Trong một vài năm trở lại đây thì ngành du lịch đang trên đà không ngừng phát triển và thu hút được rất nhiều những vị khách du lịch đông đảo đến từ nhiều nơi không chỉ ở trong nước mà còn ở trên thế giới. Bởi vậy, ta thấy rằng những người điều hành các tour du lịch có vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển những doanh nghiệp mà tham gia kinh doanh về du lịch. Hãy cùng bài viết dưới đây tìm hiểu thông tin về điều hành tour là gì và các thông tin có liên quan đến điều hành tour nhé.
Tìm hiểu về điều hành tour là gì?
Điều hành tour là một danh từ mà trong tiếng Anh sẽ được gọi là “tour operators“. Đây chính là người trực tiếp sẽ lên kế hoạch thật rõ ràng và chi tiết để có thể tổ chức được các chuyến du lịch và tham quan nghỉ dưỡng của quý khách hàng của họ ở trong và cả ngoài nước. Từ những điều đơn giản như quá trình di chuyển, việc nghỉ ngơi, ăn uống hay là các địa điểm di chuyển, tham quan và khám phá,..
Những công việc của một điều hành tour là gì?
Một người nhân viên điều hành các tour du lịch sẽ được xem như là hình ảnh đại diện cho các thương hiệu về du lịch của chính công ty hay doanh nghiệp đó. Vậy công việc của những người điều hành tour là gì, cụ thể được biết đến như sau:
- Đảm nhiệm việc thiết kế giúp mang đến cho quý khách hàng những loại hình về dịch vụ và trải nghiệm đặc sắc nhất và nổi bật nhất tại mỗi địa điểm mà họ đặt chân đến.
- Là người trực tiếp thực hiện những giao dịch, những đàm phán hay giới thiệu,…đưa ra được những thỏa thuận hợp lỳ và thỏa mãn với bên khách hàng về các dịch vụ cũng như là thuyết phục được khách hàng có thể ký kết các bản hợp đồng về du lịch.
- Là người trực tiếp làm việc với bên nhà cung cấp dịch vụ, đưa ra các mức giá hợp lý và đàm phán mức giá cũng như là chất lượng dịch vụ được hoàn chỉnh để có thể mang lợi ích về cho công ty của mình.
- Là người trực tiếp phân công những công việc cụ thể và giao các trách nhiệm cho những người hướng dẫn viên du lịch để họ có thể thực hiện đúng theo kế hoạch của chương trình đã đề ra.
- Quan sát, kiểm tra và đôn đốc các hướng dẫn viên khi thực hiện nhiệm vụ để có thể dễ dàng phối hợp giải quyết những vấn đề với bên những công ty có liên quan. Từ đó giải quyết được những thay đổi, hoặc là những sự cố hay tình huống bất ngờ có thể phát sinh bất cứ lúc nào trong quá trình khách hàng sử dụng các dịch vụ.
- Đứng ra khảo sát thị trường của các công ty đối thủ cạnh tranh, từ đó có thể khai thác được các giá trị vốn có của công ty.
- Tích lũy thật nhiều các kiến thức về chuyên môn cũng như là tích lũy kinh nghiệm về thực tế để có thể xây dựng được các chiến lược hợp lý để phát triển công ty. Thúc đẩy được quá trình hoạt động tạo dựng nên thương hiệu của công ty.
- Lập các bảng báo cáo chi tiết để báo cáo với ban lãnh đạo
Một quy trình điều hành tour du lịch trong mọi tình huống xảy ra
Công việc của những người điều hành tour là gì thì sẽ trải qua 3 bước như sau:
Bước 1: chuẩn bị các tour du lịch
- Lập hợp đồng về bảo hiểm có liên quan
- Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ về ăn uống, xá nhận dịch vụ thông qua hợp đồng
- Liên hệ với những địa điểm lưu trú để kiểm tra lại những thông tin lưu trú cụ thể
- Liên hệ với các hướng dẫn viên du lịch và sắp xếp cụ thể
- Chuẩn bị đầy đủ các thông tin về số lượng xe, số lượng hành khách, thông tin liên lạc với họ
Bước 2: thực hiện các tour du lịch
- Kiểm tra lại các công tác chuẩn bị trước giờ bắt đầu khởi hành
- Chuẩn bị những kế hoạch khác nếu như có phát sinh sự cố
- Bàn giao các công việc cụ thể với hướng dẫn viên du lịch
- Kiểm tra lại công tác chuẩn bị của những hướng dẫn viên đó
- Theo dõi quá trình tour du lịch diễn ra
- Hỗ trợ xử lý trong trường hợp có sự cố xảy ra
- Đánh giá chất lượng của tour du lịch với các khách hàng
Bước 3: tập hợp và thực hiện báo cáo
- Tổng kết lại các công việc trước khi kết thúc tour
- Quyết toán với bên kế toán theo như các bảng chi phí đã được kê khai
- Tổng hợp và đánh giá tour du lịch để có thể báo cáo lên cấp trên, kèm theo đó là nhật ký hành trình của tour và báo cáo về những sự cố xảy ra [nếu có]
Người điều hành tour bao giờ cũng đóng một vai trò quan trọng đối với các tour du lịch. Vậy thông qua những thông tin đã được đề cập ở trên thì chắc hẳn rằng bạn đã hiểu được điều hành tour là gì và những thông tin có liên quan đến điều hành tour rồi đúng không, mong rằng bạn có thể áp dụng vào những trường hợp cần dùng đến nhé.
Điều hành tour là công việc khá quen thuộc và quan trọng trong ngành du lịch. Vậy bạn đã biết nghề điều hành tour thực chất là gì? Công việc cụ thể và những kỹ năng thiết yếu cần có để trở thành một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu với vieclamdanang.vn qua bài viết sau nhé
Điều hành tour là gì?
Bạn đã từng bắt gặp ở đâu đó cụm từ “tour operator” và có thắc mắc “tour operator” là gì chưa?. Đây là tên gọi tiếng anh của nghề điều hành tour du lịch. Thuật ngữ này dùng để định danh cho những người tham gia vào việc trực tiếp lên kế hoạch tổ chức và điều hành các chuyến du lịch. Tour du lịch ở đây có thể hiểu là những chuyến tham quan, nghỉ dưỡng, du lịch khám phá trong và ngoài nước.
Công việc chính của người điều hành tour là gì? Họ phải luôn có mặt trong mọi công đoạn, quy trình điều hành tour. Từ việc di chuyển, thủ tục nhập cảnh cho đến điểm vui chơi, nghỉ ngơi, ăn uống,…
Nhân viên điều hành tour đóng vai trò quan trọng, mang tính quyết định cao đến sự thành công của dịch vụ du lịch. Bởi vậy, công việc điều hành du lịch này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa, đời sống và nhiều kỹ năng cần thiết.
Mô tả công việc điều hành tour
Nhân viên điều hành tour ngoài việc trực tiếp lên kế hoạch du lịch, còn giúp du khách tham gia đoàn xử lý các vấn đề phát sinh. Cụ thể, công việc của họ sẽ bao gồm:
- Thiết kế kế hoạch du lịch, tham quan, nghỉ dưỡng tại nhiều địa điểm khác nhau
- Khảo sát thị trường du lịch. Thực hiện đi thực địa để khảo sát điểm đến.
- Trực tiếp làm việc với các đại lý bán vé máy bay, tàu, xe và đại diện nhà hàng, khách sạn. Chú ý đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ phù hợp nhất
- Trực tiếp giao dịch, giới thiệu, tư vấn và thỏa thuận với khách hàng.
- Quan sát, quản lý nhóm du khách để đảm bảo chuyến đi thành công tốt đẹp.
- Linh động giải quyết những tình huống và sự cố bất ngờ.
- Thường xuyên tích lũy kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế để trau dồi bản thân.
- Lập thống kê chi tiết để báo cáo lên lãnh đạo. Từ đó, rút ra kinh nghiệm để sửa đổi và cải thiện.
Quy trình điều hành tour để “bỏ túi” một chuyến đi hoàn hảo
Chuẩn bị tour
Các khâu chuẩn bị trước mỗi tour luôn đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình xây dựng chương trình tour. Muốn thực hiện và điều hành một cách tốt nhất tốt thì phải tổ chức các bước chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Bên cạnh việc lên lịch trình rõ ràng. Mỗi nhân viên điều hành cần thực hiện những điều sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và giấy tờ cần thiết
- Lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ [ví dụ: tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay…]
- Sắp xếp điểm đón và trả khách du lịch
- Chuẩn bị xe cộ với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe,…
- Chuẩn bị phiếu thanh toán tạm ứng, chứng từ dịch vụ, bảng xác nhận dịch vụ…
- Lập các hợp đồng liên quan
- Liên hệ kỹ với bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi,…
Thực hiện tour
Người điều hành cần luôn theo sát mọi hoạt động của tour du lịch mà mình đang điều hành. Để có thể kịp thời xử lý mọi vấn đề liên quan. Đảm bảo mọi việc đều diễn ra suôn sẻ, nhằm đem lại cho khách hàng một chuyến du lịch an toàn và hài lòng nhất.
Nhân viên điều hành cần ghi nhớ và để tâm đến một số vấn đề sau:
- Kiểm tra lại mọi thông tin liên quan trước giờ khởi hành 4 tiếng
- Kiểm tra lại các thủ tục tạm ứng
- Theo dõi quá trình tour diễn ra
- Hỗ trợ giải quyết các trường hợp cấp bách
- Làm việc với hướng dẫn viên du lịch
- Dự tính hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố
Tập hợp và báo cáo
Kết thúc mỗi tour dẫn đoàn. Nhân viên điều hành phải làm báo cáo gửi đến cấp trên về các nội dung liên quan đến tài chính và mức độ hài lòng của khách hàng. Dựa trên báo cáo và những phản hồi của du khách, quản lý sẽ có những lời khuyên và chỉ đạo mới dành cho bạn.
Sau khi kết thúc hành trình du lịch, nhân viên điều hành tour cần:
- Lập bảng tổng kết chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí thực tế
- Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai
- Lập bảng thu thập phản hồi của khách hàng
- Làm nhật ký tour
Kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour
Để trở thành một nhân viên điều hành tour giỏi, ứng viên cần có kiến thức nền tốt về văn hóa, lịch sử, địa lý,… Thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt là những ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh, tiếng Hàn và tiềng Trung. Cùng với đó là kỹ năng mềm linh động
Dưới đây là một số kỹ năng khác mà nhân viên điều hành cần sở hữu:
Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết trong ngành du lịch. Người điều hành tour sẽ trực tiếp làm việc với các khách du lịch, các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, thuyết phục, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng cho công ty. Khả năng khéo léo trong sử dụng ngôn từ sẽ giúp họ truyền đạt rõ ràng những thông tin về tour du lịch cho khách hàng, các dịch vụ chất lượng. Qua đó, thuyết phục họ lựa chọn cũng như đi đến ký kết hợp đồng. Khả năng giao tiếp linh hoạt cũng giúp khách hàng cảm nhận được sự thiện cảm, tin tưởng vào nhân viên điều hành.Từ đó, có thể tạo dựng mối quan hệ tốt, lâu dài và đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Không chỉ giao tiếp với khách hàng, điều hành tour còn cần phải trao đổi, liên hệ, hợp tác với các bộ phận khác như hướng dẫn viên, travel agent…để thực hiện tour du lịch một cách tốt nhât
Kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề
Người điều hành tour sẽ phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Bên cạnh đó, còn phải trực tiếp tham gia giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình dẫn đoàn. Do đó, họ phải có khả năng đánh giá, nhìn nhận vấn đề và xử lý vấn đề kịp thời. Bên cạnh đó, cũng sẽ có các trường hợp khách hàng phàn nàn, khiếu nại về các tour và dịch vụ du lịch. Những lúc như vậy, người điều hành tour phải giải quyết sao cho thật ổn thỏa, không làm ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín của công ty.
Khả năng ngoại ngữ
Ngành du lịch không chỉ đón tiếp khách nội địa mà còn có cả các du khách nước ngoài. Chính vì vậy, khả năng ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng. Với những nhân viên thường xuyên tiếp đón và dẫn đoàn cho du khách nước ngoài, thành thạo ngoại ngữ mới có thể đảm nhận được công việc này và duy trì nó lâu dài.
Khả năng chịu được những áp lực công việc
Áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ công việc nào. Với khối lượng công việc “khổng lồ” của nghề điều hành tour. Những vấn đề, tình huống phát sinh cần xử lý và đối mặt hàng ngày rất nhiều. Đòi hỏi họ cần phải luôn bình tĩnh và vượt qua những áp lực đó. Mới có thể phân bổ công việc cho từng bộ phận một cách hợp lý, khoa học. Xác định các vấn đề trọng tâm cần tháo gỡ trước mắt. Để tránh tình trạng chồng chéo công việc và có thể quản lý theo hệ thống khoa học
Mức lương của nhân viên điều hành tour cao không?
Nhân viên điều hành tour hiện nay là nghề đem lại thu nhập khá cao. Mức lương trung bình tại thị trường việc làm du lịch Đà Nẵng hiện nay của nghề này dao động trong khoảng từ 7 – 10 triệu đồng. Tùy thuộc vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của người lao động. Mức lương có thể cao hơn. Đặc biệt, khi điều hành tour nước ngoài, bạn còn có thể nhận được khoản tiền thưởng, gọi là tiền Tip để khích lệ cho dịch vụ tốt. Nhìn chung, bạn càng điều hành nhiều tour thì mức lương và mức chiết khấu lương càng cao.
Tìm việc làm điều hành tour ở đâu?
Nghề điều hành tour từ lâu đã thu hút rất nhiều sự quan tâm của người lao động. Bởi cơ hội việc làm trong ngành vô cùng rộng mở bên cạnh mức thu nhập hấp dẫn. Ngoài ra, tham gia nghề nghiệp này, bạn có thể được đi tham quan và du lịch nhiều nơi.
Có thể ứng tuyển vị trí điều hành tour tại các công ty cung cấp dịch vụ du lịch. Nếu làm việc chăm chỉ và có chuyên môn cao thì bạn hoàn toàn thăng tiến lên tới vị trí quản lý hoặc Giám đốc.
Yêu cầu nghề nghiệp với công việc này. Bạn có thể tham khảo để xem bản thân phù hợp với nghề này hay không:
- Nam/ nữ từ 18 đến 35 tuổi
- Trình độ học vấn từ Cao đẳng trở lên ở chuyên ngành du lịch, văn hóa
- Trình độ ngoại ngữ tốt, tiếng Anh bằng B trở lên
- Kinh nghiệm từ 1 năm trở lên ở vị trí tương đương
- Sức khỏe tốt, chịu được áp lực cao
Kết luận
Những thông tin trên đã cung cấp toàn bộ kiến thức về nghề điều hành tour. Hy vọng bạn hiểu rõ điều hành tour là gì và nhanh chóng tìm được việc làm ưng ý. Chúc bạn sớm thành công với những lựa chọn nghề nghiệp của mình nhé!