Khi phát hành các hóa đơn điện tử mà phát sinh những sai sót, biên bản điều chỉnh được tạo ra để đáp ứng nhu cầu này. Bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ cung cấp các thông tin về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Khi nào phải lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ khi phát hiện ra các sai sót trong hóa đơn, sẽ tiến hành xử lý như sau:
Trường hợp lập hóa đơn đã gửi cho người mua hàng nhưng CHƯA GIAO HÀNG hoặc hóa đơn điện tử sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng người mua và người bán chưa kê khai thuế.
Ở trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ tiến hành xử lý như sau:
- Bước 1, hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu cả hai bên người bán và người mua đều đồng ý và xác nhận. Lưu ý mặc dù hủy hóa đơn điện tử nhưng vẫn phải lưu trữ theo gian được quy định
- Bước 2, phía người bán lập một Hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua. Lưu ý rằng trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số …, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Trường hợp lập hóa đơn đã gửi cho người mua hàng và ĐÃ GIAO HÀNG. Đồng thời, cả hai bên người mua và người bán đều thực hiện kê khai thuế thì bên bán sẽ xử lý như sau:
- Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ các sai sót và phải chứa chữ ký điện tử của hai bên.
- Bên bán lập Hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh thì hai bên người mua và người bán tiến hành kê khai thuế điều chỉnh theo quy định.
Tổng hợp các mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
VIN-HOADON đã tổng hợp các mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo hướng dẫn mới nhất tại Thông tư 78 tương ứng với các lỗi sai thường gặp như: Sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền.
Anh chị lưu ý lựa chọn sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng.
Một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thường gặp như:
- Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai giá
- Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do sai tên, địa chỉ công ty
- Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khác
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tại đây.
04 lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Ngày trên Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải CÙNG NGÀY với ngày trên hóa đơn điều chỉnh.
- Nội dung trên Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải ghi rõ như sau:
Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu … xuất hóa đơn điều chỉnh số … ngày tháng … ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Hóa đơn điều chỉnh: Bên cạnh việc lập Biên bản điều chính hóa đơn điện tử đã viết sai thì doanh nghiệp cần phải Lập hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn điện tử sai thông tin về tên, địa chỉ, người mua nhưng mã số thuế của người mua đúng thì các bên lập biên bản điều chỉnh KHÔNG phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Xem thêm chi tiết tại Video Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Xem thêm tin bài: Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà VIN-HOADON mang đến cho quý độc giả. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
- Hướng Dẫn Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
- Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
Khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Theo đó, biên bản này được lập khi hóa đơn đã gửi cho người mua, thủ tục giao và nhận hàng kết thúc nhưng xảy ra sai sót. Trong bài viết này, NewCA sẽ hướng dẫn bạn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết nhất.
Theo quy định tại Khoản 2 – Điều 19 [Nghị định số 123/2020/NĐ-CP] biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập trong các trường hợp sau.
- Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai sót thì đơn vị thực hiện thông báo với Chi cục thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Hóa đơn điện tử đã lập và được gửi cho khách hàng. Tuy nhiên, thông tin trên hóa đơn này có sai sót hoặc chưa kê khai mã số thuế và đơn vị chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Cuối cùng là trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp [theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB] trong thời gian sớm nhất
\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần lưu ý điều gì?
Khi tiến hành chỉnh sửa lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau.
- Thời gian trên Báo cáo điều chỉnh phải giống với ngày trên hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Bên cạnh đó, phần nội dung trên Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải thể hiện rõ “Điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu? Lập biên bản vào thời gian nào ? Ký hiệu là gì?…. Xuất hóa đơn điều chỉnh số … Ký hiệu … Nội dung điều chỉnh như thế nào?”
- Nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và đã tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập cùng lúc cả Biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh
- Đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên và địa chỉ công ty nhưng ghi đúng thông tin mã số thuế của người mua thì doanh nghiệp chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh. Trường hợp này, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn điều chỉnh [nếu khách hàng không yêu cầu]
Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Đầu tiên, tại giao diện danh sách hóa đơn, bạn click chọn biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với sản phẩm/dịch vụ chứa hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó, đơn vị có thể chọn chức năng Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh định danh tùy thuộc vào mong muốn của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp lưu ý, nút Điều chỉnh áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai đơn giá. Còn nút điều chỉnh định danh chỉ áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh [sai tên hàng hóa, đơn vị tính, màu sắc, phân loại hàng…] nhưng số tiền và thuế suất chính xác.
1. Hóa đơn điện tử sai đơn giá
- Nhấp chọn vào ô Điều chỉnh. Màn hình máy tính sẽ chuyển sang giao diện mới để doanh nghiệp thực hiện việc điền các thông tin cho biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [số biên bản phụ thuộc vào nhu cầu của đơn vị]
- Kế tiếp, bạn điền đầy đủ số và ngày tháng biên bản. Tiếp theo, nhấn chọn Tạo mới để thực hiện việc tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Doanh nghiệp tiến hành điền các thông tin sau: “Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh, Hai bên nhất trí điều chỉnh lại như sau…” và Lưu biên bản
- Lúc này, màn hình trở về giao diện ban đầu. Doanh nghiệp thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền. Bạn nhớ chọn mức thuế suất cho phù hợp. Lưu ý, muốn điều chỉnh tăng ghi dấu “+”, điều chỉnh giảm ghi dấu “-”. Nhập dấu trước giá trị cần điều chỉnh giảm
- Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, click chọn Ký để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lên cơ quan Thuế [ doanh nghiệp không phải gửi kèm Thông báo Mẫu số 04/SS] ![Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai giá ][//newca.vn/wp-content/uploads/2022/11/lap-bien-ban-dieu-chinh-hoa-don-dien-tu.jpeg]Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai giá
2. Hóa đơn điện tử sai thông tin định danh
- Sau khi nhấn chọn chức năng Điều chỉnh định danh, màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo hóa đơn điều chỉnh định danh. Doanh nghiệp chọn loại Hóa đơn mẫu
- Tiếp theo, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng sẽ tự động hiển thị. Kế tiếp, đơn vị chọn loại hóa đơn gốc là hóa đơn cần điều chỉnh định danh. Các bước còn lại làm tương tự các bước của trường hợp 1 [Nhấn chọn điều chỉnh]
- Hoàn thành những bước trên, màn hình sẽ xuất hiện giao diện để điền thông điều chỉnh ở mục Ghi chú. Cuối cùng, doanh nghiệp click vào ô ký để gửi lên cơ quan Thuế
Lưu ý
Doanh nghiệp phải ghi đầy đủ nội dung cần điều chỉnh. Ví dụ: điều chỉnh tên hàng hóa hóa đơn B ngày C mẫu số 01 ký hiệu C22TTT. Hàng hóa MN điều chỉnh thành Hàng hóa MNO. Ngoài ra, khi gửi hóa đơn điều chỉnh định danh, doanh nghiệp không cần gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.
Tóm tắt bài viết
Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được chia thành những loại nào?
– Hóa đơn điện tử sai giá – Hóa đơn điện tử sai thông tin định danh
Trường hợp nào cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
– Doanh nghiệp phát hiện hóa dơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai sót – Hóa đơn điện tử đã lập và được gửi cho khách hàng. Tuy nhiên, thông tin trên hóa đơn này có sai sót hoặc chưa kê khai mã số thuế và đơn vị chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ – Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Tóm lại, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là vấn đề hai bên không mong muốn. Đối với doanh nghiệp và khách hàng, không những tốn thời gian mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm mua/bán hàng. Hy vọng những thông tin NewCA cung cấp ở trên sẽ giúp doanh nghiệp giải khắc phục sai sót tốt nhất. Mọi thắc mắc cần được giải đáp vui lòng để lại ý kiến phía dưới phần bình luận.