[VOH]- Khi viết số tiền bằng chữ trên các hóa đơn,chứng từ kế toán phải viết như thế nào cho hợp lệ?
Một độc giả gửi email hỏi: “Xin cho tôi hỏi cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đúng theo qui định của ngành Tài Chính. Thí dụ con số: 215 342 000 đồng, thì viết là “hai trăm mười lăm triệu ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay viết là: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” mới đúng. Có cần thêm chữ chẵn cuối câu và chữ “mươi” trong “bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” không?
Luật sư Vũ Mạnh Hòa tư vấn:
Khoản 2 Điều 11 Luật Kế toán 2015:
“Điều 11. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán
1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm [.]; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,]”.
Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015:
“Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
…
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.”
Điều 18 Luật kế toán 2015:
“Điều 10. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán
1. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND” ...”
Thông tư 200/2014/TT-BTC:
“Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.”
Có thể thấy, hiện nay, pháp luật hiện hành chỉ quy định chung chung về việc ghi số tiền bằng chữ mà chưa có hướng dẫn cụ thể về cách đọc chữ số viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ.
Đồng thời với số tiền bằng số là: 215.342.000 đồng, thì cách viết số tiền bằng chữ: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” đều không dẫn đến hiểu sai lệch nội dung hóa đơn, mà vẫn xác định được số tiền là 215.342.000 đồng. Do vậy, cách viết của bạn là “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” vẫn được xác định là hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “chẵn” là không cần thiết nhưng trong trường hợp này không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.
Xin cám ơn luật sư
>>>> Độc giả có nhu cầu tư vấn xin tham khảo thêm tại tư vấn pháp luật
>>>> Chuyển Khoản Nhầm Vào Tải Khoản Khác, Phải Làm Sao ?
>>>> Cách Tính Thuế Thu Nhập Bất Thường
BT []
Quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn là một trong những băn khoăn của dân kế toán. Bởi lẽ, theo quy định, nếu viết sai chữ viết, số, đơn vị tiền tệ, kế toán sẽ bị phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng. Nếu bạn cũng đang quan tâm về quy định này hãy theo dõi bài viết dưới đây của Nhà Đất Mới nhé!
1. Quy định về cách viết số tiền bằng chữ chung cho các hóa đơn
Quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn được nêu rõ ràng tại Thông tư 26/2015/TT-BTC và Khoản k, Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Theo đó, Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách viết chữ số bằng tiền trên hóa đơn như sau:
- Cách 1: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm [.]. Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,].
- Cách 2: Sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ người viết hóa đơn dùng dấu phẩy [,] ngăn cách các số tự nhiên. Với các chứng từ kế toán, sử dụng dấu chấm sau chữ số hàng đơn vị.
Ngoài ra, dòng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là tiếng Việt không dấu, các chữ phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung hóa đơn.
2. Các trường hợp cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Quy định về cách viết bằng chữ trên các thông tư được áp dụng cho tất cả các hóa đơn bán hàng hay dịch vụ. Tuy nhiên, với những trường hợp đặc biệt, kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
– Trường hợp chữ số tận cùng là chữ số 1:
- Viết là “một” nếu chữ số hàng chục = 2
VD: 141: Một trăm bốn mươi mốt
– Trường hợp chữ số tận cùng là chữ số 4:
- Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ = 2
VD: 275.124: Hai trăm bảy mươi lăm nghìn một trăm hai mươi tư
– Trường hợp số tận cùng là chữ số 5:
- Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9
VD: 3565: Ba nghìn năm trăm sáu mươi lăm
- Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp từ chỉ tên hàng là mươi ở phía sau.
VD: 2205: Hai nghìn không trăm linh năm
Lưu ý: Hiện nay, không ít kế toán thường có thói quen viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn và kết thúc bằng chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn. Đây là việc làm không cần thiết, tuy nhiên vẫn được coi là hợp lệ.
3. Xử lý hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ
Những sai sót khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn không phải là trường hợp hiếm gặp. Bạn không cần phải quá lo lắng khi mắc lỗi mà hãy bình tĩnh giải quyết theo những hướng dẫn cụ thể dưới đây nhé!
– Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống:
- Gạch chéo liên hóa đơn,
- Lưu giữ lại hóa đơn lập sai,
- Lập hóa đơn mới.
– Hóa đơn viết sai, đã xé cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Gạch chéo liên hóa đơn,
- Kẹp hóa đơn đã gạch vào quyển hóa đơn,
- Lập hóa đơn mới và giao cho khách hàng.
Lưu ý: Chỉ thực hiện sửa sai khi các bước xảy ra trong cùng một ngày.
– Hóa đơn viết sai, xé cuống và đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai:
- Lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn
- Lập hóa đơn mới
- Gạch chéo các liên hóa đơn đã lập sai và lưu giữ lại.
4. Biện pháp hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
“Sai một li đi một dặm” đặc biệt những chữ số liên quan đến tiền càng cần được chú trọng. Để hạn chế tình trạng viết sai, kế toán có thể áp dụng một số cách thức sau:
- Đảm bảo đọc số đúng: Cách đọc số tự nhiên đúng nhất là từ trái sang phải, đọc từng lớp, mỗi lớp 3 chữ số.
- Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, các định giá của mỗi hàng trước khi viết vào hàng đó các giá trị. Viết số theo từng lớp từ trái qua phải, viết theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp.
- Đảm bảo số tiền viết trên hóa đơn bằng số chính xác tuyệt đối.
- Ưu tiên lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên đây là các quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn Nhà Đất Mới chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích giúp công việc kế toán dễ dàng và thành công hơn.
Việc chọn lựa và mua được nhà ưng ý là điều mà bất cứ ai cũng đều mong muốn. Nếu như, bạn đang cần tìm mua hoặc đăng bán nhà đất. Thì chắc chắn không nên bỏ qua kênh Mua bán nhà đất của nhadatmoi.net. Tại đây cập nhật đầy đủ các thông tin về giá bán nhà, khu vực hot. Các bạn có thể dễ dàng tìm mua nhà với mức giá tốt nhất. Chúc các bạn thành công!
Nguồn: Nhadatmoi.net