Do các phiên bản 2013/2016/2019 có giao diện khá tương đồng nhau, nên bài viết sử dụng phiên bản mới nhất là Word 2019 để hướng dẫn, các phiên bản 2013/2016 thực hiện tương tự. Trong bài thực hành này sử dụng 1 file Word chứa nội dung thư mời và 1 file Excel để chứa danh sách những người được mời [version 2019].
Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge trong Word
Mail Merge là một tính năng có sẵn trong Microsoft từ những phiên bản rất lâu từ version 2003 đến version 2019 bây giờ. Tính năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi đáng kể, từ việc nhập họ tên thủ công của những người cần mời đến việc tự động điền tên những ai được mời làm cho tính năng này được nhiều người rất thích.
Bạn chỉ cần 1 file Word chứa nội dung thư mời làm cái khung và 1 file chứa danh sách những người được mời [đơn cử file Excel], dữ liệu trong danh sách trong Excel sẽ được điền 1 cách tự động. Các bạn đọc phần bên dưới để biết cách làm.
Các bước thực hiện trộn thư mời Mail Merge
Video hướng dẫn
Bước 1: Các bạn mở file Word chứa nội dung thư mời, rồi click tiếp vào menu Mailings.
Bước 2: Các bạn click chọn vào biểu Start Mail Merge rồi chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, các bạn click vào Next: Starting document trong mục Step 1 of 6 để bắt đầu quá trình trộn thư mời.
Bước 4: Tại câu hỏi How do you want to set up your letters?, các bạn tích vào ô Use the current document. Rồi sau đó, các bạn click chuột vào Next: Select recipients.
Bước 5: Trong mục Select recipients, các bạn tích vào Use an existing list. Còn trong mục Use an existing list, các bạn click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời.
Bước 6: Chọn đúng file Excel cần sử dụng rồi click Open.
Bước 7: Hộp thoại Select Table hiện ra, các bạn chọn vào sheet chứa dữ liệu cần sử dụng [trong bài file Excel chỉ chứa 1 sheet] rồi click chọn OK.
Bước 8: Trong giao diện Mail Merge Recipients, các bạn lựa chọn đối tượng cần mời hoặc chọn hết rồi click OK.
Bước 9: Bước này các bạn cần đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần chèn thông tin, rồi vào Insert Merge Field chọn đúng trường dữ liệu cần chèn vào.
Bước 10: Sau khi chèn xong, các bạn click vào Preview Results để xem kết quả.
Bước 11: Các bạn click vào mũi tên như trong hình vẽ để xem các phiếu mời.
Bước 12: Bước cuối này, các bạn click chuột vào Finish & Merge và chọn 1 trong 3 tuỳ chọn sau:
- Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
- Print Documents: In tài liệu.
- Sent E-mail Masages: Gửi qua email.
Lưu ý: Trong file Excel chỉ nên chứa nội dung cần trộn, trong dòng đầu tiên trong Excel chỉ có chứa tiêu đề các trường không chứa dòng trống phía trên để việc trộn thư diễn ra hiệu quả hơn.
Lời kết
Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng để lại bên dưới. Chúc các bạn thành công!!!
Trộn thư trong Word 2013 là tính năng hữu ích giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm... Mặc dù tính năng khá rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này, do vậy mà bài viết dưới đây sẽ là giải pháp để bạn thực hiện việc trộn thư trong Word 2013 một cách dễ dàng nhất.
Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới... nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.
Cách trộn thư trong Word 2013
Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh
Và file dữ liệu excel như sau:
Bước 1: Mở mẫu thư mời lên, trên thanh Ribbon các bạn chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn
Letters: Thư, thư mời
Email messenger: tin nhắn email
Envelopes: Bìa thư, phong bì
Labels: Nhãn, nhãn vở
Directory: Danh mục, thư mục
Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters [thư mời]. Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn
Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại
Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu
Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên
Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient
Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn
Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn
Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook
Type a new list: Tạo ra danh sách mới
Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.
Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK
Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp
Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài
Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi
Validate adress: Xác nhận địa chỉ
Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.
Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.
Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter
Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý
Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.
Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.
Bước 11: Sau khi trộn thư xong, chúng ta có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi tên trước sau để xem kết quả. Nếu tất cả đã chính xác, các bạn nhấn Next: Complete the merge
Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn
Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra
Edit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân
Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.
//thuthuat.taimienphi.vn/cach-tron-thu-trong-word-2013-32898n.aspx
Trên đây là toàn bộ cách trộn thư trong Word 2013 mà bạn đọc có thể tham khảo. Hy vọng bài viết bổ ích và giúp các bạn hoàn thành công việc của mình nhanh chóng. Ngoài ra, với nhiều tính năng mà công cụ Word mang trong mình thì bạn hoàn toàn có thể thoải mái sử dụng và sáng tạo các file văn bản trong công việc của mình. Và trong quá trình tạo và chỉnh sửa các nội dung trong văn bản word sẽ nhanh chóng và chính xác hơn nhiều nếu như bạn có thể tạo cây thư mục trong Word để quản lý các đề mục trong văn bản. Khi đó bạn chỉ cần click vào đề mục trong cây thư mục này là có thể chuyển tới ngay vị trí bạn cần chỉnh sửa, qua đó giúp tăng hiệu quả làm việc của bạn.