Marketing Content Writer
Tác giả và diễn giả nổi tiếng John C. Maxwell đã từng viết: "Teamwork makes the dream work" [Tinh thần đồng đội có thể biến giấc thành hiện thực] và những câu từ này là hoàn toàn chính xác đối với không gian làm việc hiện đại. Hàng ngày, các đội nhóm trên khắp thế giới giao tiếp và cộng tác với mục tiêu hiện thực hóa những sản phẩm và ý tưởng mới mẻ táo bạo. Mặc dù công nghệ chắc chắn đã giúp các đội nhóm phân tán làm việc cùng nhau dễ dàng hơn, nhưng họ vẫn có thể gặp phải trở ngại trong việc thể hiện và sắp xếp ý tưởng.
Nhưng tuyệt đối đừng chùn bước — Bảng trắng Zoom hoàn toàn mới đã có mặt tại đây! Bảng trắng điện tử liên tục và có thể mở rộng của chúng tôi có ngay trong Zoom Client và được trang bị các tính năng và công cụ cần thiết để bạn và đội nhóm của bạn hiện thực hóa ý tưởng của mình.
Cách Bảng trắng Zoom giúp chuẩn hóa quy trình cộng tác
Làm việc với nhiều đội nhóm và các bên liên quan khác nhau trong một dự án có thể là một thách thức đầy khó khăn. Mỗi thành viên trong đội nhóm có thể có cách ghi chép, giao tiếp hoặc làm việc riêng của họ và thật khó để có thể biến tất cả những cá tính và phong cách đó thành một phương pháp cộng tác nhất quán mà mọi người có thể làm theo.
Bảng trắng Zoom mang đến một bộ công cụ và tính năng nhất quán để các đội nhóm của bạn có thể tận dụng trong quá trình cộng tác của họ. Nhờ vậy mà bạn có thể sắp xếp hợp lý các phiên cộng tác của bạn cũng như trình bày suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách rõ ràng.
Giờ đây, bạn có thể dựa trên một phương thức tiếp cận được chuẩn hóa cho các dự án, phương thức chuẩn hóa này mang đến một cấu trúc cơ bản mà nhân viên có thể tuân theo và ngăn chặn khả năng tạo ra những nội dung lỗi khó hiểu hoặc dẫn đến trùng lặp công việc.
Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng Bảng trắng Zoom để nâng cao khả năng cộng tác và cùng nhau hoàn tất nhiều công việc hơn:
Quy hoạch không gian và thiết kế sản phẩm
Quy hoạch không gian và thiết kế sản phẩm đòi hỏi sự chính xác và rõ ràng trong mọi khía cạnh của dự án — một phép đo lường sai hoặc thông tin sai lệch đơn giản có thể khiến đội nhóm chậm tiến độ tính theo ngày, tuần hoặc thậm chí là cả tháng. Là quản đốc, kiến trúc sư, kỹ sư hoặc trưởng dự án, bạn cần có thể dễ dàng truy cập và chú thích các bản thiết kế, ảnh công trường, bản thiết kế, v.v., đồng thời đảm bảo đội nhóm của bạn có quyền truy cập mượt mà và an toàn vào các tài liệu đó.
Bảng trắng Zoom giúp tinh giản tất cả các quy trình này với một vị trí trực quan, linh hoạt và an toàn, nơi bạn và các đội nhóm của bạn có thể cộng tác, cả bên trong và bên ngoài cuộc họp của bạn:
Kéo và thả: Thêm ảnh công trường, bản thiết kế và các tài liệu thiết kế khác vào bảng trắng để bạn có thể chú thích và nhận xét trực tiếp để đảm bảo độ chính xác và rõ ràng hơn.
Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các ảnh và thiết kế bổ sung có kích thước nhỏ hơn, chẳng hạn như bố cục thiết kế của một căn phòng hoặc không gian ngoài trời, hoặc thiết kế vi mạch để đội nhóm của bạn có thể phóng to khi họ cần xem chi tiết hơn về một phần cụ thể trong thiết kế của bạn.
Ghi chú: Để lại ghi chú cho đội nhóm của bạn, chẳng hạn như lời nhắc, chính sách và quy định quan trọng liên quan đến dự án của bạn.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng công cụ ghi chú cố định để cung cấp thông tin và lời nhắc cụ thể cho các đội nhóm, chẳng hạn như chiều dài đường ống, dung sai áp suất, thông tin lắp đặt quan trọng hoặc các yêu cầu khác của dự án.
Kiểm soát truy cập: Kiểm soát những đối tượng có thể truy cập, xem hoặc chỉnh sửa thiết kế của bạn một cách mượt mà nhằm bảo mật toàn diện và tránh những thay đổi không cần thiết hoặc trái phép.
Mẹo chuyên nghiệp: Cấp quyền truy cập chỉnh sửa cho những người cần thực hiện thay đổi trực tiếp trên bảng trắng, nhưng hạn chế những người đánh giá bảng trắng đưa ra nhận xét để đảm bảo bạn có toàn quyền kiểm soát quá trình đánh giá và không có thay đổi nào được thực hiện trước khi các đánh giá đó được phê duyệt.
Quản lý dự án
Bảng trắng Zoom tinh giản mức độ phức tạp của công tác quản lý dự án cho các nhà lãnh đạo trong bất kỳ ngành nào, từ người quản lý nhân sự đến nhóm điều hành, với các tính năng và công cụ có thể giúp tối ưu hóa các quy trình và giám sát thủ công:
Khuôn hình và trình kết nối: Dễ dàng tạo quy trình làm việc trực quan và rõ ràng, giúp minh họa quy trình và các bước tiếp theo trong dự án để đội nhóm của bạn theo dõi và tham khảo khi họ thực hiện nhiệm vụ của mình.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các khuôn hình khác nhau để chỉ ra trách nhiệm của các đội nhóm hoặc cá nhân khác nhau và sử dụng nhiều mũi tên để thể hiện các phương án và hướng đi khác nhau ở các bước tương ứng!
Theo dõi thay đổi: Chỉ cần nhấn vào một nút, bạn có thể thấy ngay những thay đổi mà đội nhóm của bạn đã thực hiện trên bảng trắng điện tử, mang đến một phương thức đơn giản để xem lại tiến trình của một dự án và những đóng góp cá nhân mà đội nhóm của bạn đã thực hiện.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn xem trước và sau khi so sánh bảng trắng, hãy nhấn qua lịch sử phiên bản để xem những thay đổi mà đội nhóm của bạn đã thực hiện.
Nhận xét: Duy trì khả năng cộng tác hiệu quả với chức năng để lại nhận xét trực tiếp trên bảng trắng mà đội nhóm của bạn có thể phản hồi và đánh dấu là hoàn thành.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng nhận xét để ủy quyền các công việc cần làm đơn giản hoặc cung cấp các cập nhật quan trọng, kịp thời khác thay vì tính năng ghi chú cố định, bạn có thể sử dụng tính năng này để có thêm thông tin và lời nhắc lâu dài.
Sáng tạo nội dung và thiết kế đồ họa
Cộng tác trên một phần nội dung, cho dù đó là hình ảnh, video hay một đoạn văn bản, đều yêu cầu một phương thức giao tiếp đặc biệt. Trong môi trường có rất nhiều đội nhóm làm việc cùng nhau, bao gồm người viết nội dung, nhà thiết kế đồ họa và nhà tiếp thị thương hiệu, thì công tác kêu gọi tất cả họ tham gia cùng lúc để có một phiên đánh giá hiệu quả sẽ là một thách thức hết sức nan giản.
Đây là cách bảng trắng điện tử của chúng tôi có thể giúp bạn tối ưu hóa các dự án thiết kế đồ họa và sáng tạo nội dung của mình:
Kéo và thả: Đưa dự án có nội dung đột phá của bạn vào bảng trắng một cách mượt mà để đội nhóm của bạn đánh giá và đánh dấu.
Mẹo chuyên nghiệp: Kéo và thả các hình ảnh khác vào bảng trắng mà đội nhóm của bạn có thể lấy cảm hứng từ đó hoặc sử dụng làm nền tảng để hướng dẫn sáng tạo nội dung của họ.
Vẽ: Tạo chú thích viết tay trên hình ảnh tại bảng trắng để giúp củng cố các ý tưởng trừu tượng và làm rõ các suy nghĩ và chỉnh sửa.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Vẽ để giúp minh họa những ý tưởng ban đầu của bạn, chẳng hạn như bố cục hoặc bản vẽ khái niệm đơn giản, để mang lại cho đội nhóm của bạn một điểm khởi đầu tốt đẹp.
Phóng to/thu nhỏ: Phóng to các phần cụ thể của hình ảnh hoặc bản thiết kế để thực hiện các chỉnh sửa và chú thích, sau đó thu nhỏ để có cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án và dễ dàng điều hướng đến phần nào của bảng trắng mà bạn cần xem chi tiết hơn.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng thu nhỏ để xây dựng bảng phân cảnh và bảng dự án mở rộng, sau đó sử dụng tính năng phóng to khi bạn muốn chỉnh sửa, nhận xét hoặc chú thích một trang chiếu, khung hoặc hình ảnh.
Khám phá sức mạnh của Bảng trắng Zoom
Để tìm hiểu thêm về cách bảng trắng điện tử của chúng tôi có thể giúp bạn tối ưu hóa, chuẩn hóa và nâng cao khả năng cộng tác, hãy truy cập trang bảng trắng trực tuyến của chúng tôi.
Và hãy nhớ đăng ký tham gia khóa học miễn phí Chào mừng đến với Bảng trắng Zoom do Trung tâm học tập Zoom cung cấp để học hỏi về toàn bộ các cách mà Bảng trắng Zoom có thể giúp thúc đẩy khả năng cộng tác.