Có mấy cách tạo báo cáo
1.1. Khái niệm báo cáoa. Khái niệm Show Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng. Ví dụ: Từ bảng điểm trong CSDL SODIEM_GV, giáo viên có thể tạo một báo cáo thống kê từng loại điểm thi học kì (mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm). b. Chức năng của báo cáo Báo cáo thường được dùng để:
c. Chuẩn bị tạo báo cáo – Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:
– Để làm việc với báo cáo: chọn Reports – Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:
1.2. Cách tạo báo cáo bằng thuật sĩBước 1: Nháy đúp chuột vào Create report by using Wizard Bước 2: Trong Report Wizard chọn thông tin đưa vào báo cáo
Bước 3: Chọn trường cần đưa vào báo cáo: Nháy đúp chuột vào tên trường gộp nhóm. Nháy Next. Bước 4: Chỉ ra trường để sắp xếp và các yêu cầu thống kê:
Bước 5: Chọn cách bố trí báo cáo và kiểu trình bày, nháy Next để tiếp tục. Bước 6: Trong màn hình cuối của thuật sĩ báo cáo:
2. Bài tập minh họaCâu 1: Dựa vào mẫu báo cáo dưới đây và cho biết: Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Hướng dẫn giải Báo cáo trên được tạo ra để kết xuất thông tin số học sinh nam và số học sinh nữ Câu 2: Tạo báo cáo thực hiện yêu cầu sau: Cho biết điểm môn Tin cao nhất của mỗi tổ Hướng dẫn giải Bước 1. Mở đối tượng báo cáo
Bước 2. Chọn bảng hoặc mẫu hỏi Bước 3. Chọn trường cần đưa vào báo cáo Bước 4. Chọn trường để gộp nhóm Bước 5. Chọn trường để sắp xếp các bản ghi Bước 6. Tìm điểm môn Tin cao nhất Bước 7. Chọn cách bố trí báo cáo Bước 8. Chọn kiểu trình bày báo cáo Bước 9. Đặt tên và kết thúc việc tạo báo cáo 3. Luyện tập3.1. Bài tập tự luậnCâu 1: Hãy nêu những ưu điểm của báo cáo. Câu 2: Tại sao phải kiểm tra lại báo cáo trước khi in? 3.2. Bài tập trắc nghiệmCâu 1: Khi cần in dữ liệu theo một mẫu cho trước, cần sử dụng đối tượng: A. Báo cáo B. Bảng C. Mẫu hỏi D. Mẫu hỏi Câu 2: Báo cáo thường được sử dụng để: A. Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu B. Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định C. A và B đều đúng D. A và B đều sai Câu 3: Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi gì? A. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? B. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Tạo báo cáo bằng cách nào? C. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Hình thức báo cáo như thế nào? D. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Câu 4: Để làm việc với báo cáo, chọn đối tượng nào trong bảng chọn đối tượng? A. Tables B. Forms C. Queries D. Reports Câu 5: Để tạo nhanh một báo cáo, thường chọn cách nào trong các cách dưới đây: A. Người dùng tự thiết kế B. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo C. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo và sau đó sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên D. Tất cả các trên đều sai 4. Kết luậnQua bài học này, các em cần nắm được những nội dung sau:
Access cho Microsoft 365 Access 2021 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 Xem thêm...Ít hơn Bạn có thể tạo một loạt các báo cáo khác nhau trong Access, trong khoảng từ đơn giản đến phức tạp. Bắt đầu bằng việc suy nghĩ về nguồn bản ghi cho báo cáo của bạn. Dù báo cáo của bạn là danh sách các bản ghi đơn giản hay là bản tóm tắt được nhóm về doanh thu theo khu vực, trước tiên, bạn vẫn phải xác định trường nào chứa dữ liệu bạn muốn xem trong báo cáo của mình và các dữ liệu đó nằm trong bảng hoặc truy vấn nào. Sau khi chọn nguồn bản ghi, bạn thường sẽ nhận ra cách dễ nhất để tạo báo cáo của mình là sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo. Trình hướng dẫn Báo cáo là một tính năng trong Access hướng dẫn bạn thông qua một loạt các câu hỏi, rồi tạo báo cáo dựa trên các câu trả lời của bạn. Báo cáo bao gồm những thông tin được kéo từ các bảng hoặc truy vấn, cũng như những thông tin được lưu trữ với thiết kế báo cáo, như nhãn, đầu đề và đồ họa. Các bảng hoặc truy vấn cung cấp dữ liệu cơ sở, còn được gọi là nguồn bản ghi của báo cáo. Nếu các trường bạn muốn bao gồm tất cả đều có trong một bảng duy nhất, hãy sử dụng bảng đó làm nguồn bản ghi. Nếu các trường được chứa trong hai bảng trở lên, bạn cần phải sử dụng một hoặc nhiều truy vấn làm nguồn bản ghi. Các truy vấn này có thể đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn hoặc bạn có thể cần phải tạo các truy vấn mới chuyên dụng để phù hợp với nhu cầu báo cáo của mình. Công cụ Báo cáo cung cấp cách nhanh nhất để bạn có thể tạo báo cáo, vì công cụ sẽ tạo báo cáo ngay mà không nhắc bạn về các thông tin. Báo cáo sẽ hiển thị mọi trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở. Công cụ Báo cáo có thể không tạo ra sản phẩm sau cùng, hình thức đẹp như mong muốn của bạn nhưng kết quả sẽ khá hữu ích dưới dạng một phương tiện để xem nhanh dữ liệu cơ sở. Sau đó, bạn có thể lưu và sửa đổi báo cáo ở chế độ xem Bố cục hoặc cửa sổ Thiết kế để báo cáo có thể phục vụ cho mục đích của bạn tốt hơn.
Sau khi xem báo cáo, bạn có thể lưu báo cáo, rồi đóng cả báo cáo lẫn bảng hoặc truy vấn cơ sở bạn đã sử dụng làm nguồn bản ghi. Lần tới khi bạn mở báo cáo, Access sẽ hiển thị dữ liệu gần đây nhất từ nguồn bản ghi của bạn. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo để có nhiều lựa chọn hơn về những trường xuất hiện trên báo cáo của mình. Bạn cũng có thể chỉ định cách nhóm và sắp xếp dữ liệu, cũng như sử dụng các trường từ hai bảng hoặc truy vấn trở lên, miễn là bạn đã chỉ định mối quan hệ giữa các bảng và truy vấn trước đó.
Lưu ý: Nếu bạn muốn có các trường từ nhiều bảng và truy vấn trên báo cáo của mình, đừng bấm vào Tiếp theo hoặc Kết thúc sau khi bạn chọn các trường từ bảng hoặc truy vấn ở trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Báo cáo. Thay vào đó, hãy lặp lại các bước để chọn một bảng hoặc truy vấn, rồi bấm vào bất kỳ trường bổ sung nào mà bạn muốn có trên báo cáo. Sau đó, bấm Tiếp theo hoặc Kết thúc để tiếp tục. Sử dụng Trình hướng dẫn Nhãn để dễ dàng tạo nhãn cho một loạt các kích cỡ nhãn tiêu chuẩn.
Access hiển thị các nhãn của bạn trong chế độ Xem trước khi In để bạn có thể nhìn thấy giao diện các nhãn giống như khi được in. Bạn có thể sử dụng điều khiển con trượt trên thanh trạng thái của Access để phóng to các chi tiết. Để biết thêm thông tin về cách xem và in báo cáo, hãy xem mục Xem, in hoặc gửi báo cáo dưới dạng thư email.
Lưu ý: Xem trước khi In là chế độ xem duy nhất mà bạn có thể sử dụng để xem nhiều cột — các chế độ xem khác chỉ hiển thị dữ liệu trong một cột. Nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng công cụ Báo cáo hoặc Trình hướng dẫn Báo cáo, bạn có thể sử dụng công cụ Báo cáo Trống để xây dựng các báo cáo từ đầu. Đây có thể là một cách rất nhanh để xây dựng báo cáo, đặc biệt là khi bạn dự định chỉ đưa một vài trường vào báo cáo của mình. Quy trình sau đây giải thích cách sử dụng công cụ Báo cáo Trống:
Trong Access, thiết kế của một báo cáo được chia thành các mục. Bạn có thể xem báo cáo của mình ở cửa sổ Thiết kế để xem các mục báo cáo. Để tạo các báo cáo hữu ích, bạn cần phải hiểu cách hoạt động của từng mục. Ví dụ: mục mà bạn chọn để đặt điều khiển tính toán sẽ xác định cách Access tính toán kết quả. Danh sách sau đây là bản tóm tắt các loại mục và công dụng:
Đầu Trang Điều khiển là các đối tượng hiển thị dữ liệu, thực hiện hành động, cũng như để bạn xem và làm việc với các thông tin nhằm cải thiện giao diện người dùng, như nhãn và hình ảnh. Access hỗ trợ ba loại điều khiển: liên kết, không liên kết và tính toán:
Khi bạn tạo báo cáo, việc thêm và sắp xếp tất cả các điều khiển liên kết trước tiên gần như chắc chắn là cách hiệu quả nhất, đặc biệt là nếu các điều khiển đó tạo nên phần lớn các điều khiển trên báo cáo. Sau đó, bạn có thể thêm các điều khiển không liên kết và điều khiển tính toán để hoàn thành thiết kế bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển ở tab Thiết kế. Bạn liên kết điều khiển với một trường bằng cách xác định trường mà điều khiển đó sẽ tải dữ liệu của trường. Bạn có thể tạo một điều khiển được liên kết với trường đã chọn bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo. Ngăn Danh sách Trường hiển thị các trường của bảng hoặc truy vấn cơ sở trong báo cáo. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển , bấm Thêm Trường Hiện có. Ngoài ra, bạn có thể liên kết trường với một điều khiển bằng cách nhập tên trường vào chính điều khiển đó hoặc trong hộp giá trị ControlSource trong bảng thuộc tính điều khiển. Bảng thuộc tính sẽ xác định các đặc điểm của điều khiển, như tên điều khiển, nguồn dữ liệu của điều khiển và định dạng điều khiển. Sử dụng ngăn Danh sách Trường là cách tốt nhất để tạo một điều khiển vì hai lý do:
Nếu bạn đã tạo ra một điều khiển không liên kết và muốn liên kết với một trường, hãy đặt thuộc tính ControlSource của điều khiển thành tên của trường. Để biết chi tiết về thuộc tính ControlSource, hãy tìm Trợ giúp về "ControlSource." Đầu Trang Sau khi tạo báo cáo, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh thiết kế của báo cáo bằng cách làm việc ở chế độ xem Bố trí. Sử dụng dữ liệu báo cáo thực tế làm hướng dẫn, bạn có thể điều chỉnh độ rộng cột, sắp xếp lại các cột, cũng như thêm các mức và tổng nhóm. Bạn có thể đặt các trường mới vào thiết kế báo cáo và đặt các thuộc tính cho báo cáo, cũng như các điều khiển của báo cáo. Để chuyển đổi sang chế độ xem Bố cục, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Chế độ xem Bố cục. Access sẽ hiển thị báo cáo ở chế độ xem Bố cục. Bạn có thể sử dụng bảng thuộc tính để sửa đổi các thuộc tính của báo cáo, cũng như các điều khiển và mục của báo cáo. Để hiển thị bảng thuộc tính, nhấn F4. Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế báo cáo của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, hãy thực hiện một trong các cách sau:
Sau đó, bạn có thể thêm trường bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo. Đầu Trang Bạn cũng có thể tinh chỉnh thiết kế báo cáo của mình bằng cách làm việc ở cửa sổ Thiết kế. Bạn có thể thêm các điều khiển và trường mới vào báo cáo bằng cách thêm chúng vào lưới thiết kế. Bảng thuộc tính sẽ cấp quyền truy nhập cho bạn vào một lượng lớn các thuộc tính mà bạn có thể đặt để tùy chỉnh báo cáo của mình. Để chuyển đổi sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế. Access sẽ hiển thị báo cáo ở cửa sổ Thiết kế. Bạn có thể sử dụng bảng thuộc tính để sửa đổi các thuộc tính của chính báo cáo, cũng như các điều khiển và mục có trong báo cáo. Để hiển thị bảng thuộc tính, nhấn F4. Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế báo cáo của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, hãy thực hiện một trong các cách sau:
Sau đó, bạn có thể thêm trường bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo. Đầu Trang
Khi bạn thả các trường vào một mục báo cáo, Access sẽ tạo điều khiển hộp văn bản liên kết cho mỗi trường và tự động đặt một điều khiển nhãn bên cạnh từng trường. Đầu Trang Một số điều khiển được tạo tự động, như điều khiển hộp văn bản liên kết được tạo khi bạn thêm một trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo của mình. Nhiều điều khiển khác có thể được tạo ở cửa sổ Thiết kế bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển ở tab Thiết kế.
Quy trình này sẽ tạo điều khiển "không liên kết". Nếu điều khiển là loại có thể hiển thị dữ liệu (ví dụ: một hộp văn bản hoặc hộp kiểm), bạn cần phải nhập tên trường hoặc biểu thức trong thuộc tính ControlSource của điều khiển trước khi hiển thị bất kỳ dữ liệu nào. Hãy xem mục Tìm hiểu về điều khiển trong chủ đề này để biết thêm thông tin. Để hiển thị bảng thuộc tính ở cửa sổ Thiết kế, thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Đầu Trang Sau khi lưu thiết kế báo cáo của mình, bạn có thể chạy báo cáo bất cứ khi nào bạn cần. Thiết kế của báo cáo vẫn không thay đổi nhưng bạn sẽ có dữ liệu hiện thời mỗi khi bạn in hoặc xem báo cáo. Nếu nhu cầu báo cáo của bạn thay đổi, bạn có thể sửa đổi thiết kế báo cáo hoặc tạo một báo cáo mới và tương tự dựa trên bản gốc.
Đầu Trang Sau khi bạn lưu thiết kế báo cáo của mình, bạn có thể sử dụng lại nhiều lần. Thiết kế của báo cáo vẫn không thay đổi nhưng bạn sẽ có dữ liệu hiện thời mỗi khi bạn xem hoặc in báo cáo. Nếu nhu cầu báo cáo của bạn thay đổi, bạn có thể sửa đổi thiết kế báo cáo hoặc tạo một báo cáo mới và tương tự dựa trên bản gốc. Có một vài cách để xem báo cáo của bạn. Phương pháp mà bạn chọn tùy thuộc vào những hoạt động bạn muốn thực hiện với báo cáo và dữ liệu bên trong:
Lưu ý: Nếu báo cáo của bạn được định dạng với nhiều cột, bạn chỉ có thể xem bố trí cột ở chế độ Xem trước khi In. Chế độ xem Bố trí và giao diện Báo cáo hiển thị báo cáo dưới dạng một cột duy nhất. Giao diện Báo cáo là chế độ xem mặc định được sử dụng khi bạn bấm đúp vào một báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng. Nếu báo cáo không mở, bấm đúp vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng để xem ở giao diện Báo cáo. Nếu báo cáo đã mở, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Giao diện Báo cáo. Ở giao diện Báo cáo, bạn có thể chọn văn bản và sao chép vào bảng tạm. Để chọn toàn bộ các hàng, hãy bấm và kéo lề bên cạnh các hàng bạn muốn chọn. Sau đó, bạn có thể sao chép các hàng này vào bảng tạm bằng cách thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Bạn có thể áp dụng các bộ lọc thẳng vào báo cáo của mình mà không rời khỏi giao diện Báo cáo. Ví dụ: nếu bạn có một cột "Quốc gia/vùng lãnh thổ" và bạn chỉ muốn xem những hàng có quốc gia/vùng lãnh thổ là "Canada", hãy thực hiện như sau:
Access sẽ tạo và áp dụng bộ lọc. Bạn có thể chuyển đổi giữa hiển thị đã lọc và không lọc bằng cách bấm Bật/tắt Bộ Lọc trong nhóm Sắp xếp & Lọc của tab Trang đầu. Thao tác này sẽ không loại bỏ bộ lọc — chỉ bật và tắt bộ lọc.
Sau khi đã loại bỏ bộ lọc, bạn không thể chuyển đổi bộ lọc trở lại bằng cách sử dụng lệnh Chuyển đổi Bộ lọc. Bạn phải tái tạo bộ lọc trước tiên.
Lưu ý: Nếu bạn áp dụng bộ lọc cho báo cáo, rồi lưu và đóng báo cáo, bộ lọc sẽ được lưu. Tuy nhiên, lần tiếp theo khi bạn mở báo cáo, Access sẽ không áp dụng bộ lọc. Để áp dụng lại bộ lọc, ở tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật/tắt Bộ Lọc. Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Xem trước khi In trên menu lối tắt. Bạn có thể sử dụng các nút dẫn hướng để xem tuần tự các trang báo cáo hoặc nhảy đến bất kỳ trang nào trong báo cáo.
1. Bấm để hiển thị trang đầu tiên. 2. Bấm để hiển thị trang trước. 3. Bấm để hiển thị trang tiếp theo. 4. Bấm để hiển thị trang cuối cùng. 5. Nhập số trang vào hộp này, rồi nhấn ENTER để nhảy đến một trang cụ thể. Ở chế độ Xem trước khi In, bạn có thể phóng to để xem chi tiết hoặc thu nhỏ để xem dữ liệu được sắp đặt như thế nào trong trang. Đặt con trỏ lên trên báo cáo, bấm một lần. Để đảo ngược hiệu ứng thu phóng, bấm lại lần nữa. Bạn cũng có thể sử dụng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái của Access để phóng to thêm hay thu nhỏ đi. Để đóng chế độ Xem trước khi In, thực hiện một trong những cách sau:
Mẹo: Sau khi xem trước báo cáo của mình, bạn có thể xuất kết quả sang Microsoft Word, Microsoft Excel hoặc một số chương trình Office khác. Ở tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm vào nút của định dạng bạn muốn và làm theo các hướng dẫn. Đầu Trang Bạn có thể in báo cáo trong khi đang mở ở chế độ xem bất kỳ hoặc ngay cả khi báo cáo được đóng. Trước khi in, hãy đảm bảo kiểm tra lại các cài đặt trang, như lề hoặc hướng trang. Access sẽ lưu các cài đặt trang cùng với báo cáo, vì vậy bạn chỉ cần đặt một lần. Sau này, bạn có thể đặt lại nếu bản in của bạn cần thay đổi.
Đầu Trang Bạn có thể gửi báo cáo của mình đến người nhận dưới dạng thư email thay vì in bản sao giấy:
Đầu Trang
|