Hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp. [Nếu doanh nghiệp thực hiện phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên]. Hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp. [Nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ].
1. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất. Hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
Gồm:
– Hàng mua đang đi trên đường;
– Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
– Sản phẩm dở dang;
– Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
– Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất; luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán; mà trình bày là tài sản dài hạn.
Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng. Hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Mà trình bày là tài sản dài hạn.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán và xử lý hàng thừa khi tiến hành nhập kho
2. Các phương pháp kế toán hàng tồn kho
a] Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục; có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên; các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có; tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho; so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất [công nghiệp, xây lắp…]. Và các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc; thiết bị; hàng có kỹ thuật; chất lượng cao…
b] Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế. Để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp. Và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:
| Trị giá hàng xuất kho trong kỳ | = | Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ | + | Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ | – | Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ |
– Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa [nhập kho, xuất kho] không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng [tài khoản 611 “Mua hàng”].
– Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa
Được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ. [Tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán]. Làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán [để kết chuyển số dư đầu kỳ]. Và cuối kỳ kế toán [để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ].
Xem thêm:
Các phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho
Hạch toán sau khi kiểm kê hàng tồn kho
– Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên [cửa hàng bán lẻ…]. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng – lamketoan.vn
Kế toán Việt Hưng – Tiếp nối phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong DN [phần 1] chúng tôi chia sẻ tiếp phương pháp kế toán kiểm kê định kỳ. Hãy đón xem ngay bài viết phía bên dưới đây
2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.1. Đặc điểm
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
Việc xác định giá trị NVL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị NVL tồn kho định kỳ, mua [nhập] trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp …
Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô…[nếu có], phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.
Công thức:
2.2 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu hàng hóa mua vào trong kỳ.
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 6111: Mua nguyên, vật liệu
TK 6112: Mua hàng hóa
Nội dung, kết cấu tài khoản 611: Tài khoản chi phí, tài khoản trung gian không có số dư đầu kỳ và cuối kỳ.
Bên Nợ:
– Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
– Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại.
Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ, hoặc trị giá thực tế hàng hóa xuất bán.
2.3 Phương pháp hạch toán
a. Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ:
Nợ TK 611 Trị giá thực tế NVL nhập kho
Có TK 151, 152 2.
b. Trong kỳ, khi mua NVL căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho:
Nợ TK 611 Trị giá thực tế hàng nhập kho
Nợ TK 133 Theo phương pháp khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331 Tổng tiền thanh toán
c. Doanh nghiệp được cấp phát vốn, nhận góp vốn liên doanh bằng giá trị NVL
Nợ TK 611 Trị giá NVL nhập kho
Có TK 411 4.
d. Nhập kho NVL do thu hồi góp vốn, căn cứ vào giá trị NVL do hội đồng liên doanh đánh giá:
Nợ TK 611 Có TK 222 Vốn góp liên doanh
e. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê giá trị NVL tồn cuối kỳ
Nợ TK 152
Có TK 611 Mua hàng
f. Hàng mua được hưởng giảm giá, giá trị nguyên vật liệu trả lại người bán chấp nhận:
Nợ TK 152 Có TK 611 Mua hàng Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có]
j. Căn cứ biên bản xác định giá trị NVL thiếu hụt, mất mát, và biên bản xử lý, ghi:
Nợ TK 1388 Phải thu khác
Nợ TK 111 Tiền mặt
Nợ TK 334 Phải trả CNV
Có TK 611 Mua hàng
k. Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ
Nợ TK 621, 627, 641,642,241 Sử dụng trong sản xuất, kinh doanh
Có TK 611 Trị giá NVL
2.4 Sơ đồ hạch toán
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụng xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho định kỳ, mua [nhập] trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.
Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp…
Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô…[nếu có], phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.
Theo phương thức này, giá trị vật tư xuất dùng được tính theo công thức
Giá trị xuất kho = Giá trị tồn; đầu kỳ – Giá trị nhập; trong kỳ – Giá trị tồn; cuối kỳ
Các TK 151, 152 chỉ phản ánh kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ chứ không phản ánh biến động tăng, giảm nguyên vật liệu nên ở phương pháp này kế toán sử dụng TK 611
3. Lưu ý khi làm kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Để làm tốt công việc của mình, mỗi kế toán viên cần phải làm tốt các công việc cụ thể sau:
- Theo dõi nhằm phản ánh và hạch toán đầy đủ, kịp thời mọi biến động của NVL. Có nghiệp vụ phát sinh ngày nào cần phản ánh ngày đó. Bảo quản NLV để phục vụ cho sản xuất.
- Ngoài NVL trong kho, kế toán cần theo dõi NVL, hàng hóa mua về.
- Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất tồn kho thực tế của vật tư và thành phần so với những số liệu trong sổ sách để có hướng giải quyết kịp thời.
- Một công việc quan trọng đó là cần phối hợp với bộ phận quản lý sản xuất nhằm kiểm kê vật tư và sản phẩm dở dang đang có trên dây chuyền sản xuất để có hướng sử dụng hợp lý
[HẾT]
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về kế toán nguyên vật liệu. Chúc các bạn sẽ thành công trên con đường sự nghiệp!