Gl account là gì

Quy trình kế toán tài chính gồm 4 bước cơ bản: Thu thập chứng từ [Documenting], Ghi nhận thông tin kế toán [Recording], Tổng hợp thông tin [Summarising], Trình bày thông tin [Presenting]. Với mỗi bước kế toán sử dụng các loại sổ sách khác nhau để thực hiện quy trình.Bạn đang xem: Gl trong kế toán là gì

Phạm vi bài học dưới đây sẽ tập trung vào cách ghi nhận các tài khoản trên sổ cái [Ledgers] bằng phương pháp ghi nhận bút toán kép [Double entry bookeeping].

Bạn đang xem: Gl trong kế toán là gì

I. Mục tiêu

Phương pháp ghi nhận bút toán képCách ghi nhận các tài khoản sổ cái

II. Nội dung

1. Tổng quan về sổ cái [Ledger]

a. Định nghĩa và phân loại

Sau khi các giao dịch kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp được ghi vào sổ sách ghi nhận ban đầu [Books of prime entry], kế toán sẽ tổng hợp lên các tài khoản trên sổ cái.

Sổ cái [Ledger] là một loạisổ sách kế toántổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh của từng tài khoản kế toán trong mỗi kỳ kế toán của doanh nghiệp.

Có 3 loại sổ cái cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm:

Sổ cái chung [Nominal/Main/General Ledger]: Là sổ sách kế toán có chứa các tài khoản phi cá nhân [impersonal accounts] tổng hợp các vấn đề tài chính của doanh nghiệp.Sổ cái các khoản phải thu [Receivables ledger]: Là sổ cái ghi nhận các tài khoản cá nhân [personal accounts] của từng khách hàng của doanh nghiệp.Sổ cái các khoản phải trả [Payables ledger]: Là sổ cái ghi nhận các tài khoản cá nhân [personal accounts] của từng nhà cung cấp của doanh nghiệp.

Xem thêm: So Sánh Đàn Acoustic Là Gì ? Phân Biệt Acoustic & Classic Hướng Dẫn Chơi Đàn Guitar Acoustic

b. Mối liên hệ giữa các sổ cái

Trên sổ cái chung, vẫn có các tài khoản Phải thu khách hàng [Receivables], Phải trả nhà cung cấp [Payables]. Tuy nhiên các tài khoản này ghi nhận tổng giá trị của các khoản phải thu/phải trả chứ không ghi rõ từng khoản phải thu/phải trả từng khách hàng/nhà cung cấp.

2. Phương pháp ghi nhận bút toán kép [Double entry bookeeping]

Phương pháp ghi nhận bút toán kép được xây dựng dựa trên cơ sở: Mỗi giao dịch kế toán đều có ảnh hưởng kép [dual effect] đến cả bên Nợ và bên Có trên tài khoản kế toán.

Trong hệ thống ghi nhận bút toán kép, mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ được ghi vào bên Nợ và bên Có của các đầu tài khoản tương ứng một khoản bằng nhau. Vì thế, tổng giá trị của bên Nợ luôn luôn bằng giá trị của bên Có trong doanh nghiệp.

Các ghi nhận bút toán kép thường gặp:

Ví dụ: Nếu Tài sản trong doanh nghiệp tăng lên, kế toán sẽ ghi nhận giá trị tăng lên đó vào bên Nợ [Debit] của tài khoản Tài sản [Asset] trên sổ cái.

3. Cách ghi nhận các tài khoản trên sổ cái [Ledger accounts]

a. Cách ghi nhận tài khoản Sổ cái chung [Nominal Ledger]

Cấu trúc của một sổ cái chung:

Kế toán ghi nhận như sau:

4. Phương trình kế toán [Accounting Equation]

Theo nguyên tắc phù hợp [matching concept], doanh thu phải được ghi nhận phù hợp với chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu đó. Tương tự, tài sản cũng phải được ghi nhận phù hợp với nguồn hình thành tài sản đó [từ vốn chủ sở hữu hoặc vốn vay].

Nguyên tắc trên là cơ sở của phương pháp ghi nhận bút toán kép: Tổng giá trị bên Nợ luôn bằng Tổng giá trị bên Có. Từ đó, phương trình kế toán được xây dựng và phát triển.

Từ phương trình trên, ta có thể suy ra các phương trình dưới đây:

Phương trình 1:

Tài sản = [Vốn góp + Lợi nhuận giữ lại] + Nợ phải trả

[Assets = [Capital Introduced + Retained Profits] + Liabilities]

Phương trình 2:

Tài sản = Vốn góp + [Lợi nhuận kiếm được – Rút vốn] + Nợ phải trả

[Assets = Capital Introduced + [Earned Profits – Drawings] + Liabilities]

Ngoài phương trình kế toán nói trên, người ta còn sử dụng phương trình kinh doanh [Business Equation] để đánh giá tài sản của một doanh nghiệp trong một thời kỳ hoạt động.

Welcome to the Default G/L Accounts – Overview topic.

I/ Objectives

In this session, we will discuss the options for defining default G/L accounts.

II/ Business Scenario

Imagine that you are implementing SAP Business One at a new customer.

James, the CEO, tells you that in the Profit and Loss report, he wants to see what are the profits for each item group [for example, Printers].

He wants the system to automatically post journal entries to the relevant profit and loss accounts.

III/ Default G/L accounts

1/ For Items Used in Documents

When you first implement SAP Business One you define default G/L accounts to be used when transactions are created during the different business processes, such as sales, purchasing and inventory. This is done in the G/L Account Determination window in the Financials Setup area of the Administration module.

When choosing a pre-defined Chart of Accounts template, most of the default G/L accounts are already defined. You can change them if required.

When items are used in the transactions, there are 2 options for account determination: the traditional solution and the advanced solution.

Note! It is very important to ensure you make decisions about G/L Account Determination together with the client accountant.

Both options are based on the accounts defined in the G/L Account Determination window.

2/ Traditional Solution

The first option is the traditional solution that was available prior to version 9.0.

• According to the traditional solution there are three options to define a default G/L method for an item: warehouse level, item group level, and item level. Each item will have one method defined for it. You can set the method in advance for all new items.
• Choose the default G/L method for new items in the General Settings on the Inventory tab. On the sub-tab for items, you will find the Set G/L Accounts By field.
• You can then change the method per item.
• The values that you define under the tabs in the G/L Account Determination window are defaulted into all 3 levels. You can then change the default accounts for any of the levels. For example, you can manage different inventory accounts for each warehouse the company owns.

Whenever you add a document that posts a journal entry, an A/R Invoice for example, the system looks at each item in the document to determine the level set for that item and then finds the associated G/L accounts to use from the default accounts.

Each item can have one method defined for it.

Note that although you specify one default G/L method for new items, you can manage different items with different methods if this scenario is necessary in your company. In the presented example you can see that 3 items in the A/R invoice have the item group level defined as the default G/L method. One item has the item level method defined for it and you can assign different G/L Accounts to be used in the monetary transaction created for this item.

3/ Advanced G/L Account Determination

With the advanced solution, the G/L Account Determination window is used to define G/L accounts in the company level.

In addition, the advanced solution provides centralized matrix to determine rules for assigning G/L accounts in journal entries according to a predefined [closed] list of criteria.

Therefore, the solution is more flexible and consistent with accounting.

Currently, for a new company and for an upgraded company, the advanced solution is not the default option. This is due to compatibility considerations.

For upgraded companies, partners should check if the new solution definitions will affect their add-ons and decide about the suitable point to adjust the system.

To activate the new solution go to the Basic Initialization tab in the Company Details window. Select the Enable Advanced G/L Account Determination checkbox.

Once the box is checked and transactions exist, it can be un-checked again, however in this case no accounts will be assigned and the G/L Account Determination form will be used to define G/L accounts in all levels: warehouse, item group and item level.

So, you use the G/L Account Determination window for defining the company level accounts in one place.

Many companies will find the company level accounts sufficient.

For tailored business scenarios you have the option to define rules for assigning G/L accounts in journal entries.

Those rules support:

• G/L Account determination for Item Code, Item Group, Warehouse Code, Ship-to Country, Ship-to State, Business Partner Group, and more.
• As well as multi determination criteria. That is, a combination of the criteria.

Any rule you define in the advanced form will have a higher priority [than the G/L Account Determination window] in determining which account is assigned in journal entries.

So, in our example, OEC Computers can define a separate revenue account for each item group per country [for example, revenues from printers in Canada, Brazil and US].

When they choose an item in a marketing document, for example an A/R Invoice, the system checks the accounts required for the transaction. In our example, the system checks the inventory and the revenue accounts.

Then, the system checks if there are any rules defined for these accounts.

If there are rules defined for the necessary accounts, the system looks for the appropriate rule and picks the rule with the highest priority.

IV/ Summary

• In the G/L Account Determination window, you define the default G/L accounts to be used in transactions.
• There are 2 options for account determination in transactions involving items: the traditional solution of setting a default G/L method for an item or the advanced G/L account determination solution. Both options are based on the accounts defined in the G/L Account Determination window.