Hơn 50% nhân viên văn phòng bị “ám ảnh” bởi email. Bằng chứng là họ cứ liên tục kiểm tra email hoặc thường xuyên đọc mail mới. Nếu một email đến khiến bạn mất tập trung vào công việc đang làm thì phải mất khoảng 4 phút để bạn trở lại công việc đó.
Bạn có là một trong những người này?
Email không chỉ là một hộp thư để gửi và nhận email. Và bạn không nhất thiết phải bị ám ảnh email khi cứ phải kiểm tra liên tục. Nếu không biết cách kiểm soát, năng suất làm việc không chỉ giảm đi mà khiến bạn căng thẳng hơn mà thôi.
Bằng cách thiết lập các phương pháp kiểm soát email như gợi ý dưới đây, bạn có thể quản lý công việc của mình tốt hơn.
Nội dung chính
1. QUẢN LÝ EMAIL
1.1 Dọn dẹp hộp thư đến. Việc này sẽ giúp giảm bớt sự lộn lộn, bớt sự căng thẳng bởi số lượng email khổng lồ. Không lưu trữ email trong hộp thư đến. Hãy di chuyển chúng vào các thư mục khác bằng các bộ lọc thông minh. Giữ hộp thư đến gọn gàng cũng làm giảm nguy cơ bỏ sót hoặc quên mất các email quan trọng.
1.2 Không để thư mục quá đầy. Các thư mục đầy hoặc sắp đầy bộ nhớ thường mở chậm và rất khó quản lý. Bạn nên dọn dẹp định kỳ 1 lần 1 tuần chẳng hạn để loại bỏ những nội dung mail không cần đến nữa.
1.3 Quản lý thời gian kiểm tra email. Ngoài những trường hợp cần thiết, hãy phân bổ những khoảng thời gian nhất định để kiểm tra email thay vì liên tục mở kiểm tra. Một việc cấp bách đến mấy cũng không bắt buộc bạn phải trả lời ngay trong 1 phút. Thay vào đó, bạn sẽ tập trung để làm những công việc quan trọng của mình thay vì chỉ để ý đến email.
1.4 Không gây áp lực trả lời email cho nhân viên. Nếu là nhà quản lý, bạn không nên khiến nhân viên phải chịu áp lực trả lời email ngay lập tức, ngoài giờ, trong thời gian nghỉ phép… trừ khi đó là một phần nhiệm vụ của họ.
2. TẠO EMAIL
2.1 Không lạm dụng email. Nhiều trường hợp, bạn có thể gọi, chat hoặc nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp thay vì sử dụng email. Không nên sử dụng email cho những người cùng văn phòng chỉ khi thật sự cần thiết.
2.2 Không bao giờ sử dụng email cho những vấn đề khẩn cấp. Thường xuyên gắn cờ là khẩn cấp dễ gây áp lực và khiến bạn cảm thấy phải kiểm tra email. Hãy sử dụng quy tắc “ba giờ” – đối với bất kỳ vấn đề nào cần phải phản hồi trong vòng ba giờ, hãy sử dụng các phương thức liên lạc khác như gọi điện hoặc gặp trực tiếp.
2.3 Tiêu đề email đầy đủ thông tin. Hãy sử dụng tiêu đề hiệu quả và phù hợp, giúp người nhận biết được nội dung chính và mức độ ưu tiên của email thông qua tiêu đề.
2.4 Bám sát vào một chủ đề trong một email. Chỉ nên thảo luận cùng một chủ đề cho một email để tăng sự tập trung, sự logic và nhanh chóng giải quyết vấn đề hơn.
2.5 Kêu gọi hành động một cách rõ ràng. Nếu cần người nhận thực hiện hành động như phản hồi, xác nhận, gọi điện,.. hãy trình bày rõ ràng ở vài dòng đầu tiên để người nhận nhanh chóng nắm được thông tin.
2.6 Tránh lạm dụng chữ in hoa. Hãy dùng in hoa khi cần nhấn mạnh từ hoặc cụm từ quan trọng. Chữ in hoa bị lạm dụng dễ tạo cảm giác khó chịu, căng thẳng và tính cấp bách khiến người khác phải chú ý đến email thường xuyên.
2.7 Gửi email đúng địa chỉ. Doanh nghiệp sử dụng cùng 1 tên miền nên đôi khi địa chỉ email của một số người có thể gần giống nhau. Bạn nên tra cứu thông tin từ danh bạ email, điện thoại từ website của họ để đảm bảo email không gửi nhầm địa chỉ, sẽ mất thời gian hoặc khiến bạn cứ ngồi chờ phản hồi.
2.8 Viết đúng chính tả. Nếu viết email cho khách hàng, sai chính tả là điều tối kỵ vì sẽ gây ấn tượng xấu trong mắt họ về doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, sai chính tả hay thiếu chấm phẩy có thể làm sai lệch ý nghĩa văn bản của bạn.
2.9 Sử dụng chữ ký email ngắn gọn. Chữ ý email nên bao gồm tên của bạn, các chi tiết liên hệ ngắn gọn như số điện thoại, chi tiết email và url website doanh nghiệp [nếu có].
>> 25 Lời Khuyên Quan Trọng Viết Email Đúng Chuẩn, Giúp Bạn Không Bị “Bắt Lỗi” Nữa
3. TRẢ LỜI EMAIL
3.1 Có nên chọn “trả lời tất cả”? suy nghĩ kỹ có nên chọn trả lời tất cả hay không. Những người trong danh sách người nhận có nhất thiết phải nhận email trả lời từ bạn hay không hay bạn chỉ cần phản hồi cho đúng người gửi. Điều này cũng giúp email của mọi người đều gọn gàng, tránh xao lãng vì những email không cần thiết.
>> Bcc Là Gì? CC Là Gì? Phân Biệt Bcc Và CC Trong Email
3.2 Tạm dừng trước khi nhấn nút gửi. Nếu bạn đang tức giận hoặc khó chịu về email đang trả lời, hãy cho bản thân một khoảng thời gian để bình tĩnh lại trước khi gửi đi. Trong email, không nên thể hiện quá nhiều cảm xúc cá nhân.
3.3 Lưu mẫu mail trả lời cho những nội dung phổ biến. Nếu bạn thuộc bộ phận CSKH và thường xuyên nhận được các câu hỏi tương tự của khách hàng, hãy lưu lại các câu trả lời và sử dụng để tránh mất thời gian.
4. CHUYỂN TIẾP EMAIL
4.1 Tóm tắt email khi chuyển tiếp. Nếu email quá dài, bạn có thể tóm tắt ngắn gọn trước khi chuyển tiếp nhằm giúp người nhận nắm được thông tin. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu hành động cụ thể để người nhận phản hồi bạn nhanh hơn.
4.2 Không chuyển tiếp email spam, tống tiền. Cẩn trọng với các email có thông tin nhảy cảm đến từ các địa chỉ email, email mạo danh yêu cầu bạn chuyển tiếp email đến nhiều người khác với mục đích nào đó.
>> Xem thêm: Google Workspace chi phí chi tiết.
5. TỆP ĐÍNH KÈM TRONG EMAIL
5.1 Cẩn thận khi mở các tệp đính kèm trong mail. Nhất là dạng tệp tải về, dù email được gửi từ những người thân thiết nhất. Tệp đính email bị nhiễm virus là một trong những lý do phổ biến nhất khiến PC của bạn bị nhiễm virus.
5.2 Chọn lọc gửi file đính kèm. Cách tốt nhất là đưa nội dung trực tiếp vào email hoặc lưu vào bộ nhớ dùng chung [như Google Drive], không gian web để gửi thay vì đính kèm tệp.
5.3 Xem xét định dạng tệp đính kèm. Khi gửi tệp đính kèm, đảm bảo rằng người nhận có thể xử lý hoặc lưu được định dạng của tệp vì máy tính không dùng chung một phần mềm. Ví dụ: nhiều người không sử dụng word để có thể mở file word do bạn gửi đến.
5.4 Chú ý kích thước tệp đính kèm. Chỉ nên gửi các tệp có kích thước nhỏ vì không phải email nào cũng đủ bộ nhớ để nhận các email có tệp đính kèm lớn.
5.5 Sử dụng phần mềm quét virus. Nếu bạn gửi tệp đính kèm từ PC không dùng hệ điều hành Windows thì nên sử dụng trình quét virus để đảm bảo tệp của bạn không chứa virus trước khi gửi.
>> Xem thêm: Cách đăng ký email tên miền Google miễn phí – có ngay 30 ngày dùng thử, số người dùng không giới hạn.
6. CHUYỂN VÀ XÓA EMAIL
Trước khi xóa email, hãy xác định xem email có cần được lưu trữ hoặc tạo bản sao hay không. Làm sao để xác định? Tham khảo bảng ví dụ sau:
Email cần lưu trữ hoặc sao chépEmail có thể xóa vĩnh viễn- Liên quan đến các vấn đề về pháp lý
- Có thể được sử dụng làm bằng chứng trước tòa
- Liên quan đến các giao dịch tài chính
- Có thể là bằng chứng của một quyết định hoặc hành động
- Có giá trị lịch sử
- Hiển thị thông tin để thực hiện công việc kinh doanh, chẳng hạn như hồ sơ hành chính hàng ngày hoặc tài liệu có khả năng liên quan đến nghiên cứu hiện tại hoặc tương lai
- Email cung cấp thông tin chi tiết về ngày lễ
- Lời mời tham gia các sự kiện làm việc
- Cuộc hẹn
- Email cảm ơn dạng mẫu mặc định
- Bản sao của các báo cáo
- Thư nội bộ mà bạn được cc hoặc bcc
- Email cá nhân
Nếu email là dữ liệu cần được lưu trữ, hãy chuyển đến vị trí thích hợp. Ví dụ email liên quan đến hồ sơ vụ án, hợp đồng điện tử, hợp đồng mua bán… Các dịch vụ email có phí thường kèm theo tính năng lưu trữ email từ đơn giản đến cấp cao, giúp bạn có thể lưu trữ toàn bộ email thuộc doanh nghiệp nhằm làm bằng chứng cho những rủi ro có thể phát sinh trong tương lai.