Cách vẽ Layout kho trong Excel
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel 2007 2010 và các phiên bản Excel khác nói chung. Cách thêm hình dạng khối, thêm văn bản vào hình khối Show
Lưu đồ (sơ đồ tổ chức) hay còn có tên gọi khác là Flowchart là một sơ đồ ghi lại hoặc biểu diễn quy trình, cách thức thực hiện của một công việc nào đó. Flowchart sẽ giúp người xem dễ theo dõi và hình dung hơn so với những nội dung trình bày chỉ bày chữ. Thông thường, sơ đồ tổ chức hoặc Smartart thường được vẽ trong Word. Tuy nhiên, Microsoft Office hỗ trợ tạo lưu đồ trên cả Excel và PowerPoint. Mục Lục
1. Hướng dẫn cách thiết lập lưới cho lưu đồĐể cho sơ đồ được tọa lại ở vị trí đẹp mắt và căn chỉnh đều nhau thì bước đầu tiên bạn cần phải thiết lập lưới cho sơ đồ tổ chức hay còn gọi là lưu đồ. Ngoài ra, đây cũng là bước để giúp bạn thiết lập kích thước cho từng giai đoạn, từng bước của lưu đồ đấy nhé! 1.1. Tạo lưới lưu đồ trên ExcelLưới là phần Background sẽ chứa sơ đồ, để tạo lưới thì bạn cần phải thay đổi chiều rộng của tất cả các cột bằng với chiều cao mặc định của nó. Các bước tiến hành như sau:
1.2. Kích hoạt Snap to Grid khi vẽ sơ đồ trong ExcelSnap to Grid là tính năng cho phép người dùng đặt và thay đổi kích thước hình dạng lưới để đảm bảo người dùng có thể thay đổi và căn chỉnh kích thước một cách nhất quán và bằng nhau. Các bước tiến hành như sau:
1.3. Thiết lập bố cục trang trong ExcelTiến hành thiết lập bố cục trang cho sơ đồ tổ chức (lưu đồ) để có thể định hình được vị trí lưu đồ và sắp xếp vào 1 trang để nếu có in ra thì không phải tốn thời gian chỉnh sửa. Đối với bố cục trang Excel, bạn nên đặt kích thước trang như trong Word. Cách thức thực hiện như sau:
2. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ tổ chức với Excel 2007Sau khi tạo được phần background cho lưu đồ, bạn tiến hành thêm một số hình dạng khối để biểu diễn dữ liệu của mình. 2.1. Thêm dạng khối với Shapes khi vẽ sơ đồ tổ chức trên Excel
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các sơ đồ tổ chức được gợi ý của Excel là Smartart. Cách thức thực hiện như sau:
2.2. Thêm hình dạng khối bằng tab Format khi vẽ sơ đồ tổ chức Excel
Ngoài ra, bạn có thể chọn hình dạng khối đó và kéo chuột trên trang tính để Insert. 2.3. Thêm văn bản vào hình khối khi vẽ sơ đồ trong Excel 2007
2.4. Thêm đường kết nối giữa 2 khối hoặc nhiều khối với nhauSau khi tạo dựng được các hình dạng sơ đồ, tiếp theo bạn cần kết nối các hình khối lại nhau theo một logic. Cũng trong Shape hoặc Format, bạn có thể chọn các đường thẳng Line Arrow và Insert vào lưu đồ. Chú ý nối mũi tên theo chiều mà bạn muốn biểu diễn. Cách thức tạo mũi tên như sau:
2.5. Thêm văn bản vào đường kết nối khi vẽ sơ đồ tổ chức trên Excel 2007, 2010Đối với các lưu đồ bình thường thì trên đường kết nối sẽ không có các chú thích. Tuy nhiên, khi làm các lưu đồ biểu diễn như: Visio, Lucidchart thì bạn cần phải chú thích trên đường kết nối, việc chú thích này sẽ giúp người đọc hiểu rõ tại sao lại có mũi tên kết nối 2 hình dạng như vậy.
2.6. Cách thêm ghi chú vào sơ đồ trên ExcelNgoài cách thêm ghi chú vào đường mũi tên thì người dùng cũng có thể xem ghi chú vào lưu đồ/sơ đồ tổ chức của mình. Cách thực hiện sau đây:
3. Định dạng lưu đồ/sơ đồ tổ chức trong ExcelSau khi tạo xong lưu đồ, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, kích thước, độ bóng.. của hình khối và đường kết nối sao cho sinh động và đẹp mắt nhất. Đây cũng là một trong những cách vẽ sơ đồ tổ chức trong excel đẹp, logic hơn. 3.1. Định dạng văn bản trong khối của sơ đồ tổ chức ExcelĐịnh dạng văn bản trong hình khối và trên đường kết nối tương tự như định dạng văn bản thông thường.
3.2. Định dạng văn bản trên đường kết nối trong sơ đồ ExcelVì đường kết nối mặc định hơi nhỏ nên đôi khi cũng không thể thu hút người xem vì vậy bạn có định định dạng độ dày hoặc màu sắc của đường kết nối bằng cách:
3.3. Định dạng các hình khối trong sơ đồ Excel
4. Tạm kếtHiện nay có khá nhiều mẫu lưu đồ/sơ đồ tổ chức gợi ý, trong đó một trong những cách nhanh nhất khi tạo lưu đồ là bạn có thể sử dụng tool Smart Art. Ngoài ra, nếu như bạn muốn sơ đồ tổ chức của mình sáng tạo thì bạn có thể tự vẽ lưu đồ như những bước mà IT60s đã hướng dẫn phía trên. Hi vọng những thông tin hữu ích về văn phòng trên sẽ hỗ trợ tốt cho bạn. Chúc bạn thành công! |