, hoạt động tư vấn, tuyển sinh đại học, sau đại học và tuyển sinh quốc tế.
d] Xây dựng và đề xuất mức ngân sách hằng năm cho các mảng hoạt động trong chức năng nhiệm vụ của Phòng trình Chủ nhiệm Khoa phê duyệt.
e] Đầu mối triển khai các hoạt động xã hội hóa nhằm thu hút các nguồn tài trợ và hợp tác hỗ trợ nguồn lực chuyên gia, cơ sở vật chất từ các đối tác phục vụ việc phát triển dịch vụ sinh viên và công tác tuyển sinh; triển khai các mảng dịch vụ như đào tạo kỹ năng, tư vấn, tổ chức hoạt động học tập, giao lưu, trao đổi văn hóa ngắn hạn hai chiều cho sinh viên Việt Nam và sinh viên quốc tế phù hợp với điều kiện thực tiễn.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ nhiệm Khoa giao.