Cách tạo Gmail doanh nghiệp
|
Tìm hiểu những cách sử dụng Gmail hiệu quả nhất khi bạn thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn muốn sử dụng Gmail cho doanh nghiệp của mình thì tài khoản Google Workspace có thể phù hợp hơn so với Tài khoản Google cá nhân.
Bắt đầu dùng thử miễn phí Google Workspace. Quản lý nhóm: Chọn người có thể tham gia tổ chức của bạnCộng tác: Làm việc với nhóm của bạnCuộc họp: Kết hợp email với các cuộc trò chuyện bằng văn bản và videoBộ nhớ: Có thêm dung lượngBạn có thể nhận thêm không gian lưu trữ khi sử dụng Google Workspace. Với Google Workspace, bạn có thể thêm hoặc giảm không gian lưu trữ email để kiểm soát bộ nhớ Drive tốt hơn. Tìm hiểu thêm về các tùy chọn cho bộ nhớ. Thông tin thêm về Google WorkspaceGoogle Workspace có giá khởi điểm là 6 đô la/người dùng/tháng và bao gồm các lợi ích sau:
Thông tin này có hữu ích không? Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào? Gmail Google Workspace đã trở tthành một trong những dịch vụ email doanh nghiệp nổi tiếng nhất hiện nay – sau hơn 1 thập kỷ cải tiến và đổi tên nhiều lần. Google Workspace cho phép bạn đăng ký trực tiếp với hãng hoặc thông qua đối tác ủy quyền tại quốc gia của bạn. Bài viết này giúp bạn tạo email tên miền Google miễn phí trực tiếp với Google. Lưu ý, bạn được dùng thử miễn phí 14 ngày. Điểm qua một số thông tin chung về Google Workspace trước khi vào bước đăng ký. Nội dung chính
1. Google Workspace là gì?Google Workspace là dịch vụ tạo email theo tên miền công ty trên Google. Nhiệm vụ của Google Workspace là giúp các doanh nghiệp quản trị người dùng hiệu quả hơn đồng thời sở hữu nhiều công cụ phục vụ công việc tốt hơn. Google Workspace được phát triển trên nền điện toán đám mây. Nhờ đó mà ta có các ứng dụng phổ biến như email, chat, video call, cho đến các tính năng xử lý công việc thông minh. Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có một đia chi email gắn với tên miền. Đây chính là tài khoản Google Workspace của bạn. Nếu là quyền Quản trị viên, bạn sẽ có quyền tạo mới, thêm, sửa, xóa những người dùng thuộc tổ chức của mình. Google Workspace giúp doanh nghiệp của mình phát triển nhanh hơn mạnh hơn không phải lo tài nguyên số hóa. Hoặc bị mất do những lý do không cần thiết. Để đơn giản, tài khoản Google Workspace sẽ tương tự như Gmail bạn đã sử dụng. Google Workspace sẽ được trang bị nhiều tính năng hơn, bảo mật tốt hơn và dung lượng sao lưu lớn hơn. >> Có thể bạn muốn biết: Microsoft 365 – đối thủ của Google Workspace với hơn 1.2 tỷ người dùng toàn cầu. Google cho phép bạn đăng ký tài khoản Google Workspace dùng thử 14 ngày. Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ bạn phải đăng ký và thanh toán với Google bằng thẻ tín dụng. Bạn có thể đăng ký Google Workspace thông qua MMGROUP – đối tác hàng đầu của Google tại Việt Nam với chi phí tương đương. Khi đăng ký trực tiếp với Google bạn sẽ không được xuất hóa đơn và được sự hỗ trợ bằng tiếng Việt. Làm theo các bước dưới đây để bắt đầu đăng ký: Bước 1: Bấm vào link này để xem chi phí và chọn gói Google Workspace muốn đăng ký. Tiếp theo, nhấp vào trang đăng ký của tài khoản Google Workspace. Sau khi nhấp vào, trang bên dưới sẽ xuất hiện và bạn hãy nhập thông tin theo yêu cầu. Lưu ý hay chọn đúng mục khu vực vì Google định giá dựa trên địa lý. Ví dụ, hiện giá Google Workspace cho Việt Nam được giảm 30% so với giá quốc tế. Việc chọn sai vùng và xác nhận thay đổi cũng rất mất thời gian xử lý. Vì vậy, bạn hãy chọn chính xác. Bước 2: Nhập thông tin liên hệ của bạn bao gồm họ và tên, địa chỉ email, số điện thoại, sau đó chọn tiếp theo.  Bước 3: Nhập tên miền mà bạn muốn tạo cho công ty của mình. Hãy copy tên miền từ website và dán vào để tránh sai lỗi chính tả vì việc xác nhận lại tên miền cũng rất phức tạp. Bước 4: Tạo tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản quản trị. Lưu ý, đây cũng sẽ là tài khoản quản trị viên cấp cao của bạn. Bước 5: Sau bước này, Google sẽ thông báo “Tài khoản Google Workspace của bạn đã tạo xong”. Làm các bước tiếp theo để xác minh tên miền, Bước 6: Trỏ bảng ghi MX từ domain về Google Workspace Sau khi bạn đã có tài khoản Google Workspace, việc tiếp theo là bạn phải trỏ MX từ tên miền về Google Workspace thì email mới có thể hoạt động được. Liên hệ với nhà cung cấp tên miền để nhận bản ghi MX và trỏ về nhé. Bước 7: Thêm tài khoản người dùng Bạn có thể thêm nhiều email theo tên miền riêng khác ở bước này. Nếu đã thêm hết, bạn Click vào ô “tôi đã thêm…”, sau đó chuyển sang bước kế tiếp. Với vai trò là quản trị viên, bạn cần thêm những email người dùng để cấp cho nhân viên của mình sử dụng. Bước 8: Nhấn vào tiếp theo và tải 1 tập tin Html về máy tính để xác thực. Bước 9: Upload file lên thư mục gốc của bạn Nếu website của bạn được thiết kế bằng WordPress các bạn có thể up file lên bằng plugin. Nếu website của bạn thiết kế bằng mã nguồn khác hãy nhờ đơn vị thiết kế web của bạn upload file lên. Tiếp tục bạn sẽ tạo bản ghi MX theo các thông tin mà Google cung cấp. Đây là bước đòi hỏi nhiều thao tác kỹ thuật khó, cần hiểu biết về công nghệ thông tin. Bước 10: Thêm bảng ghi vào tên miền. Nếu bạn mua tên miền Namecheap vào mục Advanced DNS để tìm và thêm bảng ghi. Khi bạn mua domain ở 1 nhà cung cấp khác, hãy tìm chỗ sửa bản ghi MX. Bạn có thể liên hệ hỗ trợ từ nhà cung cấp tên miền để được cấu hình. Ở phần Mail Settings chọn Custom MX, bạn điền chính xác tất cả giá trị ở bản ghi MX vào đây. Google sẽ cung cấp cho bạn các giá trị này, bạn chỉ tạo mới & điền các giá trị tương ứng: Nếu bạn vào Custom MX thấy có sãn một số trường, hãy xóa nó đi. Bước 11: Xác minh tên miền và xác thực email Thời gian xác thực có thể mất vài phút đế vài giờ. Nhấn vào tiếp theo để hoàn tất việc xác minh và hoàn thành thiết lập email. Sau quá trình xác nhận các bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và bắt đầu tạo người dùng thử. Như vậy sau các bước hướng dẫn, doanh nghiệp của bạn đã có thể tạo ra email theo tên miền với Gmail thuộc bộ Google Workspace. Bạn có thể tiếp tiếp tục sử dụng sau khi hết hạn dùng thử miễn phí 14 ngày nếu bạn quyết định mua và trả phí cho Google Workspace. 3. Tính năng nâng cao Google Workspace dành cho doanh nghiệpĐây là những tính năng nâng cao của Google Workspace dành cho doanh nghiệp: 3.1 Không có email quảng cáo và spamKhi sử dụng Gamil miễn phí bạn thường xuyên bị Spam, quảng cáo tràn lan, đôi khi những email mà mình cần quan trọng lại rơi vào spam. Trái lại, Google Workspace cung cấp trải nghiệm email hoàn toàn không có quảng cáo cho doanh nghiệp, cho phép bạn tập trung 100% vào email của mình mà không bị xao lãng bởi các tin “bán đất, bán nhà, làm đẹp.” 3.2 Cộng tác nhómPhải nói rằng, tính năng “tạo hộp thư cộng tác nhóm” là chức năng cực “xịn sò” của Google Workspace. Không phải dịch vụ email nào cũng có tính năn này. Xin ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung: Khi bạn muốn tạo một email đại diện cho một nhóm/phòng ban như , sau đó bạn có thể gán tất cả email của các thành viên thuộc nhóm này vào. 3.3 Xét duyệt email đến và điKhi bạn có một nhóm nhân viên mới thử việc và họ có nhiệm vụ gửi email báo giá trực tiếp với khách hàng. Với chức năng này, quản trị viên hoặc một nhóm người được chỉ định có thể xem duyệt email của những người dùng này đã được yêu cầu hay chưa mới được gởi đi. Chức năng này nhằm khắc phục những email không đạt tiêu chuẩn của nhân viên mới tránh gây hậu quả nghiêm trọng đáng tiếc. Với vai trò quản trị viên có thể dừng email gởi đi và xem xét hoặc chỉnh sửa trước khi gởi. 3.4 Bản sao email và bằng chứng pháp lýVới Gmail miễn phí, nếu người dùng xoá nội dung email thì không thể phục hồi khi quá hạn 30 ngày. Với Google Workspace, admin có thể thiết lập các bản sao cho những email bị xoá . Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng. Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Workspace. 3.5 Lịch sử gửi/nhận emailQuá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email. Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….) 3.6 Email tên miền doanh nghiệpVới Gmail, bạn chỉ tạo được email gắn với đuôi @gmail.com và không có thêm tùy chọn. Với vai trò là doanh nghiệp đuôi Gmail là không chuyên nghiệp. Với Google Workspace, tạo email gắn với tên miền doanh nghiệp (ví dụ ) chính là cách chuyên nghiệp hóa và gây dựng thương hiệu trong mắt người dùng. Bạn có thể tạo thêm bí danh email sử dụng cho các trường hợp khác nhau. Quản trị viên có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng mà không mất thêm chi phí. Kết Google Workspace được xem là giải pháp email doanh nghiệp an toàn và hiệu quả bởi Gmail Google đã chứng thực trong nhiều thập kỷ. Google Workspace chỉ đang nâng cấp hóa và đáp ứng sâu hơn các nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp so với cá nhân. Hi vọng bài viết có ích trong việc tìm kiếm giải pháp email doanh nghiệp của bạn hiện thời. Có thể bạn muốn tìm hiểu thêm các dịch vụ email doanh nghiệp khác ngoài việc tạo email theo tên miền công ty trên Google. >> Vì sao nói Zoho Workplace là giải pháp lý tưởng nhất thay thế Google Workspace và Microsoft 365? |
