Tính linh hoạt, tiện dụng, có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi,… là những điều khiến phần mềm scan trở thành ứng dụng được nhiều dân văn phòng sử dụng trong thời gian gần đây. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho các bạn những phần mềm scan trên máy tính và trên di động đang được giới văn phòng ưa chuộng sử dụng.
Phần mềm scan là gì?
Khi muốn lưu trưc những văn bản bằng giấy dưới dạng file lưu trên máy tính để dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần thiết, chúng ta cần thực hiện công việc scan tài liệu. Công việc này không thể thiếu sự hỗ trợ của những phần mềm scan chuyên dụng.
Phần mềm scan là một ứng dụng giúp người dùng chuyển những tài liệu giấy [sách, báo, tài liệu viết tay,….] thành file tài liệu bản mềm có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị di động. Những phần mềm này có thể được tích hợp sẵn trong máy scan khi bạn mua về nhưng cũng có thể là một phần mềm riêng biệt được cài đặt sẵn bên ngoài.
Phần mềm scan dành cho máy tính
Phần mềm scan dành cho máy tính Advanced Scan to PDF Free
Phần mềm scan dành cho máy tính Advanced Scan to PDF Free
Advanced Scan to PDF Free là một phần mềm quét tài liệu PDF dành cho máy tính miễn phí. Phần mềm này sở hữu nhiều tính năng tuyệt vời mà nhiều dân văn phòng không thể bỏ qua. Ưu điểm nổi bật của phần mềm này là tính năng chỉ định kích thước trang cũng như loại nén. Bên cạnh đó, phần mềm scan Advanced Scan to PDF cũng chứa các tính năng cho phép người dùng điều chỉnh kích thước của hình ảnh cũng như vị trí của hình ảnh đó. Ngoài ra, người dùng còn có thể thêm mật khẩu bảo vệ hoặc chữ ký số vào tài liệu đã được tạo để nâng cao tính bảo mật.
Phần mềm này rất dễ sử dụng, mặc dù giao diện có thể gây nhầm lẫn với một số người. Phần mềm scan Advanced Scan to PDF Free có khả năng chuyển đổi các tệp tin, dữ liệu mang định dạng khác nhau sau dạng PDF như: bản vẽ, fax, hình ảnh JPG, PNG, GIF, BMP, TIF… Đây là tính năng mạnh mẽ giúp dân văn phòng chủ động chuyển đổi các tài liệu hay hình ảnh cần thiết cho công việc sang dạng PDF để thực hiện quét và chỉnh sửa.
Phần mềm scan ảnh trên máy tính Not Another PDF Scanner 2
Not Another PDF Scanner 2 được biết đến là phần mềm hỗ trợ scan tài liệu chuyên nghiệp và hoàn toàn miễn phí cho máy tính Window. Với phần mềm scan này, người dùng có thể lưu file quét dưới nhiều định dạng tài liệu phổ biến file PDF, tTIFF, PNG, JPEG thậm chí còn điều chỉnh được cả độ phân giải hình ảnh, độ nét, độ sáng, độ tương phản...
Chương trình đi kèm với chức năng OCR - nhận dạng ký tự văn bản scan đa ngôn ngữ. Vì thế, người dùng không chỉ quét và lưu tài liệu dưới dạng file kỹ thuật số mà còn trích xuất được nội dung hay chuyển nó sang dạng file văn bản để tiện xử lý dữ liệu. Người sử dụng cũng có thể thay đổi ngôn ngữ giao diện nhanh chóng trực tiếp từ cửa sổ chính của phần mềm.
Phần mềm scan cho điện thoại di động
Office Lens – một phần mềm scan của hãng công nghệ Microsoft
Những sản phẩm của ông lớn Microsoft luôn được biết đến với chất lượng và những tính năng tuyệt vời mà ít phần mềm nào có được. Phần mềm scan trên điện thoại Office Lens chính là một ứng dụng được phát hành bởi gã khổng lồ về công nghệ Microsoft nhằm nâng cao trải nghiệm của người dùng. Chính vì lẽ đó, tính năng là điều không phải bàn cãi.
Office Lens là một phần mềm scan của hãng công nghệ Microsoft
Office Lens sử dụng công nghệ nhận dạng chữ in, nhận dạng quang học OCR [Optical Character Recognition] để nhận diện văn bản viết tay hoặc văn bản in, cho phép người dùng tìm kiếm, sao chép và chỉnh sửa thông tin sau scan ngay trên phần mềm dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm Office Lens còn sở hữu khả năng cắt và hiệu chỉnh hình ảnh, màu sắc cho phù hợp; thêm địa chỉ liên lạc từ các danh thiếp đã scan nhanh chóng, chiết xuất thông tin scan chi tiết và lưu nó vào danh bạ điện thoại.
Với những người còn đang lo lắng vì ánh sáng lóa khi scan trên điện thoại thì chế độ bảng trắng của ứng dụng scan này sẽ giải quyết hoàn toàn nỗi lo trên.
Ứng dụng này được tích hợp những tính năng hỗ trợ tiện dụng như: quét tài liệu, văn bản, danh thiếp, chứng từ, hóa đơn, ghi chú hay thậm chí là ghi trên bảng trắng hay bản đen. Điều này giúp đảm bảo phần mềm Office Lens hầu như không bị giới hạn bởi định dạng quét cũng như tính linh hoạt trong quá trình sử dụng.
Sau khi sử dụng Office Lens để scan, người dùng có thể lưu bản scan này qua OneNote hoặc OneDrive và chuyển đổi chúng sang định dạng Word, PowerPoint hoặc PDF. Đặc biệt, đây không chỉ là một phần mềm scan trên Iphone mà nó còn có thể tương thích với cả cơ chế hoạt động trên Androi, hỗ trợ tối đa trải nghiệm người dùng.
Phần mềm scan trên điện thoại CamScanner
Cũng giống như Office Lens, CamScanner là một phần mềm scan trên điện thoại được nhiều người dùng lựa chọn bởi khả năng quét văn bản, hóa đơn, danh thiếp, ghi chú,… qua công nghệ quang học OCR. Điểm gây ấn tượng ở CamScanner là thiết kế giao diện khá đẹp mắt, thân thiện với người dùng và tích hợp khả năng làm sạch văn bản, hình ảnh.
Ngoài ra, phần mềm scan CamScanner còn sở hữu một tính năng khác biệt khác là khả năng chia sẻ thông tin đã scan qua email hay mạng xã hội dưới dạng tập tin PDF, JPEG, đồng thời chỉnh sửa nâng cao qua các chú thích, mật khẩu bảo vệ, có hệ thống đồng bộ đa nền tảng và tìm kiếm nhanh chóng qua từ khóa.
Phần mềm scan này có hai phiên bản khác nhau: một bản trả phí và một bản không trả phí. Với phiên bản trả phí của phần mềm scan trên di động này là bản chuyên nghiệp để sử dụng thêm một số ứng dụng hỗ trợ khác có trên CamScanner. Những tính năng này gồm cho phép cộng tác, ghép tập tin nhiều trang, tự động tải lên Google Drive, Evernote và các dịch vụ hỗ trợ sao lưu đám mây và chọn ngày hết hạn mật khẩu bảo vệ.
Trên đây là những gợi ý dành cho dân văn phòng khi muốn tìm kiếm một phần mềm scan ưng ý cả ở trên máy tính hay điện thoại. Với những phần mềm scan này, người dùng có thể dễ dàng scan tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không cần “kè kè” bên mình những chiếc máy scan nặng nề.
Đối với dân văn phòng, scan không phải là gì quá xa lạ và là công việc quen thuộc diễn ra hàng ngày, hàng tuần với họ. Vậy chính xác scan nghĩa là gì? Bản scan là gì? Làm sao để scan các giấy tờ tài liệu? Bài viết sau của Printgo sẽ giới thiệu đến các bạn công dụng của scan, máy scan cũng như cách để scan tài liệu.
Scan là gì?
Scan nghĩa tiếng Việt là quét, là việc chuyển các thông tin, số liệu, data trên giấy tờ hay tài liệu hoặc cả hình ảnh thành file lưu trữ trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị thông minh khác bằng cách quét chúng qua máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua các ứng dụng scan.
Scanner hay máy scan, máy quét có cách thức hoạt động khá giống máy photocopy nhưng khác ở chỗ máy scan chuyển các giấy tờ bản cứng thành các file để lưu trữ trên máy tính.
Công dụng của scan
1. Phục hồi hình ảnh
Máy quét đã trở thành một công cụ quan trọng cho những người muốn khôi phục ảnh. Quá trình quét diễn ra nhẹ nhàng trên ảnh, ảnh có thể ở trạng thái rất xấu. Sau khi được quét thành dạng kỹ thuật số, kỹ thuật viên đồ họa có thể sửa các vết rách, nếp nhăn và các hư hỏng khác cho ảnh cũ bằng Photoshop và các chương trình xử lý ảnh khác. Sau khi sửa chữa hình ảnh, có thể in lại nó trên giấy để có chất lượng ảnh mới.
2. Gửi nhanh chóng
Bạn có thể nhanh chóng gửi một tài liệu đã quét qua email hơn là một bản sao giấy qua thư hoặc fax truyền thống. Sự tiện lợi của việc gửi email các tài liệu điện tử tạo điều kiện cho việc liên lạc kịp thời hơn. Với sự ra đời của smartphone và máy tính bảng, những người ở đầu nhận không cần máy tính để xem các tệp đính kèm này. Trong kinh doanh, việc gửi các mẫu đơn đặt hàng và hợp đồng qua email giúp giảm thời gian cần thiết để thực hiện các giao dịch; các ngành nghề khác cũng được hưởng lợi từ giao tiếp nhanh hơn, chẳng hạn như các bác sĩ xem xét các biểu đồ và hình ảnh y tế. Gửi tài liệu đến một nhóm đặc biệt hiệu quả vì cùng một thư có thể có nhiều người nhận.
3. Chụp, chỉnh sửa và tìm kiếm văn bản nhanh hơn
Bạn thường sử dụng máy quét để biến tài liệu giấy thành hình ảnh đồ họa hoặc tệp PDF, tuy nhiên, sự ra đời của OCR đã biến tài liệu được quét thành văn bản. OCR chuyển đổi hình dạng của các chữ cái và số từ tệp đồ họa thành văn bản mà chúng đại diện. Khi tài liệu ở dạng văn bản, bạn có thể sử dụng trình xử lý văn bản, Adobe Acrobat hoặc phần mềm khác để tìm kiếm các từ cụ thể, tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc xem qua các trang theo cách thủ công. Tài liệu văn bản cũng chiếm ít dung lượng ổ cứng hơn so với hình ảnh đồ họa.
4. Thu thập dữ liệu kinh doanh
Máy scanner chuyên dụng tự động tải dữ liệu từ danh thiếp và các biểu mẫu khác vào danh sách liên hệ của máy tính, giúp bạn tiết kiệm công sức đánh máy thủ công. Nhiều máy quét trong số này có định dạng nhỏ gọn, di động để bạn có thể mang theo đến các cuộc họp, hội nghị và các buổi họp mặt khác mà bạn muốn gặp nhiều người. Phần mềm có khả năng OCR có thể nhận dạng các kiểu in phổ biến và chuyển đổi chúng thành văn bản.
5. Nộp và giải quyết hồ sơ hiệu quả
Các tổ chức hay doanh nghiệp thường phải giải quyết số lượng lớn thủ tục giấy tờ theo kiểu truyền thống thường phải dành ra những kho chứa đầy tủ đựng hồ sơ để lưu giữ những hồ sơ cũ. Máy quét hợp lý hóa và làm gọn nhẹ quy trình này bằng cách giảm đáng kể không gian cần thiết để lưu trữ thông tin. Ví dụ, một đĩa CD-R dung lượng 700MB có thể thay thế một tủ hồ sơ 4 ngăn chứa được 10.000 trang. Do đó, một đĩa Blu-ray 100GB có thể chứa được 142 ngăn tủ như vậy. Ngoài việc tiết kiệm dung lượng lưu trữ, khả năng truy cập lớn hơn của các tài liệu điện tử có lợi cho họ.
6. Bảo mật tài liệu
Máy quét không phụ thuộc vào việc sử dụng đường dây điện thoại như máy fax. Ngoài ra, không có đầu cuối nào khác cần nhận tài liệu đã quét của bạn để hoàn tất quá trình chuyển thành công. Với máy fax, đường truyền phục thuộc vào kết nối điện thoại và việc người nhận nhận thành công bản fax đó thông qua đường dây điện thoại của họ. Không cần một trong hai điều này, máy quét tiện lợi và đáng tin cậy hơn nhiều. Thứ duy nhất bạn cần có để hoạt động và gửi thành công là máy scanner. Sau đó bạn có thể lưu trữ tệp để xem hoặc sử dụng sau này, gửi tệp cho người nhận qua email hoặc chia sẻ tệp qua mạng.
Hướng dẫn từ A - Z cách scan giấy tờ, tài liệu với máy scan
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.
Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính.
Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.
Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Sau đó, bạn mở phần mềm scan ra rồi điều chỉnh một số cài đặt cần thiết [màu sắc, kích cỡ bản scan] theo mong muốn trước khi scan tài liệu.
Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.
Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu đã được scan xong, phần mềm sẽ cung cấp các tùy chọn để người sử dụng có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,....
Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi đã scan xong tài liệu, bạn có thể sử dụng các chương trình như chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.
Nếu các văn bản gốc có tình trạng mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối, có thể khắc phục bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.
Như vậy, bài viết trên Printgo đã gửi đến các bạn thông tin về Scan. Ngoài ra, nếu quý khách hàng có nhu cầu in ấn hay thiết kế bao bì sản phẩm hay các ấn phẩm truyền thông khác, hãy liên hệ ngay đến Printgo - nền tảng thiết kế và in ấn số 1 tại Việt Nam. Khi hợp tác thiết kế và in ấn cùng Printgo, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm các dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu như:
- Khách hàng thoải mái lựa chọn các mẫu thiết kế trong kho sản phẩm mẫu đa dạng, phong phú của Printgo.
- Miễn phí tư vấn thiết kế trọn gói, đáp ứng nhu cầu riêng của khách hàng.
- Printgo liên kết với các nhà in uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc, đảm bảo về quy trình in ấn, công nghệ in cũng như sử dụng trang thiết bị in ấn hiện đại nhất.
- Đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, thiết kế sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, yêu cầu mà khách hàng đặt ra.
- Áp dụng đặt hàng và thanh toán online thuận tiện với chi phí hợp lý, giá cả cạnh tranh.
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ đến Printgo qua:
- Hotline: 1900 633313
- Email:
- Địa chỉ: Số 16 Lô 13A Đường 11 KĐT Trung Yên, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy - Hà Nội