Pivot Table là gì? Một trong những công cụ thống kê dữ liệu xuất sắc nhất trong Excel đặc biệt là khi bạn muốn xuất báo cáo trong một file tài liệu cực lớn. Hãy cùng excel.net.vn tìm hiểu thêm về công cụ Pivot Table này nhé.
- 1. Tác dụng của Pivot Table
- 2. Cách dùng Pivot Table
1. Tác dụng của Pivot Table
Tác dụng của Pivot Table có thể khái quát trong vài chữ đó là “thống kê dữ liệu”.
Thử tưởng tượng khi bạn có trong tay một bảng dữ liệu với rất nhiều thông tin, rất nhiều cột và dòng dữ liệu nhưng bạn phải báo cáo cho cấp trên của mình về thông tin của một số mục nhất định nằm trong đống dữ liệu lớn đó.
Bạn không thể làm nó một cách nhanh chóng nếu cứ mở ra và dò tìm rồi đếm từng cột từng hàng được.
Trong những trường hợp như vậy, Pivot Table sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho bạn để thống kê một cách nhanh chóng nhất.
Ở những phần tiếp theo excel.net.vn sẽ cùng các bạn nói về cách sử dụng Pivot Table và những ứng dụng xung quanh nó.
2. Cách dùng Pivot Table
Bước đầu tiên, bạn cần phải chọn mảng dữ liệu cần thống kê.
Bạn có thể bôi đen toàn mảng dữ liệu cần chọn hoặc nếu nó quá rộng thì chỉ cần chọn vào một ô nằm trong bảng dữ liệu đó là được.
Tiếp theo, bạn mở ribbon Insert ra. Trong ribbon này ở mục Tables có biểu tượng PivotTable rất dễ thấy.
Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt là Ctrl N V.
Sau khi bạn click vào PivotTable, ô cửa sổ chức năng Create PivotTable sẽ xuất hiện, hãy tham khảo thêm hình ở bên dưới. Có hai điều bạn cần chú ý trong ô cửa sổ này:
- Choose the date that you want to analyze: Phần này là dữ liệu nguồn, chính là mảng dữ liệu bạn đã chọn ở trên để thống kê. Có một chức năng thú vị ở đây đó là Use an external data source, bạn không chỉ có thể thống kê Pivot Table cho dữ liệu trong file Excel hiện tại mà còn có thể dùng nguồn dữ liệu từ những file Excel khác.
- Choose where you want the PivotTable report to be placed: Phần này là mục thống kê đầu ra cho mảng dữ liệu bạn đã chọn. Bạn cần phải chọn một địa chỉ để Excel có thể xuất bảng báo cáo thống kê mà bạn cần.
Nếu bạn chọn New Worksheet, một sheet làm việc mới sẽ được tạo ra ngay phía trước sheet nguồn [xem hình dưới].
Còn chọn Existing Worksheet thì bạn sẽ được tự do lựa chọn một vị trí nằm trong file Excel để xuất file thống kê.
Bây giờ bạn đã có thể thấy giao diện của Pivot Table ở phía bên tay phải.
Choose fields to add to report: Chọn những mục để thêm vào bản báo cáo.
Đây chính là phần quan trọng nhất của Pivot Table, giúp bạn chọn lọc các thông tin cần lấy trong mảng dữ liệu đã chọn.
Theo ví dụ như trong hình, chúng ta muốn biết các bàn thắng của đội tuyển Việt Nam thông qua mỗi Vòng, chỉ cần tích dấu vào Vòng và Bàn thắng.
Kết quả cho thấy ở ngay bảng bên cạnh, với vòng Bán Kết ghi 4 bàn, vòng Bảng A ghi 8 bàn và vòng Chung kết ghi 3 bàn.
Hiện tại chúng ta tích thêm dấu vào Đội đối thủ và Bàn thua để biết tổng số bàn thắng và bàn thua ghi được qua các vòng với từng đội.
Bạn có thể thay đổi cấu trúc cột và hàng bằng cách kéo các giá trị di chuyển giữa bốn ô trống khác nhau ở phần Drag fields between areas below bên dưới.
- Filters: Bộ lọc
- Columns: Cột
- Rows: Hàng
- Values: Dữ liệu
Lưu ý là vị trí sắp xếp của các giá trị sẽ biểu đạt mức cấp độ trong bảng. Ví dụ nếu như ta cho giá trị Vòng xếp trên Values [bao gồm Tổng Bàn thắng và Tổng Bàn thua] thì ta sẽ có bảng báo cáo sau:
Như bạn thấy các Bàn thắng và Bàn thua sẽ được thống kê ra theo từng bảng.
Nhưng nếu các bạn để Vòng xếp dưới Values [bao gồm Tổng Bàn thắng và Tổng Bàn thua] thì bảng báo cáo của các bạn sẽ đổi thành dạng này [xem hình dưới].
Chức năng lọc của Filters cũng là một chức năng đáng lưu ý trong Pivot Table.
Kéo một giá trị vào ô Filters, lưu ý là bạn nên chọn một giá trị có nhiều lựa chọn cần lọc. Ví dụ như trong ảnh ta chọn giá trị Vòng để chỉ xem xét Bàn thắng và Bàn thua từng Vòng.
Bạn có thể click vào hình cái phễu đại biểu cho chức năng lọc Filters ở trong bảng để chọn các Vòng khác nhau.
Ngoài ra bạn còn có thể chỉnh sửa cách thức hiển thị của các hàng các cột.
Mở ribbon Design, chọn Report Layout trong mục Layout. Có 3 form các bạn có thể lựa chọn cho bảng báo cáo của mình:
- Show in Compact Form: Hiển thị ở dạng nhỏ gọn
- Show in Outline Form: Hiển thị trong mẫu phác thảo
- Show in Tabular Form: Hiển thị ở dạng bảng
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của excel.net.vn về Pivot Table trong Excel. Chúc các bạn có thêm nhiều kiến thức hơn về tin học văn phòng.
Bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước một để tạo ra một pivot table cấp cao trong Excel. Lưu ý rằng những chỉ dẫn trong bài viết chỉ áp dụng được với phiên bản Excel hiện hành [2007 và lớn hơn].
Ở ví dụ bên dưới có sử dụng bảng tính, trong đó bao gồm doanh số bán hàng của một công ty trong quý I năm 2016. Bảng tính ghi lại ngày bán hàng [date], hóa đơn tương ứng [invoice ref], tổng hóa đơn, tên người bán hàng [sales rep.], và khu vực bán hàng [region].
Tham khảo thêm: Hướng dẫn sử dụng Excel 2007 toàn tập
Trong ví dụ là một pivot table biểu diễn tổng doanh thu từng tháng trong năm, được chia nhỏ theo khu vực và người bán hàng. Quá trình tạo ra pivot table này được thực hiện theo các bước như sau:
- Chọn một ô bất kì hoặc chọn toàn bộ dải dữ liệu trong pivot table. Lưu ý: Nếu bạn chỉ chọn một ô duy nhất, Excek sẽ tự động xác định và chọn cả dải dữ liệu cho pivot table của bạn.
- Nhấn chuột vào nút Pivot Table trong nhãn ‘Insert‘ trên thanh công cụ.
3. Hộp thoại ‘Create PivotTable‘ xuất hiện. Hãy chắc chắn rằng dải dữ liệu bạn đã chọn sẽ tương ứng với dải ô mà bạn muốn sử dụng cho pivot table của bạn. Cũng sẽ có một tùy chọn yêu cầu nơi bạn muốn đặt pivot table, điều này cho phép bạn pivot table trong một bảng tính cụ thể. Nếu không chắc chắn hãy chọn ‘New worksheet‘ [bảng tính mới]. Cuối cùng chọn ‘Ok‘.
4. Một Pivot Table trống sẽ xuất hiện cùng với bảng tác vụ ‘Pivot Table Field List‘ chứa các trường dữ liệu, lưu ý đây là những tiêu đề từ bảng dữ liệu ban đầu của bạn. Từ bảng tác vụ ‘Pivot Table Field List‘, thực hiện:
- Kéo ‘Date‘ [ngày] vào vùng ‘Row Labels‘ [hoặc ‘Rows’] [Dãy nhãn hoặc dãy]
- Kéo ‘Amount‘ [số lượng] vào vùng ‘Σ Values‘ [giá trị]
- Kéo ‘Region‘ vào vùng ‘Column Labels‘ [or ‘Columns’] [Cột nhãn hoặc cột]
- Kéo ‘Sales Rep.‘ vào vùng ‘Column Labels‘ [or ‘Columns’]
5. Kết quả sẽ được tính bằng tổng doanh thu hàng ngày tại mỗi khu vực bán hàng và mỗi người bán hàng như hình dưới:
Tuy nhiên, để nhóm ngày lại thành tháng cần thực hiện:
- Nhấn chuột phải vào bất kì ngày nào trong cột bên trái trong pivot table.
- Chọn ‘Group…‘ [Nhóm…] cho ngày sẽ xuất hiện.
- Hộp thoại ‘Grouping‘ cho các ngày sẽ xuất hiện. Chọn ‘Months‘ [Tháng] [lưu ý rằng bạn cũng có thể nhóm các ngày và giờ theo các khoảng thời gian khác như quý,…
- Chọn ‘Ok‘.
Như yêu cầu, pivot table cuối cùng sẽ biểu diễn tổng doanh thu theo tháng, chia nhỏ theo khu vực và người bán hàng:
Nếu bạn muốn hoàn thiện pivot table, bạn có thể định dạng cột B-G theo đơn vị tiền tệ. Cách dễ nhất để định dạng một dải ô về đơn vị tiền tệ là chọn dải ô muốn định dạng, sau đó nhấn chuột vào nút định dạng tiền tệ nằm ở nhóm ‘Number‘ [số] trong nhãn ‘Home‘ trên thanh công cụ.
Bộ lọc báo cáo Pivot Table
Bộ lọc báo cáo Pivot Table cho phép bạn quan sát dữ liệu của từng giá trị, từng vùng chọn của những giá trị xác định trong vùng dữ liệu.
Ví dụ, trong pivot table phía trên, bạn chỉ có thể quan sát dữ liệu doanh thu của khu vực phía Bắc hoặc phía Nam. Để quan sát được dữ liệu doanh thu vùng phía Bắc [North], quay trở lại bảng tác vụ ‘Pivot Table Field List‘ và kéo mục ‘Region‘ vào vùng ‘Report Filter‘ [hoặc ‘Filters’] [Bộ lọc báo cáo hoặc bộ lọc].
Bạn sẽ thấy ‘Region‘ xuất hiện ở đầu pivot table. Sử dụng drop-down list [danh sách xổ xuống] của vùng này để chọn ‘North‘. Kết quả pivot table sẽ chỉ biểu diễn doanh thu của vùng phía Bắc:
Tìm hiểu ngay: lớp học Excel kế toán tại Hà Nội