Ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC có nhiều điểm mới cần đặc biệt lưu ý để tránh sai sót khi xuất hóa đơn và lưu trữ.
Quy định đặt ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68
Hóa đơn điện tử ra đời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn và là trợ thủ đắc lực khi kê khai thuế hay kiểm toán. Những giải pháp như Hóa Đơn Online của Mắt Bão đã giúp cho quá trình phát hành hóa đơn trở nên đơn giản.
Nhưng kế toán doanh nghiệp cần nắm và hiểu rõ một số nội dung hóa đơn điện tử như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên hóa đơn, số hóa đơn,… để đảm bảo sự thống nhất trong dữ liệu và tránh những rắc rối với cơ quan thuế.
Tên loại hóa đơn điện tử được quy định cụ thể tại: Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể:
1.1. Hóa đơn giá trị gia tăng [GTGT]
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng của Mắt Bão
Sự khác biệt lớn nhất của loại hóa đơn này là người nộp thuế [người bán hàng hóa, cơ sở cung cấp dịch vụ] sẽ khai thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ.
Theo đó, số thuế phải nộp sẽ bằng số thuế GTGT đầu ra trừ cho số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên cạnh đó, tùy loại hàng hóa thì sẽ có quy định thuế suất khác nhau.
Ngoài ra, những loại hóa đơn được tạo từ POS tính tiền được ghi nhận bởi dữ liệu điện tử của cơ quan thuế thì cũng thuộc hóa đơn GTGT.
1.2. Hóa đơn bán hàng
Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử của MIFI
Khác với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng tính thuế GTGT bằng phương pháp trực tiếp. Đối tượng sử dụng loại hóa đơn này cũng là người bán hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Hóa đơn bán hàng cũng bao gồm những hóa đơn được khởi tạo từ POS tính tiền có kết nối đến cơ sở dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
Số tiền thuế GTGT phải nộp sẽ bằng doanh thu nhân với tỷ lệ %. Tùy loại hình kinh doanh mà tỷ lệ này sẽ có sự khác biệt. Cụ thể hơn:
- Cung cấp, phân phối hàng hóa: 1%.
- Dịch vụ, xây dựng [trường hợp không bao thầu nguyên vật liệu]: 5%.
- Sản xuất, vận tải và những dịch vụ liên quan đến hàng hóa, xây dựng [có bao thầu nguyên vật liệu]: 3%.
- Những loại hình kinh doanh khác: 2%.
1.3. Các loại hóa đơn khác
Phiếu thu điện tử cũng là một loại hóa đơn điện tử
Ngoài hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT, thì tất cả những loại giấy tờ điện tử phù hợp với quy định tại Điều 6 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đều được cơ quan thuế ghi nhận là một dạng hóa đơn điện tử. Ví dụ các loại chứng từ điện tử, phiếu xuất kho điện tử, vé xe điện tử,…
Những loại hóa đơn điện tử hợp lệ đều tuân thủ định dạng chuẩn của Bộ Tài Chính.
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn [mẫu hóa đơn điện tử]
Mẫu số hóa đơn giúp phân loại hóa đơn điện tử
Trong thông tư 68 của Bộ Tài Chính có hướng dẫn rõ về quy tắc đặt ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể, tiết a.2 – điểm a – khoản 1 – Điều 3 có quy định như sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng được thể hiện bằng số 1.
- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng số 2.
- Những loại phiếu xuất kho liên quan vận chuyển điện tử được thể hiện bằng số 3.
- Những hóa đơn điện tử khác có nội dung đúng theo quy định của BTC được thể hiện bằng số 4.
3. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn giúp quản lý dễ dàng các hóa đơn điện tử đã được lập
Mỗi một hóa đơn điện tử sẽ được định danh quản lý bởi một chuỗi ký tự có mẫu: “1K23TYY”. Trong ví dụ này, số 1 là ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký tự còn lại là ký hiệu hóa đơn. Chúng có thể cho người quản lý biết nhiều thông tin của hóa đơn như: phân loại, năm tạo lập, được cơ quan thuế cấp mã hay không. Cụ thể hơn:
3.1. Ký tự đầu tiên của ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định, chữ “C” hoặc “K” sẽ là ký tự đầu tiên của ký hiệu hóa đơn điện tử. Trong đó, ký tự “C” cho chúng ta biết hóa đơn điện tử đó đã được cơ quan thuế cấp mã. Ngược lại, ký tự “K” sẽ được dùng cho những hóa đơn không có mã.
Những đối tượng thường sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Những công ty vừa thành lập và chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử tự lập.
- Những công ty bị chi cục thuế đánh giá có rủi ro cao về thuế.
Trong khi đó, những đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định 119/2018/NĐ – CP. Ngoài ra, những doanh nghiệp này phải đạt tiêu chí đánh giá rủi ro thuế của chi cục thuế.
3.2. Ký tự thứ hai và thứ ba mang ý nghĩa gì?
Hai ký tự số tiếp theo cho các bên quản lý biết năm hóa đơn điện tử đó được lập. Ví dụ, nếu HĐĐT của công ty được lập vào năm 2023 thì số được thể hiện trên ký hiệu HĐĐT sẽ là “23”. Tương tự, nếu là quý 1 năm 2024 thì sẽ là “24”. Lưu ý, hai số này phải được viết bằng số Ả Rập.
3.3. Ký tự thứ tư trong ký hiệu HĐĐT là gì?
Ký tự thứ tư trong dãy ký hiệu HĐĐT được thể hiện bằng chữ “T”, “D”, “L” hoặc “M”. Chúng cho các bên liên quan biết hóa đơn điện tử đó thuộc loại nào, sử dụng ra sao. Cụ thể:
- Những hóa đơn điện tử của các công ty, tổ chức, cá nhân kinh doanh, hộ gia đình được đăng ký với chi cục thuế được quy ước bằng chữ T.
- Những hóa đơn điện tử đặc biệt không tuân theo một vài tiêu thức do các công ty, tổ chức đăng ký sử dụng được quy ước bằng chữ D.
- Những loại hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo mỗi kỳ phát sinh được quy ước bằng chữ L.
- Những loại hóa đơn điện tử được tạo từ máy POS tính tiền được quy ước bằng chữ M.
3.4. Ký tự thứ năm và thứ sáu
Hai ký tự cuối cùng sẽ do bên khai thuế tự quy ước theo mô hình quản lý của mình. Nếu không cần, doanh nghiệp, tổ chức có thể để ký tự “YY”.
3.5. Ví dụ cách đọc của một số ký hiệu hóa đơn điện tử
- 1K23TYY: Số “1” là hóa đơn giá trị gia tăng. Ký tự “K” cho chúng ta biết HĐĐT này không có mã do cơ quan thuế cấp. Số “23” thể hiện năm tạo lập của hóa đơn là 2023. Chữ “T” chỉ ra hóa đơn đã được đăng ký sử dụng cho cơ quan thuế.
- 2C24MAA:Số “2” là hóa đơn bán hàng. Ký tự “C” cho biết HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã. Số “24” tương ứng năm tạo lập là 2024. Ký tự “M” giúp người quản lý biết được đây là loại HĐĐT được tạo từ máy tính tiền.
4. Tổng kết
Trên đây là những quy định mới và chính xác nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tìm hiểu thêm ở Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Hiện nay, những ứng dụng xuất hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như Hóa Đơn Online của MIFI đều được cập nhật theo quy định mới nhất của Chính Phủ và Bộ Tài Chính, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự chính xác, an toàn khi làm việc với cơ quan thuế.