Ra quyết định quản lý là gì

Với vai trò là một người quản lý, trưởng nhóm hoặc giám đốc điều hành, kỹ năng ra quyết định lãnh đạo quản lý đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp dẫn dắt các thành viên trong một tổ chức có thể đi đúng hướng trong công việc. Hiểu được tầm quan trọng đó, trong bài viết này, Unica sẽ chia sẻ tới bạn cách đưa ra quyết định tốt hơn và cung cấp cho bạn danh sách các kỹ năng bạn có thể thực hiện để trở thành nhà quản lý và nhà lãnh đạo tài ba hơn. 

Kỹ năng ra quyết định lãnh đạo quản lý là gì?

- Kỹ năng ra quyết định lãnh đạo quản lý là quá trình lựa chọn các phương án thay thế tốt nhất có thể. Các nhà quản lý thường có một danh sách dài các lựa chọn khả thi liên quan đến một quá trình hành động. Bằng cách đánh giá từng lựa chọn thay thế này, họ chọn những gì họ tin là tốt nhất cho công ty và lực lượng lao động của mình.

- Việc ra quyết định đòi hỏi người được giao trách nhiệm phải có những kỹ năng nhất định, trong đó trí thông minh, sáng tạo là quan trọng nhất. Mặt khác, kinh nghiệm làm việc và khả năng quan sát tình thế cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc ra quyết định một cách đúng đắn nhất. 

>> Xem thêm: Kỹ năng thuyết phục là gì? Những điều cần biết về kỹ năng này

Kỹ năng ra quyết định là gì? 

Kỹ năng ra quyết định lãnh đạo quản lý

Ra quyết định là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi được thực hiện đúng cách, việc ra quyết định bao gồm việc lấy bằng chứng và kết hợp nó với kinh nghiệm trong quá khứ để đưa ra những lựa chọn thông minh. Hãy dành thời gian để thực hành các bước ra quyết định khi cơ hội kinh doanh cho phép và học hỏi từ mọi quyết định của bạn. Bạn càng có nhiều kinh nghiệm, bạn sẽ càng thoải mái và hiệu quả hơn với tư cách là người ra quyết định.

Những kỹ năng này củng cố khả năng ra quyết định của bạn: 

- Giải quyết vấn đề: Khả năng xác định vấn đề và tìm ra giải pháp là yếu tố quan trọng đối với việc ra quyết định. Kỹ năng giải quyết vấn đề vững chắc giúp bạn bình tĩnh trước áp lực và xác định các giải pháp tốt nhất có thể.

- Phân tích dữ liệu: Khả năng thực hiện phân tích của riêng bạn hoặc ủy quyền cho những nhân viên phù hợp để bạn có thể truyền đạt và phân tích thông tin là rất quan trọng. Điều quan trọng là phải biết loại những dữ liệu không cần thiết và giữ lại những dữ liệu hữu ích. 

- Quản lý thời gian: Một số lựa chọn yêu cầu hành động nhanh chóng. Khả năng đưa ra quyết định đúng đắn, sáng suốt trong khung thời gian cần thiết là rất quan trọng.

- Giao tiếp: Khả năng truyền đạt các quyết định một cách rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng.

 - Lắng nghe tích cực: Lắng nghe tích cực giúp bạn được thông báo về tiến độ của các dự án, quy trình làm việc và cách nhân viên đang thực hiện công việc của họ. Và nó cung cấp mọi thông tin hội thoại mà bạn có thể sử dụng khi cần nhanh chóng đưa ra quyết định.

Lắng nghe tích cực

- Khiêm tốn: Đôi khi, kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất đối với người ra quyết định là thừa nhận khi nào giải pháp của nhân viên khác tốt hơn giải pháp của bạn. Điều cần thiết là bạn có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn, bất kể ai đã đưa ra giải pháp.

- Hòa giải: Khả năng đánh giá ý kiến ​​của từng nhân viên, công bằng và lan tỏa xung đột là quan trọng.

- Lập kế hoạch: Các quyết định kinh doanh thường liên quan đến những cạm bẫy tiềm ẩn. Lập kế hoạch tốt sẽ giúp nhóm của bạn tránh được những thất bại không mong muốn.

- Khả năng lãnh đạo: Một quyết định tuyệt vời không đáng giá lắm nếu bạn không thuyết phục được người khác về nó. Kỹ năng lãnh đạo giúp bạn thuyết phục người khác rằng quyết định của bạn là đúng đắn.

Các bước ra để ra được một quyết định đúng đắn

Bước 1: Xác định được bối cảnh quyết định thành công

- Bạn cần xác đinh chính xác bối cảnh mình cần đưa ra quyết định đó là gì? Tại sao mình cần đưa ra quyết định đó. Nếu quyết định thành công hay thất bại thì nó sẽ ảnh hưởng như thế nào? Vậy nên muốn trở thành một người cầm lái sáng suốt bước đầu bạn cần có cái nhìn tổng quan thật tốt

Bước 2: Nhìn nhận vấn đề ở góc độ hợp lý

- Bước này bạn cần phân tích kỹ hơn để nhận biết được những yếu tố cũng như mức độ sẽ ảnh hưởng tới thành công của quyết định. Tiếp đó so sánh điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra cái nhìn khách quan nhất.

Bước 3: Đề xuất các phương án giải quyết.

- Sau khi đã đã có được quyết định để có cái nhìn tổng quát bạn nên vạch ra những phương án rủi ro nhất có thể. Là một người lãnh đạo tài năng bạn có thể sử dụng trí thông minh của người khác chứ không chỉ sử dụng tối đa năng lực của bản thân. 

>> Xem thêm: 5 Kỹ năng đặt câu hỏi trong nghệ thuật giao tiếp

- Vì vậy để việc này hiệu quả, bạn cần tôt chức một cuộc họp với mục tiêu là nhóm hoặc cá nhân sẽ đưa ra những phương án giải quyết sao cho hiệu quả. Trong cuộc họp này bạn chỉ giữ vai trò là người điều phối và mong uốn nhận được các ý kiến, hướng giải quyết khác nhau, từ đó bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về mức độ khả thi dự án cũng như có được những ý tưởng mới trong những bước tiếp theo.

Bước 4: Đánh giá các phương án

- Sau khi đã có được những phương án cụ thể được đưa ra, công việc bây giờ đòi hỏi bạn phải đánh giá từng phương án ra sao, có phù hợp với mục tiêu ban đầu hay không

- Một số điều bạn cần lưu ý đến là chi phí, lợi ích, tính khả thi, nguồn lực, đạo đức và rủi ro.

Sau khi đã phân tích, đánh giá được những phương án bạn sắp sếp từng mức độ phù hợp, khả thi của từng phương án hoặc bạn có thể kết hợp các phương án lại với nhau.

Bước 5: Lựa chọn phương án tốt nhất

- Đây là bước cuối cùng cũng là bước quan trọng để bạn đưa ra một quyết định đúng đắn. Sau khi đã phân tích kỹ lưỡng các ưu, nhược điểm bạn sẽ chọn ra một phương án có tính khả thi nhất. 

Kỹ năng ra quyết định lãnh đạo quản lý là một chủ đề phổ biến trong các chương trình đào tạo quản lý của các doanh nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo mà muốn cải thiện kỹ năng quản lý của mình thì hãy tham gia vào những khóa học kỹ năng giao tiếp ứng xử trực tuyến có trên cổng thông tin Đào Tạo trực tuyến Unica.vn. Nó bao gồm các yếu tố cần thiết của một nhà quản lý và lãnh đạo để giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt hơn

Quyết định quản lý là nhân tố đặc biệt quan trọng của quy trình lập kế hoạch. Việc lựa chọn phương án tối ưu trong nhiều phương án đã được xây dựng là thời điểm đánh dấu kế hoạch được chấp nhận. Như vậy việc tìm hiểu những vấn đề liên quan tới quyết định quản lý ở đây là sự cụ thể hoá của một bước trong quá trình lập kế hoạch. Điều đó có nghĩa là quyết định quản lý được tiếp cận theo nghĩa hẹp.

Quyết định quản lý là việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

2. Đặc điểm của quyết định quản lý

* Quyết định quản lý là hạt nhân của hệ thống quản lý

Quyết định quản lý liên quan tới tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý. Quyết định quản lý là nhân tố đặc biệt quan trọng của hoạt động quản lý. Bất cứ nhà quản lý nào cũng phải thông qua quyết định quản lý để thực hiện chức năng của mình. Nhiều nhà tư tưởng quản lý đồng nhất quản lý với việc ra quyết định. Điều đó là hợp lý ở chỗ khi thực hiện nguyên tắc quản lý, quy trình quản lý, phương pháp quản lý, phong cách quản lý… mục đích cuối cùng hướng tới là để có các quyết định quản lý đúng đắn. Tuy nhiên, ra quyết định chỉ mới là một điều kiện cần của hoạt động quản lý. Quản lý là một chỉnh thể bao gồm nhiều nhân tố trong đó ra quyết định và thực thi quyết định là hạt nhân quan trọng nhất của nó.

* Quyết định quản lý vừa có tính tối ưu vừa có tính hạn định

Tính tối ưu của quyết định quản lý thể hiện ở chỗ khi nhà quản lý đã ấn định và lựa chọn một phương án nào đó thì họ đã phải cân nhắc rất kỹ lưỡng để phân công đúng người đúng việc và cung cấp những điều kiện vật chất, tài chính phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.

Tuy nhiên, khi hoàn cảnh thay đổi [mà điều này diễn ra thường xuyên] thì phương án đã lựa chọn có thể không còn phù hợp. Mặt khác, khi thực hiện tốt phương án đã lựa chọn có thể xảy ra tình trạng ảnh hưởng không tốt tới phương án khác hoặc công việc khác của tổ chức.

* Quyết định quản lý vừa mang tính chắc chắn vừa mang tính rủi ro

Quyết định quản lý là một hàm biến số, bao gồm: con người thực hiện, công việc, công cụ, phương tiện và hoàn cảnh.

Tính chắc chắn của quyết định quản lý chỉ có thể có được khi nhà quản lý nhận thức được bản chất của các biến số và kết hợp chúng một cách phù hợp.

Tính rủi ro của quyết định quản lý có thể xảy ra nếu như nhà quản lý không thấy được một hoặc một số biến số đã thay đổi hoặc lệch pha nhau mà vẫn kết hợp chúng lại một cách chủ quan.

Như vậy, quyết định quản lý với tư cách là những phương án lựa chọn tối ưu của chủ thể trong một điều kiện hoàn cảnh nhất định là biểu hiện rõ nét nhất của cái gọi là quản lý “theo tình huống”. Dưới góc nhìn khoa học và nhãn quan thực tiễn,  chúng ta không nên phủ nhận hoàn toàn trường phái quản lý “theo tình huống” bởi vì nó vốn tồn tại thực sự trong thực tế. Chỉ có điều thực tiễn quản lý là hết sức đa dạng và phong phú mà quản lý theo tình huống là một trong những biểu hiện của sự đa dạng đó.

* Quyết định quản lý phản ánh quan hệ lợi ích nhất định

Quyết định quản lý có nhiều loại hình và tính chất khác nhau. Nhưng dưới góc độ lợi ích có thể thấy rằng việc ban hành và thực thi những quyết định quản lý cụ thể thường liên quan tới quan hệ lợi ích trong tổ chức. Có những quyết định mang lại lợi ích chung cho mọi người, cũng có thể có những quyết định mang lại lợi ích cho một nhóm người, có những quyết định mang lại lợi ích cho một cá nhân, hoặc có những quyết định chỉ có lợi cho chủ thể quản lý mà ảnh hưởng tới lợi ích của đối tượng quản lý. Rõ ràng các loại quyết định quản lý đó có ảnh hưởng khác nhau đối với sự phát triển của tổ chức.

Các nhà quản lý có vai trò quyết định đối với việc giải quyết các xung đột về lợi ích trong tổ chức thông qua việc xây dựng và thực thi các quyết định quản lý đúng đắn và phù hợp. Muốn vậy, họ phải tuân theo “quy luật hoàn cảnh” trong việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý. Chỉ có những quyết định quản lý mang lại lợi ích chung, lợi ích tập thể thì mới đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả cho tổ chức.

* Quyết định quản lý vừa mang dấu ấn của chủ thể, vừa phản ánh văn hoá tổ chức

Thông qua việc ra quyết định và thực thi quyết định, có thể nhận biết được chủ thể quản lý đang lựa chọn phương pháp và phong cách quản lý nào. Nói cách khác, quyết định quản lý là sản phẩm của cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể. Quyết định quản lý có thể được tạo ra bởi một người, một nhóm người hay một tổ chức. Việc lựa chọn cách thức nào cho việc ra quyết định là biểu hiện của văn hoá tổ chức.

3. Phân loại quyết định

Tuỳ vào các căn cứ khác nhau mà có thể phân chia thành nhiều loại quyết định quản lý:

– Căn cứ vào phạm vi của quyết định:

+ Quyết định chiến lược: Đây là những quyết định mang tính định hướng phát triển trong thời gian tương đối dài và có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau trong hệ thống tổ chức.

+ Quyết định chiến thuật hay các quyết định tác nghiệp. Đây là những quyết định mang tính định lượng, liên quan tới nội dung và cách thức thực hiện những nhiệm vụ và công việc cụ thể. Những quyết định tác nghiệp thường căn cứ vào những quyết định chiến lược để triển khai.

– Theo mức độ ổn định hay không ổn định của quyết định

+ Quyết định chương trình hoá: Là dạng quyết định về một vấn đề thường xuyên nảy sinh, quy trình thực hiện rõ ràng, có tính ổn định và lặp lại. Đây là những quyết định dễ ban hành và thường tốn ít thời gian.

+ Quyết định phi chương trình hoá: Đây là loại quyết định về những vấn đề chưa có tiền lệ, hay là một vấn đề phức tạp và quan trọng. Nội dung của loại quyết định này thường là mới và không có cấu trúc.

– Theo chủ thể ra quyết định:

+ Quyết định cá nhân: Là quyết định do một cá nhân ban hành

+ Quyết định tập thể: Là quyết định do tập thể ban hành

+ Quyết định hỗn hợp: Là hình thức quyết định kết hợp cả hai phương thức ra quyết định tập thể và cá nhân

Hoặc là:

+ Quyết định của người quản lý cấp cao

+ Quyết định của người quản lý cấp trung

+ Quyết định của người quản lý cấp thấp

– Theo nội dung quyết định:

+ Quyết định về nhân sự

+ Quyết định về tài chính

+ Quyết định về cơ sở vật chất

+ Quyết định về lĩnh vực chuyên môn

– Theo hình thức ban hành quyết định:

+ Quyết định bằng văn bản: Là quyết định được ban hành dưới dạng văn bản

+ Quyết định bằng lời nói: Là quyết định được ban hành dưới dạng lời nói

– Theo cách thức tác động tới đối tượng thực hiện

+ Quyết định cưỡng chế

+ Quyết định hướng dẫn

+ Quyết định tuỳ nghi