Không đọc được file xml hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể đối với định dạng hóa đơn điện tử. Trong đó, hóa đơn định dạng XML là bắt buộc. Hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần: thành phần chứa những dữ liệu liên quan đến quá trình giao dịch mua/ bán và thành phần chứa chữ kỹ số của các bên liên quan và đôi khi còn chứa cả mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử XML là định dạng bắt buộc

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, cần lưu trữ cả hai bản định dạng XML và PDF, trong đó, bản định dạng XML mới là bản có giá trị pháp lý. Nhà cung cấp cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử XML trên hệ thống thông tin của mình và phải lưu trữ trong thời gian là 10 năm.

Thông thường, các nhà cung cấp có nghĩa vụ gửi hóa đơn theo thời gian thực cho khách hàng của mình. Định dạng hóa đơn điện tử thường được sử dụng nhất đó là XML. Hóa đơn điện tử XML bao gồm tất cả dữ liệu liên quan đến giao dịch mua/ bán đã được mã hóa. Để đọc được hóa đơn loại này, bạn cần cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn, hay có một cách khác đó là sử dụng các công cụ đọc hóa đơn điện tử XML online.

2.1. Đọc hóa đơn điện tử XML trên máy tính

2.1.1. Đọc hóa đơn điện tử XML trên máy tính Windows

Nếu bạn muốn mở và xem hóa đơn điện tử định dạng XML trên PC chạy Windows, bạn có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.

Cần sử dụng phần mềm chuyên biệt để đọc hóa đơn điện tử XML

Có nhiều phần mềm không chỉ được thiết kế cho hệ điều hành của Microsoft mà còn cho cả macOS và Linux.

Bạn có thể tải các phần mềm đó về máy tính của mình, cài đặt và sử dụng chúng để đọc hóa đơn điện tử XML. Những phần mềm này thông thường sẽ hỗ trợ cả tính năng lưu hóa đơn dưới định dạng tệp HTML thông dụng hơn hoặc tính năng in hóa đơn.

Ngoài ra, để quản lý hóa đơn điện tử một cách có hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng kết hợp với các phần mềm quản lý hóa đơn, chẳng hạn như phần mềm quản lý hóa đơn 365.

Một số phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử thông dụng trên PC:

- Phần mềm Itaxviewer: Đây là phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử XML được cung cấp bởi Tổng cục Thuế. Bên cạnh tính năng trên, Itaxviewer còn có thể được các doanh nghiệp sử dụng để nộp tờ khai. Điểm hạn chế duy nhất đó là phần mềm này chỉ có thể hoạt động trên hệ điều hành Windows.

Mỗi nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều có phần mềm đọc file XML

- Phần mềm MISA meInvoice: Phần mềm này hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF và cả các tem vé điện tử thông dụng hiện nay. người dùng cũng có thể kiểm tra lại hóa đơn điện tử thông qua phần mềm này.

- Sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML được cung cấp bởi nhà cung cấp hóa đơn. Mỗi nhà cung cấp sẽ có công cụ đọc được file XML riêng biệt.

2.1.2. Đọc hóa đơn điện tử XML trên macOS

Các bước để mở và đọc tệp hóa đơn điện tử định dạng XML trên macOS nhìn chung khá giống với cách đọc hóa đơn điện tử trên máy tính Windows. Bạn chỉ cần cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử XML và nhập hóa đơn vào là phần mềm sẽ hiển thị chi tiết hóa đơn trên màn hình.

Tuy nhiên, phương pháp cài đặt và mở phần mềm đọc hóa đơn điện tử trên macOS có đôi chút khác biệt so với máy tính chạy hệ điều hành Windows. Bạn cần khởi động phần mềm bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng của nó trên màn hình và chọn “Open twice in a row” (thao tác này chỉ cần thiết trong lần khởi động đầu tiên và có tác dụng giúp vượt qua các hạn chế của macOS đối với các ứng dụng từ các nhà phát triển không được chứng nhận).

Đọc hóa đơn điện tử XML trên macOS

Một số phần mềm yêu cầu có cả “Java Runtime Environment”. Bạn chỉ cần tải xuống và cài đặt “Java Runtime Environment”, và khi hoàn tất, hãy khởi động lại phần mềm.

2.2. Đọc hóa đơn điện tử XML trên điện thoại hay máy tính bảng

2.2.1. Đọc hóa đơn điện tử XML trên thiết bị Android

Nếu bạn có muốn mở tệp hóa đơn điện tử XML trên điện thoại di động hay máy tính bảng Android, bạn cũng cần đến sự hỗ trợ của các ứng dụng. Một trong những ứng dụng thường được sử dụng nhất đó là Electronic Voice Reader đang được cung cấp miễn phí tại Play Store.

Sau khi cài đặt, chỉ cần mở tệp XML mà bạn quan tâm, nhấn vào bản xem trước của nó và chỉ định cho điện thoại hay máy tính bảng mở tệp bằng Electronic Voice Reader là được.

Phần mềm này cũng cho phép bạn xem và chia sẻ hóa đơn dưới dạng PDF.

Đọc hóa đơn điện tử XML trên thiết bị Android

Có một số ứng dụng có thể mở tệp hóa đơn điện tử XML trên iPhone, nhưng lại có khá ít ứng dụng có thể xử lý hóa đơn điện tử đúng cách.

Để đọc hóa đơn điện tử XML trên iPhone, bạn có thể tham khảo ứng dụng “XMLtoPDF” được chia sẻ miễn phí trên App Store. Ứng dụng này cho phép chuyển đổi các tệp XML thành tệp định dạng PDF. Tuy nhiên, nếu cần, bạn cũng có thể sử dụng nó như một trình xem hóa đơn điện tử đơn giản.

Ứng dụng này cũng hỗ trợ hóa đơn điện tử lên iCloud. Để có thể thực hiện điều này, hãy nhấn vào nút chia sẻ trên ứng dụng “XMLtoPDF” và tại tùy chọn “Save to file” bạn có thể chọn nơi lưu là iCloud.

Đọc hóa đơn điện tử XML trên iPhone

Như vậy, thông qua những thông tin đã được chia sẻ trong bài viết, bạn đọc đã có cái nhìn cụ thể hơn về hóa đơn điện tử và cách đọc hóa đơn điện tử XML trên các nền tảng và thiết bị khác nhau. Hóa đơn điện tử XML có giá trị pháp lý và được sử dụng để chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn, vì vậy đây là một tài liệu rất quan trọng đối với cả nhà cung cấp và bên mua hàng.

Tìm hiểu hóa đơn điện tử hợp lệ là gì? Làm thế nào để nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ? Tham khảo thêm cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ và một số lưu ý cần biết được chia sẻ trong bài viết sau đây nhé!

Hóa đơn điện tử hợp lệ

Bởi: Einvoice.vn - 06/07/2019 Lượt xem: 37165 Cỡ chữ

Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều xuất hóa đơn điện tử có đuôi XML vì ưu điểm của định dạng này là dung lượng nhẹ, dễ lưu trữ. Cùng hiểu kĩ hơn về định dạng hóa đơn điện tử, cách đọc, cách nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử có đuôi XML qua bài viết sau đây. 

1. Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?

Hóa đơn điện tử khi xuất ra thông thường sẽ có 2 file đi cùng nhau đó là bản thể hiện của hóa đơn thuộc dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn thường dùng file XML. Đối với bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Nhưng do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.
File dữ liệu hóa đơn XML là file chứa dữa liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. XML là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Các file XML cho phép tạo biểu tượng, đánh đấu riêng để mô tả nội dung được sử dụng nhằm phục vụ cho các dịch vụ website về các lĩnh vực như thuế, kế toán.

2. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML

Hiện nay, người dùng hóa đơn điện tử thường gặp tình trạng tải tải file hóa đơn điện tử có đuôi XML về nhưng lại không thể mở lên và không xem được gì. Thực tế, đây là tình trạng hoàn toàn bình thường của các file XML. Người dùng muốn đọc được file hóa đơn điện tử có đuôi XML thì cần phải sử dụng phần mềm hay trang web mềm hỗ trợ đọc chuyên biệt. Theo đó, một trong những cách đọc file XML của hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng nhất chính là bạn sử dụng ngay trang hỗ trợ của ThaisonSoft.  Cụ thể cách đọc file XML của hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:

Bước 1: Bạn truy cập theo đường link này để có thể thực hiện việc đọc hóa đơn file XML. Thực tế, các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft không chỉ dùng trang hỗ trợ này để đọc file XML mà còn dùng để tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.

Bước 2: Trên giao diện "Kiểm tra hóa đơn đơn điện tử", bạn cần nhập đầy đủ những thông tin được yêu cầu thì mới có thể đọc được file hóa đơn XML. Việc điền đẩy đủ thông tin cũng rất đơn giản: Bạn nhấn "Chọn file: để tải file hóa đơn XML mà mình đang muốn đọc lên hệ thống; nhập "Mã kiểm tra" một cách chính xác; cuối cùng thì nhấn ô "Kiểm tra hóa đơn".
Bước 3: Hệ thống sẽ trả bạn kết quả ngay sau khi đã hoàn tất thông tin và nhấn lệnh kiểm tra. Khi này, thông tin file hóa đơn điện tử có đuôi XML bạn muốn xem sẽ được hiển thị chi tiết nhất.
Ngoài ra, hệ thống còn hiển thị cả thông báo xác nhận hóa bản hóa đơn điện tử bạn đang xem đã hợp lệ hay chưa để bạn có thể nắm rõ hơn thông tin về bản hóa đơn điện tử mình muốn xem và kiểm tra.

Định dạng đuôi XML là định dạng thông dụng nhất của hóa đơn điện tử.

3. Cách nhận hóa đơn điện tử

Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử. Thông thường, người dùng không cần cài thêm ứng dụng gì mà chỉ cần truy cập vào web tra cứu hóa đơn của nhà phát hành. Để xem được hóa đơn điện tử trên website khác hàng cần máy tính, điện thoại có kết nối Internet, Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, thông tin tài khoản truy cập website. Trường hợp khách hàng muốn xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay), các thiết bị số như máy tính bảng, smart phone hoặc xem bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì cần cài đặt thêm các chương trình như: giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip, và các chương trình đọc file XML như phần mềm Intaxviewer.

Với những khách hàng muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng và chỉ được in 1 lần duy nhất, bản thứ 2 trở đi không có giá trị pháp lý.

Với khách hàng mua hàng hóa dịch vụ tại các nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ được nhận hóa đơn như sau:

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Do tính chất là định dạng đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn có thể thực hiện lưu trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn diện tử.

Căn cứ theo luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ thời hạn như trên.
• Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra bút nhớ, đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể về việc cài đặt chương trình đọc hóa đơn hay cách nhận và lưu trữ hóa đơn. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn mang lại nhiều lợi ích vượt trội và đồng hành là đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiều kinh nghiệm hỗ trợ 24/7.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng.

E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lớn như Honda, CJ CGV, Golden Gate, Grab, Unicharm đánh giá cao bởi những tính năng ưu việt, đặc biệt là khả năng lưu trữ trực tuyến và back-up, khôi phục dữ liệu hóa đơn, đảm bảo tính an toàn và tin cậy tuyệt đối. 
Để biết thêm thông tin chi tiết và được tư vấn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice nhanh chóng nhất, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  

Các tin tức liên quan:

30/09/2019-17353 lượt xem





23/12/2019-48687 lượt xem