Hợp pháp hóa lãnh sự sở ngoại vụ năm 2024

​

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC

HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

1. Quy định chung

- Giấy tờ do các cơ quan của Đan Mạch/ Ai-xơ-len cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng ở Việt Nam.

- Giấy tờ do các cơ quan trong nước của Việt Nam cấp phải được chứng nhận lãnh sự để được sử dụng tại Đan Mạch/ Ai-xơ-lennếu pháp luật của Đan Mạch/ Ai-xơ-lenyêu cầu.

2. Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

1. 01 Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;

1. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

1. 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

1. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan có thẩm quyền của Đan Mạch/ Ai-xơ-len[Bộ Ngoại giao] chứng nhận và 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Đại sứ quán;

đ] 01 phong bì có dán sẵn tem và ghi sẵn địa chỉ người nhận trong trường hợp muốn nhận kết quả qua đường bưu điện.​

Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp:

1. Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
2. Bản chính văn bản có chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam, Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Pháp, Bồ Đào Nha và các nước khác do ĐSQ kiêm nhiệm
3. Một [01] bản sao văn bản cần phợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự ;
4. Bản sao hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu.

Lưu ý :

1. Văn bản của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá/chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán để sử dụng tại Việt Nam phải được chứng thực bởi:

- Bộ Ngoại giao của Pháp ;

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước thứ ba tại Pháp hoặc kiêm nhiệm Pháp, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó.

1. Văn bản của Việt Nam trước khi đề nghị hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Pháp hoặc nước thứ ba [Bồ Đào Nha] phải được chứng thực bởi :

- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ;

- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

1. Các văn bản được miễn hợp pháp hóa : Trên cơ sở Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam Pháp ký năm 1999, Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi và Công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam năm 2011, các giấy tờ sau được miễn Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự :

- Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con

- Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi

- Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự được miễn hợp pháp hóa tuy nhiên phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía Bên tiếp nhận giấy tờ kia yêu cầu]

+ Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

+ Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

+ Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài [quy định tại tên thành phần hồ sơ 3] trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

* Đối với hồ sơ nộp qua dịch vụ bưu chính công ích:

01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài [quy định tại tên thành phần hồ sơ 3] trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Kết quả thực hiện:Tem [hoặc dấu] chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Lệ phí

+ Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đ/bản/lần.

+ Chứng nhận lãnh sự: 30.000 đ/bản/lần.

+ Phí gửi hồ sơ qua bưu điện: 275.000 đ/01 bưu gửi [đã bao gồm thuế VAT theo Hợp đồng số 29710/CPN ngày 29/7/2010 giữa Cục Lãnh sự [Bộ Ngoại giao] và Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh bưu điện về việc cung cấp và sử dụng các dịch vụ bưu chính].

II.CÁCH THỨC VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cá nhân, cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ [tầng 01, Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương, đường Lê Lợi, phường Hòa Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương].

Bước 2: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm "Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ". Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm "Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ" cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận tiếp nhận tiến hành nhận hồ sơ, in "Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả" và chuyển hồ sơ đến Đơn vị chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 3: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh [Bộ Ngoại giao] giải quyết.

Bước 4: Sở Ngoại vụ nhận kết quả trực tiếp từ Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh [Bộ Ngoại giao] hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích để chuyển hồ sơ kèm theo lệ phí.

Bước 5: Cá nhân, cơ quan, tổ chức đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên biên nhận.

1. cách thức thực hiện: ​Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm hành chính tỉnh hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

III. THÀNH PHẦN, SỐ LƯỢNG HỒ SƠ

Thành phần, số lượng hồ sơ

1. Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- 01 bản chính Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK [Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn].

- 01 bản chính giấy tờ tùy thân [Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân [Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự [01 bản chính và 01 bản sao].

- 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận [nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện].

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản sao giấy tờ, tài liệu này.

1. Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- 01 bản chính Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK [Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn].

- 01 bản chính giấy tờ tùy thân [Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân [Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- 01 bản chính giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự [đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận].

- 01 bản sao giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- 01 bản chính bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh [nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này]. Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- 01 bản sao bản dịch giấy tờ, tài liệu.

- 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận [nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện].

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Số lượng hồ sơ: Một [01] bộ.

IV.YÊU CẦU, ĐIỀU KIỆN

* Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

+ Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

+ Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

+ Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

* Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

+ Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

+ Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

+ Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

+ Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

* Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:

1. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

1. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

+ Chứng nhận y tế;

+ Phiếu lý lịch tư pháp;

+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

1. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền nêu tại điểm 10.3.b phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

* Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.​

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu phụ thuộc vào tính chất và số lượng của loại hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự nhưng sẽ không quá 01 tuần làm việc.

Hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội ở đâu?

Hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc.

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là mẫu đơn quan trọng để xin chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự. Để đảm bảo hoàn thành tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến chính xác, bạn nên tham khảo qua 3 bước hướng dẫn điền form được Vietnam Booking chia sẻ trong bài viết này.

Chứng nhận lãnh sự để làm gì?

Mục đích chứng nhận lãnh sự là nhằm khiến các giấy tờ, văn bản của một nước được công nhận tại một nước khác, không ảnh hưởng tới hiệu lực pháp lý tại nước ngoài do nghi ngờ tính chân thực của con dấu và chữ ký trên giấy tờ, văn bản.