Các phương pháp thu thập thông tin trong quản lý
Show 04/11/2020 564 Câu hỏi Đáp án và lời giải Đáp án và lời giải đáp án đúng: A Điền Chính Quốc [Tổng hợp] Khái niệm phân tích công việc [job analysis] thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc [job evaluation] – là quá trình so sánh một công việc với các công việc khác trong tổ chức, nhằm mục đích xác định mức trả lương phù hợp. Tại sao phải phân tích công việc?Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra. Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn. Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:
Nội dung phân tích công việcQuy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:
Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc. Ví dụ:
Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:
Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việcViệc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản. Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn. 1. Bảng câu hỏi mởVới phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế. 2. Bảng câu hỏi cấu trúcBảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính. 3. Phỏng vấnTrong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.
4. Quan sátVới phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn. 5. Nhật ký làm việcNhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp. 6. Phỏng vấn hành viNếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:
Tham khảo: Bảng câu hỏi & Bảng phân tích công việc mẫu.
Trình tự phân tích công việcQuy trình phân tích công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Lời kếtHy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nhân sự – cũng như quy trình thực hiện theo từng bước. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo thông tin các khoá học quản trị nhân sự ngắn hạn của ITD tại đây. Có thể bạn quan tâm:
Video liên quan |