Phát sinh người lao động được hưởng chế độ ốm đau, thai sản, công ty phải tính tiền BHXH phải trả cho công người lao động:
Nợ TK 3383: Số tiền được hưởng chế độ;
Có TK 334: Số tiền được hưởng chế độ.
4. Tính tiền lương nghỉ phép phải trả cho người lao động
Hàng tháng, kế toán thực hiện tính [trích trước] tiền lương nghỉ phép cho người lao động:
Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép;
Nợ TK 335: Số tiền lương nghỉ phép [nếu có trích trước];
Có TK 334: Số tiền lương nghỉ phép.
5. Các khoản phải trừ vào lương
➤ Khoản tiền tạm ứng chưa chi hết:
Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng chưa chi hết;
Có TK 141: Số tiền tạm ứng chưa chi hết.
➤ Khoản tiền thu bồi thường về tài sản theo quyết định xử lý:
Nợ TK 334: Số tiền thu bồi thường;
Có TK 138: Số tiền thu bồi thường.
➤ Khoản trích trừ BHXH, BHYT, BHTN vào lương người lao động:
Nợ TK 334: Tổng tiền BHXH, BHYT, BHTN người lao động phải nộp;
Có TK 3383: BHXH trích trừ vào lương [8% x mức lương tham gia bảo hiểm];
Có TK 3384: BHYT trích trừ vào lương [1.5% x mức lương tham gia bảo hiểm];
Có TK 3386: BHTN trích trừ vào lương [1% x mức lương tham gia bảo hiểm].
6. Tính tiền thuế TNCN
Tính tiền thuế TNCN của người lao động phải nộp cho ngân sách nhà nước:
Nợ TK 334: Số tiền thuế TNCN phải nộp;
Có TK 3335: Số tiền thuế TNCN phải nộp.
7. Ứng trước hoặc thực trả lương
Khi người lao động ứng trước tiền lương hoặc doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động:
Nợ TK 334: Số tiền ứng trước hoặc trả lương cho người lao động;
Có TK 111, 112: Số tiền ứng trước hoặc trả lương cho người lao động.
8. Thanh toán các khoản phải trả
Các khoản phải trả khác như tiền ăn, tiền nhà, tiền điện thoại, tiền xăng xe, tiền học phí…:
Nợ TK 334: Khoản tiền phải trả cho người lao động;
Có TK 111, 112: Khoản tiền phải trả cho người lao động.
9. Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa
Khi doanh nghiệp trả lương hoặc thưởng cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa, phải ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, ghi:
Nợ TK 334 - Số tiền sản phẩm, hàng hóa đã bao gồm thuế;
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng;
Có TK 33311 - Số tiền thuế GTGT phải nộp.
III. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán TK 334 - Phải trả người lao động
1. Công ty dựa trên căn cứ nào để tính tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho nhân viên?
Hàng tháng, kế toán tiền lương sẽ lập bảng lương để tính lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương căn cứ theo: Hợp đồng lao động; Bảng chấm công nhân viên; Quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của công ty; Các khoản tạm ứng, ứng trước, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thuế thu nhập cá nhân phát sinh trong tháng.
2. Tháng 8/2022, doanh nghiệp [theo Thông tư 200/2014/TT-BTC] có phát sinh chi phí lương, phụ cấp và các khoản trích trừ vào lương ở bộ phận bán hàng như sau: lương cơ bản: 65.000.000 đồng, phụ cấp trách nhiệm: 8.000.000 đồng; trong tháng, ứng trước tiền lương bằng tiền mặt cho người lao động 15.000.000 đồng; tiền thuế thu nhập cá nhân trong tháng phát sinh: 550.000 đồng; trong tháng 8, có nhân viên hưởng chế độ thai sản: 36.000.000 đồng, BHXH thanh toán qua tài khoản của công ty; công ty chuyển khoản thanh toán tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thanh toán tiền lương bằng tiền mặt. Như vậy, doanh nghiệp phải hạch toán tiền lương như thế nào?
Một bảng lương công nhân rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát việc trả lương mà còn giúp người lao động nắm được chi tiết các khoản tiền được nhận và khấu trừ. Sau đây là mẫu bảng lương công nhân thông dụng.
1. Mẫu bảng lương công nhân mới nhất
Bảng lương công nhân được hiểu là văn bản thống kê các khoản tiền mà người lao động được nhận và bị khấu trừ trong tháng của người lao động.
Bảng lương công nhân còn có các tên gọi khác như mẫu phiếu chi lương, phiếu thanh toán lương,… được lập dưới dạng bảng tính excel hoặc word để bộ phận kế toán và người lao động tiện theo dõi.
Sau đây là các mẫu bảng lương công nhân thông dụng:
1.1. Mẫu bảng lương công nhân cấp cho nhân viên
Đây là mẫu bảng lương công nhân trả riêng cho từng người lao động được gửi kèm mỗi kỳ trả lương để người lao động tiện cho việc theo dõi các khoản tiền mà mình được nhận. Nếu có thắc mắc thì có thể phản hồi đến bộ phận trả lương.
BẢNG LƯƠNG THÁNG..............
Kính gửi: Anh/ Chị.....................
Họ và tên
Phòng ban làm việc
Mã số nhân viên
Ngày bắt đầu làm việc tại công ty
THU NHẬP CHUẨN / Tháng [....công]
Lương tham gia BH [Lương bậc + P/C trách nhiệm]
Số ngày làm việc
Lương theo bậc
Phụ cấp trách nhiệm quản lý
Thưởng kiểm soát năng suất SP
THU NHẬP NGOÀI GIỜ phải chịu THUẾ TNCN
Phụ cấp độc hại, nặng nhọc, nuôi con [nếu có]
Phụ cấp đi lại [xăng xe]
Phụ cấp điện thoại
Thưởng chuyên cần [Không vắng mặt, không đi trễ, về sớm, không nghỉ quá 1 ngày phép/ tháng...***]
Phụ cấp cơm giữa ca [đã tính cơm thêm - nếu có]
TỔNG LƯƠNG
Tổng số giờ làm thêm
Số giờ làm thêm [ban ngày]
Số giờ làm thêm [ban đêm]
Số giờ làm thêm [chủ nhật]
Số giờ làm thêm [Lễ]
Số phần cơm tính thêm
Phép năm [chưa sử dụng - nếu có]
THƯỞNG SÁNG KIẾN KỸ THUẬT [nếu có]
THƯỞNG KHÁC: ……
THU NHẬP NGOÀI GIỜ không chịu THUẾ TNCN
TỔNG THU NHẬP/ THÁNG của NLĐ
10.5% - trích trừ lương NLĐ [BHXH 8%, YT 1.5%,TN 1%]
Phí Công đoàn - trích trừ lương NLĐ
Giảm trừ gia cảnh và bản thân
Thuế thu nhập cá nhân - trích trừ lương NLĐ
Thu nhập còn lại sau khi trừ các khoản phải trừ của NLĐ
Chi hoàn trả tiền ĐỒNG PHỤC [nếu có]
TẠM THU TIỀN ĐỒNG PHỤC nếu có]
HOÀN THUẾ TNCN năm [nếu có]
THU THUẾ TNCN năm [nếu có]
TỔNG TIỀN THỰC NHẬN CÒN LẠI
23.5% - Cty phải nộp thay cho NLĐ [ BHXH, BHYT, BHTN , KPCĐ]
1.2. Mẫu bảng lương công nhân dùng theo dõi tại doanh nghiệp
Mẫu bảng lương công nhân dạng tổng hợp của tất cả người lao động trong doanh nghiệp để theo dõi, quản lý. Bảng lương công nhân càng rõ ràng, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được chi tiêu, góp phần ổn định tình hình tài chính. //image.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2023/01/06/bang-luong-cong-nhan-excel_0601103001.xlsx
2. Bảng lương công nhân cần có những nội dung gì?
Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động năm 2019, bảng kê trả lương cho người lao động phải ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ [nếu có].
Theo đó, bảng lương công nhân cấp cho người lao động sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin cá nhân của người lao động bao gồm: họ và tên, mã nhân viên, bộ phận làm việc, chức vụ,…
- Số ngày làm việc, ngày nghỉ có lương, ngày nghỉ không hưởng lương trong tháng.
- Số tiền lương theo chức danh đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
- Các khoản trợ cấp, phụ cấp.
- Số tiền thưởng.
- Các khoản đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và đoàn phí công đoàn [nếu tham gia công đoàn].
- Tiền đóng thuế thu nhập cá nhân [nếu có].
3. Bảng lương công nhân có phải trả về cho người lao động?
Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động hiện hành đã nêu rõ, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động.
Nói cách khác, hằng tháng vào mỗi đợt trả lương, ngoài tiền thì người sử dụng lao động còn buộc phải gửi kèm bảng lương công nhân cho người lao động.
Bộ luật Lao động hiện không quy định cụ thể về hình thức trả bảng lương công nhân nên doanh nghiệp có thể tùy chọn, miễn sao bảng lương được gửi đến người lao động để họ tiện theo dõi.
Thông thường các công ty sẽ gửi bảng lương công nhân theo hai hình thức sau:
- Gửi bản mềm file word hoặc excel qua email cho người lao động.
- Gửi bảng lương bản giấy được in từ file word hoặc excel.
4. Không cung cấp bảng lương công nhân, công ty có bị phạt?
Như đã đề cập, mỗi kỳ trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải gửi kèm bảng lương với đầy đủ nội dung đã được quy định.
Trường hợp không cung cấp bảng lương công nhân hoặc có gửi bảng lương nhưng trong đó không ghi rõ các khoản tiền lương và khấu trừ, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm theo điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động như sau:
Điều 17. Vi phạm quy định về tiền lương1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
Kết hợp với quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu không cung cấp bảng lương công nhân, người sử dụng lao động là cá nhân sẽ bị phạt từ 05 - 10 triệu đồng, người sử dụng lao động là tổ chức bị phạt đôi từ 10 - 20 triệu đồng.