Trong quá trình nhập nội dung hay xử lý nội dung vản bản Word, Excel, người dùng sẽ gặp phải khá nhiều lỗi trong đó có lỗi gõ tiếng Việt, không gõ được tiếng Việt có dấu. Lỗi này xảy ra khiến người dùng không thể nhập nội dung văn bản, bảng dữ liệu, chỉnh sửa nội dung. Nguyên nhân xảy ra lỗi tiếng Việt trên Word, Excel có khá nhiều. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp một số nguyên nhân phổ biến, cách khắc phục lỗi không gõ được dấu tiếng Việt trên Word, Excel.
- Cách sửa lỗi không gõ được Tiếng Việt cho thư mục Windows
- Cách sửa lỗi gõ tiếng Việt trên Skype
- Cách tắt kiểm tra chính tả sửa lỗi gõ tiếng Việt trên Chrome
Hướng dẫn sửa lỗi không gõ được tiếng Việt trên Word
1. Lỗi do công cụ gõ tiếng Việt
Khi xảy ra lỗi gõ tiếng Việt trên Word hay bất kỳ phần mềm nào trên máy tính, chúng ta sẽ nghĩ ngay đến lỗi từ công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính. Ở đây tôi sẽ áp dụng với công cụ Unikey.
Trước hết bạn hãy kiểm tra xem công cụ có ở chế độ gõ tiếng Việt với biểu tượng chữ V hay không. Nếu đang ở chữ E hãy chuyển sang chế độ chữ V.
Sau đó hãy kiểm tra tới Bảng mã và kiểu gõ trên Unikey. Chọn đúng kiểu gõ Telex hoặc VNI, chọn đúng bảng mã và font tương ứng. Chẳng hạn bảng mã Unicode tổng hợp thì dùng các font Arial, Time News Roman...
- Bảng mã các kiểu gõ tiếng Việt Telex, VNI và VIQR trên UniKey
Nếu chưa gõ được tiếng Việt trên Word thì hay thoát hoàn toàn phiên làm việc Unikey rồi click chuột phải vào biểu tượng công cụ ngoài màn hình chọn Run as Administartor, để chạy dưới quyền Admin.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Unikey cũ cũng có thể gây ra lỗi gõ tiếng Việt trên Word. Hãy tải bản Unikey mới để sử dụng.
2. Lỗi Auto correct của Windows
Nếu bạn bật tính năng Auto correct có sẵn trên Windows sẽ tự động sửa sai khi nhập nội dung, gây ra lỗi khi gõ tiếng Việt. Bạn hãy nhập vào thanh tìm kiếm trên máy tính từ khóa Typing settings. Sau đó chuyển về chế độ Off tại Autocorrect misspelled words và Hightlight misspelled words.
Ngoài ra còn một số nguyên nhân dẫn tới lỗi gõ tiếng Việt như máy tính bị virus, bạn chưa tải bộ font cho máy tính, lỗi xung đột giữa những bộ gõ tiếng Việt khi bạn mở 2 bộ gõ cùng lúc. Nếu vậy chỉ cần tải bộ font tiếng Việt cho máy tính và chỉ sử dụng 1 công cụ gõ tiếng Việt là được.
Lỗi gõ tiếng Việt chỉ là 1 trong những lỗi cơ bản trên Word. Chúng ta cũng có thể gặp phải một số lỗi như bị mất chữ, lỗi Word chữ nhảy cách, hay lỗi dính chữ trên Word,... Khi gặp phải những lỗi liên quan tới nhập nội dung, trước tiên bạn hãy kiểm tra lại công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính.
Bỏ "Check spelling as you type" thì nó không kiểm tra chính tả nữa nhé, cái mình cần là muốn nó kiểm tra chỉnh tả tiếng Việt
-
5
Dùng Windows phiên bản tiếng Việt, MS Office phiên bản tiếng Việt nhé.
Đã làm theo yêu cầu: Bàn phím để chế độ "Tiếng Anh [Mỹ] - US" [không để chế độ Vietnamese Telex hoặc Number Key-based [VNI] được do máy tính đang sử dụng Unikey] thì Word không tự động nhận ngôn ngữ, chỉ có hiệu quả là phải chọn toàn bộ văn bản trước rồi sau đó "Đánh dấu văn bản đã được chọn là: Tiếng Việt" thì mới được. Còn chọn "Đặt làm Mặc định" thì Word cũng không lưu, mở file khác lên là bị lại. Chắc là chức năng này Word chưa đầu tư hoàn thiện, thôi thì chịu khó quét toàn bộ văn bản trước rồi mới kiểm tra chính tả. Cám ơn befaint đã hướng dẫn thêm.
Trong công việc thực tế, có thể bạn sẽ gặp những file Excel chưa nhiều lỗi dữ liệu dạng Text như sai chính tả, viết hoa - viết thường lộn xộn hay đặt dấu cách không hợp lý. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu cách phát hiện và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách ngay nhé.
Dữ liệu dạng Text là một kiểu dữ liệu rất phổ biến và được sử dụng thường xuyên trong Excel. Có 2 loại lỗi dữ liệu dạng Text thường gặp là:
- Dữ liệu bị sai chính tả
- Cách trình bày dữ liệu không hợp lý [viết hoa - viết thường lộn xộn, đặt dấu cách không hợp lý].
Cách xử lý các trường hợp này sẽ được hướng dẫn ngay dưới đây.
XEM NHANH BÀI VIẾT
Hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel
Cách sửa lỗi sai chính tả trong Excel
Trong một cột nội dung dạng Text mà dữ liệu lặp đi lặp lại hoặc theo một danh sách cụ thể nào đó nhưng chúng ta nhập không đúng với các nội dung đã có trong danh sách thì chúng ta gọi đó là lỗi nhập sai chính tả. Điều đó có nghĩa là chúng ta có một căn cứ để đối chiếu mà không phải đánh giá theo cảm tính hay là dựa vào một phạm vi dữ liệu dạng Text quá rộng.
Để hiểu rõ hơn về loại lỗi này thì các bạn cùng theo dõi ví dụ sau đây.
Cho bảng dữ liệu:
Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy nội dung cột Nội dung chi phí là những mục nằm trong cùng một danh sách, có sự lặp lại ở những dòng khác nhau. Trong quá trình nhập liệu, chúng ta sẽ rất dễ nhập sai một mục nào đó không đúng về mặt chính tả nhưng lại khó xác định được vì bảng rất dài.
Cách để phát hiện ra các mục bị nhập sai là chúng ta lọc các giá trị không trùng lặp của cột này ra nhé.
Bước 1: Chọn toàn bộ cột cần lọc. Nhấp chuột phải và chọn Copy. Sau đó chọn vào một cột nằm bên ngoài bảng rồi nhấp chuột phải và chọn Paste.
Bước 2: Các bạn toàn bộ cột dữ liệu vừa được sao chép ra ngoài rồi vào thẻ Data => bấm chọn Remove Duplicates. Công cụ này có tác dụng xóa bỏ các giá trị trùng lặp và giữ lại các giá trị không trùng lặp trong vùng dữ liệu được chọn.
Bước 3: Khi hộp thoại Remove Duplicates, các bạn tích chọn vào cột mà chúng ta muốn xóa giá trị trùng lặp rồi bấm OK. Bởi trong cột mà chúng mình lấy làm ví dụ không có tiêu đề nên không cần tích vào ô My data has headers. Nếu trong bảng tính của bạn là cột có tiêu đề thì bạn tích vào ô này trước khi bấm OK nhé.
Sau đó các bạn sẽ thấy những giá trị không trùng lặp được giữ lại như sau:
Với số lượng ít hơn hẳn này thì bạn hoàn toàn có thể sửa lỗi chính tả của nó một cách nhanh chóng.
Các bạn nên copy dữ liệu ra một cột nữa để sửa cho chính xác như sau:
Bước 4: Bây giờ, các bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để sửa các lỗi trong danh sách sai ban đầu thành danh sách đúng như chúng ta đã chỉnh sửa ở bước 3.
Công thức dùng cho trường hợp này là:
\= VLOOKUP [B3, $F$3:$G$10,2,0]
Sau đó các bạn copy công thức xuống các dòng dưới của cột. Lưu ý là copy tương ứng với số dòng của bảng dữ liệu gốc nhé.
Bước 5: Sao chép toàn bộ dữ liệu của cột I rồi quay trở lại cột B. Các bạn lưu ý là chúng ta chỉ dán phần giá trị [Values] thôi, không dán theo cả công thức nhé.
Xem thêm: Cách xử lý dữ liệu dạng Text với các hàm trong Excel [Phần 1]
Cách sửa lỗi trình bày dữ liệu trong Excel
Với lỗi liên quan đến chữ viết hoa, chữ viết thường hay lỗi về dấu cách được đặt không hợp lý thì các bạn có thể xử lý nhanh chóng hơn.
- Nếu muốn chuyển chữ viết hoa thành chữ viết thường thì chúng ta sử dụng hàm LOWER theo cú pháp là: =LOWER[text].
- Nếu muốn chuyển chữ viết thường thành chữ viết hoa thì chúng ta sử dụng hàm UPPER theo cú pháp là: =UPPER[text].
- Nếu muốn chuyển chữ viết sang dạng viết hoa chữ cái đầu tiên mỗi từ thì chúng ta sử dụng hàm PROPER theo cú pháp là: =PROPER[text].
- Nếu bạn muốn bỏ bớt các dấu cách thừa trong ô thì chúng ta sử dụng hàm TRIM theo cú pháp là: =TRIM[text]
Lưu ý: Trong các công thức trên, text có thể đoạn văn bản nhưng cũng có thể là tọa độ ô chứa dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi cách viết của dữ liệu hoặc muốn xóa bớt khoảng trắng giữa các từ.
Xem thêm: Cách xử lý dữ liệu dạng Text với các hàm trong Excel [Phần 2]
Kết luận
Hy vọng bài viết của chúng mình sẽ giúp các bạn dễ dàng hiểu được thủ thuật và biết cách xử lý các lỗi thường gặp về chính tả của dữ liệu dạng Text trong Excel.